Und um diese Themen geht es:<\/p>\n
- \n
- VUCA Definition<\/a><\/li>\n
- Was hat VUCA mit Projektmanagement zu tun?<\/a><\/li>\n
- Wie begegnen Sie VUCA am besten?<\/a><\/li>\n
- Im Detail: VUCA im Projektmanagement<\/a><\/li>\n
- Welche Kompetenzen brauchen Sie in der VUCA-Welt?<\/a><\/li>\n
- Fazit<\/a><\/li>\n<\/ul>\n
VUCA Definition<\/h2>\n
VUCA ist ein englisches Akronym und steht f\u00fcr V<\/strong>olatility (Volatilit\u00e4t), U<\/strong>ncertainty (Unsicherheit), C<\/strong>omplexity (Komplexit\u00e4t) und A<\/strong>mbiguity (Mehrdeutigkeit).<\/p>\n
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<\/a>Die vier Dimensionen der \u201eVUCA-Welt\u201c<\/figcaption><\/figure>\n Diese vier Dimensionen beschreiben die Herausforderungen<\/strong>, mit denen Unternehmen und Organisationen heutzutage konfrontiert sind. F\u00fchrungskr\u00e4fte, Projektmanager:innen und \u00fcberhaupt alle Mitarbeitenden m\u00fcssen sich in diesen stark ge\u00e4nderten Rahmenbedingungen ihres Unternehmens zurechtfinden.<\/p>\n
Bevor es um die Herausforderungen von VUCA im Detail geht, kl\u00e4ren wir zun\u00e4chst die Frage, was VUCA mit Projektmanagement zu tun hat.<\/p>\n\n
\n \n
\n <\/a>\n <\/p>\n \n
Was hat VUCA mit Projektmanagement zu tun?<\/h2>\n
Projektmanagement ist nicht mehr das, was es vor 20 Jahren war. Der Druck der VUCA-Welt hat zugenommen \u2013 auf uns alle. Im heutigen digitalen Zeitalter sind wir st\u00e4ndig mit Ver\u00e4nderungen konfrontiert. Viele Unternehmen stehen beispielsweise unter st\u00e4ndigem Innovationsdruck<\/strong>. Zudem gilt:<\/p>\n
- \n
- Der Wettbewerb wird immer h\u00e4rter<\/li>\n
- Die Ressourcen sind knapper als fr\u00fcher<\/li>\n
- Die Stakeholder \/ Kundschaft sind anspruchsvoller<\/li>\n<\/ul>\n
Die Art und Weise, wie die Welt ist \u2013 unbest\u00e4ndig, unsicher, komplex und mehrdeutig<\/strong> \u2013 hat auch Auswirkungen darauf, wie Projekte unter diesen Rahmenbedingungen durchgef\u00fchrt werden. Die Verantwortlichen f\u00fcr Projekte m\u00fcssen in diesen schwierig gewordenen Zeiten immer alle F\u00e4den in der Hand behalten, um ihre Projekte auch bei sich \u00e4ndernden Bedingungen ins Ziel zu f\u00fchren. Daf\u00fcr ist Projektmanagement n\u00f6tig \u2013 ohne VUCA br\u00e4uchten Sie wohl auch kein Projektmanagement :-).<\/p>\n\n
\n \n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \nWie begegnen Sie VUCA am besten?<\/h2>\n
Die Wahrscheinlichkeit einer \u00dcberforderung einzelner Personen oder auch ganzer Unternehmen in der VUCA-Welt ist sehr hoch geworden. Wir k\u00f6nnen nicht mehr \u201eBusiness as Usual\u201c machen wie fr\u00fcher, denn VUCA ist \u201eusual\u201c geworden. Die vier Dimensionen von VUCA sollen darstellen, was nicht mehr \u201enormal\u201c ist. Dazu kommen wir gleich.<\/p>\n
Jetzt aber schon mal eine Empfehlung, wie Sie mit der VUCA-Welt am besten umgehen:<\/p>\n
- \n
- Die VUCA-Welt ist Realit\u00e4t!<\/li>\n
- Jede:r muss dies f\u00fcr sich selbst akzeptieren<\/li>\n
