De nos jours, l\u2019informatique nous permet de pr\u00e9senter rapidement sur \u00e9cran des rapports en couleurs et au niveau de d\u00e9tails d\u00e9sir\u00e9. S\u2019agissant de l\u2019information figurant dans les rapports que le PMO pr\u00e9sente \u00e0 l\u2019entreprise, il existe toutefois quelques notions classiques fixes \u00e0 prendre en compte\u00a0:<\/p>\n <\/p>\n Les exigences de reporting r\u00e9elles sont un peu plus r\u00e9alistes. Elles peuvent \u00eatre r\u00e9sum\u00e9es en une phrase\u00a0:<\/p>\n D\u00e9livrer une information pertinente aux bonnes personnes, de fa\u00e7on intelligible et efficace dans le but de contr\u00f4ler les projets.<\/p>\n \n \n <\/i>Click to tweet<\/span>\n <\/span>\n <\/span>\n <\/a>\n <\/div>\n Il vous faut donc toujours vous poser ces questions lorsque vous mettez en place un syst\u00e8me de reporting\u00a0:<\/p>\n Astuce :<\/strong>\u00a0Des r\u00e9ponses honn\u00eates \u00e0 ces questions sont indispensables pour vos futurs rapports. Leur g\u00e9n\u00e9ration doit \u00eatre efficace, sans surcharge de donn\u00e9es inutiles. Une analyse pr\u00e9alable des parties prenantes et de leurs besoins est de toute fa\u00e7on recommand\u00e9e.<\/p><\/blockquote>\n Dans une entreprise, diff\u00e9rents niveaux de hi\u00e9rarchie n\u00e9cessitent diff\u00e9rents rapports. Plus le niveau hi\u00e9rarchique est \u00e9lev\u00e9, plus l\u2019information du rapport doit \u00eatre condens\u00e9e. N\u00e9anmoins, une analyse d\u00e9taill\u00e9e doit \u00eatre possible, sur demande.<\/p>\n Les rapports forment la base des r\u00e9unions de coordination<\/strong>. Ils aident \u00e0 comprendre ce qui se passe actuellement dans l\u2019entreprise. Et o\u00f9 il y a besoin de prendre une ou des d\u00e9cisions.<\/p>\n Plus le niveau hi\u00e9rarchique est \u00e9lev\u00e9, plus l\u2019information est condens\u00e9e et moins le reporting est fr\u00e9quent. <\/p>\n \n \n <\/i>Click to tweet<\/span>\n <\/span>\n <\/span>\n <\/a>\n <\/div><\/em><\/p>\n La graphique clarifie comment les p\u00e9riodes de reporting \u00e0 chaque niveau r\u00e9sultent du cycle de r\u00e9unions. Plus on monte dans la hi\u00e9rarchie, plus l\u2019information devient condens\u00e9e. Dans le m\u00eame temps, la fr\u00e9quence du reporting d\u00e9croit.<\/p>\n Quelles d\u00e9cisions <\/strong>peuvent ou doivent \u00eatre prises et o\u00f9\u00a0? A cet effet, vous devez vous assurez que l\u2019information n\u00e9cessaire est disponible sous la forme de rapports pertinents.<\/p>\n Vous devez aussi d\u00e9cider quels \u00e9l\u00e9ments sont utiles dans quels rapports. Et cela ne doit pas se faire au d\u00e9triment de la clart\u00e9 de l\u2019ensemble ni de son intelligibilit\u00e9.<\/p>\n La question de savoir quels rapports sont utiles donne toujours lieu \u00e0 une r\u00e9ponse tr\u00e8s personnelle. La figure ci-dessous donne une vue d\u2019ensemble. Elle montre quels rapports sont pertinents \u00e0 travers toute la hi\u00e9rarchie. Bien s\u00fbr, cela d\u00e9pend aussi dans une large mesure de\u00a0:<\/p>\n Malheureusement il n\u2019y a pas UN rapport qui soit adapt\u00e9 \u00e0 tous les individus. Bien que les rapports aient tendance \u00e0 se ressembler, ils doivent \u00eatre adapt\u00e9s aux processus et aux outils de l\u2019entreprise. Ils sont toujours d\u00e9pendants de leur utilisation ultime et des destinataires.<\/p>\n Vous trouverez plus d\u2019informations sur les types de rapports dans l\u2019article Les 5 rapports indispensables en gestion de projet, de portefeuille et de ressources<\/a> (en anglais)<\/p><\/blockquote>\n Astuce :<\/strong>\u00a0En tant que PMO, il est recommand\u00e9 de garder un \u0153il sur le nombre de rapports. Avec le temps, il y a de grandes chances que ce nombre augmente car de nouveaux rapports sont continuellement ajout\u00e9s. Une consolidation p\u00e9riodique<\/strong> peut garantir que votre reporting conserve toute son efficacit\u00e9.