{"id":4631,"date":"2024-08-13T08:30:00","date_gmt":"2024-08-13T06:30:00","guid":{"rendered":"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/?p=4631"},"modified":"2024-08-20T10:51:21","modified_gmt":"2024-08-20T08:51:21","slug":"ppm-tool-auswahl","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-auswahl\/","title":{"rendered":"#119 PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen \u2013 das wirklich passt"},"content":{"rendered":"\n<figure class=\"wp-block-audio\"><audio controls src=\"https:\/\/audio.podigee-cdn.net\/1540279-m-67ff985607a6219b7c4b89ce047feb75.mp3?source=feed\"><\/audio><\/figure>\n\n\n\n<p>Sind Sie mit Ihrem PM-Tool unzufrieden? Vielleicht haben Sie eine Einzelplatzl\u00f6sung ohne zentrale Datenhaltung, die sich f\u00fcr das Multiprojekt- und Ressourcenmanagement nicht wirklich eignet? Dann suchen Sie vermutlich gerade ein zukunftsf\u00e4higes Tool f\u00fcr Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), das Ihre Anforderungen nachhaltig erf\u00fcllt. \ud83e\udd14<\/p>\n\n\n\n<p>Im 2. Teil der 4-teiligen Podcastreihe zur \u201ePPM-Tooleinf\u00fchrung\u201c zeigen Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann einen erfolgserprobten Weg zur Tools-Auswahl:<\/p>\n\n\n\n<p>\u2022 Welche Repr\u00e4sentanten sind betroffen?<br>\u2022 Welche User Stories m\u00fcssen von dem Tool abgedeckt sein?<br>\u2022 Welche Technologien k\u00f6nnen Sie ein- bzw. ausschlie\u00dfen?<br>\u2022 Und wie kommen Sie von der Longlist \u00fcber die Shortlist zur finalen<br>Tool-Auswahl?<\/p>\n\n\n\n<p>\u2705 Nach dieser Folge kennen Sie viele wertvolle Praxistipps, die Sie bei der Tool-Auswahl direkt umsetzen k\u00f6nnen. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen und gleich reinh\u00f6ren! \ud83c\udfa7<\/p>\n\n\n\n<p>P.S. <a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-orientierung\">Im ersten Teil der Reihe (#118) ging es um eine grundlegende Orientierung<\/a> und die Voraussetzungen f\u00fcr die Auswahl eines PPM-Tools. <br><br>In den beiden kommenden Folgen erfahren Sie, <a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-implementierung\">was Sie bei der Implementierung beachten sollten (#120<\/a>) und <a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-ausbau\">wie Sie Ihr PPM-System sp\u00e4ter immer weiter ausbauen oder optimieren k\u00f6nnen (#121).<\/a><\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-buttons is-content-justification-right is-layout-flex wp-container-core-buttons-layout-1 wp-block-buttons-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-button has-custom-font-size is-style-fill has-normal-font-size\"><a class=\"wp-block-button__link has-megaphone-bg-color has-megaphone-acc-background-color has-text-color has-background has-link-color wp-element-button\" href=\"#podcast-zusammenfassung\"><strong>Podcast-Zusammenfassung<\/strong><\/a><\/div>\n<\/div>\n\n\n\n<p>\u2b50 \u2b50 \u2b50 \u2b50 \u2b50<br>Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"191\" height=\"191\" src=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/tina_ciotola.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-3961\" srcset=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/tina_ciotola.png 191w, https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2022\/08\/tina_ciotola-150x150.png 150w\" sizes=\"(max-width: 191px) 100vw, 191px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Tina Ciotola<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-css-opacity\"\/>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<p><strong>Mit Johann Strasser<\/strong><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large is-resized is-style-default\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"150\" height=\"150\" src=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2021\/02\/Johann-Strasser.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-2025\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"has-megaphone-bg-color has-megaphone-bg-alt-1-background-color has-text-color has-background\">Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 gesch\u00e4ftsf\u00fchrender Gesellschafter bei TPG The Project Group.&nbsp;Seine langj\u00e4hrige Expertise flie\u00dft in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vortr\u00e4gen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.