- Resignieren hilft nicht, jede:r muss sich dem Thema aktiv stellen<\/li>\n
- Wie Sie sich dieser Welt stellen? Seien Sie ehrlich im Umgang mit anderen Personen. Es ist keine Schande f\u00fcr irgendjemanden, wenn sie\/er Nichtwissen zugibt. Niemand kann in dieser Zeit alles wissen.<\/li>\n<\/ul>\n
Um mit der VUCA-Welt besser zurechtzukommen, ist eine \u00c4nderung der Kultur in den Unternehmen <\/strong>n\u00f6tig. Es muss erlaubt sein, nicht mehr alles zu wissen.<\/p>\n
Gem\u00e4\u00df dem \u201eFail Cheap\u201c-Prinzip<\/strong> sind Mitarbeitende von ihren F\u00fchrungskr\u00e4ften zu ermuntern, fr\u00fch zu sagen, dass sie etwas nicht wissen. Dies reduziert die Projektkosten<\/strong>, weil Fehler fr\u00fchzeitiger erkannt werden und darauf reagiert werden kann.<\/p>\n
Und es reduziert den Stress<\/strong> f\u00fcr jede einzelne Person (\u201edie meint, eigentlich immer alles wissen zu sollen, aber nicht zu k\u00f6nnen\u201c), weil offen kommuniziert wird.<\/p>\n
Die Folgen der Kultur\u00e4nderung:<\/p>\n
- \n
- Der Erwartungsdruck wird geringer<\/li>\n
- Die Mitarbeitenden bleiben ges\u00fcnder<\/li>\n
- Sie bleiben l\u00e4nger im Unternehmen<\/li>\n
- Die Projektkosten sind geringer<\/li>\n<\/ul>\n
Im Detail: VUCA um Projektmanagement<\/h2>\n
Volatilit\u00e4t<\/h3>\n
In Projekten gibt es heute viel mehr \u00c4nderungen als fr\u00fcher. Das Umfeld \u00e4ndert sich schneller \u2013 es ist volatiler. Gr\u00fcnde daf\u00fcr sind beispielsweise:<\/p>\n
- \n
- die Trends und F\u00fclle neuer Technologien<\/li>\n
- das dynamischere Wettbewerbs- oder Marktumfeld<\/li>\n
- die Fluktuation von Mitarbeitenden, gepaart mit dem damit verbundenen Wissensverlust<\/li>\n<\/ul>\n
Als Effekt der Globalisierung<\/strong> (Stichwort: globale Zulieferer) und der Digitalisierung<\/strong> (Software kann schneller entwickelt werden als Hardware) wird die Priorisierung in (langlaufenden) Projekten immer schwieriger.<\/p>\n
Volatilit\u00e4t f\u00fchrt dazu, dass das Unterscheiden zwischen Dringlichem und Wichtigem immer schwerer wird.<\/p>\n
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<\/a>Bei hoher Volatilit\u00e4t \u00e4ndern sich Rahmenbedingungen und das Umfeld schnell und stark.<\/figcaption><\/figure>\n Beispiel f\u00fcr Volatilit\u00e4t in der VUCA-Welt<\/h4>\n
Die globale Vernetzung bringt Volatilit\u00e4t mit sich. Volatile M\u00e4rkte ver\u00e4ndern sich unvorhersehbar und schnell. Eines der VUCA-Beispiele, das zunehmend f\u00fcr Volatilit\u00e4t sorgt, ist der technologische Fortschritt. So sind immer mehr Produkte gepr\u00e4gt durch ihre Software, die sich viel schneller entwickeln l\u00e4sst als Hardware. Dies ist z.B. bei Autos zu beobachten, die heute via Funk neue Funktionen zur Fahrzeugsteuerung eingespielt bekommen k\u00f6nnen.<\/p>\n
