In diesem Artikel erfahren Sie, worin sich die Projektassistenz von anderen Rollen \/ Organisationseinheiten unterscheidet und warum eine klare Differenzierung wichtig ist.<\/p>\n
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- Projektassistenz Definition<\/a><\/li>\n
- Aufgaben der Projektassistenz<\/a><\/li>\n
- Die Zust\u00e4ndigkeiten eines Projektmanagement-Office<\/a><\/li>\n
- Zusammenfassung<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
Starten wir mit der Definition von Projektassistenz.<\/p>\n
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Projektassistenz Definition<\/h2>\n
Die Projektassistenz handelt nach Weisung der Projektleitung und \u00fcbernimmt Aufgaben im Rahmen des Projektmanagements. Sie ist Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam. Die sachliche Verantwortung liegt aber bei der Projektleitung. Die Projektassistenz ist eine tempor\u00e4re Projekteinheit und wird nach Projektabschluss von ihren Aufgaben entbunden.<\/p><\/blockquote>\n
Der Unterschied zum Project Management Office (PMO) ist:<\/p>\n
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- der Fokus eines PMO<\/a> liegt im Multi-Projektmanagement und<\/li>\n
- der Einsatz der Projektassistenz liegt im Einzelprojektmanagement<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n
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<\/a>Die Projektassistenz ist dem Einzelprojekt zugeordnet, das PMO umfasst die Multiprojektumgebung<\/figcaption><\/figure>\n Mehr Unterst\u00fctzung im Projektmanagement<\/h2>\n
In Zeiten finanzieller Unsicherheit<\/strong> und hohem Wettbewerbsdruck<\/strong> gewinnt das Projektgesch\u00e4ft an wirtschaftlicher Relevanz. Viele Unternehmen versuchen daher,\u00a0ihr Projektmanagement zu professionalisieren.<\/p>\n
Hier kommen die professionelle Projektassistenz und das PMO ins Spiel. Beide tragen auf unterschiedliche Art und Weise zu mehr Effizienz und Projekterfolg<\/a> bei.<\/p>\n
Steigen wir ein in die Aufgaben der Projektassistenz und welche Projektassistenz-Qualifikationen\u00a0 Personen f\u00fcr diese Rolle mitbringen sollten.<\/p>\n\n
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Aufgaben der Projektassistenz<\/h2>\n
Die professionelle Projektassistenz ist normalerweise einem einzelnen Projekt <\/strong>zugeordnet und dort involviert<\/strong>. Sie bildet eine Art Schnittstelle zwischen Projektleitung und Projektteam.<\/p>\n
Die Projektassistenz ist eine tempor\u00e4r konzipierte Projekteinheit<\/strong> und wird nach Projektabschluss wieder von ihren Aufgaben entbunden.<\/p>\n
Die hierarchische Einbindung der Projektassistenz kann entsprechend der Anforderungen des Projekts und der Projektleitung flexibel gestaltet werden.<\/p>\n
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- So kann sie entweder als eine Art rechte Hand<\/strong> des Projektmanagements dienen und dabei auch F\u00fchrungsaufgaben \u00fcbernehmen.<\/li>\n
- Oder ihr werden vor allem administrative Aufgaben<\/strong> zugeteilt, die sie nach Weisung der Projektleitung erf\u00fcllt.<\/li>\n
- Insgesamt soll sie dazu beitragen, das Projektmanagement von administrativen und operativen Aufgaben zu\u00a0entlasten<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n\n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \nDie typischen Projektassistenz-Aufgaben lassen sich dabei grob in drei Teilbereiche<\/strong> aufgliedern:<\/p>\n
1. Organisationsfunktion<\/h3>\n
