{"id":4778,"date":"2023-11-27T17:56:12","date_gmt":"2023-11-27T16:56:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/?p=4778"},"modified":"2024-07-03T15:42:54","modified_gmt":"2024-07-03T13:42:54","slug":"ms-project-meilenstein-erinnerung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/ms-project-meilenstein-erinnerung\/","title":{"rendered":"MS Project Meilenstein-Erinnerung mit Ampel \u2013 keinen kommenden Meilenstein verpassen"},"content":{"rendered":"

Sie werden es selbst erlebt haben: Bei gro\u00dfen Projektpl\u00e4nen mit Projektsammelvorg\u00e4ngen und vielen Unteraktivit\u00e4ten f\u00e4llt es in Microsoft Project ohne das richtige Set-up schwer, den \u00dcberblick \u00fcber alle aktuellen Meilensteine zu behalten.<\/p>\n

Klar, mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen k\u00f6nnen Sie die Meilensteine zwar \u00fcbersichtlicher anzeigen, aber Informationen \u00fcber einen in K\u00fcrze anstehenden Termin erkennen Sie damit nicht so einfach.<\/p>\n

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in drei Schritten Ihre eigene optische MS Project Meilenstein-Erinnerung via Ampel<\/strong> aufsetzen. Diese Ampel markiert dann in der Tabelle die betroffenen Meilenstein-Vorg\u00e4nge anhand einer einstellbaren Vorlauffrist. Hier die drei Schritte zum Einrichten:<\/p>\n