Unser Tipp:<\/strong> Als Projektleiter:in sind sie gezwungen, mit immer mehr \u00c4nderungen umzugehen. Diese sollten Sie transparent kommunizieren und im Rahmen des Nachtrags-Managements die Ver\u00e4nderungen gegen\u00fcber dem urspr\u00fcnglichen Auftrag sauber dokumentieren. Das ist heutzutage wichtiger als fr\u00fcher. Und: Agiles Mindset und Methoden gewinnen immer mehr an Bedeutung in diesem Umfeld. Machen Sie sich hierin fit.<\/p><\/blockquote>\n
Unsicherheit<\/h3>\n
Bisher konnte man mit viel Erfahrung die Zukunft besser \u201evorhersagen\u201c, d.h. Projektpl\u00e4ne hinsichtlich Vorgangsdauer, Aufwand und Kosten sehr treffend anlegen. Das Problem heute ist aber, dass die Umst\u00e4nde, auf deren Basis fr\u00fcher Erfahrungen gewonnen wurden, f\u00fcr die Zukunft oft nicht mehr gegeben sind (z.B. durch \u00c4nderung des technologischen Umfeldes). Daher sind die alten Erfahrungswerte nur noch bedingt als Entscheidungsgrundlagen nutzbar \u2013 das f\u00fchrt zu viel mehr Unsicherheit.<\/p>\n
Niemand wei\u00df, wann Ver\u00e4nderungen oder Herausforderungen eintreten werden. Je h\u00f6her der Mangel an Wissen oder Informationen ist, desto h\u00f6her ist auch die Unsicherheit. Sie steht in Zusammenhang mit schwieriger\u00a0Entscheidungsfindung\u00a0und\u00a0Planbarkeit. Dagegen hilft ein gutes Risikomanagement<\/strong>. Es wird immer wichtiger, sich damit auseinanderzusetzen.<\/p>\n
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<\/a>Je ungewisser, desto weniger wissen wir, was uns erwartet.<\/figcaption><\/figure>\n Beispiel f\u00fcr Unsicherheit in der VUCA-Welt<\/h4>\n
Es gibt sehr viele Dinge, die aufgrund des schnellen Wandels im globalen Umfeld heute das erste Mal gemacht werden \u2013 weil sie neu sind. Wenn Sie z.B. in den letzten zehn Jahren f\u00fcnf \u00e4hnliche Entwicklungsprojekte durchgef\u00fchrt haben, dann kann das heute startende sechste Projekt oft nur mit einer h\u00f6heren Unsicherheit angegangen werden als dies fr\u00fcher der Fall gewesen w\u00e4re. Einflussfaktoren sind z.B. verf\u00fcgbare Ressourcen, gerissene Lieferketten oder ver\u00e4nderte Technologien. Ein gutes Risikomanagement ist heute essenziell.<\/p>\n
Unser Tipp:<\/strong> Pflegen Sie ein gutes Risikomanagement, bei dem Sie immer einen Plan B in der R\u00fcckhand haben. Damit Sie wissen, was auf Sie zukommt, sollten Sie mit offenen Augen und transparenter Kommunikation mit Ihrem informierten Umfeld versuchen, Risiken fr\u00fchzeitig selbst zu erkennen oder in Erfahrung zu bringen.<\/p><\/blockquote>\n
Und noch ein Tipp: Ber\u00fccksichtigen Sie die Neuartigkeit vor dem Projektstart mittels:<\/p>\n
- \n
- der Projektklassifizierung (welche Art von Projekt?)<\/li>\n
- der Auswahl der Projektleitung (Erfahrung mit \u00e4hnlichen Projekten \/ Technologien)<\/li>\n
- der Zusammenstellung des Projekt-Teams (Offenheit f\u00fcr Neues)<\/li>\n
- bei der Einsch\u00e4tzung der Planungsqualit\u00e4t (mittels Planungskategorien)<\/li>\n<\/ul>\n
Die Vorhersagbarkeit der Projektergebnisse<\/strong> ist trotz bester Planung heute eine niedrigere als fr\u00fcher. Damit m\u00fcssen Sie offen umgehen. Daher sollten Sie bei jeder Planung differenzieren:<\/p>\n