Die Projektassistenz assistiert dem Projektmanagement von Projektbeginn an bei der Projektorganisation. Sie recherchiert Hintergrundinformationen<\/strong> der Projektmitarbeitenden, sodass Verantwortlichkeiten und Rollen effektiv verteilt werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Die Projektassistenz ist au\u00dferdem verantwortlich f\u00fcr das \u201eWho-is-Who\u201c des Projekts.<\/strong> Sie informiert die Projektmitarbeitenden \u00fcber alle Organisationseinheiten, die in das Projekt eingebunden sind.<\/p>\n
Viele Projekte beginnen zun\u00e4chst chaotisch: Mangels passender Ansprechpartner suchen Mitarbeitende oft nach Softwarelizenzen, Zugangscodes und passender Hardware. Hierf\u00fcr werden meist hunderte Arbeitsstunden verschwendet, was einen erfolgreichen Projektbeginn stark verz\u00f6gert.<\/p>\n
Eine Projektassistenz (und\/oder ein gut konzipierter Kick-off-Workshop<\/a>) kann solchen Eventualit\u00e4ten schon im Vorfeld entgegenarbeiten. Sie bereitet sich fr\u00fchzeitig auf entsprechende Anfragen vor und stellt notwendige Informationen<\/strong> zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n
Die Projektassistenz ist auch f\u00fcr die einheitliche Nutzung der Kommunikationsmittel zust\u00e4ndig. Sie legt Kommunikationstools<\/strong> fest und stellt sicher, dass diese auch genutzt werden. Au\u00dferdem strukturiert sie die Dokumentationsablage und sorgt f\u00fcr eine Archivierung der Kommunikation.<\/p>\n
Auch Budget- und Ressourcencontrolling<\/strong> geh\u00f6ren zu den Aufgaben der Projektassistenz. Sie erfasst<\/p>\n
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- verf\u00fcgbare Personalressourcen des Projekts,<\/li>\n
- entwirft ggf. Anforderungsprofile f\u00fcr neue Fachkr\u00e4fte und<\/li>\n
- erstellt entsprechende Stellenausschreibungen.<\/li>\n<\/ul>\n
Au\u00dferdem assistiert sie der Projektleitung bei Kostenplanung und Rechnungskontrolle und verf\u00fcgt eigenverantwortlich \u00fcber kleinere Ausgaben.<\/p>\n
Projektassistent:innen bringen also Transparenz in die Kostensituationen der Projekte. Projektmanager:innen k\u00f6nnen sich durch diese Entlastung ihren wesentlichen Aufgaben widmen und Entscheidungen zielf\u00fchrend treffen.<\/strong><\/p>\n\n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \n2. Kommunikations- und Filterfunktion<\/h3>\n
Zielgruppenspezifische Projektkommunikation ist ein essenzielles, wenn nicht gar das wichtigste Instrument zur Sicherung des Projekterfolges. Viel zu viele Projekte scheitern an tr\u00e4gen Kommunikationswegen und mangelhaftem Informationstransfer. Ein:e Projektassistent:in wirkt dem aktiv entgegen.<\/p>\n
So bietet die Projektassistenz zun\u00e4chst eine erste Anlaufstelle<\/strong> f\u00fcr die Anliegen der Projektmitarbeitenden. Sie nimmt Anfragen entgegen und filtert diese nach Priorit\u00e4t. Diejenigen, die sie selbst bearbeiten kann, arbeitet sie zeitnah ab. Nur jene Anfragen, die ihre Zust\u00e4ndigkeit \u00fcbersteigen, leitet sie an die Projektleitung weiter.<\/p>\n
Die Projektassistenz ist au\u00dferdem daf\u00fcr verantwortlich, Entscheidungen der Projektleitung dem Team zu kommunizieren<\/strong>. Sie informiert \u00fcber Beschl\u00fcsse und sorgt daf\u00fcr, dass diese auch umgesetzt werden.<\/p>\n
Die Kommunikationsfunktion der Assistenz funktioniert also in zwei Richtungen:<\/p>\n
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- Auf der einen Seite verschafft sie dringenden Anliegen der Projektmitarbeitenden Zugang zur Projektleitung<\/strong>.<\/li>\n
- Auf der anderen Seite sorgt sie f\u00fcr eine zeitnahe Umsetzung der Beschl\u00fcsse<\/strong> des Projektmanagements.<\/li>\n<\/ul>\n