<\/p>\n\n\n\n<p>Hier geht es zum LinkedIn-Profil:<br><a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/johann-strasser\/\" target=\"_blank\">https:\/\/www.linkedin.com\/in\/johann-strasser\/<\/a><\/p>\n\n\n\n<p><strong>und Dr. Thomas Henkelmann<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p><\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-medium is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"300\" height=\"300\" src=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-300x300.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-4626\" style=\"width:180px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-300x300.jpg 300w, https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-1024x1024.jpg 1024w, https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-150x150.jpg 150w, https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-768x768.jpg 768w, https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-1536x1536.jpg 1536w, https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-2048x2048.jpg 2048w, https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-270x270.jpg 270w, https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/wp-content\/uploads\/2024\/07\/Thomas-quadratisch-526x526.jpg 526w\" sizes=\"(max-width: 300px) 100vw, 300px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"has-megaphone-bg-color has-megaphone-bg-alt-1-background-color has-text-color has-background\">Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er gesch\u00e4ftsf\u00fchrender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte f\u00fcr Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der T\u00e4tigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.<\/p>\n\n\n\n<p>Hier geht es zum LinkedIn-Profil:<br><a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/dr-thomas-henkelmann-1263222\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">https:\/\/www.linkedin.com\/in\/dr-thomas-henkelmann-1263222\/<\/a><\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-css-opacity is-style-wide\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading has-large-font-size\">Sprungmarken<\/h2>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"00\" data-seconds=\"00\">00:00<\/a><span>Intro<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"03\" data-seconds=\"15\">03:15<\/a><span>Faktor Budget &#8211; On Premise oder Cloud?<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"11\" data-seconds=\"01\">11:01<\/a><span>Wichtige Rollen f\u00fcr die Stakeholderanalyse<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"14\" data-seconds=\"16\">14:16<\/a><span>Faktor Datenschutz &#8211; On Premise oder Cloud?<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"15\" data-seconds=\"58\">15:58<\/a><span>Faktor Anpassbarkeit (Sprache, Oberfl\u00e4che, Funktionen)<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"21\" data-seconds=\"23\">21:23<\/a><span>Eingeschr\u00e4nkte Auswahl: die Longlist<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"24\" data-seconds=\"55\">24:55<\/a><span>Der Vorteil von Use Cases<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"28\" data-seconds=\"57\">28:57<\/a><span>Wie ist der Zeitinvest bis zur Shortlist?<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"30\" data-seconds=\"33\">30:33<\/a><span>Die Shortlist &#8211; wie geht es weiter?<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"37\" data-seconds=\"29\">37:29<\/a><span>Wenn die Entscheidung gefallen ist<\/span><\/span>\n\n\n\n<span class=\"meks-ap-timestamp\" class=\"wp-block-meks-audio-player-timestamp\"><a href=\"javascript:void(0)\" class=\"meks-jump-player\" data-minutes=\"38\" data-seconds=\"33\">38:33<\/a><span>Fazit<\/span><\/span>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-css-opacity is-style-wide\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading has-large-font-size\">Relevante Links \/ Downloads<\/h2>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/data\/Downloads_eBooks\/TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf<\/a>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.youtube.com\/watch?v=NUqTf3HcmGw\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com)<\/a>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/auswahl-projektmanagement-software\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com)<\/a>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/projektmanagement-tools-trends\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Projektmanagement-Tools \u2013 