- \n
- Genau das habe ich schon mal gemacht<\/li>\n
- Das habe ich noch nicht gemacht, aber wei\u00df, wen ich fragen kann<\/li>\n
- Das habe ich noch nie gemacht und bin unsicher, ob es \u00fcberhaupt machbar ist<\/li>\n<\/ul>\n\n
\n \n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \nKomplexit\u00e4t<\/h3>\n
Die Anzahl der beeinflussenden Faktoren im Projektumfeld hat stark zugenommen. Der Anteil von Elektronik und Software steigt in einer unfassbaren Geschwindigkeit. Viele mechanische Dinge lassen sich sehen und begreifen, was aber f\u00fcr viele Softwarel\u00f6sungen nicht zutrifft \u2013 sie sind f\u00fcr viele Personen eine \u201eBlack Box\u201c. Zusammenh\u00e4nge lassen sich dadurch oft nicht erkennen und dementsprechend ist die Planung schwierig. Probleme werden dann erst erkannt, wenn sie auftreten, nicht schon in der Planung.<\/p>\n
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<\/a>Je komplexer das Umfeld, desto schwieriger ist die Entscheidungsfindung<\/figcaption><\/figure>\n Beispiel f\u00fcr Komplexit\u00e4t in der VUCA-Welt<\/h4>\n
Technologie und Software wird in vielen Bereichen immer wichtiger. Unternehmen stellen daf\u00fcr viele neue Fachleute ein, die aber oft nur kleine technische Bereiche abdecken. Von den F\u00fchrungskr\u00e4ften wird verlangt, dass sie die immer weiterwachsende Menge an \u201ePuzzlest\u00fccken\u201c in Projekten koordinieren. Das f\u00fchrt zu Komplexit\u00e4t in der L\u00f6sung, der Anzahl der Beteiligten im Projekt und damit zu h\u00f6heren Anforderungen in der Kommunikation. Das Ergebnis: Es gibt immer weniger Personen, die das Ganze tats\u00e4chlich \u00fcberblicken.<\/p>\n
Unser Tipp:<\/strong> Weil das Projektumfeld immer komplexer wird, brauchen Sie Experten. Aber sorgen Sie auch daf\u00fcr, dass Sie zus\u00e4tzlich besonders f\u00e4hige Personen haben, die diese Experten an einen Tisch bringen. Dort sind gegenseitige Abh\u00e4ngigkeiten zu besprechen und Machbarkeiten von L\u00f6sungen im Team auszuarbeiten. Damit verhindern Sie, dass Dinge \u00fcbersehen werden und Projekte sehr stark verz\u00f6gert werden oder gar scheitern. Stellen Sie sicher, dass trotz der komplexen technischen Details das \u201egro\u00dfe Ganze\u201c im Auge behalten wird \u2013 indem Sie fragen, fragen, fragen.<\/p><\/blockquote>\n
Mehrdeutigkeit<\/h3>\n
Situationen, Informationen und Ereignisse wie z.B. Projektergebnisse k\u00f6nnen auf viele verschiedene Arten interpretiert werden. Was hei\u00dft \u201efertig\u201c in einer digitalen Welt? Das \u201efertig\u201c ist nicht sofort sichtbar, weil die Hardware zwar fertig aussieht, aber die Software dazu ggf. noch nicht voll funktionst\u00fcchtig ist. Daher m\u00fcssen die Bedingungen \u00fcber Zust\u00e4nde klarer definiert werden als in der Vergangenheit.<\/p>\n
Beispiel f\u00fcr Mehrdeutigkeit in der VUCA-Welt<\/h4>\n