Wird es vom Projektmanagement gew\u00fcnscht, kann die Projektassistenz auch f\u00fcr die Organisation und Moderation von Projektmeetings<\/strong> zust\u00e4ndig sein. Gemeinsam mit der Projektleitung erstellt sie die Agenda, verschickt Einladungen und f\u00fchrt Protokoll. Dies erm\u00f6glicht der Projektleitung, sich auf die Inhalte der Meetings zu konzentrieren.<\/strong><\/p>\n
3. F\u00fchrungsfunktion<\/h3>\n
Die Projektassistenz nimmt im Projekt eine ambivalente Position ein: Auf der einen Seite ist sie Ansprechpartner f\u00fcr die Belange der Projektmitarbeitenden<\/strong>.<\/p>\n
Ihre eigentliche Aufgabe ist jedoch, daf\u00fcr zu sorgen, dass W\u00fcnsche und Anspr\u00fcche der Projektleitung durchgesetzt<\/strong> werden. Als rechte Hand der Projektleitung treibt sie schleppende Entwicklungen voran.<\/p>\n
Dies wird in den meisten Situationen dazu f\u00fchren, dass Mitarbeitende sich auf die F\u00fc\u00dfe getreten f\u00fchlen. Die Projektassistenz ben\u00f6tigt also gewisse \u201eWadenbei\u00dfer-Skills\u201c<\/strong>,<\/p>\n
Aber mindestens so wichtig f\u00fcr die Projektassistenz-Qualifikation sind auch soziale F\u00e4higkeiten<\/strong>.<\/p>\n
Die Projektassistenz \u00fcbernimmt im Projekt also auch klassische F\u00fchrungsaufgaben<\/strong>. Ihre Entscheidungskompetenzen sind zwar beschr\u00e4nkt, weil sie direkt der Projektleitung untersteht.<\/p>\n
Trotzdem nimmt sie gegen\u00fcber den Projektmitarbeitenden und auch gegen\u00fcber externen Stakeholdern eine verantwortungsvolle Rolle ein. Entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Projekts sollte eine Projektassistenz also schon \u00fcber gewisse F\u00fchrungserfahrungen verf\u00fcgen<\/strong>.<\/p>\n
Jetzt kennen Sie die Aufgaben und Qualifikation der Projektassistenz.<\/p>\n
Die Zust\u00e4ndigkeiten eines Projektmanagement-Office<\/h2>\n
Hier gibt es nur eine kurze \u00dcbersicht zu den Zust\u00e4ndigkeiten des Projektmanagement-Office. Eine umfassende Darstellung enth\u00e4lt unser Blog-Artikel zu PMO-Aufgaben<\/a>.<\/p>\n
![\"PMO-Aufgaben](\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/1.png\")
<\/a>\u00dcbersicht der PMO-Aufgabenbereiche<\/figcaption><\/figure>\n M\u00f6gliche Bereiche von Projektmanagement-Office-Aufgaben sind:<\/p>\n
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- Strategische Unterst\u00fctzung (sPMO):\u00a0<\/strong>Abstimmung mit der Unternehmensstrategie durch Klassifizierung, Auswahl, Priorisierung und ggf. Abbrechen von Projekten.<\/li>\n
- Steuerung von Multiprojektlandschaft \/ Ressourcenmanagement: <\/strong>Dies ist die Hauptaufgabe des PMO und umfasst die \u00dcbersicht aller Projekte sowie das Sicherstellen der Aktualit\u00e4t und Plausibilit\u00e4t der erforderlichen Daten. Hier werden \u00fcbergeordnete Entscheidungen zu Inhalten, Budgets und Ressourcen unter Ber\u00fccksichtigung der Abh\u00e4ngigkeiten zwischen Projekten vorbereitet und getroffen.<\/li>\n
- Projektdurchf\u00fchrung \/ -Services: <\/strong>Dabei geht es um die operative Unterst\u00fctzung in Projekten durch die \u00dcbernahme der Projektleitung, die Stellung von Projektassistenz oder die Erledigung definierter Teilaufgaben.<\/li>\n
- Training und Coaching: <\/strong>Projektleitende und Teilhabende an den Prozessen werden ausgebildet und im realen Einsatz unterst\u00fctzt. Zudem k\u00f6nnen auch Karrierepfade f\u00fcr Projektleitende angeboten werden.<\/li>\n
