Microsoft stellt mit Planner Premium, der Power Platform und Power BI ein integriertes Ökosystem bereit, das die Standardisierung, Automatisierung und datenbasierte Steuerung von Projektmanagementprozessen ermöglicht.

Ergänzend dazu stellt Ihnen TPG The Project Group langjährige Erfahrung im Projektportfoliomanagement sowie vorkonfigurierte Best Practices zur Verfügung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit den passenden Tools im Projektmanagement nachhaltige Effizienzsteigerungen erreichen können.

Das Wichtigste in Kürze

• Manuelle Prozesse, Medienbrüche und fehlende Transparenz sind die häufigsten Ursachen für Ineffizienz im Projektmanagement.
• Die Standardisierung von Abläufen mit klaren Governance-Strukturen schafft die Grundlage für wiederholbare und messbare Prozesse.
• Microsoft Power Platform ermöglicht die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben ohne aufwendige Individualentwicklung – mit Cloud-Flows, Desktop-RPA und Künstlicher Intelligenz.
• Power BI-Dashboards liefern Echtzeitdaten für fundierte Entscheidungen und kontinuierliche Prozessverbesserung.
• TPG ProjectPowerPack bietet eine vorkonfigurierte PPM-Software mit Best-Practice-Methoden, Workflows und über 40 Power BI-Reports.

Warum Effizienz im Projektmanagement entscheidend ist

Effizienz im Projektmanagement bedeutet nicht, schneller zu arbeiten, sondern intelligenter. Es geht darum, mit den verfügbaren Ressourcen maximalen Wert zu schaffen, Verschwendung zu vermeiden und Entscheidungen auf Basis verlässlicher Daten zu treffen. In einem Umfeld steigender Komplexität und mit wachsendem Kostendruck wird die Optimierung der Projektmanagementprozesse immer wichtiger.

TPG verfolgt mit dem Konzept „The PPRM Paradise“ das Ziel, eine optimale Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement zu schaffen. Als „Single Source of Truth“ bildet dies das Fundament für erfolgreiche Projekte und einen hohen Reifegrad im Projektmanagement.

Typische Engpässe und Zeitverluste in Projekten

Viele Projektorganisationen kämpfen mit wiederkehrenden Engpässen, die wertvolle Zeit und Ressourcen beanspruchen. Zu den häufigsten Ursachen gehören:

• Unklare Zuständigkeiten und fehlende Entscheidungswege
• Langwierige Genehmigungsprozesse ohne definierte Workflows
• Mehrfache Dateneingaben in verschiedenen Systemen
• Zeitaufwendige manuelle Statusberichte und Reportings
• Die Suche nach Informationen in E-Mails, auf Fileservern und in unterschiedlichen Tools
• Ressourcenkonflikte, die erst spät erkannt werden

Diese Engpässe summieren sich. Verbringen auch Ihre Projektteams einen großen Teil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben, anstatt sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren?

Fehlende Transparenz und manuelle Arbeitsschritte

Wenn Projektdaten in Excel-Tabellen, E-Mails und isolierten Spezialsystemen verstreut sind, fehlt die Transparenz über den tatsächlichen Projektstand. Führungskräfte erhalten keine verlässlichen Informationen für ihre Entscheidungen und das PMO verbringt viel Zeit mit der manuellen Zusammenstellung von Berichten.

Manuelle Arbeitsschritte sind zudem fehleranfällig. Die Datenerfassung erfolgt inkonsistent, Versionen geraten durcheinander und wichtige Informationen gehen bei der Übergabe zwischen Systemen oder Personen verloren. Ein strukturiertes Projektmanagement– und Prozessmanagement-Tool kann diese Probleme lösen, indem es eine zentrale Datenbasis in Microsoft Dataverse bereitstellt.

Auswirkungen auf Budget, Ressourcen und Qualität

Die Folgen ineffizienter Prozesse sind spürbar: Projekte überschreiten Budgets, weil Aufwände falsch eingeschätzt oder nicht rechtzeitig erkannt werden. Der Ressourceneinsatz ist suboptimal, da keine zentrale Übersicht über Verfügbarkeit und Auslastung besteht. Die Qualität leidet, wenn Teams unter Zeitdruck arbeiten und wichtige Prüfschritte überspringen.

Durch mangelnde Effizienz im Projektmanagementprozess gefährden Sie letztlich den Projekterfolg und damit den strategischen Wert Ihres gesamten Portfolios.

Lesetipp: Weitere Informationen zur optimalen Ressourcenplanung finden Sie in unserem Artikel Ressourcenplanung im Projektmanagement: Grundlagen und Bereiche für Einsteiger.

Steigerung der Effizienz durch digitale Prozessoptimierung

Die Digitalisierung im Projektmanagement bietet großes Potenzial zur Effizienzsteigerung. Dabei kommt es nicht nur auf die Einführung einzelner Tools an, sondern auf eine durchdachte Kombination aus Standardisierung, Automatisierung und datenbasierter Steuerung.

Standardisierung von Abläufen mit klaren Governance-Strukturen

Der erste Schritt zur Effizienzsteigerung ist die Standardisierung von Prozessen. Ohne einheitliche Vorgehensweisen entstehen Varianten, die schwer zu steuern und zu messen sind. Eine klare Governance-Struktur definiert:

• Einheitliche Phasen im Projektlebenszyklus sowie Stage-Gates
• Standardisierte Vorlagen für Projektanträge, Statusberichte und Änderungsanträge
• Festgelegte Rollen, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege

Das TPG ProjectPowerPack liefert diese Governance-Strukturen als vorkonfigurierte Best Practices, die Organisationen an ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Im Mittelpunkt steht eine umfangreiche Sammlung bewährter Methoden für das Projekt-, Portfolio-, Ressourcen- und Aufgabenmanagement.

Unser Tipp: Beginnen Sie mit der Standardisierung der wichtigsten Prozesse, wie zum Beispiel der Projektaufnahme, dem Statusreporting und dem Änderungsmanagement, bevor Sie weitere Bereiche optimieren. Das sind in der Regel PMO-Aufgaben.

Prozessautomatisierung mit Microsoft Power Platform

Microsoft Power Automate ermöglicht es, Arbeitsabläufe durch digitale Prozessautomatisierung (Cloud-Flows), gestützte Prozessautomatisierung (Desktop-Flows) und Künstliche Intelligenz zu optimieren.

Mit Task Mining und Process Mining identifizieren Sie, welche Abläufe automatisiert werden sollten, und können den Return on Investment (ROI) klar beziffern.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung:

• Eliminierung manueller Routineaufgaben über Microsoft 365, Websites und ältere Desktop-Anwendungen hinweg
• Konsistente Ausführung definierter Prozessschritte mit automatischen Benachrichtigungen und Erinnerungen
• Mehrstufige Genehmigungen mit Erinnerungen, Eskalationen und Delegationen
• Lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte sowie automatische Audit-Trails
• Schnellere Durchlaufzeiten bei gleichzeitiger Einbindung von Menschen dort, wo es nötig ist

Hinweis: Die Low-Code-Flexibilität der Power Platform ermöglicht Ihnen, Workflows ohne tiefgehende Programmierkenntnisse zu erstellen und anzupassen. Dadurch gewinnt Ihr PMO Unabhängigkeit von der IT-Abteilung bei der Prozessoptimierung.

Reporting und Analyse mit Power BI für bessere Entscheidungen

Effiziente Prozesse basieren auf verlässlichen Daten. Power BI verwandelt die in Dataverse gespeicherten Projektdaten in übersichtliche Dashboards und Berichte. So erhalten Ihre Führungskräfte Echtzeiteinblicke in den Portfoliostatus, die Ressourcenauslastung, die Kostenentwicklung und potenzielle Risiken.

Der Vorteil gegenüber manuellen Reports: Die Daten aktualisieren sich automatisch, bleiben konsistent und sind sofort verfügbar. Ihr PMO spart erheblich Zeit bei der Berichtserstellung und kann sich stärker auf die Analyse und Interpretation konzentrieren. Zusätzlich können Sie Workflows auslösen, wenn Sie Power BI-Alarme aktivieren, zum Beispiel bei überschrittenen KPI-Grenzwerten.

Lesetipp: Weitere Informationen zur Optimierung Ihres Reportings finden Sie in unserem Artikel zum PMO-Reporting.

Der Projektmanagementprozess mit Microsoft-Lösungen

Das Microsoft Ökosystem begleitet den gesamten Projektmanagementprozess durchgängig – von der ersten Projektidee bis zum Abschluss und zur Erfolgsmessung. TPG nutzt die Tools von Microsoft als zentrale Plattform und ergänzt sie durch bewährte Projektmanagement-Methoden, klare Governance-Strukturen, Vorlagen sowie vielfältige Integrationsmöglichkeiten.

Geführter Projektentstehungsprozess

Ein strukturierter Projektentstehungsprozess stellt sicher, dass es nur sorgfältig geprüfte Projekte ins Portfolio schaffen. TPG ProjectPowerPack unterstützt diesen Prozess mit:

• Standardisierten Antragsformularen über Power Apps
• Automatisierten Bewertungs- und Genehmigungsworkflows
• Priorisierung auf Basis strategischer Treiber
• Transparenter Übersicht über alle Projektanträge und deren Status

Diese strukturierte Vorgehensweise verhindert, dass Ihre Projekte ohne ausreichende Prüfung starten, und schafft die Grundlage für ein ausgewogenes Portfolio.

Planung mit Microsoft Planner Premium

Microsoft Planner Premium kombiniert die einfache Bedienung von Planner Basic mit erweiterten Planungsfunktionen. Teams können ihre Arbeit in verschiedenen Ansichten organisieren: Kanban-Boards für agile Arbeitsweisen, Gantt-Diagramme für terminorientierte Planung und Tabellenansichten für eine detaillierte Bearbeitung.

Für komplexere Planungsanforderungen bietet der TPG Scheduler als Teil des TPG ProjectPowerPack zusätzliche Funktionen wie kritische Pfadanalyse, Basislinien, Ressourcenauslastung und projektübergreifende Abhängigkeiten.

Die Integration von Microsoft Project Desktop macht TPG ProjectPowerPack zudem zu einer modernen Alternative zu Project Online, das Microsoft ab Oktober 2026 einstellt.

Hinweis: Mit TPG ProjectPowerPack auf Basis der Power Platform lassen sich auch die Daten aus vielen Microsoft Project Desktop Clients in einer zentralen Datenbank zusammenführen und auswerten – wie in Project Online.

Kommunikation und Zusammenarbeit in Microsoft Teams

Microsoft Teams fungiert als zentraler Hub für die Projektkommunikation und Zusammenarbeit. Projektteams finden hier alle relevanten Informationen, Dokumente und Unterhaltungen an einem Ort.

Die Integration mit TPG ProjectPowerPack erweitert die Teams-Umgebung um formale Funktionen des Projektmanagements: Projektstatus und KPIs sind direkt in Teams abrufbar, Projektdokumente werden über SharePoint verwaltet und Power BI-Dashboards lassen sich in die Projektkanäle einbetten.

Diese Integration reduziert den Kontextwechsel und sorgt dafür, dass Projektmitarbeiter in ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bleiben können.

Viele Unternehmen schätzen Microsoft Teams als zentralen Einstiegspunkt für die Projektabwicklung, da es Kommunikation und Dokumentenmanagement deutlich vereinfacht.

Integration mit ERP-Systemen über TPG PSLink

Für eine durchgängige Prozesseffizienz ist die Verbindung von Projektmanagement- und Finanzsystemen wichtig. TPG PSLink ermöglicht die bidirektionale Integration mit SAP oder andern ERP-Systemen wie Oracle und Dynamics 365. Diese Middleware hat sich über viele Jahre als zuverlässige Lösung bewährt.

Die Integration sorgt für:

• Automatische Synchronisation von Budgets und Ist-Kosten
• Abgleich von Zeiterfassungsdaten
• Konsistente Stammdaten über alle Systeme hinweg
• Wegfall manueller Datenübertragungen und damit verbundener Fehler

So entsteht eine einheitliche Datenbasis für das Projektcontrolling und die Finanzberichterstattung.

Tools für Prozessmanagement und Workflow-Automatisierung

Die Wahl der passenden Tools für das Prozessmanagement ist wichtig, um die Effizienz langfristig zu steigern. Microsoft stellt mit der Power Platform eine flexible Basis bereit, die TPG durch branchenerprobte Lösungen für das Projektumfeld ergänzt.