Heutzutage ist es im komplexen Projektumfeld schwieriger, eine eindeutige Aussage zu einfachen Fragen bekommen. \u201eWie weit seid ihr?\u201c \u201eWann seid ihr fertig?\u201c \u201eWas kostet das?\u201c, sind alles Fragen, die schwieriger zu beantworten sind als fr\u00fcher. Verschiedene Personen antworten aus ihrer jeweiligen Perspektive unterschiedlich, weil die Dinge so komplex sind (viel mehr Einflussfaktoren) und kaum jemand einen vollst\u00e4ndigen \u00dcberblick hat. Auch Widerspr\u00fcche geh\u00f6ren dazu. Zu jeder aus Erfahrung gesicherten Meinung findet man heutzutage oft auch ein valide Gegenmeinung.<\/p>\n
Unser Tipp:<\/strong> Aufgrund der Gefahr von Mehrdeutigkeit m\u00fcssen Sie als Projektmanager:in Ihre Entscheidungen und die Rahmenbedingungen f\u00fcr Ihre Entscheidungen besser dokumentieren als fr\u00fcher. So k\u00f6nnen Sie nachweisen, dass Ihre Entscheidung zu dem Zeitpunkt nachvollziehbar ist, an dem Sie diese getroffen haben. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie im Sinne der \u201eDefinition of Done\u201c klar festgelegt haben, wann eine L\u00f6sung oder ein Teil davon tats\u00e4chlich fertig ist.<\/p><\/blockquote>\n
Welche Kompetenzen brauchen Sie in der VUCA-Welt?<\/h2>\n
Agiles Mindset<\/h3>\n
Sind Sie im Projektverlauf mit Ver\u00e4nderungen des Rahmenumfeldes und Scope konfrontiert, dann bedarf es der Anpassungsf\u00e4higkeit. Agile oder hybride Methoden des Projektmanagements<\/strong><\/a> haben sich hier in den vergangenen Jahren immer st\u00e4rker etabliert. Dazu geh\u00f6rt auch ein sorgf\u00e4ltiges Stakeholdermanagement<\/strong><\/a>, damit sich \u00e4ndernde Anforderungen der Kunden ausreichend ber\u00fccksichtigt werden k\u00f6nnen. Kommunikation bekommt hier einen viel h\u00f6heren Stellenwert.<\/p>\n
Change Management<\/h3>\n
Menschen tun sich schwer mit Ver\u00e4nderung, besonders dann, wenn sie den Grund daf\u00fcr nicht verstehen. Hier kommen die Methoden des Change Managements zum Tragen. Richtig eingesetzt, f\u00fchrt dies zu mehr Verst\u00e4ndnis und nachhaltiger Akzeptanz bei den Mitarbeitenden \u2013 im Projekt, wie auch im Unternehmen insgesamt.<\/p>\n
Daher m\u00fcssen Projektmanager:innen F\u00e4higkeiten im Change Management in Projekten<\/strong><\/a> mitbringen. Manchmal geht es dabei nicht um die Ver\u00e4nderung an sich, sondern nur um die zu hohe Geschwindigkeit der \u00c4nderung, die eine Abwehrhaltung verursacht. Darauf muss man sich einstellen.<\/p>\n
Tipp f\u00fcr die Praxis:<\/strong> Wenn Sie im Projektumfeld Ihres Unternehmens \u00c4nderungen nachhaltig einf\u00fchren wollen, dann werfen Sie einen Blick auf dieses Change Management Seminar<\/a><\/strong>.<\/p><\/blockquote>\n
Kultureller Wandel im Unternehmen<\/h3>\n
In einem VUCA-Umfeld lassen sich Teams unter Umst\u00e4nden nicht mehr effizient von oben f\u00fchren. Daher ist bei den F\u00fchrungskr\u00e4ften und im Unternehmen allgemein ein kultureller Wandel n\u00f6tig. Dazu geh\u00f6rt f\u00fcr F\u00fchrungskr\u00e4fte, Mitarbeitende gem\u00e4\u00df dem \u201eFail Cheap\u201c-Prinzip zu ermuntern, fr\u00fch zu sagen, dass sie etwas nicht wissen.<\/p>\n