<\/p><\/blockquote>\n Souvent, le PMO est responsable de la pr\u00e9paration de la r\u00e9union portefeuille. Dans un environnement multi-projets, la s\u00e9lection est un v\u00e9ritable d\u00e9fi. Vous devez s\u00e9lectionner certains projets \u00e0 partir d\u2019un portefeuille de projets qui peut \u00eatre assez substantiel. Vous devez choisir les projets qui seront trait\u00e9s pendant la r\u00e9union portefeuille.<\/p>\n Cela garantit que le besoin de prise de d\u00e9cision est identifi\u00e9 bien en amont ce qui vous permettra justement de prendre les d\u00e9cisions n\u00e9cessaires.<\/p>\n Voici ci-dessous une liste d\u2019exemples de crit\u00e8res selon lesquels vous, le PMO, pouvez faire votre s\u00e9lection de projets \u00e0 passer en revue\u00a0:<\/p>\n Quelles informations doivent contenir les rapports sur les projets individuels\u00a0? On peut inclure des informations sur les r\u00e9sultats, les livrables et l\u2019avancement telles que\u00a0:<\/p>\n A des fins d\u2019assurance qualit\u00e9, le rapport doit inclure des contr\u00f4les de plausibilit\u00e9<\/strong> tels que\u00a0:<\/p>\n Afin de d\u00e9terminer la variance entre le planifi\u00e9 et le r\u00e9el<\/strong>, nous vous recommandons de rassembler les informations suivantes\u00a0:<\/p>\n S\u2019agissant des prochaines \u00e9tapes<\/strong>, les informations suivantes sont utiles\u00a0:<\/p>\n Une fois que le PMO a pr\u00e9par\u00e9 la r\u00e9union, il est important de s\u2019assurer d\u2019une chose. Pendant la r\u00e9union, les informations n\u00e9cessaires<\/strong> pour r\u00e9pondre aux questions des d\u00e9cideurs doivent \u00eatre disponibles, et si possible avec le moins de manipulations possibles<\/strong>.<\/p>\n Astuce :<\/strong>\u00a0Un rapport de r\u00e9union est aussi un moyen de communication important. Communiquez les r\u00e9sultats de la r\u00e9union \u00e0 toutes les parties prenantes. C\u2019est la seule fa\u00e7on de les faire adapter leurs actions futures aux r\u00e9sultats de la r\u00e9union.<\/p><\/blockquote>\n Dans de nombreuses organisations, la collecte d\u2019information pour les rapports prend plus de temps que l\u2019analyse des donn\u00e9es elle-m\u00eame et la pr\u00e9paration des rapports.<\/p>\n Cela peut \u00eatre g\u00e9r\u00e9 plus efficacement si vous n\u2019avez pas \u00e0 collecter et consolider diff\u00e9rents fichiers Excel.<\/p>\n Il est pr\u00e9f\u00e9rable de travailler avec une base de donn\u00e9es adapt\u00e9e d\u00e8s le d\u00e9but. Cela permet une \u00e9valuation centrale<\/strong> des donn\u00e9es<\/strong> pour les rapports gr\u00e2ce \u00e0 l\u2019int\u00e9gration<\/strong> avec d\u2019autres syst\u00e8mes. \u00a0Cela laissera par cons\u00e9quent plus de temps pour l\u2019analyse des rapports. Cette analyse, \u00e0 son tour, facilite une prise rapide de d\u00e9cisions bien fond\u00e9es.<\/p>\n Le PMO est aussi responsable de la qualit\u00e9 des donn\u00e9es contenues dans les rapports. Mais comment d\u00e9terminer si les donn\u00e9es d\u2019un rapport sont compl\u00e8tes, correctes et \u00e0 jour<\/strong>\u00a0? L\u2019objectif du PMO est d\u2019identifier les projets critiques<\/strong>. Ce sont ceux qui doivent \u00eatre \u00e9tudi\u00e9s en d\u00e9tails pendant la r\u00e9union de portefeuille. Astuce :<\/strong>\u00a0Utilisez des \u00e9chantillons<\/strong> pour am\u00e9liorer la qualit\u00e9 des donn\u00e9es. Les chefs de projets ont tendance \u00e0 rendre leurs rapports particuli\u00e8rement \u00ab\u00a0discrets\u00a0\u00bb. En tant que PMO, vous devriez choisir quelques projets ayant des indicateurs au vert en plus de ceux en rouge ou jaune. Cela enverra le message aux chefs de projets que m\u00eame avec des indicateurs au vert, ils ne sont pas dispens\u00e9s de se faire contr\u00f4ler.