Power Automate für wiederkehrende Aufgaben

Power Automate ist das zentrale Werkzeug zur Automatisierung wiederkehrender Aufgaben. Im Gegensatz zu älteren Workflow-Tools wie dem SharePoint Designer ermöglicht Power Automate plattformübergreifendes Arbeiten. Dabei funktioniert es nicht nur innerhalb der Microsoft-365-Umgebung, sondern auch mit Diensten von Drittanbietern.

Typische Anwendungsfälle im Projektmanagement:

• Automatische Genehmigungsworkflows für Projektanträge und Änderungen
• Erinnerungen bei überfälligen Aufgaben oder ausstehenden Freigaben
• Benachrichtigungen bei Statusänderungen oder Risiko-Eskalationen
• Automatische Erstellung und Verteilung von Berichten

Die grafische Benutzeroberfläche erlaubt es, Workflows per Mausklick zu erstellen – ohne Programmierkenntnisse.

Power Apps zur Abbildung individueller Prozesse

Nicht jeder Prozess lässt sich mit Standardfunktionen abbilden. Power Apps ermöglicht die Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen für spezifische Anforderungen:

• Individuelle Erfassungsformulare für Projektanträge
• Mobile Apps für Statusupdates von der Baustelle oder aus dem Außendienst
• Spezielle Dashboards für bestimmte Stakeholdergruppen
• Checklisten und Prüfprotokolle für Quality Gates

Der Low-Code-Ansatz sorgt für schnelle Entwicklungszyklen und einfache Anpassungen, ohne dass externe Entwicklungskapazitäten nötig sind.

TPG ProjectPowerPack als vorkonfigurierte Lösung

Das TPG ProjectPowerPack bündelt die Möglichkeiten der Microsoft Power Platform in einer vorkonfigurierten PPM-Lösung. Anstatt jeden Workflow und jedes Dashboard selbst zu entwickeln, erhalten Organisationen eine sofort einsatzbereite Lösung mit:

• Über 40 vorkonfigurierten Power-BI-Reports
• Standardisierten Governance-Workflows
• Best-Practice-Vorlagen für alle Projektphasen
• Flexibler Anpassbarkeit an unternehmensspezifische Anforderungen

Diese Kombination aus Standardisierung und Flexibilität ermöglicht eine schnelle Einführung bei gleichzeitiger Anpassungsfähigkeit. Mit dem TPG QuickStart-Paket können Sie innerhalb weniger Wochen eine PPM-Lösung zum Festpreis erhalten und diese später beliebig erweitern.

Best Practices zur nachhaltigen Effizienzsteigerung

Die Einführung digitaler Tools allein garantiert Ihnen keine langfristige Effizienzsteigerung. Wichtiger ist, wie Sie diese Werkzeuge in den organisatorischen Kontext einbinden.

Transparente KPIs und Performance-Monitoring

Definieren Sie klare Kennzahlen, anhand derer Sie den Erfolg Ihrer Effizienzmaßnahmen messen. Relevante KPIs im Projektmanagement sind unter anderem:

• Durchlaufzeit von Genehmigungsprozessen
• Zeitaufwand für die Berichterstellung
• Termintreue und Budgeteinhaltung
• Ressourcenauslastung und -verfügbarkeit
• Anzahl der Nacharbeiten und Änderungsanträge

Power BI-Dashboards machen diese Kennzahlen sichtbar und ermöglichen Ihnen ein kontinuierliches Performance-Monitoring. Workflows lassen sich automatisch auslösen, sobald definierte Grenzwerte überschritten werden.

Schulung und Change-Management

Neue Tools und Prozesse erfordern Veränderungen in der Arbeitsweise. Investieren Sie daher in Schulungen und begleiten Sie die Einführung mit einem strukturierten Change-Management:

• Kommunizieren Sie den Nutzen der Veränderungen für alle Beteiligten
• Bieten Sie praxisnahe Schulungen für verschiedene Nutzergruppen an
• Etablieren Sie Super-User als erste Ansprechpartner
• Sammeln Sie Feedback, um auf Herausforderungen schnell reagieren zu können

TPG unterstützt Organisationen nicht nur bei der technischen Implementierung, sondern auch bei der Begleitung des organisatorischen Wandels durch User-Adoption-Programme und Beratung zur Prozessoptimierung.

Prozessverbesserung mit Datenfeedback

Nutzen Sie die gewonnenen Daten für eine kontinuierliche Prozessverbesserung. Analysieren Sie regelmäßig:

• Wo entstehen Verzögerungen im Prozess?
• Welche Genehmigungsschritte dauern am längsten?
• Welche Projekttypen weisen die höchsten Überschreitungsraten auf?
• Wo treten wiederholt dieselben Probleme auf?

Task Mining und Process Mining in Power Automate helfen Ihnen dabei, Arbeitsabläufe abzubilden und Engpässe zu erkennen. Diese datenbasierte Analyse ermöglicht Ihnen gezielte Optimierungen und schließt den Kreislauf der kontinuierlichen Verbesserung.

Fazit

Die Steigerung der Effizienz im Projektmanagement ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein fortlaufender Prozess. Microsoft bietet mit Planner Premium, Power Platform und Power BI die technologische Grundlage für standardisierte, automatisierte und datengesteuerte Abläufe.

TPG ProjectPowerPack ergänzt diese Plattform um einen leistungsstärkeren Scheduler sowie vorkonfigurierte Best Practices, die eine schnelle Einführung ermöglichen und sich flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen lassen. Wenn Sie Technologie, Governance und kontinuierliche Verbesserung verbinden, dann schaffen Sie die Basis für effizientere Projektarbeit.

FAQs

Wie lässt sich die Effizienz im Projektmanagementprozess steigern?

Die Effizienz im Projektmanagement lässt sich durch drei zentrale Hebel deutlich steigern:

1. Standardisierung von Prozessen, um Wiederholbarkeit und Messbarkeit sicherzustellen
2. Automatisierung manueller Routineaufgaben, die Zeit spart
3. Datenbasierte Entscheidungen, die durch Echtzeit-Reporting unterstützt werden

Die Microsoft Power Platform und das TPG ProjectPowerPack bieten hierfür die passenden Werkzeuge. Sie decken alle drei Hebel ab – von Cloud-Flows über Desktop-RPA bis hin zu KI-gestützter Dokumentenverarbeitung.

Welche Tools unterstützen das Prozessmanagement?

Die Microsoft Power Platform stellt mit Power Automate ein zentrales Werkzeug für die Automatisierung von Workflows bereit. Mit Power Apps können individuelle Prozessanwendungen erstellt werden. Das TPG ProjectPowerPack ergänzt diese Tools durch vorkonfigurierte PPM-Prozesse, Governance-Workflows und über 40 Power BI-Reports für ein durchgängiges Prozessmanagement. Im Gegensatz zu älteren Tools wie SharePoint Designer erlaubt Power Automate zudem die Einbindung von Drittanbieter-Diensten.

Wie verbessert Power BI den Projektmanagementprozess?

Power BI verwandelt Projektdaten in übersichtliche Dashboards und Berichte. Führungskräfte erhalten so Echtzeiteinblicke in den Portfoliostatus, die Ressourcenauslastung und potenzielle Risiken, ohne auf manuell erstellte Reports warten zu müssen. Die automatische Datenaktualisierung spart dem PMO erheblich Zeit. Zusätzlich können Power BI-Alarme Workflows auslösen, um Verantwortliche zu benachrichtigen und gezielte Maßnahmen einzuleiten.

Welche Rolle spielt Prozessmanagement im PMO?

Das PMO ist verantwortlich für die Definition, Implementierung und kontinuierliche Verbesserung von Projektmanagementprozessen. Dazu gehören die Standardisierung von Vorgehensweisen, die Bereitstellung von Templates und Tools, das Monitoring der Prozessperformance sowie die datenbasierte Optimierung. Mit Microsoft-basierten Lösungen und dem Konzept „The PPRM Paradise“ kann das PMO diese Aufgaben effizienter erfüllen und einen höheren Reifegrad im Projektmanagement erreichen.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPRM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM). Laden Sie sich jetzt hier Videos und Präsentationen dazu herunter.

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Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn.

Der Beitrag Steigerung der Effizienz im Projektmanagementprozess mit Microsoft Tools erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

• Probleme bei ungeklärten Rollen im Projekt
• Workshop zur Rollenklärung im Team: Was ist das Ziel?
• Der beste Zeitpunkt für den Workshop zur Rollenklärung
• Wer organisiert den Workshop und wie lange dauert er?
• Typischer Ablauf eines Workshops zu den Rollen im Projekt
• Schaffen Sie Transparenz
• Zusammenfassung: Rollen im Projekt
• Literaturempfehlungen und Weiterbildungen

Los geht’s!

Probleme bei ungeklärten Rollen im Projekt

In der Regel sind die Rollen im Projekt innerhalb von Organisationen klar definiert: Es gibt z.B. eine Projektleiterin oder einen Projektleiter, einen Scrum Master oder ein Entwicklungsteam. Anhand der Bezeichnung der Rolle im Projekt sind auch die Aufgaben und Zuständigkeiten geklärt. Prinzipiell sollte alles funktionieren – zumindest in der Theorie.

In der Praxis sieht das jedoch meist anders aus. Erfahrungsgemäß zeigt sich, dass die Aufgabenbereiche der Mitwirkenden so individuell sind wie auch die einzelnen Projekte. Dadurch kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen, die das Ziel oder die Erwartung der Personen an ihre Funktion / Position / Rolle betreffen.

Ein weiteres Problem: Vor allem bei größeren Projekten treffen meist mehrere unterschiedliche Rollen diverser Unternehmen oder Auftraggeber aufeinander. Spätestens hier kommt es dann zu Konflikten – sei es bei Absprachen, Aufgabenverteilungen oder in Sachen Kommunikation. Mit den gängigen Rollendefinitionen kommen Sie meist nicht weiter.

Schaffen Sie daher gleich zu Beginn eines Projekts Klarheit bei allen Beteiligten – jeder sollte wissen: Was ist meine Erwartung an Kollegen in der Rolle XY?

Ein Beispiel: Vielleicht haben Sie ja auch ein Profil in einem Sozialen Netzwerk wie LinkedIn oder Facebook. Sicher kennen Sie dann auch die Kurzbeschreibung, unter der man z.B. Informationen zu seinem Job angibt. Im Groben lässt sich dadurch vielleicht Ihr Berufsbild umreißen, jedoch wird sich Ihr Aufgabengebiet sicher von Menschen mit der gleichen Berufsbezeichnung unterscheiden. Vielleicht haben auch Sie zu Beginn eines Projekts bestimmte Erwartungen an ein Teammitglied, ohne dass dieses sich dessen bewusst ist.

Unser Tipp: Gehen Sie, egal in welcher Rolle Sie sich befinden, nie „einfach nur von etwas aus“. Klären Sie vor dem Projektstart alles immer genau ab. Fragen Sie bei Unklarheiten ganz konkret nach.

Workshop zur Rollenklärung im Team: Was ist das Ziel?

Der Workshop zur Rollenklärung im Team soll folgende Fragen zu Beginn des Projekts klären:

• Jedes Team-Mitglied weiß, was er / sie selbst macht und wofür er / sie zuständig ist
• Jede Person weiß das auch von allen anderen im Team
• Die Team-Mitglieder kennen die Erwartungen der anderen an sie selbst in ihrer Funktion / Rolle

Darüber hinaus können weitere Ziele sein:

• Aufdecken von Überschneidungen
• Definieren von Schnittstellen
• Aufdecken von Abstimmungsbedarf

Unser Tipp: Behalten Sie immer diese Kernfragen im Kopf: Wer macht was und welche Erwartungen haben andere an mich?

Der beste Zeitpunkt für den Workshop zur Rollenklärung

Wenn die Zusammenarbeit in Ihrem Team nicht funktioniert und Konflikte, Eskalationen oder Beschwerden auf der Tagesordnung stehen, dann kann Ihnen ein Workshop zur Rollenklärung weiterhelfen. Optimalerweise halten Sie ihn gleich zu Beginn der Zusammenarbeit im neuen Team ab. Auch bei einem Wechsel von einzelnen Team-Mitgliedern bietet sich der Workshop an.

Wer organisiert den Workshop und wie lange dauert er?

Sie wissen nun bereits: Einen Workshop zur Rollenklärung organisieren Sie am besten gleich zu Beginn eines Projekts. Deshalb ist es wichtig, rechtzeitig mit der Planung zu starten.

90 Minuten sollten Sie, je nach Teilnehmerzahl, für den Termin einplanen. Die Zeit kann hier auch abhängig von der Ausgangslage und der Größe des Projekts variieren. Planen Sie zudem mit mehreren Etappen, vor allem wenn Sie die Rollenklärung virtuell durchführen.