\n
Schritt 1: Erinnerungszeitr\u00e4ume festlegen (Dauer bis Meienstein)<\/a><\/li>\n
Schritt 2: Ampelfunktion festlegen (Hinweis x Tage vorher)<\/a><\/li>\n
Schritt 3: Individuelle Meilensteinansichten<\/a><\/li>\n
Zusammenfassung \u2013 MS Project Meilenstein-Erinnerung<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
So wird das Ergebnis aussehen: In der zus\u00e4tzlichen Spalte \u201eMS Ampel\u201c sind die bald f\u00e4lligen Meilensteine mit einer Ampel markiert, wenn ein zeitlicher Schwellenwert \u00fcberschritten wird.<\/p>\n
$\"MS$ <\/a>
Beispiel: die optische Meilensteinerinnerung erfolgt \u00fcber eine Ampel in der ersten Spalte \u201eMS Ampel\u201c<\/figcaption><\/figure>\n
Und so gehen Sie bei der Umsetzung in drei Schritten vor.<\/p>\n\n
\n \n \n <\/a>\n <\/p>\n \n
Schritt 1: Erinnerungszeitr\u00e4ume festlegen (Dauer bis MS)<\/h2>\n
Zu den Meilensteinen k\u00f6nnen Sie sich vordefinierte Erinnerungszeitr\u00e4ume<\/strong> einstellen, die auf die \u201ebald\u201c f\u00e4llige Meilensteine hinweisen.<\/p>\n
$\"MS$ <\/a>
Anzeige der Meilensteintermine in der Spalte \u201eMS Ampel\u201c auf Projekt- und Sammelvorgangsebene<\/figcaption><\/figure>\n
F\u00fcr die Eingabe der Erinnerungszeit habe ich eine benutzerdefinierte Spalte umbenannt und \u00fcber die \u201eNachschlagetabelle\u201c die verschiedenen Erinnerungszeiten mit Hinweistexten eingetragen.<\/p>\n
$\"MS$ <\/a>
Eintragen unterschiedlicher Erinnerungszeiten mit Hinweistexten<\/figcaption><\/figure>\n
Die Berechnung der Tage bis zur Erreichung der Erinnerungsfrist ist \u00fcber die\u00a0Formel \u201eHinweis x Tage vorher (Zahl1)\u201c<\/strong>\u00a0in einem ebenfalls benutzerdefinierten Feld umgesetzt (siehe Screenshot).<\/p>\n
Die \u201eIIf\u201c Abfrage<\/strong> pr\u00fcft, ob der Vorgang das Attribut \u201eMeilenstein\u201c hat, ansonsten erh\u00e4lt das Feld den Wert \u201eNull\u201c. Um Nachkommastellen bei der Dauer abzustellen, habe ich die ganze Formel mit Round ()<\/strong> runden lassen.<\/p>\n
$\"MS$ <\/a>
Nachkommastellen bei der Dauer lassen sich runden<\/figcaption><\/figure>\n\n
\n \n \n <\/a>\n <\/p>\n \n
Schritt 2: Ampelfunktion festlegen (Hinweis x Tage vorher)<\/h2>\n
Die Realisierung der Ampelfunktion<\/strong> erfolgt mit Hilfe des Wertes aus dem benutzerdefinierten Feld \u201eHinweis x Tage vorher\u201c<\/strong>\u00a0wie folgt:<\/p>\n
$\"MS$ <\/a>
Formel zur Errechnung bzw. Darstellung der Meilensteinampel<\/figcaption><\/figure>\n
\n
Beachten Sie: Die Formel entspricht der Anzeige \u201eDauer bis MS\u201c, jedoch wird bei \u201eAnzuzeigende Werte\u201c die Funktion \u201eGrafische Symbole\u201c<\/strong> ausgew\u00e4hlt.<\/li>\n
Das Rollup<\/strong> bei den Sammelvorgangzeilen habe ich auf \u201eMaximum\u201c<\/strong> und die Ampeldarstellung auch f\u00fcr den Sammelvorgang und Projektsammelvorgang entsprechend eingestellt.<\/li>\n
Nat\u00fcrlich k\u00f6nnen Sie neben den klassischen Ampelfarben auch noch weitere Informationen abbilden. Das macht die Anzeige aber relativ un\u00fcbersichtlich.<\/li>\n
Wenn Sie Ihre Ansichten sp\u00e4ter weiter reduzieren m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie die\u00a0Spalte \u201eHinweis x Tage vorher\u201c\u00a0nach der Bearbeitung ausblenden. Sie dient nur zur Kontrolle der Ampelanzeige.<\/li>\n<\/ul>\n
Sie haben die M\u00f6glichkeit, sich den Hinweis auf einen bald f\u00e4lligen Meilenstein auf Sammelvorgangs- bzw. Projektsammelvorgangsebene anzeigen zu lassen. Die Einstellungen sehen Sie im folgenden Screenshot.<\/p>\n
$\"MS$ <\/a>
Aktivierung der Ampeldarstellung f\u00fcr Projektsammelvorgang<\/figcaption><\/figure>\n
\n
Wenn der Wert gleich 1<\/strong> ist, schaltet die Ampel rot<\/strong>,<\/li>\n
bei ungleich 1<\/strong> wird keine Ampelfarbe<\/strong> angezeigt<\/li>\n
(die Symbole k\u00f6nnen auch individuell anders ausgew\u00e4hlt werden).<\/li>\n<\/ul>\n\n
\n
\n
Download (PDF):<\/strong> 11 Schritte zum optimalen MS Project Projektplan (Tutorial)<\/p>\n <\/div>\n
\n \n
\n
Vermeiden Sie mit diesem Tutorial von Beginn an typische Stolperfallen, \u00fcber die Neulinge in MS Project sich gerne den Kopf zerbrechen, unsicher werden und Zeit verschwendet. Das wird Ihnen nicht passieren!<\/p>\n
* Pflichtfeld\u00a0 |\u00a0 Datenschutzhinweise<\/a><\/span><\/p>\n
Dieses Formular wird durch Ihre Cookie-Einstellung zu unserer Website blockiert. Bitte klicken Sie hier<\/a> und w\u00e4hlen Sie mindestens die Marketing-Cookies aus. Dann wird dieses Formular angezeigt. Vielen Dank.<\/div>\n\n \t\r\n