F\u00f6rderlich sind auch flache Hierarchien sowie die F\u00e4higkeit der F\u00fchrungskr\u00e4fte, die agilen Teams selbstbestimmt entscheiden und Verantwortung \u00fcbernehmen zu lassen. Mehr Verantwortung wollen aber auch nicht alle Teammitglieder \u00fcbernehmen. Also Vorsicht beim Gew\u00e4hren von Selbstbestimmung \u2013 damit k\u00f6nnen und wollen nicht alle gut umgehen. Mit Begleitung geht das sicher besser als im Alleingang.<\/p>\n
Projekt-Vision<\/h3>\n
Was ist das Ziel Ihres Projekts und was wollen Sie mit dem Projekt auf lange Sicht erreichen? Hierf\u00fcr sollten die Projektmanagerinnen und Projektmanager in Ihrem Unternehmen eine Vision entwickeln und an die Mitarbeitenden im Projektumfeld kommunizieren.<\/p>\n
Hier ist nicht die detaillierte Spezifikation gemeint, sondern eher eine Beschreibung des Nutzens, den die Ergebnisse des Projekts stiften sollen (siehe auch Artikel zur Bedeutung von Projekterfolg<\/a>). Dies unterst\u00fctzt die Motivation, auch bei sich immer wieder \u00e4ndernden Rahmenbedingungen den Kurs zu halten.<\/p>\n\n
\n \n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \nFazit: VUCA im Projektmanagement<\/h2>\n
In diesem Artikel haben Sie erfahren, was VUCA im Projektmanagement bedeutet und wie diese neue VUCA-Welt das Projektmanagement beeinflusst. Wir k\u00f6nnen nicht mehr \u201eBusiness as usual\u201c machen wie fr\u00fcher, denn VUCA ist \u201eusual\u201c geworden.<\/p>\n
Projektmanagement wird in der VUCA-Welt immer wichtiger. Aber die Projektmanager:innen m\u00fcssen ihre Arbeitsweisen gegen\u00fcber fr\u00fcher deutlich \u00e4ndern, denn ein alter Erfahrungsschatz ist auf das neue Umfeld oft nicht mehr anwendbar.<\/p>\n
Es gilt, flexibel zu bleiben. Jede:r muss f\u00fcr sich selbst akzeptieren, dass wir in der ge\u00e4nderten VUCA-Welt leben, und sich dem Thema aktiv stellen. Das bedingt eine \u00c4nderung der Kultur in den Unternehmen. Es muss erlaubt sein, nicht mehr alles zu wissen.<\/p>\n
Projektmanager:innen m\u00fcssen daf\u00fcr sorgen, dass die Experten in ihren jeweiligen Bereichen st\u00e4ndig kommunizieren, um \u201edas gro\u00dfe Ganze\u201c so weit wie m\u00f6glich im Auge zu behalten. Und daf\u00fcr ist eines wichtig im Umgang miteinander: fragen, fragen, fragen.<\/p>\n\n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \nUnsere Tipps zum Schluss: <\/strong>Lernen Sie das individuell anpassbare \u201cThe PPM Paradise\u201d kennen \u2013 die optimale Umgebung f\u00fcr ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt <\/span>hier das eBook dazu herunter<\/span><\/a> (nur klicken, ohne Formular).<\/span><\/p>\n
- Was hat VUCA mit Projektmanagement zu tun?<\/a><\/li>\n
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\n <\/a>\n <\/p>\n \n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"