In diesem Artikel finden Sie Anregungen, wie Sie beim Erstellen von PMO-Kennzahlen bzw. von KPIs im Projektmanagement vorgehen und auf was Sie achten sollten:<\/p>\n
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- PMOs m\u00fcssen nachweisbaren Nutzen stiften<\/a><\/li>\n
- PMO KPIs \u2013 wie weisen Sie den Nutzen nach?<\/a><\/li>\n
- Das sollten Sie bei Messungen von PMO KPIs beachten<\/a><\/li>\n
- So f\u00fchren Sie Kennzahlen im Projektmanagement ein<\/a><\/li>\n
- Zusammenfassung: Kennzahlen Projektmanagement & PMO KPIs<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
Los geht’s!<\/p>\n\n
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PMOs m\u00fcssen nachweisbaren Nutzen stiften<\/h2>\n
Oft wird der PMO-Anteil am Unternehmenserfolg weder gemessen noch ausreichend kommuniziert. Das kann zu der Wahrnehmung f\u00fchren, dass Projektmanagement-Offices keinen oder einen nicht bemerkten Nutzen bringen.<\/p>\n
Um uns ein Bild vom Allgemeinzustand des PMO zu machen, f\u00fchrten wir im Jahr 2020 in Deutschland, \u00d6sterreich und Schweiz eine ausf\u00fchrliche PMO-Umfrage<\/a> durch. Wir befragten 588 Personen von 450 verschiedenen Unternehmen, von denen 73 % bereits ein PMO hatten.<\/p>\n
Wir baten sie, ihre Zufriedenheit mit dem PMO einzustufen. Nur 5% der Teilnehmenden war sehr zufrieden. Die Mehrheit von 63 % war zufrieden mit dem PMO, aber sah einen geringen Verbesserungsbedarf. Die \u00fcbrigen 32 % waren unzufrieden und w\u00fcnschten sich erhebliche Verbesserungen.<\/p>\n
In unserer Studie teilten wir die Befragten in drei Gruppen nach Leistungsstufen, d.h. in Low-Performer, High-Performer und Top-Performer. Auf Basis ihrer Antworten auf Fragen zur Einhaltung der Endtermine und des Budgetrahmens sowie zur Lieferung der geforderten Qualit\u00e4t teilten wir die Firmen den einzelnen Gruppen zu.<\/p>\n
Bei den Top-Performern war der Anteil der \u201esehr zufriedenen\u201c Teilnehmenden sehr viel h\u00f6her. Sie waren dreimal so zufrieden wie High-Performer und siebenmal so zufrieden wie Low-Performer.<\/p>\n
![\"PMO](\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/Picture2.png\")
Umfrageergebnisse zur Zufriedenheit mit dem PMO in der TPG PMO Studie 2020 (n=330)<\/figcaption><\/figure>\n Eine weitere wichtige Erkenntnis der Studie war, dass der positive Einfluss des PMO auf das Projektmanagement mit der L\u00e4nge des PMO-Bestehens gr\u00f6\u00dfer wird. PMOs, die es schon \u00fcber f\u00fcnf Jahre gab, hatten vor allem die Top-Performer.<\/p>\n
![\"PMO](\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/Picture3.png\")
Umfrageergebnisse zur Lebensdauer des PMO in der TPG PMO Studie 2020 (n=330)<\/figcaption><\/figure>\n \u201eDie Zufriedenheit mit dem PMO steht im direkten Zusammenhang mit der Leistungsf\u00e4higkeit bei der Projektabwicklung, der Dauer der PMO-Existenz und der Anzahl der PMO-Mitarbeitenden.\u201c (Quelle: PMO Studie 2020, S. 21)<\/p><\/blockquote>\n
L\u00e4sst sich dieses Empfinden, ein \u00e4u\u00dferst n\u00fctzliches PMO zu haben, durch PMO KPIs wirklich messen und der Nutzen nachweisen? Dieser Artikel zeigt, wie Sie den Nutzen Ihres PMO und Projektmanagements mit KPIs untersuchen k\u00f6nnen<\/strong>.<\/p>\n
Die Ergebnisse sollten es Ihnen erm\u00f6glichen, die richtigen Verbesserungen umzusetzen und dadurch die Lebenszeit und Leistung Ihres PMO zu erh\u00f6hen.<\/p>\n\n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \nPMO KPIs \u2013 wie weisen Sie den Nutzen nach?<\/h2>\n
Ein Key Performance Indicator (KPI)<\/a> ist eine Kennzahl, die sich auf den Erfolg bzw. die Leistung, z.B. einer organisatorischen Einheit wie eines Projektmanagement-Office bezieht.<\/p>\n
Zum Nachweis des Nutzens Ihres PMO<\/strong> sollten Sie ein Set an Kennzahlen<\/a> definieren (PMO KPIs) und mit Ihren Stakeholdern abstimmen. So erh\u00f6hen Sie f\u00fcr Ihr PMO die Wahrscheinlichkeit eines langfristigen Bestehens.<\/p>\n