Nun brauchen Sie nur noch eine geeignete Räumlichkeit, in der alle Teilnehmenden Platz finden. Ausgestattet mit einer Flipchart o.Ä. und einem Moderationskoffer kann es dann losgehen.

Einen Workshop zur Rollenklärung können Sie entweder selbst auf die Beine stellen oder an eine professionelle externe Beratung übergeben. Mehr Informationen dazu finden Sie am Ende des Artikels.

Ausschlaggebend ist, ob jemand in Ihrem Team die wichtige Rolle der Moderation übernehmen könnte. Erfahren Sie im nächsten Punkt mehr über deren Rolle und Aufgabe.

Die Moderation – Dreh- und Angelpunkt des Workshops

Der Moderator bzw. die Moderatorin übernimmt bei den gemeinsamen Terminen sicherlich die wichtigste Aufgabe. Er oder sie muss es schaffen, Vertrauen innerhalb der Gruppe aufzubauen, damit sich die Personen nach und nach öffnen. Sie werden gleich mehr dazu erfahren, warum ein ehrlicher Austausch innerhalb des Teams die Basis für eine erfolgreiche Rollenklärung ist.

Oft ist die Projektleitung aufgrund der Erfahrung in diesem Bereich die geeignetste Person, um die Moderation zu übernehmen. Je nach Auftrag, Team und Projekt können Sie die Rolle aber auch durch einen internen oder externen Experten besetzen. Je nach Projekt gilt es, dies individuell zu entscheiden – besonders wichtig, wenn Konflikte bestehen oder die Projektleitung auch inhaltlich als Experte mitwirkt. Eine gewisse Erfahrung in puncto Moderation ist jedoch unabdingbar.

Außerdem braucht die Person ein Verständnis dafür, wie ein Projektteam zusammenwirkt und welche Herausforderungen es gibt. In Einzel- und Gruppengesprächen lässt sich dann nach und nach Vertrauen aufbauen, was die Basis für alle weiteren Punkte schafft.

Typischer Ablauf eines Workshops zu den Rollen im Projekt

In diesem Artikel gehen wir von einem klassischen Beispiel aus, bei dem zu Projektbeginn zwei Workshoptermine stattfinden:

• Workshop Teil 1: Rollen und Zuständigkeiten im Projekt klären
• Workshop Teil 2: Erwartungen und Spielregeln klären.

Im Vorfeld sollten Sie festlegen, wer die Moderation übernimmt und was das Ziel des Workshops sein soll. Der Workshop sollte in jedem Fall angekündigt sein. Vergessen Sie hier nicht, kurz zu erläutern, weshalb der gemeinsame Termin stattfindet.

So könnte Ihre Agenda z.B. aussehen:

1. Einführung (Begrüßung, Agenda, ggf. Vorstellungsrunde)
2. Ziele und Erwartungen (an den Workshop)
3. Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt
4. Erwartungen (untereinander, an die Zusammenarbeit)
5. Zusammenfassung

Workshop Teil 1: Klärung der Zuständigkeiten und Rollen im Projekt

Im ersten Teil des Workshops werden die Zuständigkeiten und Rollen im Projekt geklärt. Es geht darum, Position und Aufgabengebiete von jedem Teammitglied im geplanten Projekt zu erfahren. Jeder stellt sich kurz mit ein paar Sätzen der Runde vor. Die Informationen werden von der Moderation für alle sichtbar notiert (z.B. auf einem Flipchart).

Sicher fallen Ihnen nun die ersten Schnittstellen bei einigen Personen auf. Wo gibt es z.B. Überschneidungen? Ist irgendwo nicht genau klar, wer sich wie einbringt? Oder gibt es noch Punkte ohne Zuständigkeit?

Für den Moderierenden gilt es nun, Transparenz zu schaffen – so lange, bis für alle Beteiligten alle Fragen und Unklarheiten zu ihrer Rolle, Schnittstellen und Aufgaben geklärt sind. Alle Punkte der Gespräche hält die Moderation für alle visuell fest.

Orientieren Sie sich im ersten Teil des Workshops zur Rollenklärung an dieses Fragen:

• Was sind meine Aufgaben im Projekt?
• Welches sind die Aufgaben meiner Teammitglieder?
• Wer sind meine Ansprechpartner?

Unser Tipp: Wenn Punkte unklar sind, haken Sie immer nach. Ziel des Workshops ist es, wirklich alle Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen.

Workshop Teil 2: Erwartungen und Spielregeln

Im zweiten Workshop-Termin klären Sie nun die Erwartungen und Spielregeln. Hier lohnt es sich, wenn Sie zunächst einen Blick auf die gemeinsamen Schnittstellen werfen, die im vorangegangenen Meeting erarbeitet wurden. Probleme bei der Projektabwicklung entstehen meist daraus, dass die Zahnräder hier nicht optimal ineinander greifen. Nun sollen folgende Fragen geklärt werden:

• Welche Erwartungen habe ich an andere Teammitglieder bzw. haben andere Teammitglieder an mich?
• Wie wollen wir miteinander umgehen? (Spielregeln)
• usw.

Unser Tipp: Keine Frage ist zu banal. Beherzigen Sie das Sprichwort: „Besser zweimal fragen als einmal irregehen.“

Fassen Sie zum Abschluss des Workshops die Ergebnisse zusammen. Vergessen Sie nicht, diese im Anschluss per Mail an alle Teilnehmenden zu verschicken.

Schaffen Sie Transparenz

Die Aufgabe der Moderation ist es, zuerst auf theoretischer Ebene alle Rollen im Projekt zu klären. Trotzdem kann es gerade zu Beginn eines Projekts aber noch zu Unstimmigkeiten kommen. Diese gilt es dann in persönlichen Gesprächen und in der Gruppe zu lösen.

In den Workshops soll allen anhand konkreter Beispiele klar werden, wie die praktische Umsetzung aussieht.

Unser Tipp: Fragen Sie als Moderator gezielt: „Was heißt das jetzt konkret?“

Der ein oder andere traut sich vielleicht nicht zuzugeben, dass Aufgaben nicht klar sind, Unterstützung benötigt wird oder gar Kompetenzen nicht ausreichen. Für eine optimale Rollenklärung ist Transparenz jedoch das A und O.

Schaffen Sie also von Beginn an Vertrauen im Team, indem Sie jedem den Raum geben, vorurteilsfrei Fragen zu stellen bzw. Antworten zu erhalten. Einen ehrlichen Umgang miteinander aufzubauen, braucht sicherlich mehr Zeit als zwei Workshop-Termine. Zumal hier nicht selten Menschen aufeinandertreffen, die sich völlig fremd sind. Der Workshop kann jedoch die Basis bilden, auf der Sie dann weiter aufbauen können.

Zusammenfassung: Rollen im Projekt

Ein Workshop zur Rollenklärung kann Ihnen dabei helfen, Konflikte aus dem Weg zu schaffen und die Abstimmung untereinander im Team zu verbessern. Gerade zu Beginn eines neuen Projekts schafft er Klarheit und Transparenz über die Rolle jedes Einzelnen und räumt so lästige Stolpersteine aus dem Weg.

Die wichtigsten zu klärenden Fragen sind in der Übersicht:

Literaturempfehlungen

• Barbara Langmaack „Einführung in die Themenzentrierte Interaktion TZI“
• Barbara Langmaack, Michael Braune-Kricke „Wie die Gruppe laufen lernt“
• Angelika Collisi „Workshop Rollenklärung – Leitfaden für Planung und Moderation“

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPRM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen das Gelernte vertiefen und Ihre Fragen stellen? Nehmen Sie Kontakt auf zur Gastautorin Angelika Collisi – Termine Workshop „Klare Rollen“ über office@pampiloxa.com.

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Die Autorin
Angelika Collisi
Psychologin M.A., PMP, CBAP, PSM

Angelika Collisi unterstützt seit mehr als 15 Jahren ihre Kundinnen und Kunden bei ambitionierten Vorhaben von der SAP-Einführung bis zum globalen Pricing-Software-Rollout, vom schnell wachsenden Tech Start-up bis zum landesweiten Telemedizin-Projekt. Sie ist zertifizierte Trainerin, Projektmanagerin sowie Business Analystin und hält einen Lehrauftrag für Sozialpsychologie an der Hamburger Fern-Hochschule. Seit 2016 ist sie geschäftsführende Gesellschafterin der Pampiloxa GmbH.

Mehr über Angelika Collisi auf LinkedIn.

Der Beitrag Rollen im Projekt vorab bestimmen – der Workshop zur Rollenklärung und für Verantwortlichkeiten erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie mit klar definierten Kennzahlen Steuerung, Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen erreichen. Wenn Sie rechtzeitig sehen, wo Projekte aus dem Ruder laufen oder Ressourcen blockiert sind, können Sie gezielt reagieren und den Kurs korrigieren. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Warum Kennzahlen unverzichtbar sind
• Die fünf wichtigsten KPIs im Multiprojektmanagement
  • 1. Wirtschaftlichkeit
  • 2. Explizite Sicherheiten & einheitliches Ampelsystem
  • 3. Work in Progress (WIP) begrenzen
  • 4. Engpass-KPI
  • 5. Time-to-Market (TTM)
• Fazit zu Kennzahlen im Multiprojektmanagement

Warum Kennzahlen unverzichtbar sind

Transparenz im Multiprojektmanagement

Ohne verlässliche Kennzahlen (auch KPI, englisch für key performance indicator) verläuft die Steuerung im Multiprojektumfeld nur nach Bauchgefühl. Die Folgen sind bekannt:

• Projekte starten, obwohl sie nicht zur Strategie passen.
• Ressourcen werden nach „lautestem Ruf“ verteilt.
• Risiken eskalieren zu spät.
• Führungskräfte treffen Entscheidungen auf Basis unvollständiger Informationen.

Mit Kennzahlen schaffen Sie hier Abhilfe. Damit reduzieren Sie die Informationsflut und verdichten sie auf ein übersichtliches Set von Zahlen. Statt hunderte Seiten Projektreports lesen zu müssen, genügt eine KPI-Übersicht, um die kritischen Punkte zu erkennen.

Beispiel: Ein CFO muss nicht jedes Detail kennen, sondern möchte wissen, welche Projekte profitabel sind, wo Risiken entstehen und an welchen Stellen Kapazitätsengpässe drohen.

Die Autoren der Studie von Patanakul & Milosevic identifizieren diese drei Merkmale als entscheidend für wirksames Multiprojektmanagement:

• Sichtbarkeit
• Transparenz
• Voraussagbarkeit

Dies sind die zentralen Erfolgsfaktoren. Und genau hier leisten Kennzahlen den entscheidenden Beitrag: Damit schaffen Sie Vergleichbarkeit, machen Risiken frühzeitig sichtbar und erhöhen die Planbarkeit in Ihrer komplexen Projektlandschaft.

Beispiel: Ein Telekommunikationskonzern führte ein zentrales KPI-Dashboard für alle laufenden Projekte ein. Vorher war unklar, welche Projekte Gewinnbeiträge leisteten und welche nur Kosten verursachten. Nach der Einführung wurden mehrere „Zombie-Projekte“ gestoppt und Mittel in wachstumsstarke Vorhaben umgelenkt. So entstand ein direkter messbarer Nutzen allein durch Transparenz.

Einheitliche Multiprojektmanagement-KPIs als Erfolgsfaktor

Doch Kennzahlen entfalten ihre Wirkung nur, wenn sie einheitlich definiert und genutzt werden. Unterschiedliche Messmethoden führen schnell zu Missverständnissen.

Beispiel: Wenn Bereich A die Time-to-Market ab Projektidee misst, Bereich B aber erst ab Genehmigung, sind Vergleiche unmöglich.

Mit einheitlichen KPIs haben Sie mehrere Vorteile:

• Vergleichbarkeit über alle Ebenen hinweg – von der Task- bis zur Portfolioebene.
• Transparenz im Management-Reporting.
• Vermeiden von Silos, weil alle mit denselben Messgrößen arbeiten.
• Klarheit in der Steuerung, da Schwellenwerte klar definiert sind.

Unser Tipp: Vermeiden Sie zu viele KPIs, durch die Sie den Fokus verlieren können. Die Kunst liegt darin, wenige, aber passende und wirkungsvolle Kennzahlen auszuwählen – und diese konsequent anzuwenden.

Kommen wir jetzt zu den wichtigen KPIs für das Multiprojektumfeld.