das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com)<\/a>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/pmo-tools\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">PMO-Tools: Software-Tipps f\u00fcr Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com)<\/a>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/user-adoption\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">User Adoption: Der Prozess f\u00fcr erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com)<\/a>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\" id=\"podcast-zusammenfassung\"\/>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading has-large-font-size\"><strong>Wie Sie die Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig gestalten (ein Leitfaden)<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Die Landschaft an Projektmanagement-Software hat sich in den letzten Jahren erheblich erweitert. Fr\u00fcher gab es nur eine begrenzte Auswahl an Softwarel\u00f6sungen, meist beschr\u00e4nkt auf grundlegende Funktionen wie Aufgabenverwaltung und Zeitplanung. Heute hingegen stehen Unternehmen eine Vielzahl spezialisierter Tools zur Verf\u00fcgung. Diese decken sehr unterschiedliche Bed\u00fcrfnisse ab \u2013 von agilen Methoden \u00fcber Ressourcenmanagement bis hin zur kollaborativen Zusammenarbeit in verteilten Teams oder Branchenl\u00f6sungen.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Projekte lassen sich heute mit moderner Software effizienter planen und steuern. Aber die gro\u00dfe Auswahl stellt Unternehmen auch vor die Herausforderung, das passende Werkzeug f\u00fcr ihre individuellen Anforderungen zu finden. Wie sollten Sie dabei vorgehen?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Im Rahmen unserer Podcastreihe \u201ePPM-Toolauswahl\u201c erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode (#119) einen strukturierten Ansatz zur Auswahl der passenden Projektmanagement-Software.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Folgen haben wir f\u00fcr Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:25px\"><strong>Die richtige Toolauswahl \u2013 mehr als nur Features<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>In vielen Unternehmen beginnt die Diskussion um eine neue Projektmanagement-Software direkt bei den Features. Man vergleicht Funktionen, erstellt endlose Listen und w\u00e4hlt das Tool mit den meisten H\u00e4kchen. Doch dieser Ansatz greift oft zu kurz. Die richtige Toolauswahl beginnt viel fr\u00fcher \u2013 bei den Anforderungen, dem Budget und vor allem bei den Bed\u00fcrfnissen der Stakeholder. In unserem Podcast haben wir diesen Prozess in f\u00fcnf Schritte unterteilt, die Sie folgend kennenlernen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:20px\"><strong>Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 1:<\/strong><br><strong>Anforderungen definieren und Budget festlegen\u00a0<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Ihr erster Schritt bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollte das Kl\u00e4ren der grundlegenden Anforderungen und des Budgets sein. Die Anforderungen k\u00f6nnen je nach Unternehmen und Projekt stark variieren. Hierbei sollten Sie nicht nur an die offensichtlichen Funktionen denken, sondern auch an weniger offensichtliche Themen wie Datenschutz, Schnittstellen zu anderen Systemen und die Flexibilit\u00e4t der Software.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Beispiel f\u00fcr Anforderungen:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ein Unternehmen in der Finanzbranche wird wahrscheinlich besonderen Wert auf den Datenschutz legen. Hier k\u00f6nnte die Anforderung sein, dass die Software nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch eine ISO 27001-Zertifizierung aufweist. Ein anderes Unternehmen k\u00f6nnte hingegen eine Software suchen, die nahtlos mit einem bereits genutzten CRM-System integriert werden kann, um Kundendaten direkt in Projektpl\u00e4ne zu \u00fcbernehmen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Budget. Es gibt Tools, die zwischen 10 und 50 Euro pro User und Monat kosten. Aber die laufenden Betriebskosten und der Aufwand f\u00fcr die Implementierung k\u00f6nnen erheblich variieren.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Budgetbeispiel:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Wenn ein Tool 25 Euro pro User und Monat kostet und Sie 40 User haben, entstehen j\u00e4hrliche Kosten von 12.000 Euro. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Ber\u00fccksichtigen Sie auch die Kosten f\u00fcr die Hardware (falls ben\u00f6tigt), die Schulung der Mitarbeitenden und den laufenden Support. Oftmals sind diese Kosten h\u00f6her als die reinen Lizenzgeb\u00fchren.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Zus\u00e4tzliche Kosten\u00fcberlegungen:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Beispielsweise k\u00f6nnten die Schulungskosten f\u00fcr eine komplexe Projektmanagement-Software erheblich sein, insbesondere wenn es eine steile Lernkurve hat. Ein mittelst\u00e4ndisches Unternehmen k\u00f6nnte hier mit Kosten von mehreren Tausend Euro f\u00fcr Schulungen rechnen. Das gilt insbesondere dann, wenn diese f\u00fcr verschiedene Abteilungen und in mehreren Sprachen angeboten werden m\u00fcssen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:20px\"><strong>Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 2: <\/strong><br><strong>Infrastruktur und Betrieb ber\u00fccksichtigen\u00a0<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Frage, ob Sie das Tool in der Cloud oder lokal (\u201eon premises\u201c) betreiben m\u00f6chten. Cloud-L\u00f6sungen bieten oft mehr Flexibilit\u00e4t und sind schneller implementierbar. Allerdings gibt es Branchen, in denen Cloud-L\u00f6sungen aus Sicherheitsgr\u00fcnden nicht zugelassen sind. Ein lokaler Betrieb bedeutet jedoch nicht nur Hardwarekosten, sondern auch laufende Wartungsaufw\u00e4nde.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Cloud vs. On-Premises:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>\u2022 <strong>Cloud:<\/strong> Die Vorteile einer Cloud-L\u00f6sung liegen in der einfachen Skalierbarkeit und der geringeren Notwendigkeit f\u00fcr eigene IT-Infrastruktur. Ein Beispiel w\u00e4re ein Beratungsunternehmen, das schnell neue Projekte f\u00fcr verschiedene Kunden starten kann, ohne sich Gedanken \u00fcber Hardware-Upgrades oder Software-Installationen machen zu m\u00fcssen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>\u2022 <strong>On-Premises:<\/strong> Hierbei wird die Software auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Dies bietet maximale Kontrolle und Sicherheit, erfordert jedoch auch einen erheblichen IT-Ressourcenaufwand, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Beispielsweise k\u00f6nnte sich ein Unternehmen im Finanzsektor f\u00fcr eine On-Premises-L\u00f6sung entscheiden, um sicherzustellen, dass alle Daten intern und unter strenger Kontrolle bleiben.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Tipp:<\/strong> Wenn Sie sich f\u00fcr eine Cloud-L\u00f6sung entscheiden, achten Sie darauf, dass diese DSGVO-konform ist und dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben. Und kl\u00e4ren Sie, was mit den Daten passiert, wenn Sie das Tool irgendwann nicht mehr nutzen m\u00f6chten.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:20px\"><strong>Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 3: <\/strong><br><strong>Stakeholder einbeziehen und Anforderungen sammeln<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Eine der h\u00e4ufigsten Fehlerquellen bei der Toolauswahl ist es, die relevanten Stakeholder nicht oder zu sp\u00e4t einzubeziehen. Zu den Stakeholdern z\u00e4hlen nicht nur die Projektleiter:innen, sondern auch die Leitenden von Teams und Abteilungen, die Gesch\u00e4ftsf\u00fchrung, die IT-Abteilung und sogar der Betriebsrat. Diese Gruppen haben oft sehr unterschiedliche Anforderungen an das Tool. Daher ist es wichtig, dass Sie diese fr\u00fchzeitig sammeln und priorisieren.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Beispiel f\u00fcr Stakeholder-Interessen:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ein Projektleiter m\u00f6chte ein Tool mit detailliertem Gantt-Diagramm, um den Projektfortschritt visuell zu \u00fcberwachen. Ein Teamleiter hingegen legt mehr Wert auf ein einfaches Dashboard, das die Arbeitsbelastung seines Teams anzeigt. Der Betriebsrat hat Bedenken hinsichtlich der \u00dcberwachung und Datensicherheit der Mitarbeitenden und achtet darauf, dass die Privatsph\u00e4re der User gewahrt bleibt. Das alles sollte fr\u00fchzeitig in die Tool-Auswahl einflie\u00dfen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Stakeholder-Analyse:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Rollen in Ihrem Unternehmen identifizieren und in den Auswahlprozess einbeziehen. Die IT-Abteilung k\u00f6nnte zum Beispiel darauf bestehen, dass das Tool bestimmte Sicherheitsstandards erf\u00fcllt, w\u00e4hrend der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Datennutzung haben m\u00f6chte.