<\/p><\/blockquote>\n Vous voulez moderniser votre reporting\u00a0? Cette checklist avec les 10 questions les plus importantes peut vous pointer vers la bonne direction\u00a0:<\/p>\n Checklist : Les 10 questions les plus importantes dans le reporting <\/strong><\/p>\n Ci-dessous vous trouverez quelques commentaires compl\u00e9mentaires sur des points importants de cette liste.<\/p>\n Les permissions<\/strong>\u00a0permettent de contr\u00f4ler qui a l\u2019autorisation de voir quoi<\/strong>. Les mettre en place peut demander beaucoup d\u2019efforts. Si vous optez pour trop de complexit\u00e9, les ajustements peuvent se r\u00e9v\u00e9ler compliqu\u00e9s quand les personnes changent de r\u00f4les. Il est aussi important d\u2019impliquer le comit\u00e9 d\u2019entreprise sur le sujet des donn\u00e9es des collaborateurs.<\/p>\n Les commentaires dans les rapports doivent indiquer tr\u00e8s clairement les probl\u00e8mes qui n\u00e9cessitent une attention particuli\u00e8re.<\/strong> Cela permet au lecteur de saisir rapidement les points critiques. Il est aussi recommand\u00e9 d\u2019inclure des explications sur les \u00e9tats pr\u00e9sent\u00e9s. Par exemple pour expliquer pourquoi un indicateur est au rouge.<\/p>\n Si un rapport est historis\u00e9<\/strong>, cela signifie que l\u2019\u00e9tat du rapport \u00e0 une date donn\u00e9e peut \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9<\/strong> ult\u00e9rieurement. D\u2019une part il faut que les donn\u00e9es sous-jacentes de cette p\u00e9riode soient disponibles. Et d\u2019autre part la mise en page d\u2019origine doit \u00eatre parfaitement respect\u00e9e. La meilleure solution pour archiver est de cr\u00e9er des fichiers PDF. Il est possible de les sauvegarder automatiquement dans une base de donn\u00e9es. Ainsi ils peuvent \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9s dans leur version d\u2019origine m\u00eame bien plus tard.<\/p>\n Astuce :<\/strong>\u00a0Utilisez des outils standards !<\/strong>\u00a0Si en tant que PMO vous pouvez modifier les rapports, vous disposerez d\u2019une plus grande flexibilit\u00e9. C\u2019est pour cette raison qu\u2019il est pr\u00e9f\u00e9rable, dans la mesure du possible, d\u2019utiliser des outils standards. Vous pourrez alors apporter les changements que vous souhaitez, quand vous le souhaitez, rapidement et sans aide ext\u00e9rieure.<\/p><\/blockquote>\n Cet article vous a pr\u00e9sent\u00e9 les exigences pour les rapports PMO en gestion de projet et de portefeuille. Vous en savez maintenant plus sur les rapports qui sont pertinents et vous savez quelles questions vous poser dans le cadre du PMO.<\/p>\n Vous savez :<\/p>\n Par ailleurs, vous avez d\u00e9couvert :<\/p>\n Enfin, une checklist vous a familiaris\u00e9 avec les 10 questions les plus importantes en mati\u00e8re de reporting, ce qui vous servira pour la suite de vos actions.<\/p>\n Envoyez-nous vos commentaires\u00a0!<\/strong><\/p>\n Avez-vous des questions ou pensez-vous que nous ayons omis un facteur de r\u00e9ussite cl\u00e9\u00a0? Vous pouvez nous laisser vos commentaires ci-dessous.<\/p><\/blockquote>\n Plus d\u2019informations sur Johan Strasser sur\u00a0LinkedIn<\/a><\/strong>\u202fet\u00a0XING<\/strong>.<\/a><\/p>\n<\/blockquote>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" En tant que PMO, vous \u00eates responsable des rapports de gestion de projet et portefeuille (PPM). Cela englobe la structure et la s\u00e9lection des informations pr\u00e9sent\u00e9es. Mais pas seulement. Le PMO a une autre responsabilit\u00e9 toute aussi importante mais pas si simple. Il doit garantir la qualit\u00e9 des rapports en s\u2019assurant que les donn\u00e9es sont<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/en\/wp-content\/uploads\/sites\/2\/2020\/05\/1.png\")