Die fünf wichtigsten KPIs im Multiprojektmanagement

Diese fünf entscheidenden Kennzahlen haben sich in der Praxis bewährt. Zu jeder finden Sie auch ein vertiefendes Beispiel.

1. Wirtschaftlichkeit

Definition: Misst die Rentabilität von Projekten über den gesamten Lebenszyklus hinweg.

Problem: Viele Projekte werden ohne kritisches Hinterfragen der Wirtschaftlichkeit gestartet. Business Cases basieren auf Annahmen, die sich später als unrealistisch erweisen. Häufig fehlt eine Nachkalkulation im Verlauf, sodass Kostenexplosionen erst spät auffallen.

Maßnahmen:

• Prüfen und dokumentieren Sie den Business Case vor Projektstart.
• Führen Sie laufende Wirtschaftlichkeitskontrollen ein (z.B. quartalsweise).
• Validieren Sie regelmäßig die strategische Passung.
• Brechen Sie Projekte ab, wenn sie nachweislich keinen Wert liefern.

Beispiel: Ein mittelständisches Softwareunternehmen startete zwei große Entwicklungsprojekte. Projekt A zielte auf den Endkundenmarkt, Projekt B auf Unternehmenskunden. Nach sechs Monaten stellte sich heraus, dass die Lizenzpreise von Projekt A viel zu optimistisch kalkuliert waren. Die erhofften Umsätze waren im Markt nicht realisierbar, und der Break-even hätte sich frühestens nach acht Jahren eingestellt. Eine konsequente Wirtschaftlichkeitsmessung machte das Problem sichtbar. Das Management entschied, Projekt A abzubrechen und die Mittel vollständig auf Projekt B zu konzentrieren. Dieses Projekt erwies sich als strategisch passender und profitabler. Ohne klare KPI-Steuerung wären Millionenverluste entstanden.

Unser Tipp: Sehen Sie die Wirtschaftlichkeit nicht als „Haken im Business Case“, sondern als einen laufenden Prozess. Haben Sie den Mut zum Projektabbruch, wenn sich zeigt, dass der Nutzen nicht eintritt.

2. Explizite Sicherheiten & einheitliches Ampelsystem

Definition: Kombination aus klar definierten Pufferzeiten und einem standardisierten Ampelsystem (Grün / Gelb / Rot) zur Risikobewertung.

Problem: Risiken und Abweichungen werden häufig zu spät erkannt. Ein Projekt läuft scheinbar im grünen Bereich, bis es plötzlich Wochen oder Monate hinterherhinkt.

Maßnahmen:

• Definieren Sie klare Pufferniveaus (z.B. 20–30 % Zeitreserve).
• Nutzen Sie ein verbindliches Ampelsystem auf allen Ebenen.
• Kommunizieren Sie Schwellenwerte transparent.

Lesetipp: 7 Multiprojektmanagement Erfolgsfaktoren (+ Tools & Checkliste)

Beispiel: Ein international tätiges Bauunternehmen steuerte seine Großprojekte lange Zeit rein über Meilensteine. Erst bei massiven Verzögerungen wurde sichtbar, dass Projekte gefährdet waren. Mit Einführung eines Ampelsystems änderte sich das Bild: Abweichungen von 15 % führten zu Gelb, ab 30 % zu Rot. So wurde beispielsweise ein Infrastrukturprojekt schon nach vier Wochen gelb markiert, weil bestimmte Genehmigungen länger dauerten. Durch diese frühe Warnung konnte die Projektleitung zusätzliche Juristen hinzuziehen, um die Genehmigungen zu beschleunigen. So blieb das Projekt insgesamt im Zeitplan. Das Ampelsystem wirkte wie ein Frühwarnradar zum Erkennen von Problemen, bevor diese eskalierten.

Unser Tipp: Ampelsysteme wirken nur, wenn Sie diese konsequent einsetzen. Etablieren Sie eine Firmenkultur, die Gelb oder Rot nicht als Versagen, sondern als notwendige Information ansieht. Dann werden die Ampelfarben ehrlicher gesetzt, was entscheidend für den Erfolg ist.

3. Work in Progress (WIP) begrenzen

Definition: Kennzahl für die Anzahl paralleler Projekte, Arbeitspakete und Aufgaben.

Problem: Zu viele parallele Projekte führen zu Multitasking, Überlastung und langen Durchlaufzeiten. Mitarbeitende springen von einem Projekt zum nächsten, nichts wird fertig.

Maßnahmen:

• Legen Sie WIP-Limits für Teams und Organisationseinheiten fest.
• Starten Sie weniger Projekte gleichzeitig und stellen Sie sie dafür schneller fertig.
• Überprüfen Sie den Fortschritt regelmäßig.

Beispiel: Ein Entwicklungsteam in einem Medizintechnik-Unternehmen arbeitete an fünf Projekten gleichzeitig. Immer wieder wechselten Prioritäten, Anforderungen wurden vertagt, und Liefertermine rutschten nach hinten. Frust und Überlastung nahmen zu. Nach einer Analyse wurde ein WIP-Limit eingeführt: Maximal zwei Projekte gleichzeitig. Zunächst gab es Skepsis – „wir schaffen weniger“. Doch das Gegenteil trat ein: Projekte wurden konsequent fertiggestellt, statt jahrelang im Status „fast abgeschlossen“ zu verharren. Nach einem Jahr hatte das Unternehmen mehr Projekte erfolgreich abgeschlossen als zuvor – obwohl weniger parallel liefen. Die Durchlaufzeit pro Projekt sank um fast 40 %.

Unser Tipp: Steigern Sie mit Work in Progress (WIP) Limits den Fokus, den Durchsatz und die Qualität. Das bedeutet: Starten Sie weniger Projekte parallel und kommen Sie dadurch schneller zum Ergebnis.

4. Engpass-KPI

Definition: Misst die Kapazität des Engpasses im Projektfluss, also die Stelle, an der sich Projekte stauen.

Problem: Engpässe bremsen ganze Portfolios. Wenn ein kritisches Team oder eine Ressource überlastet ist, verzögert sich alles – auch Projekte, die ansonsten im Plan liegen.

Maßnahmen:

• Identifizieren Sie Engpässe systematisch.
• Priorisieren Sie Projekte nach Engpass-Kapazität.
• Stocken Sie Ressourcen an Engpässen gezielt auf.

Bild: Projekte staffeln, statt zu viele gleichzeitig zu starten, entlastet die Ressourcen

Beispiel: Ein globaler Industriekonzern stellte fest, dass seine Abteilung für IT-Sicherheit der größte Engpass im Projektfluss war. Jedes Projekt musste Sicherheitsprüfungen durchlaufen, doch das kleine Expertenteam konnte nur zwei Projekte parallel bearbeiten. Ohne Engpass-KPI blieb dies lange unentdeckt. Erst als alle Projekte gemeinsam betrachtet wurden, zeigte sich das Problem: Fast 30 % der gesamten Projektlaufzeiten verlängerten sich durch diesen Engpass. Das Management reagierte, indem es externe Spezialisten hinzuzog und die internen Prozesse automatisierte. Die Durchlaufzeit sank erheblich, und Projekte kamen wieder im Takt ins Ziel.

Unser Tipp: Engpässe bestimmen die Systemleistung. Daher sollten Sie immer vom Engpass her planen – nicht von der Gesamtlast.

5. Time-to-Market (TTM)

Definition: Misst die Zeitspanne von Projektstart bis Markteinführung (TTM: englisch für time-to-market).

Problem: Lange TTM bedeuten, dass Wettbewerber schneller sind, Marktchancen verpuffen und Investitionen erst spät zurückfließen.

Maßnahmen:

• Reduzieren Sie Engpässe.
• Nutzen Sie Automatisierung und Standardisierung.
• Parallelisieren Sie Arbeitsschritte.
• Legen Sie einheitliche Definition von „Start“ und „Markteinführung“ fest.

Beispiel: Ein Maschinenbauer benötigte bisher rund 24 Monate von der ersten Konzeptphase bis zur Markteinführung einer neuen Produktreihe. In einem hart umkämpften Markt war das zu lang. Durch eine umfassende Analyse stellte sich heraus, dass die größten Verzögerungen in der Übergabe zwischen Entwicklung, Produktion und Vertrieb entstanden. Anstatt diese Schritte nacheinander abzuarbeiten, wurden interdisziplinäre Teams gebildet, die parallel arbeiteten. Zudem wurden Testreihen automatisiert und die Kunden frühzeitig in Pilotphasen eingebunden. Die Time-to-Market reduzierte sich auf 15 Monate. Das Unternehmen konnte dadurch vor den Wettbewerbern am Markt sein und einen deutlich größeren Marktanteil sichern.

Unser Tipp: Die Time-to-Market ist ein strategischer KPI. Vergleichen Sie ihre TTM regelmäßig mit Ihren Wettbewerbern, um Ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern.

Fazit: Multiprojektmanagement-KPIs zur wirtschaftlichen Projektsteuerung

Mit einheitlichen und schlank gehaltenen Kennzahlen schaffen Sie die Grundlage für erfolgreiche Steuerung im Multiprojektmanagement. Der Nutzen dadurch ist:

• Transparenz über Projekte und Portfolios hinweg
• Vergleichbarkeit durch klare Definitionen
• Handlungsfähigkeit, weil Risiken früh sichtbar werden

Die fünf vorgestellten Multiprojektmanagement-KPIs – Wirtschaftlichkeit, Ampelsystem, Work in Progress (WIP), Engpass-KPI und Time-to-Market (TTM) – haben sich in der Praxis bewährt. Entscheidend ist nicht das reine Erheben dieser Werte, sondern dass Sie diese konsequent nutzen!

Wenn Sie Ihre Projekte im Unternehmen nach diesen Kennzahlen steuern, setzen Sie Ressourcen effizient ein, richten Ihre Vorhaben an der Strategie aus und verschaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil. So schaffen Sie die Basis für nachhaltigen Projekterfolg – nicht nur im Einzelprojekt, sondern im gesamten Portfolio.

Im Buch „Profitmaschine Projektmanagement“ des Autors dieses Artikels finden Sie zahlreiche weitere Praxistipps, Modelle und sofort umsetzbare Methoden rund um das Thema KPIs im Projektmanagement: https://projektmanagementbuch.de/

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare „The PPM Paradise“ kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO-Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den externen Autor:
Dieter Zibert, PMP, ACP, SAFe, PSM I, PSPO I

Dieter Zibert ist ein erfahrener Projektmanagement-Experte, Buchautor und Unternehmensberater. Als zertifizierter Project Management Professional (PMP®), Agile Certified Practitioner (PMI-ACP®), SAFe® Practice Consultant (SAFe® SPC), Professional Scrum Master (PSM I) und Professional Scrum Product Owner (PSPO I) verfügt er über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Projektmanagementberatung. Mit seiner langjährigen Praxis unterstützt er Unternehmen dabei, Projekte effizienter zu planen, zu steuern und profitabler umzusetzen. Er zeigt auf, wie professionelles Projektmanagement – insbesondere im Kontext eines funktionierenden Multiprojektmanagements nicht nur effizient, sondern auch gewinnbringend umgesetzt werden kann.

Mehr zu Dieter Zibert auf LinkedIn.

Der Beitrag Multiprojektmanagement-KPIs – wie Sie mit Kennzahlen Projekte wirtschaftlich steuern erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Die gute Nachricht: Egal, ob Sie weiterhin die volle Leistungsfähigkeit von Project Desktop benötigen, Ihre Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) mit der Microsoft Power Platform modernisieren möchten oder eine Hybrid-Lösung bevorzugen – es gibt drei klare Optionen, die wir Ihnen empfehlen können.

Lesen Sie weiter und entdecken Sie drei Optionen, wie Sie Ihre Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) zukunftssicher aufstellen – ohne Datenverlust und ohne Brüche für Ihre Teams. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Warum wird Project Online eingestellt?
• Option 1: Migration zu Microsoft Project Server SE mit Project Desktop
• Option 2: Migration zu PPRM-Tools auf Basis der Microsoft Power Platform
• Option 3: Migration zu einem hybriden Szenario
• Warum TPG als Partner für die Project Online Migration wählen?
• Kostenlose Sprechstunde zum Project Online Ende
• Fazit zum Ende von Project Online
• FAQ zum Project Online Ende

Legen wir los!

Warum wird Project Online eingestellt?