- Methoden, Prozesse und Tools: <\/strong>Firmenindividuelles Ausw\u00e4hlen und Anpassen der PM-Methoden und -Prozesse f\u00fcr alle Beteiligten.\u00a0Auswahl, Einf\u00fchrung und Managen geeigneter Werkzeuge f\u00fcr die verschiedenen Rollen im Projekt- und Portfoliomanagement.<\/li>\n<\/ul>\n\n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \nZusammenfassung<\/h2>\n
Sowohl das Project Management Office als auch die professionelle Projektassistenz sorgen auf ihre eigene Art und Weise f\u00fcr deutlich h\u00f6here Effizienz in Projekten.<\/p>\n
Die Projektassistenz<\/strong>\u00a0ist<\/p>\n
- \n
- direkt einem einzelnen Projekt unterstellt und<\/li>\n
- verbessert als interne Einheit die Projektleistung. Im Rahmen der gegebenen Strukturen sorgt sie f\u00fcr Effizienz und schnellere Kommunikation.<\/li>\n<\/ul>\n
Das Projektmanagement-Office<\/strong>\u00a0hingegen dient als<\/p>\n
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- Schnittstelle der verschiedenen Projekte eines Unternehmens und sorgt f\u00fcr eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Projektmethoden eines Unternehmens.<\/li>\n
- Als externe Einheit sorgt das PMO f\u00fcr Standardisierung und Vereinheitlichung der Prozesse.<\/li>\n
- Dies erm\u00f6glicht letztendlich eine bessere Vergleichbarkeit und sorgt f\u00fcr eine Professionalisierung des Projektgesch\u00e4fts\u00a0im Unternehmen.<\/li>\n<\/ul>\n
Ob eine Projektassistenz oder ein PMO im Einzelfall die richtige Wahl f\u00fcr Sie ist, h\u00e4ngt von den Anforderungen\u00a0Ihres Unternehmens ab:<\/p>\n
- \n
- Wollen Sie Ihr allgemeines Projektgesch\u00e4ft weiterentwickeln, so sollten Sie ein PMO einf\u00fchren<\/a>.<\/li>\n
- Sollen jedoch einzelne Projekte direkt vorangetrieben werden, so bietet sich eher eine tempor\u00e4re Projektassistenz an.<\/li>\n
- Auch eine Kombination und Koordination beider Einheiten ist denkbar: ein PMO f\u00fcr das allgemeine Projektgesch\u00e4ft und dedizierte Projektassistenten f\u00fcr besonders relevante Projekte.<\/li>\n<\/ul>\n\n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \nUnsere Tipps zum Schluss: <\/strong>Lernen Sie das individuell anpassbare \u201cThe PPM Paradise\u201d kennen \u2013 die optimale Umgebung f\u00fcr ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt <\/span>hier das eBook dazu herunter<\/span><\/a> (nur klicken, ohne Formular).<\/span><\/p>\n
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- Wollen Sie Ihr allgemeines Projektgesch\u00e4ft weiterentwickeln, so sollten Sie ein PMO einf\u00fchren<\/a>.<\/li>\n
- Steuerung von Multiprojektlandschaft \/ Ressourcenmanagement: <\/strong>Dies ist die Hauptaufgabe des PMO und umfasst die \u00dcbersicht aller Projekte sowie das Sicherstellen der Aktualit\u00e4t und Plausibilit\u00e4t der erforderlichen Daten. Hier werden \u00fcbergeordnete Entscheidungen zu Inhalten, Budgets und Ressourcen unter Ber\u00fccksichtigung der Abh\u00e4ngigkeiten zwischen Projekten vorbereitet und getroffen.<\/li>\n
- Auf der anderen Seite sorgt sie f\u00fcr eine zeitnahe Umsetzung der Beschl\u00fcsse<\/strong> des Projektmanagements.<\/li>\n<\/ul>\n
- Auf der einen Seite verschafft sie dringenden Anliegen der Projektmitarbeitenden Zugang zur Projektleitung<\/strong>.<\/li>\n
- Oder ihr werden vor allem administrative Aufgaben<\/strong> zugeteilt, die sie nach Weisung der Projektleitung erf\u00fcllt.<\/li>\n
- der Einsatz der Projektassistenz liegt im Einzelprojektmanagement<\/strong>.<\/li>\n<\/ul>\n
- Aufgaben der Projektassistenz<\/a><\/li>\n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"