<\/a><\/a>\n
Des rapports diff\u00e9rents pour les diff\u00e9rentes parties prenantes de l\u2019entreprise <\/strong><\/h2>\n
<\/a>\n
Les p\u00e9riodes de reporting en gestion de projet et portefeuille <\/strong><\/h2>\n
<\/a>Quels rapports sont pertinents ? <\/strong><\/h2>\n
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<\/a>Exemple : Tableau de bord portefeuille
<\/a><\/h2>\nExemple : Rapport sur le pipeline de projets<\/h2>\n
<\/a><\/p>\nExemple : Rapport sur les ressources et la feuille de route<\/h2>\n
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\nExemple : Planification d\u2019\u00e9quipe et engagement de r\u00e9ponse sur les demandes projets<\/h2>\n<\/a><\/p>\nS\u00e9lection dans l\u2019environnement multi-projets <\/strong><\/h2>\n
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Contenu possible pour les rapports de projets individuels<\/strong><\/h2>\n
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Une collecte de donn\u00e9es efficace comme base pour les rapports PMO <\/strong><\/h2>\n
Garantir la qualit\u00e9 des donn\u00e9es <\/strong><\/h2>\n
\nLe d\u00e9fi est de d\u00e9terminer quels projets varient par rapport au plan initial en utilisant par exemple des contr\u00f4les de plausibilit\u00e9. Le niveau d\u2019ach\u00e8vement mentionn\u00e9 par le chef de projet dans le rapport est-il vraiment correct\u00a0?<\/p>\n
\nLes informations suivantes sont des exemples de ce qui peut aider \u00e0 v\u00e9rifier si les donn\u00e9es sont compl\u00e8tes, correctes et \u00e0 jour\u00a0:<\/p>\n\n
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Les facteurs d\u00e9terminants pour un reporting moderne<\/strong><\/h2>\n
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\n2. \u00a0 A quelle fr\u00e9quence les donn\u00e9es doivent-elles \u00eatre mises \u00e0 jour\u00a0?
\n3. \u00a0 A quelle fr\u00e9quence les rapports doivent-ils \u00eatre publi\u00e9s ?
\n4. \u00a0 Les rapports doivent-ils \u00eatre disponibles en ligne ou hors-ligne\u00a0?
\n5. \u00a0 Avez-vous besoin d\u2019analyses ad hoc\u00a0?
\n6.\u00a0\u00a0 Les rapports doivent-ils \u00eatre imprim\u00e9s ?
\n7.\u00a0\u00a0 Devez-vous inclure une option permettant de commenter sur les rapports\u00a0?
\n8.\u00a0\u00a0 Les donn\u00e9es doivent-elles \u00eatre historis\u00e9es ?
\n9.\u00a0\u00a0 Les rapports doivent-ils \u00eatre archiv\u00e9s ?
\n10. Voulez-vous avoir la possibilit\u00e9 de modifier les rapports\u00a0?<\/li>\n<\/ol>\nConclusion \u2013 Les rapports PMO pour la gestion de projet et portefeuille<\/strong><\/h2>\n
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\n<\/a>Au sujet de l\u2019auteur\u00a0:\u202f<\/strong> Johann Strasser,\u00a0ing\u00e9nieur certifi\u00e9,\u00a0est\u00a0directeur g\u00e9n\u00e9ral de TPG The Project Group depuis 2001. Apr\u00e8s plusieurs ann\u00e9es\u00a0pass\u00e9es comme ing\u00e9nieur d\u00e9veloppement dans les secteurs de l\u2019automobile et de l\u2019\u00e9nergie, Johan Strasser a pass\u00e9 10 ans comme\u00a0formateur\u00a0et consultant\u00a0ind\u00e9pendant\u00a0dans le domaine de la gestion de projet.\u00a0Pendant cette p\u00e9riode, il a\u00a0aussi \u00e9t\u00e9 chef de projet pour\u00a0des projets de logiciels dans l\u2019industrie du BTP\u00a0et a \u0153uvr\u00e9\u00a0dans la gestion de la planification et des co\u00fbts\u00a0pour de gros projets de construction. A TPG, il\u00a0met son expertise au service du d\u00e9veloppement de produits et des services\u00a0de\u00a0consulting\u00a0aupr\u00e8s de\u00a0clients internationaux.\u00a0Il se sp\u00e9cialise surtout sur les\u00a0PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs ann\u00e9es qu\u2019il partage ses connaissances et\u00a0son expertise au travers de\u00a0pr\u00e9sentations, s\u00e9minaires, articles et webinars.\u00a0<\/strong><\/p>\n