Microsoft hat die Project Online Einstellung beschlossen, weil dieser Dienst auf einer älteren, SharePoint-basierten Architektur fußt. Seine Lösungen für Projekt- und Aufgabenmanagement möchte das Unternehmen aber auf einer einheitlichen, modernen Plattform rund um den neuen Planner konsolidieren. Diese basiert auf Power Platform / Dataverse, Copilot / Project Manager Agent und der Integration von Microsoft Teams. Das alte Fundament begrenzt neue Funktionen sowie die aktuellen und künftig geplanten KI-Szenarien.

Achtung: Nach dem 30.09.2026 sind Ihre Projekte und Daten in Project Online nicht mehr zugänglich. Sichern Sie Ihre Daten daher rechtzeitig und migrieren Sie auf geeignete Plattformen wie Planner oder Project Server SE, um Datenverlust zu vermeiden.

Microsoft empfiehlt für die Migration der Daten aus Project Online, mit erfahrenen Partnern zusammenzuarbeiten, die bereits ausgereifte Lösungen auf Basis der Power Platform bereitstellen. TPG ProjectPowerPack ist eine davon.

Kommen wir jetzt zu den drei Optionen für die Migration auf andere Systeme.

Interesse an Alternativen? Lesen Sie: Microsoft Projektmanagement-Tool-Übersicht

Option 1: Migration zu Microsoft Project Server SE mit Project Desktop

Wenn Sie weiterhin die volle Leistungsfähigkeit Ihres Microsoft Project Desktop Client für Termin-, Kosten- und Ressourcenmanagement benötigen, dann ist die Migration auf die Project Server SE (Subscription Edition) die logische Wahl.

Project Server SE kann lokal, in Co-Location oder in Azure-VMs betrieben werden. So behalten Ihre Teams die gewohnten Funktionen und wechseln gleichzeitig auf eine langfristig unterstützte Plattform.

Zusätzlich ermöglicht die Middleware TPG PSLink in Kombination mit Project Desktop Client die Integration in Ihre Unternehmenssysteme. Das eröffnet neue Möglichkeiten für Datenautomatisierung.

Option 2: Migration zu PPRM-Tools auf Basis der Microsoft Power Platform

Für viele Unternehmen ist die Abkündigung von Project Online die Chance zur Modernisierung. TPG ProjectPowerPack basiert auf der Microsoft Power Platform. Dieses Produkt für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) ist vollständig in Microsoft Teams und Microsoft 365 integriert.

Mit TPG ProjectPowerPack erhalten Sie:

• Erweiterte Termin- und Ressourcenplanung mit TPG Scheduler und Resource Planner
• Integrierte Zeiterfassung
• Flexible Architektur mit Power Apps, Power BI und Teams
• Unternehmensintegration (SAP, Primavera P6, Oracle, Azure DevOps, Jira u.v.m.) über TPG PSLink
• Skalierbare Governance und Reporting für PMOs, Abteilungen und Portfolios
• KI-gestützte Unterstützung mit Copilot und Automatisierung

TPG ProjectPowerPack kombiniert die moderne Nutzererfahrung von Microsoft-Tools mit Enterprise-PPRM-Funktionen. Somit kann es als der natürliche Nachfolger von Project Online gesehen werden – eine zukunftssichere Lösung.

Option 3: Migration zu einem hybriden Szenario mit Project Server SE und Microsoft Power Platform

Manche Organisationen benötigen das Beste aus beiden Welten. Dafür schlagen wir das hybride Szenario vor. Hier kommt Project Server SE für Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung zum Einsatz. Zusätzlich sorgt TPG ProjectPowerPack für Funktionen wie Risikomanagement, Issue Tracking, Zeiterfassung und vieles mehr.

So sichern Sie die Kontinuität für erfahrene Projektmanagerinnen und Projektmanager. Gleichzeitig führen Sie eine moderne Plattform für breitere User-Kreise ein – mit Teams, Power Apps und intuitiven Dashboards.

„Die Einstellung von Project Online bedeutet mehr als nur eine technologische Veränderung. Sie ist eine Chance, Projektmanagement-Praktiken weiterzuentwickeln, alte Einschränkungen abzulegen und modernere, intelligente sowie kollaborative Tools einzuführen. TPG steht an der Spitze dieses Wandels.“
Christopher Pond, Head of Client Solutions, TPG UK & Ireland

Warum TPG als Partner für die Project Online Migration wählen?

TPG The Project Group ist seit über 27 Jahren im Bereich Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement ein Name, der fundiertes Expertenwissen verspricht. Als Microsoft Partner verbinden unsere Software-Lösungen tiefe Microsoft Expertise mit bewährten eigenen PPRM- und Integrations-Produkten sowie jahrzehntelanger Erfahrung in Transformationsprojekten.

Wir migrieren nicht nur Ihre Daten – wir entwickeln Ihre PPRM-Prozesse weiter, modernisieren Ihre Tools und liefern messbaren Geschäftsnutzen.

Kostenlose Sprechstunde zum Project Online Ende

In Anbetracht der auf die Ankündigung von Microsoft zu erwartenden großen Verunsicherung bei Unternehmen mit Project Online, bieten wir ab sofort eine kostenlose Sprechstunde an. Hier besprechen wir Ihre aktuelle individuelle Situation und Möglichkeiten der Migration. So bekommen Sie eine Idee, wie Sie weiter vorgehen können.

Bei Interesse schreiben Sie eine E-Mail an info@theprojectgroup.com mit dem Betreff „POL Retirement Sprechstunde“.

Project Online Migration – Optionen im Video

Sehen Sie sich hier die Aufzeichnung des Webinars vom 09. September 2025 zu diesem Thema an, mit technischen Erklärungen und Details zu den Migrations-Optionen:

Der Beitrag Project Online Ende – Abschaltung in 2026 ist jetzt sicher! Optionen und was Unternehmen dazu jetzt wissen müssen erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

In diesem Artikel geht es um die aktuellen Herausforderungen im Projekt- und Portfoliomanagement der Energiebranche. Zudem lesen Sie, welche Funktionen eine PPM-Software mitbringen muss, damit Energie- und Versorgungsunternehmen die Transformation erfolgreich meistern. Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Warum PM-Tools für Energie- und Versorgungsunternehmen?
• Zentrale Herausforderungen in der Energiewirtschaft
• Herausforderungen nach Akteursgruppen
  • Energieerzeuger
  • Netzbetreiber
  • Stadtwerke
  • Bürgerenergie / Genossenschaften
• Was muss eine PPM-Software für die Energiebranche können?
• Praxisbeispiel bei Stadtwerken und PPM-Tool
• Fazit: Projektmanagement-Tools für die Energiewirtschaft
• FAQs
• Quellenhinweise

Legen wir los!

Eine moderne Projektmanagement-Software ist heute weit mehr als ein Planungswerkzeug: Sie ist die zentrale Plattform für Transparenz, Steuerung und Risikomanagement.

Warum Projektmanagement-Tools für Energie- und Versorgungsunternehmen unverzichtbar sind

Die Unternehmen der Energiebranche sind mit einer Vielzahl von parallelen Projekten konfrontiert. Dabei geht es um Investitionen in Milliardenhöhe und eine komplexe Regulierung. Das betrifft alle Player auf dem Feld: große Energieerzeuger, Netzbetreiber, Stadtwerke und auch Bürgerenergieprojekte.

Herkömmliche Tools wie Excel oder isolierte Insellösungen können diese Aufgaben heute nicht mehr bewältigen. Nur mit integrierten Projektmanagement-Lösungen für die Energiewirtschaft ist das noch zu meistern. Sie schaffen einen strukturierten Rahmen für die Steuerung aller Projekte und Ressourcen bei den Energie- und Versorgungsunternehmen.

Zentrale Herausforderungen in der Energiewirtschaft

Steigen wir ein in die besonderen Herausforderungen der Branche der Energiewirtschaft. Die wichtigsten davon sind:

1) Fachkräftemangel und Ressourcenknappheit
Energieunternehmen kämpfen mit einem Mangel an Ingenieuren, Projektleitern und Fachkräften. Gleichzeitig steigt die Zahl paralleler Projekte. Das führt zu Engpässen, Überlastung und Verzögerungen. Ohne IT-gestützte Ressourcenplanung drohen teure Projektverzögerungen.

2) Parallele Großprojekte und Komplexität
Netzbetreiber, Stadtwerke und Erzeuger stemmen gleichzeitig Netzausbau, Wind- und Solarparks, Digitalisierung und Wärmelösungen. Viele Abhängigkeiten machen Projekte komplex. Ohne zentrale Steuerung verlieren Verantwortliche schnell den Überblick über Termine, Budgets und Prioritäten.

3) Regulatorischer Druck
Neue Gesetze, Förderprogramme und Berichtspflichten werden immer schneller geschaffen. Unternehmen müssen ihre Portfolios laufend anpassen. Ohne digitale Unterstützung führt dieser Aufwand leicht zu Verzögerungen und Fehlern.

4) Daten-Silos
Getrennte Systeme für Finanzen, Netze, Geodaten und Projekte erschweren den Überblick. Informationen liegen verstreut und müssen manuell zusammengeführt werden. Fehlende Integration erzeugt Doppelarbeit und erhöht Fehlerquoten.

5) Lieferkettenprobleme
Lange Lieferzeiten und steigende Preise für Transformatoren, Kabel oder Turbinen gefährden Termine und Budgets. Wenn Schlüsselkomponenten fehlen, geraten Projekte schnell ins Stocken.

Herausforderungen nach Akteursgruppen

Die Player in der Energiewirtschaft gliedern sich in Energieerzeuger, Netzbetreiber, Stadtwerke sowie Genossenschaften für Bürgerenergie. Deren unterschiedliche Herausforderungen und Anforderungen sind im Folgenden skizziert.

Energieerzeuger

Energieerzeuger – sowohl im fossilen Bereich als auch bei den erneuerbaren Energien – stehen vor tiefgreifenden Veränderungen, die ihre Projektlandschaft massiv prägen. Sie bauen fossile Kraftwerke zurück, legen diese still oder rüsten auf neue Technologien um. Gleichzeitig müssen z.T. riesige Investitionen in Wind-, Solar- und zunehmend auch Wasserstoffprojekte fließen.

Genehmigungsverfahren sind langwierig und komplex. Bauprojekte sind parallel auf vielen Standorten zu koordinieren. Zudem herrscht ein akuter Mangel an spezialisierten Fachkräften und EPC-Partnern, die Engineering, Procurement und Construction bei einem Projekt als schlüsselfertige Lieferung übernehmen – z.B. ein Kraftwerk, einen Windpark oder eine Netzstation.

Dazu kommen, wie oben bereits dargestellt, die regulatorischen Rahmenbedingungen, die Klimaziele und die globalen Lieferkettenprobleme mit langen Vorlaufzeiten und steigenden Kosten für Schlüsselkomponenten.

Parallel dazu müssen Energieerzeuger ihre Portfolios ständig anpassen.

Für Energieerzeuger macht diese Gemengelage ein leistungsfähiges, integriertes Projekt- und Ressourcenmanagement unverzichtbar. Nur mit dem richtigen Tool-Umfeld lassen sich Termine, Budgets und Qualität in einem zunehmend dynamischen Umfeld im Griff behalten.

Lesen Sie unsere Case Study aus der Energiewirtschaft mit Sunfire GmbH.

Netzbetreiber

Die Übertragungsnetzbetreiber (TSO / Transmission System Operator) und Verteilnetzbetreiber (DSO / Distribution System Operator) bauen ihre Netze derzeit massiv aus und modernisieren. Nur so lässt sich die Energiewende technisch ermöglichen.

Im Höchstspannungsbereich errichten sie neue Leitungen, Konverterstationen und Offshore-Anbindungen – oft mit einem Planungshorizont von Jahrzehnten.

Im Verteilnetz integrieren sie Millionen neuer Einspeiser wie Photovoltaikanlagen, Wärmepumpen oder Ladepunkte für Elektrofahrzeuge.

Diese Vorhaben verlangen eine enge Zusammenarbeit mit internationalen Partnern, Behörden und Genehmigungsstellen und laufen parallel über viele Jahre.

Gleichzeitig kämpfen Netzbetreiber mit den oben beschriebenen knappen Ressourcen, dem Fachkräftemangel, Lieferengpässen, regulatorischen Anforderungen und Berichtspflichten.

Deshalb benötigen Netzbetreiber passende Lösungen für ein leistungsfähiges Projekt- und Portfoliomanagement, um alle Projekte termingerecht, wirtschaftlich und sicher umzusetzen.

Stadtwerke

Stadtwerke stehen heute vor einer Vielzahl an parallelen Herausforderungen: Sie müssen die kommunale Wärme- und Energiewende umsetzen, Nahwärmenetze ausbauen, Photovoltaik auf öffentlichen Gebäuden integrieren und Ladeinfrastruktur aufbauen.