Im Folgenden finden Sie verschiedene qualitative und quantitative Themen zur Messung des Mehrwertes<\/strong>, die Sie als Basis f\u00fcr Ihr Bewertungsverfahren verwenden k\u00f6nnen. Im Wesentlichen lassen sich drei Bereiche f\u00fcr das Projektmanagement-Office unterscheiden:<\/p>\n
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- seine Arbeiten<\/li>\n
- seine Akzeptanz<\/li>\n
- die Ergebnisse, die es beeinflusst<\/li>\n<\/ol>\n
Lesetipp: Wirtschaftliche Projektsteuerung mit Multiprojektmanagement-KPIs<\/a><\/strong><\/p><\/blockquote>\n
1) Die Arbeiten des PMO<\/h3>\n
Die folgende Grafik zeigt, wie Sie quantitative Messungen zur Arbeit und dem Reifegrad des PMO durchf\u00fchren k\u00f6nnten. Die Beispiele lassen sich alle messen und die Entwicklung und der Erfolg somit nachweisen.<\/p>\n
Bereiche f\u00fcr die messbaren Gr\u00f6\u00dfen<\/strong>, aus denen sich PMO KPIs abbilden lassen, sind:<\/p>\n
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- Vollst\u00e4ndigkeit<\/strong> von Listen und Berichten etc. (Projekte und Berichte l\u00fcckenlos verf\u00fcgbar?)<\/li>\n
- Aktualit\u00e4t<\/strong> von Daten und Berichte etc. (Alle Projekte innerhalb des Zeitfensters aktualisiert?)<\/li>\n
- Ausbildungsstand<\/strong> der Mitarbeitenden (alle geplanten Trainings durchgef\u00fchrt?)<\/li>\n
- Support<\/strong> durch das PMO (kein Ticket l\u00e4nger offen als vereinbart?)<\/li>\n
- Akzeptanz<\/strong> des PMO bei den Stakeholdern (Gutes Ergebnis der Umfrage?)<\/li>\n
- Festlegung und Dokumentation der Methodik<\/strong> (Dokumentation vollst\u00e4ndig und verf\u00fcgbar?)<\/li>\n<\/ul>\n
Als Beispiel sei hier die Liste aktiver Projekte genannt: In Ihrem Unternehmen laufen 100 aktive Projekte, in der Projektliste sind aber nur 80 aufgef\u00fchrt. Bei einigen sind nicht alle Werte f\u00fcr Ampeln, Kosten, etc. gesetzt. Zudem ist bei mehr als der H\u00e4lfte der letzte Statusbericht \u00e4lter als 4 Wochen.<\/p>\n
Hier haben Sie einen messbaren Verbesserungsbedarf.<\/p>\n
![\"PMO](\"https:\/\/www.theprojectgroup.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2016\/09\/Picture4.png\")
<\/a>Auswahl einfacher PMO Messgr\u00f6\u00dfen<\/figcaption><\/figure>\n Die meisten Themen k\u00f6nnen mit Abfragen aus dem aktuellen Datenbestand beurteilt werden.<\/p>\n
2) Die Akzeptanz des PMO<\/h3>\n
Die Akzeptanz, wie die Arbeit des PMO tats\u00e4chlich gesehen wird, k\u00f6nnen Sie nur mit der wiederholten Befragung der Stakeholder\u00a0<\/strong>ermitteln.<\/p>\n
Hier k\u00f6nnten folgende Fragen gestellt werden:<\/p>\n
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- Sind Sie mit dem Service des PMO generell zufrieden?<\/li>\n
- Nutzen Sie den angebotenen Services des PMO gerne?<\/li>\n
- Ist die Antwortzeit des PMO angemessen?<\/li>\n
- Bringt das PMO eine Zeitersparnis f\u00fcr Sie?<\/li>\n
- Bringt das PMO eine Arbeitserleichterung f\u00fcr Sie?<\/li>\n
- Sind Sie \u00fcber die Priorit\u00e4ten im Portfolio informiert?<\/li>\n
- F\u00fchlen Sie sich bei Ressourcenkonflikten vom PMO unterst\u00fctzt?<\/li>\n
- Sind die vorgegebenen PM-Methoden f\u00fcr Sie n\u00fctzlich?<\/li>\n
- Ist die PM-Dokumentation ausreichend?<\/li>\n
- Sind die angebotenen PMO Seminare<\/a> und Coachings hilfreich?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Download (PDF):<\/strong> 10 wichtige Erfolgsfaktoren f\u00fcr ein PMO, die Sie kennen sollten<\/p>\n <\/div>\n
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- Aktualit\u00e4t<\/strong> von Daten und Berichte etc. (Alle Projekte innerhalb des Zeitfensters aktualisiert?)<\/li>\n
- Vollst\u00e4ndigkeit<\/strong> von Listen und Berichten etc. (Projekte und Berichte l\u00fcckenlos verf\u00fcgbar?)<\/li>\n
- PMO KPIs \u2013 wie weisen Sie den Nutzen nach?<\/a><\/li>\n