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:20px\"><strong>Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 4: <\/strong><br><strong>Eine Longlist erstellen und Tools vergleichen\u00a0<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Sobald die Anforderungen und das Budget klar sind, k\u00f6nnen Sie eine Longlist potenzieller Tools erstellen. Diese Liste sollte nicht mehr als zehn Tools umfassen, die anhand der definierten Anforderungen ausgew\u00e4hlt wurden. Nehmen Sie sich Zeit, um diese Tools genauer anzusehen und sich gegebenenfalls von den Anbietern Demos zeigen zu lassen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Tipp:<\/strong> Verlassen Sie sich nicht nur auf Feature-Listen oder Anbieterpr\u00e4sentationen. Testen Sie die Tools selbst und lassen Sie Ihre Teammitglieder, die sp\u00e4ter damit arbeiten sollen, ebenfalls damit experimentieren. Der erste Eindruck z\u00e4hlt, aber auch das \u201eBauchgef\u00fchl\u201c sollten Sie nicht untersch\u00e4tzen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Erweiterte Auswahlkriterien:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Denken Sie daran, dass Benutzerfreundlichkeit ein entscheidender Faktor ist. Ein Tool mag auf dem Papier alle ben\u00f6tigten Funktionen bieten \u2013 aber wenn es kompliziert und schwer verst\u00e4ndlich ist, wird es wahrscheinlich nicht effektiv genutzt werden. \u00dcberlegen Sie auch, wie gut die neue Software mit anderen bereits vorhandenen Systemen in Ihrem Unternehmen integriert werden kann.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:20px\"><strong>Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 5: <\/strong><br><strong>Hands-on Test und Evaluation durchf\u00fchren\u00a0<\/strong><\/h3>\n\n\n\n<p>Nachdem Sie die Longlist auf zwei oder drei Favoriten reduziert haben (Shortlist), sollten Sie diese Tools ausf\u00fchrlich testen. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur eine Demo anschauen, sondern die Tools selbst in Ihrem Arbeitsumfeld ausprobieren. Simulieren Sie echte Projekte, legen Sie Aufgaben an, planen Sie Ressourcen und testen Sie das Berichtswesen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Beispiel Hands-on Testing:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Sie \u00fcbertragen ein aktuelles Projekt in die neue Projektmanagement-Software und pr\u00fcfen, ob sich Aufgaben leicht planen und der Fortschritt gut \u00fcberwachen lassen. Verschiedene Abteilungen sollten das Tool dann ausprobieren, um sicherzustellen, dass es f\u00fcr alle relevanten Benutzergruppen geeignet ist. Die IT-Abteilung k\u00f6nnte sich z.B. darauf konzentrieren, wie gut sich das Tool mit bestehenden Systemen integrieren l\u00e4sst. Das Marketing-Team k\u00f6nnte die Berichtsfunktionen f\u00fcr Projekte testen, um die Ergebnisse ihrer Kampagnen zu analysieren.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Feedback sammeln:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Testphase Feedback von allen Beteiligten einholen. Fragen Sie nach, was gut funktioniert hat und wo es Probleme gab. Dies hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass das gew\u00e4hlte Tool tats\u00e4chlich zu den Bed\u00fcrfnissen Ihres Unternehmens passt.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Beispiel:<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Ein Test k\u00f6nnte ergeben, dass eines der m\u00f6glichen Tools alle geforderten Funktionen bietet. Aber in der Benutzeroberfl\u00e4che ist es un\u00fcbersichtlich und wird daher von den Usern abgelehnt. Ein anderes Tool k\u00f6nnte weniger Funktionen haben, daf\u00fcr aber eine intuitive Bedienung, die die Akzeptanz im Team erh\u00f6ht.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:25px\"><strong>Fazit: Die richtige Software-Entscheidung treffen\u00a0\u00a0<\/strong><\/h2>\n\n\n\n<p>Die Auswahl der passenden Projektmanagement-Software ist ein komplexer Prozess. Dieser erfordert Zeit und Ressourcen. Es geht nicht nur darum, das Tool mit den meisten Funktionen auszuw\u00e4hlen, sondern die Software zu finden, die am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt und von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert wird. Mit einem gut durchdachten Auswahlprozess, bei dem Sie die Bed\u00fcrfnisse aller Stakeholder ber\u00fccksichtigen, sorgen Sie nicht nur f\u00fcr eine erfolgreiche Implementierung. Sie sorgen auch daf\u00fcr, dass das neue Tool langfristig akzeptiert und genutzt wird sowie die Investition sich damit bezahlt macht durch mehr erfolgreiche Projekte. Es lohnt sich also, in diesen Prozess zu investieren, ggf. externe Beratung hinzuzuziehen und die Entscheidung nicht \u00fcberst\u00fcrzt zu treffen.