Hinzu kommen der Fachkräftemangel und wachsende regulatorische Anforderungen, etwa durch die kommunale Wärmeplanung, Energieeffizienzgesetze oder Förderprogramme. Dies erfordert einen hohen Planungs- und Dokumentationsaufwand.

Parallel treiben Stadtwerke die Digitalisierung ihrer Netze und IT-Systeme voran und müssen dabei höchste Anforderungen an Datenschutz und Cyber-Security erfüllen.

Durch finanzielle Belastungen wie Energiepreisbremsen und volatile Märkte stehen Budgets unter Druck, während neue dezentrale Erzeuger und Geschäftsmodelle die Komplexität der Projektlandschaft erhöhen.

Diese Ausgangslage macht auch im Umfeld der Stadtwerke die Nutzung von professionellen, integrierten Lösungen für Projekt- und Portfoliomanagement absolut notwendig.

Bürgerenergie / Genossenschaften

Bürgerenergiegesellschaften und Energiegenossenschaften setzen meist auf ehrenamtliches Engagement und verfügen über begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen. Sie entwickeln Projekte wie Wind- oder Solarparks oft gemeinsam mit Kommunen und lokalen Partnern.

Bei Bürgerenergie / Genossenschaften kann ggf. einfache, cloudbasierte Projektmanagement-Software unterstützen. Diese kann Transparenz schaffen, Abstimmungen erleichtern und Beteiligte jederzeit über den Projektstand informieren.

Was muss eine PPM-Software für die Energiebranche können?

Eine moderne PPM-Softwarelösung für die Energiebranche bildet heute das Rückgrat für das Projekt- und Portfoliomanagement der Branche. Folgend finden Sie die unverzichtbaren Funktionen, die PPM-Tools für diese Branche mitbringen sollten.

Ressourcen- und Kapazitätsplanung mit Skills

Ein zentrales Kriterium für eine leistungsfähige PPM-Software in der Energiewirtschaft ist der Umgang mit knappen Ressourcen. Da Fachkräfte in vielen Bereichen Mangelware sind, brauchen Unternehmen Werkzeuge, die Transparenz schaffen und den Einsatz von internen und externen Kapazitäten optimal steuern. Eine moderne PPM-Lösung unterstützt dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen, Prioritäten richtig zu setzen und die Zusammenarbeit mit Partnern zu vereinfachen. Entscheidend sind vor allem drei Punkte:

• Ressourcen-Transparenz in Echtzeit: Die Software zeigt sofort, wo Kapazitäten fehlen oder Mitarbeitende überlastet sind, und ermöglicht eine vorausschauende Planung.
• Intelligente Priorisierung: Automatische Funktionen helfen, knappe Ressourcen auf die strategisch wichtigsten Projekte zu konzentrieren.
• Integration externer Partner: Skill-Profile und Workflows binden externe Dienstleister nahtlos ein, damit Projekte trotz Fachkräftemangel reibungslos und termingerecht vorankommen.

Der Nutzen: Ressourcenengpässe lassen sich früh erkennen, Überlastungen vermeiden und Projekte schneller abschließen.

Multiprojektmanagement mit End-to-End-Transparenz

Im Multiprojektmanagement bringt eine moderne PPM-Software alle Projekte auf eine gemeinsame Plattform. Dadurch werden Abhängigkeiten sichtbar und es besteht ein durchgängiger Überblick über Status, Kosten, Ressourcen und Risiken. Integrierte Dashboards zeigen jederzeit, wo Engpässe drohen oder Budgets überschritten werden.

Wesentliche Vorteile sind dabei:

• Zentraler Überblick: Alle Projekte laufen in einem konsolidierten Portfolio zusammen, wodurch Verantwortliche jederzeit den aktuellen Gesamtfortschritt sehen.
• Klare Abhängigkeiten: Die Lösung zeigt, welche Projekte einander beeinflussen und ermöglicht eine koordinierte Steuerung.
• Aktuelle Entscheidungsgrundlage: Echtzeitdaten zu Kosten, Terminen und Ressourcen schaffen Transparenz für schnelle, faktenbasierte Entscheidungen.

Der Nutzen: Entscheidungsträger haben auch bei komplexen und dynamischen Projektlandschaften jederzeit einen Echtzeit-Überblick über den Zustand der Projektportfolios.

Portfoliomanagement mit Szenario-Simulation

Mit einem guten Portfoliomanagement-Tool kann ein Energieunternehmen flexibel auf die sich ständig verändernde Rahmenbedingungen reagieren. Die moderne PPM-Software ermöglicht es, verschiedene Szenarien durchzuspielen und die Auswirkungen auf Projekte und Ressourcen transparent zu bewerten. Auf dieser Basis lassen sich Prioritäten jederzeit anpassen und Investitionen gezielt steuern.

Die wichtigsten Vorteile dabei sind:

• Schnelle Reaktionsfähigkeit: Szenarien lassen sich in wenigen Klicks simulieren, um sofort Alternativen für geänderte Bedingungen zu entwickeln.
• Gezielte Ressourcenlenkung: Projekte mit höchster strategischer Bedeutung oder regulatorischer Dringlichkeit lassen sich priorisieren und erhalten die notwendigen Kapazitäten.
• Fundierte Entscheidungen: Klare Visualisierungen von Kosten-, Termin- und Risikoeffekten helfen dem Management, die richtigen Schwerpunkte zu setzen.

Der Nutzen: Das Projektportfolio bleibt auch bei hoher Unsicherheit steuerbar und die wertvollsten Ressourcen fließen in die wichtigsten Vorhaben.

Compliance- und Risikomanagement

Eine passende PPM-Software unterstützt Energieunternehmen dabei, regulatorische Vorgaben im Blick zu behalten, Risiken frühzeitig zu erkennen und alle relevanten Nachweise automatisch zu dokumentieren. So lassen sich Compliance-Verstöße vermeiden und Risiken aktiv steuern, bevor sie Projekte gefährden.

Die wichtigsten Vorteile dabei sind:

• Zentrale Dokumentation: Alle relevanten Richtlinien, Genehmigungen und Nachweise werden an einem Ort verwaltet und sind jederzeit abrufbar.
• Frühzeitige Risikowarnung: Die Software identifiziert Risiken anhand von Kennzahlen und Meilensteinen, bevor sie kritisch werden.
• Automatisierte Berichte: Standardisierte Reports erfüllen Prüf- und Nachweispflichten für Behörden und Aufsichtsorgane ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.

Der Nutzen: Auch bei hoher regulatorischer Komplexität bleiben die Unternehmen handlungsfähig und schaffen Sicherheit für ihre Projekte. Der Aufwand für Dokumentation und Berichte sinkt.

Integration mit bestehenden Systemen

Eine Projektmanagement-Software für den Energiebereich muss sich problemlos mit ERP-Systemen (wie SAP), SCADA-Leitsystemen, GIS- und BI-Tools verbinden lassen.

Die Integration mit bestehenden IT-Systemen ist für Energieunternehmen ein entscheidender Erfolgsfaktor für effizientes Projekt- und Portfoliomanagement. In der Branche arbeiten viele Fachbereiche mit spezialisierten Anwendungen – von ERP-Systemen wie SAP über SCADA-Leitsysteme bis hin zu Geoinformations- und BI-Tools. Eine moderne PPM-Software verbindet diese Systeme und führt alle relevanten Daten in einer zentralen Plattform zusammen. Dadurch arbeiten Teams auf einer konsistenten Datenbasis, vermeiden doppelte Datenerfassung und beschleunigen die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

Die wichtigsten Vorteile dabei sind:

• Nahtloser Datenaustausch: Schnittstellen sorgen dafür, dass Informationen aus ERP, GIS, SCADA und BI automatisch ins Projektmanagement einfließen und Projektinformationen ggf. auch zurück ins ERP.
• Konsistente Datenbasis: Alle Beteiligten greifen auf aktuelle, einheitliche Daten zu und treffen Entscheidungen auf derselben Grundlage.
• Effizientere Prozesse: Durch die Vermeidung von Medienbrüchen und manuellen Übertragungen sinken Fehlerquoten und Abstimmungsaufwände deutlich.

Der Nutzen: Eine geeignete Middleware zum bidirektionalen Datenaustausch ermöglicht eine durchgängige Informationskette. Diese erhöht die Transparenz und Geschwindigkeit in allen Projekten deutlich und ermöglicht Entscheidungen auf Basis von aktuellen Daten.

Mobile Anwendungen für Bau- und Instandhaltungsteams

Viele Aufgaben finden bei Bau und Instandhaltung direkt auf Baustellen, in Windparks oder an Netzanlagen statt. Eine moderne PPM-Software stellt hierfür mobile Apps bereit, mit denen Teams vor Ort Fortschritte dokumentieren, Checklisten abarbeiten und Statusmeldungen in Echtzeit weitergeben. So fließen alle relevanten Informationen ohne Umwege ins System und stehen sofort allen Projektbeteiligten zur Verfügung.

Die wichtigsten Vorteile dabei sind:

• Echtzeit-Updates vom Leistungsort: Projektfortschritte, Abnahmen oder Probleme werden direkt vor Ort erfasst und sind sofort im System sichtbar.
• Medienbruchfreie Prozesse: Papierformulare und spätere Nachträge entfallen, was Fehler und Verzögerungen reduziert.
• Bessere Zusammenarbeit: Alle Beteiligten – vom Bauleiter bis zum zentralen Projektmanagement – greifen auf denselben aktuellen Datenstand zu.

Der Nutzen: Bau- und Instandhaltungsprojekte können schneller, transparenter und mit weniger Koordinationsaufwand abgeschlossen werden durch sofortige Datenaktualisierung.

Standardisierte Reports für Behörden und Förderstellen

Eine moderne PPM-Software automatisiert z.B. Berichte an Behörden und stellt geprüfte, aktuelle Daten auf Knopfdruck bereit. Dadurch reduzieren Unternehmen den manuellen Aufwand und vermeiden Fehler in der Dokumentation.

Die wichtigsten Vorteile dabei sind:

• Automatische Reportgenerierung: Vordefinierte Vorlagen liefern Berichte für Aufsichtsorgane und Förderstellen ohne zusätzlichen Aufwand.
• Datenkonsistenz: Alle Kennzahlen stammen aus derselben zentralen Datenbasis und entsprechen dem aktuellen Stand der Projekte.
• Zeit- und Ressourceneffizienz: Teams können sich auf die Umsetzung der Projekte konzentrieren, anstatt Stunden in die Erstellung komplexer Reports zu investieren.

Nutzen: Berichtspflichten können zuverlässig erfüllt werden und gleichzeitig ist die Transparenz gegenüber allen Stakeholdern hoch.

Unser Lese-Tipp: Einführung von Projektmanagement-Software – 9 Risiken zu scheitern (die Sie unbedingt kennen sollten)

Praxisbeispiel bei Stadtwerken und PPM-Tool

Eine typische Aufgabenstellung für ein PPM-Tool bei einem Stadtwerk ist die Verfolgung und Dokumentation der Flächengewinnung sowie die laufende Kalkulation der benötigten Investitionen. Für die Flächengewinnung sind beispielsweise Auszüge aus Katasterämtern nötig, zusammen mit den Details der Flächen sowie dem Status der häufig komplexen Besitzverhältnisse. Durch das flexible Datenmodell in der Microsoft Power Plattform lassen sich alle diese Daten erfassen, auswerten und mit Bezug zu Projekt und Arbeitspaket verwenden.

Bei der Kalkulation der Investitionen sind häufig komplexe und über Jahrzehnte gewachsene Lösungen auf Basis von Microsoft Excel im Einsatz. Statt diese mit hohem Aufwand neu zu entwickeln oder zu migrieren, können die Dateien mit allen Vorteilen der Ablage in SharePoint /OneDrive beibehalten werden. Die wesentlichen Ergebnisse der Kalkulation werden dabei vollautomatisch in den zugehörigen Projekten gespeichert – z.B. getrennt nach CAPEX und OPEX. Damit sind sie zentral auswertbar.

Beispiel PPM-Tool für die Energiebranche auf M365 / Power Platform

Moderne PPM-Lösungen auf Basis von Microsoft 365 und der Power Platform geben Energieunternehmen die Flexibilität und Zukunftssicherheit, die sie für ihre komplexen Projekte brauchen.

Sie verbinden Projekt- und Portfoliomanagement nahtlos mit den vertrauten Microsoft Tools, die Mitarbeitende täglich nutzen – von Teams über SharePoint bis Power BI. So entsteht eine zentrale Datenquelle als „single source of truth“ mit automatisierten Workflows und interaktiven Dashboards, die Entscheidungen schneller und transparenter machen.

Ein Beispiel dafür ist TPG ProjectPowerPack, eine PPM-Lösung, die auf Microsoft 365 und der Power Platform aufsetzt. Einige Energieunternehmen, wie Stadtwerke, Netzbetreiber und Energieerzeuger, setzen diese PPM-Lösung bereits erfolgreich ein. Sie steuern damit ihre Projektportfolios, planen Ressourcen, erstellen Reports für Management und Regulatorik auf Knopfdruck.

Der automatische Datenaustausch zwischen dem PPM-Tool und Systemen wie SAP, Jira, DevOps, SharePoint etc. läuft über die Middleware TPG PSLink und sorgt für alle oben beschriebenen Vorteile einer Integration.

Durch die modulare Architektur und den No-Code- / Low-Code-Ansatz der Microsoft Power Platform können Unternehmen ihre Prozesse jederzeit flexibel weiterentwickeln und bleiben auch in Zukunft anpassungsfähig.

Fazit: Projektmanagement-Tools für die Energiewirtschaft

Die Energiewende ist ohne effektive PPM-Softwarelösungen für die Energiebranche nicht zu bewältigen. Wenn Sie heute in eine leistungsfähige und zukunftsfähige Plattform investieren, stellen Sie sicher, dass ein zukunftsfähiges Projektmanagement in Ihrem Unternehmen möglich wird. Die Vorteile eines solchen optimierten technischen IT-Umfeldes mit den passenden Prozessen sind:

• Sie stellen Projekte häufiger termingerecht fertig
• Sie nutzen Ihre verfügbaren Ressourcen optimal
• Sie minimieren Risiken
• Sie erreichen Ihre strategische Ziele schneller

Auf jeden Fall gilt: In einer Branche, die sich so schnell wandelt wie die Energiewirtschaft, sind moderne Projektmanagement-Tools für Energie- und Versorgungsunternehmen kein Luxus mehr. Sie sind die Voraussetzung, um den steigenden Anforderungen gerecht zu werden!

FAQs

Wie unterstützt PPM-Software die Zusammenarbeit mit EPC-Partnern?

Über gemeinsame Projekträume, Dokumenten-Workflows, Termin-Synchronisation und Status-Reports, die Auftraggeber und EPC in Echtzeit teilen.

Kann eine PPM-Lösung Fördermittel-Meilensteine automatisch überwachen?

Ja, Reminder-Funktionen tracken Förder-Deadlines, Auszahlungsstufen und verknüpfen sie mit Projektfortschritt und Reporting-Pflichten.

Wie lange dauert ein typisches PPM-Roll-out bei einem mittelgroßen Stadtwerk?

Mit einer Cloud-Lösung und vorkonfigurierten Branchenlösungen meist 8–12 Wochen bis zum produktiven Start; Schulung und Feintuning erfolgen parallel.

Welche Lizenz- und Betriebsmodelle sind üblich?

Meist Subscription-Modelle pro Nutzer / Monat in der M365-Cloud; „On-Premises“-Lösungen sind möglich, werden aber wegen Wartungsaufwand und Betriebskosten seltener nachgefragt.

Unterstützt ein PPM-Tool BIM-Modelle oder GIS-Daten für Netz- und Anlagenbau?

Ja, moderne Lösungen integrieren BIM / GIS, sodass Planungs- und Projektdaten in derselben Oberfläche visualisiert und fortgeschrieben werden können.

Kann eine PPM-Software CapEx- und OpEx-Budgets getrennt verwalten?

In der Regel ja: Budgetmodule trennen Invest- von Betriebskosten, tracken Ist-Kosten pro Projekt und liefern konsolidierte Berichte für das Finanzcontrolling.

Wie schützt eine PPM-Lösung sensible Projekt- und Netzdaten vor Cyberangriffen?

Durch rollenbasierten Zugriff, MFA, Verschlüsselung und IT-Sicherheit nach Branchenstandards (z.B. ISO 27001) und sichere Cloud-Architektur in EU-Rechenzentren.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!

Sie möchten für mehr Erfolg im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement ein PMO aufbauen oder Ihr bestehendes optimieren? Dann sehen Sie sich hier unser PMO Seminar und das Ressourcenmanagement Seminar an.

Wichtige Quellenverweise

• International Energy Agency (IEA) – Building the Future Transmission Grid – Supply‐Chain Challenges (Februar 2025)
  https://www.iea.org/reports/building-the-future-transmission-grid
  Zur Lieferkettenproblematik: Preise und Vorlaufzeiten haben sich nahezu verdoppelt (IEA, Global Transmission)
• ENTSO‑E / T&D Europe – Empowering and fast‑tracking Europe’s Transmission Grid Expansion (Juni 2024)
  https://www.entsoe.eu/news/2024/06/26/empowering-and-fast-tracking-europe-s-transmission-grid-expansion-and-deployment/
• Reuters – Rush for US gas plants drives up costs, lead times (21. Juli 2025)
  https://www.reuters.com/business/energy/rush-us-gas-plants-drives-up-costs-lead-times-2025-07-21/
• BDEW & EY – Stadtwerkestudie 2024 – Wärmeplanung als Chance (Juni 2024)
  https://www.bdew.de/presse/presseinformationen/stadtwerkestudie-2024/ und Studien-PDF: https://gwf-gas.de/verbaende/stadtwerkestudie-2024-von-den-preisbremsen-in-die-waermewende-auf-die-stadtwerke-kommt-es-an/
• RIFS Potsdam (BE:ST Projekt) – Finanzielle und gesellschaftliche Teilhabe am Ausbau der erneuerbaren Energien stärken (2024)
  https://www.rifs-potsdam.de/en/output/publications/2024/finanzielle-und-gesellschaftliche-teilhabe-am-ausbau-der-erneuerbaren
• McKinsey – Delivering capital projects for the energy transition
  https://www.mckinsey.com/industries/infrastructure/global-infrastructure-initiative/roundtables/australia-2023-delivering-capital-projects-for-the-energy-transition

Der Beitrag Projektmanagement-Tools in der Energiewirtschaft: PPM-Software als Schlüssel zur erfolgreichen Transformation erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Wichtig zu wissen: Sie benötigen keine Migration oder Änderung der Lizenzierung, um künftig auf Ihre Premium-Pläne in Planner zuzugreifen.

In diesem Artikel lesen Sie, was die Umstellung bedeutet, welche Veränderungen kommen und wie Sie sich am besten darauf vorbereiten. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Warum wird Project für das Web auf Planner umgestellt?
• Wann wird Project for the Web zu Planner?
• Was sind Änderungen durch die Umstellung auf Planner?
• Planner Lizenzmodelle und Kosten
• Handlungsempfehlungen für Unternehmen
• Erweiterung von Microsoft Planner für Multiprojektmanagement
• Zusammenfassung
• Häufig gestellte Fragen (FAQs)
• Überprüfungsliste: Übergang von Project für das Web zu Planner

Legen wir los!

Warum wird Project for the Web auf Planner umgestellt?

Seit der Einführung von Project for the Web im Jahr 2019 existierten mehrere parallele Tools für Aufgaben- und Projektmanagement in Microsoft 365. Diese überschneiden sich teilweise bei ihren Möglichkeiten. Microsoft möchte nun die Benutzererfahrung optimieren und die tiefere Integration von KI-gestützten Funktionen wie Microsoft Copilot fördern.

Daher führt das Unternehmen nun die einzelnen Apps To Do, Planner und Project for the Web in einer einzigen Plattform zusammen.

Die kombinierte neue App heißt wiederum Planner.

In der Zukunft gibt es also nur noch ein Werkzeug für alle Planungsebenen – von der einfachen Aufgabenplanung bis zur umfangreicheren Projektplanung.

Hinweis: Hier erfahren Sie alles Wichtige zum Project Online Ende 2026.

Wann wird Project for the Web zu Planner?

Der Termin für die Umstellung von Project for the Web auf den neuen Microsoft Planner steht fest: ab August 2025 werden Project for the Web sowie die zugehörigen Apps „Project“ und „Roadmap“ in Microsoft Teams eingestellt. Ab diesem Zeitpunkt wird eine automatische Weiterleitung aller User auf den neuen Planner erfolgen.

Wichtig: Ihre bisherigen Projekte bleiben auch nach der Umstellung erhalten. Microsoft sichert zu, dass alle bestehenden Daten vollständig migriert werden und über den neuen Planner weiterhin erreichbar sind. So sollte kein manueller Export oder aufwändige Datenbereinigung erforderlich sein.

Was sind Änderungen durch die Umstellung auf Planner?

Der Wechsel zu Microsoft Planner bringt mehr als nur eine neue Benutzeroberfläche. Sie können sich freuen auf:

• erweiterte Funktionen
• tiefere Integration mit Microsoft Teams
• erweiterte KI-Unterstützung

Folgend die wichtigsten Änderungen im Detail:

Einheitliche Benutzeroberfläche und optimierte UX

Der neue Planner verfügt über eine modernisierte, einheitliche Benutzeroberfläche. Diese verbindet das vertraute Erscheinungsbild von Planner und Teams und integriert gleichzeitig viele erweiterte Funktionen von Project for the Web. Enthalten sind z.B.:

• Zeitleisten-Ansicht (Gantt)
• Board-Ansicht (Kanban)
• Grid-Ansicht (Tabelle)
• KI-gestützte Vorschläge und Automatisierungen über Microsoft Copilot

Statusberichte auf Knopfdruck

Mit der neuen Funktion „Statusberichte“ können Premium-User Projektaktualisierungen direkt in der Planner-App in Teams automatisch generieren. Der Projektmanager-Agent fasst den Fortschritt, Meilensteine, Risiken und nächste Schritte zusammen und stellt den Bericht als Loop-Komponente bereit.

Diese KI-generierten Berichte sparen Ihnen künftig Zeit und Sie können sie mit Loop in Echtzeit gemeinsam bearbeiten.

Hinweis: Für „Statusberichte“ brauchen Sie die Microsoft 365 Copilot und Loop-Lizenz.

Projektmanager-Agent (Preview)

Der Projektmanager (derzeit noch im Preview) ist ein innovativer KI-Agent. Als „Mitarbeiter“ in Ihren Projekten nutzt er Termine und Ziele zum Erstellen von Plänen. Zudem führt er unterstützend Aufgaben für Sie aus und nutzt Ihr Feedback zum Verbessern der Ergebnisse.

Aufgaben können Sie per Drag-and-Drop oder durch direkte Zuweisung an den Agenten übergeben. Im People View wird der Agent sogar als dediziertes Teammitglied angezeigt.

Tiefere Integration mit Microsoft Teams

Der neue Planner ist nun vollständig in Microsoft Teams eingebettet. Auf Kanalregisterkarten werden in Zukunft Planner-Webkomponenten direkt verwendet.

Hinweis: Im Rahmen dieser Änderung müssen Sie die vorhandenen Registerkarten „Projekt“ oder „Roadmap“ manuell durch neue Planner-Registerkarten ersetzen.

Aus Roadmap wird „Portfolios“

Die neue Portfolioansicht in Planner ersetzt die bisherige Roadmap-Funktion. So erhalten Sie einen konsolidierten Überblick über mehrere Projekte, die Sie nach Ihren Anforderungen flexibel konfigurieren können.

Copilot-Unterstützung

Mit der Umstellung erhält Planner Zugriff auf Microsoft Copilot. Damit können Sie künftig mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz:

• Aufgaben automatisch priorisieren
• Zeitpläne erstellen
• Statusberichte zusammenfassen

Hinweis: Für diese Funktion benötigen Sie eine gültige Microsoft 365 Copilot-Lizenz.

Planner Lizenzmodelle und Kosten

Microsoft bietet verschiedene Lizenzpläne für den neuen Planner an:

• Planner Plan 1: Enthält grundlegende Funktionen wie Aufgabenverwaltung und einfache Terminplanung.
• Planner und Projektplan 3: Ergänzt erweiterte Funktionen wie Gantt-Diagramme, Ressourcenverwaltung und Zugriff auf den Desktop-Client.
• Planner & Project Plan 5: Bietet alle Funktionen für das Portfolio- und Ressourcenmanagement auf Unternehmensebene.

Hinweis: Die Preise variieren je nach Region und vertraglichen Vereinbarungen Ihres Unternehmens mit Microsoft.