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Mit diesen Schritten haben Sie eine solide Grundlage f\u00fcr die Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools geschaffen.&nbsp;&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>In der n\u00e4chsten Stufe, dem n\u00e4chsten der Podcast-Serie (3\/4) geht es um die erfolgreiche Implementierung einer Projektmanagement-Software. <a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-implementierung\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">PPM-Tool-Implementierung: So f\u00fchren Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)<\/a>\u202f&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Wenn Sie Fragen haben oder Unterst\u00fctzung ben\u00f6tigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verf\u00fcgung unter <a href=\"http:\/\/www.theprojectgroup.com\/kontakt\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">www.theprojectgroup.com\/kontakt<\/a> .\u202f&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Weitere Informationen zum Thema<\/strong>&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Sie m\u00f6chten in dieses Thema tiefer reinh\u00f6ren? Dann setzen Sie Ihre Kopfh\u00f6rer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:\u202f&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Teil 1: <a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-orientierung\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">PPM-Tool Orientierung: Wenn\u2018s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)<\/a>\u202f&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Teil 2: <a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-auswahl\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)<\/a>\u202f&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Teil 3: <a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-implementierung\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">PPM-Tool-Implementierung: So f\u00fchren Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)<\/a>\u202f&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Teil 4: <a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast-projektmanagement\/ppm-tool-ausbau\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)<\/a>\u202f&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-alpha-channel-opacity\"\/>\n\n\n\n<p>Was Sie jetzt tun k\u00f6nnen, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen\u202f&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<ul>\n<li>Abonnieren Sie den TPG Newsletter (<a href=\"http:\/\/www.theprojectgroup.com\/newsletter\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">www.theprojectgroup.com\/newsletter<\/a>)\u202f\u202f&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul>\n<li>Abonnieren Sie den TPG Podcast \u201eProjektmanagement f\u00fcr Unternehmen\u201c (<a href=\"http:\/\/www.theprojectgroup.com\/podcast\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">www.theprojectgroup.com\/podcast<\/a>) auf Ihrer Lieblingsplattform\u202f&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<ul>\n<li>St\u00f6bern Sie in unseren kostenlosen Downloads mit aufgezeichneten Webinaren, eBooks, Pr\u00e4sentationen etc. (<a href=\"http:\/\/www.theprojectgroup.com\/downloads\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">www.theprojectgroup.com\/downloads<\/a>)\u202f\u202f&nbsp;<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<hr class=\"wp-block-separator has-css-opacity is-style-wide\"\/>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" style=\"font-size:20px\">Weitere PPM-Infos <\/h3>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-columns are-vertically-aligned-top tpg-channels is-layout-flex wp-container-core-columns-layout-1 wp-block-columns-is-layout-flex\">\n<div class=\"wp-block-column is-vertically-aligned-top is-layout-flow wp-block-column-is-layout-flow\">\n<figure class=\"wp-block-image size-large is-resized is-style-default\"><a href=\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/de\/projektmanagement-newsletter\" target=\"_blank\" rel=\"noopener noreferrer\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" 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