Handlungsempfehlungen für Unternehmen

Wenn Sie es noch nicht begonnen haben, dann nutzen Sie die verbleibende Zeit, um sich auf die Abschaltung von Project for the Web vorzubereiten. Damit gewährleisten Sie einen reibungslosen Übergang. Wir empfehlen die folgenden Schritte:

• Kommunikation: Informieren Sie Ihre Teams über die bevorstehenden Änderungen und bieten Sie Schulungen zum neuen Planner an.
• Kennenlernen: Testen Sie den neuen Planner und machen Sie sich mit seinen Funktionen und Möglichkeiten vertraut.

Am Ende des Artikels finden Sie auch eine Checkliste mit weiteren Punkten.

Erweiterung der Möglichkeiten mit Microsoft Planner im Multiprojektmanagement

Ihnen bietet auch der neue Planner nicht genügend Möglichkeiten im Multiprojektumfeld? Wenn Sie leichter und effizienter arbeiten möchten, dann sehen Sie sich unbedingt TPG ProjectPowerPack an. Basierend auf der Power Platform von Microsoft überzeugt dieses Tool mit viel mehr Unterstützung für erfolgreiches Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement.

TPG ProjectPowerPack ermöglicht die tief integrierte, skalierbare Steuerung komplexer Projektumgebungen – alles innerhalb von Microsoft 365 und Power Platform. Es integriert neuen Planner (ehem. Project for the Web) und erweitert dessen Funktionen um bewährte Best-Practice-Methoden.

Ihre Vorteile mit TPG ProjectPowerPack:

• Zentrale, konsolidierte Datenhaltung für alle Projekte
• Workflows für Projektlebenszyklus, Risiken, Probleme etc.
• Funktionen für PMOs, Projektmanager und Führungskräfte
• Leistungsstarkes Reporting mit Power BI – out of the box
• Schnell einführbar durch vorkonfigurierte Best-Practice-Prozesse (TPG QuickStart)
• Einfach erweiterbar durch Konfiguration und Low-Code-Anpassung in der Power Platform.

Zusammenfassung

Der Übergang von Project for the Web zum „neuen“ Microsoft Planner ist für August 2025 geplant. Die aktualisierte App bietet eine modernere Benutzererfahrung, erweiterte Funktionen, eine weitere Integration mit Microsoft Teams und integrierte KI-Unterstützung (gegen Aufpreis). Der Übergang bestehender Projektdaten in den neuen Planner soll nach Aussage von Microsoft automatisch und ohne Nacharbeit erfolgen.

Der „neue“ Microsoft Planner ist eine zentralisierte Plattform für die Verwaltung von Aufgaben und Zeitplänen. Benötigt Ihr Unternehmen jedoch mehr Funktionen für das Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement, dann erweitert TPG ProjectPowerPack die Möglichkeiten des Microsoft Planner zu einer skalierbaren, unternehmensweiten Lösung auf Basis von M365 und der Power Platform.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Wird MS Project abgeschafft (Desktop)?

Nein, der Microsoft Project Desktop Client hat nichts mit Project for the Web oder Planner zu tun. Dieses Tool ist sein vielen Jahren bewährt für komplexes Projektplanung und kann in der Professional Version mit Project Online und Project Server zusammenarbeiten für zentrale Datenhaltung. Diese drei Tools werden weiterhin von Microsoft unterstützt. (> mehr zu Microsoft PPM)

2. Welche Microsoft-365-Apps und Features sind außer Project for the Web betroffen?

Zusammen mit der Einstellung von Project für das Web werden auch die Registerkarten „Project-App“ und „Roadmap“ in Microsoft Teams auslaufen. User, die die Project-App in Teams öffnen, werden automatisch zur neuen Planner-Oberfläche umgeleitet.

Roadmaps werden in Planner nach der Umstellung nicht mehr unterstützt. Stattdessen können User ihre Roadmaps mit der neuen Portfolios-Funktion in Planner neu erstellen. Portfolios unterstützen jedoch keine Integration von Azure DevOps oder Project Online. Auch können sie nicht als Registerkarten in Teams angeheftet werden. Vorhandene Roadmap-Daten bleiben in Dataverse zugänglich.

3. Muss ich meine Roadmaps manuell übertragen?

Roadmaps werden nicht automatisch in die neue Portfolioansicht in Planner migriert. User müssen sie manuell neu erstellen. Benutzerdefinierte Integrationen und Unterstützung für Teams-Registerkarten sind nicht mehr verfügbar. Administratoren sollten während des Übergangs alle benutzerdefinierten Felder und Konfigurationen testen.

4. Wie ändern sich die Namen Lizenzen und Preise von Planner?

Project-Pläne werden umbenannt:

• Project Plan 1 → Planner Plan 1 (~10 US-$ / Nutzer / Monat)
• Project Plan 3 → Planner + Project Plan 3 (~30 US-$ / Nutzer / Monat)
• Project Plan 5 → Planner + Project Plan 5 (~55 US-$ / Nutzer / Monat)

Funktional entspricht dies dem bisherigen Umfang.
(Quelle: Microsoft Planner Pricing)

5. Unterstützt der Planner mehrere Dataverse-Umgebungen?

Sie können Pläne in nicht standardmäßigen Dataverse-Umgebungen mit kostenpflichtigen Planner-SKUs (Planner Plan 1 / 3 / 5) verwalten.
(Quelle: Microsoft)

6. Wo finde ich mehr Info von Microsoft zur Project for the Web Abschaltung und Umstellung auf Planner?

Eine hilfreiche Übersicht über häufig gestellte Fragen zu Microsoft Planner finden Sie auf dieser Seite: Transitioning to Microsoft Planner and retiring Microsoft Project for the web | Microsoft Community Hub

Überprüfungsliste: Übergang von Project für das Web zu Planner

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare „The PPM Paradise“ kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen Ihr Wissen zum Thema PMO-Aufbau / PMO-Optimierung vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO-Seminar.

Haben Sie noch Fragen oder fehlt Ihrer Meinung etwas in dem Artikel oben? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Christopher Pond, Leiter Vertrieb und Technologie (TPG UK)

Chris ist ein erfahrener Vertriebs- und Technologiefachmann mit einer starken Erfolgsbilanz im Bereich Microsoft-Cloud-Technologien und der strategischen Markteinführung. Er hatte Führungspositionen bei schnell wachsenden Microsoft-Partnerunternehmen inne und arbeitete auch bei Microsoft als „Project Global Black Belt“, wo er Unternehmenskunden mit komplexen Anforderungen im Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) unterstützte. Mit Fachwissen über Power Platform, Microsoft 365 und moderne Arbeitsplatzlösungen ist Chris auf die Entwicklung von Leistungsangeboten, den Aufbau strategischer Partnerschaften und den gemeinsamen Vertriebserfolg mit Microsoft spezialisiert. Sein besonderer Fokus liegt darauf, Organisationen durch Cloud-Services, Automatisierung und intuitives Produktdesign beim Skalieren zu unterstützen. Chris hat erfolgreich neue Serviceangebote im britischen öffentlichen Sektor eingeführt, die Nutzung von SaaS in regulierten Branchen vorangetrieben und leistungsstarke Vertriebsteams aufgebaut, die eng mit Microsofts strategischen Zielen abgestimmt sind.

Mehr über Christopher finden Sie auf LinkedIn.

Der Beitrag Microsoft Project for the Web wird zu Planner: Was Sie zur Umstellung des Tools wissen müssen erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

In diesem Beitrag lernen Sie, wie Sie den ROI für ein PPM-Tool anhand eines Rechenbeispiels ermitteln. Sie finden zudem eine Benchmark-Liste des ROI für verschiedene PPM-Tools. Und Sie erfahren, worauf Sie bei der Argumentation gegenüber der Geschäftsleitung achten sollten. Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Was ist der ROI eines PPM-Tools?
• Warum ist der ROI für Entscheidungen zu PPM-Tools wichtig?
• Welchen Mehrwert schafft ein gutes PPM-Tool?
• Welche Positionen gehören in die ROI-Kalkulation?
• So berechnen Sie den ROI für Ihr Projektmanagement-Tool: Ein Praxisbeispiel
• Benchmark: So hoch ist der ROI von PPM-Tools laut Forrester
• Fazit: Mit ROI-Berechnung zur strategischen Tool-Entscheidung
• Wichtige Fragen und Antworten (FAQ) zum ROI bei PPM-Systemen

Legen wir los!

Was ist der ROI eines PPM-Tools?

Der Return on Investment (ROI) für ein PPM-Tool misst das Verhältnis zwischen dem erzielten Nutzen und den dafür aufgewendeten Investitionskosten. Die Formel lautet:

ROI (%) = (Gesamtnutzen ‑ Gesamtinvestition) / Gesamtinvestition × 100

Ein ROI von 300 % bedeutet also, dass die Investition in ein PPM-Tool den vierfachen wirtschaftlichen Nutzen erzeugt, bezogen auf die Investitionskosten.

Warum ist der ROI für Entscheidungen zu PPM-Tools wichtig?

Gibt es in Ihrem Unternehmen ein PMO, so wird dieses sich vermutlich um die Auswahl eines passenden PPM-Tools kümmern. Gibt es (noch) kein PMO, so ist eine andere Rolle dafür verantwortlich. Wie auch immer – die ROI-Berechnung ist besonders relevant, wenn Sie:

• den Business Case für ein neues PPM-Tool mit Argumenten begründen müssen
• den wirtschaftlichen Erfolg der bestehenden PPM-Lösung bewerten wollen
• verschiedene Anbieter auf Basis harter Fakten vergleichen möchten

Unser Praxistipp: Der ROI hilft Ihnen, nicht nur qualitative Vorteile eines PPM-Tools zu benennen (z.B. bessere Usability), sondern belastbare Zahlen zu liefern. Nutzen Sie diese besonders im Gespräch mit Controlling und IT zum Überzeugen.

Starten wir dennoch zunächst mit einer kurzen Übersicht der qualitativen Nutzenargumente eines modernen PPM-Tools.

Welchen Mehrwert schafft ein gutes PPM-Tool?

Ein modernes Projekt- und Portfoliomanagement-Tool bietet Ihnen im Multiprojektumfeld nicht nur Funktionen für Projektplanung, Ressourcenmanagement und Reporting. Es schafft vor allem strategischen und operativen Mehrwert, wie beispielsweise:

• Transparente Portfolio-Übersicht – alle Projekte, Budgets und Status in einem zentralen Cockpit
• Echtzeit-Reporting & Dashboards – automatisierte Kennzahlen statt Excel-Sammelarbeit
• Ressourcenplanung & Auslastungssteuerung – Engpässe früh erkennen und Kapazitäten optimieren
• Automatisierte Workflows – Zeitersparnis durch weniger manuelle Routine, schnellere Prozesse
• Priorisierung & strategische Ausrichtung – Projekte nach Unternehmenszielen gewichten
• Frühzeitiges Risikomanagement – Risiken proaktiv identifizieren und Gegenmaßnahmen planen
• Budget- & Kostenkontrolle – Abweichungen sofort sichtbar, fundierte Finanzentscheidungen
• Bessere Kollaboration & Kommunikation – zentrale Plattform statt isolierter E-Mail-Threads
• Compliance & Governance-Unterstützung – Standards, Audits und Freigaben revisionssicher steuern
• Datenbasierte Entscheidungshilfen – What-if-Analysen und Szenario-Simulationen auf Knopfdruck

All diese Punkte haben einen messbaren wirtschaftlichen Effekt. Genau hier setzt die ROI-Berechnung für PPM-Tools an.

Unser Lese-Tipp: PMO- und PPM-Tools: Software und Empfehlungen für erfolgreiches Multiprojektmanagement 

Welche Positionen gehören in die ROI-Kalkulation?

Damit Sie mit der Berechnung des Return on Investment für ein Projektmanagement-Tool Ihre Entscheider im Unternehmen überzeugen, sollten Sie folgende Punkte berücksichtigen:

Typische Investitionskosten:

• Lizenzen (Cloud- / SaaS-Modell vs. On-Premises)
• Implementierung / Setup / Schnittstellen
• Schulung, Support, Betriebskosten
• Interner Aufwand (z.B. Projektteam)

Typische Nutzenkategorien:

• Eingesparte Zeit durch bessere Koordination über das Tool
• Effizientere Meetings durch bessere Berichte und schnellere Entscheidungsfindung
• Erfolgreicher durchgeführte Projekte und geringerer Projektverzug binden weniger Ressourcen
• Zentrale Datenablage „Single Source of Truth” verhindert Zeitaufwand für langes Suchen von Dokumenten
• Bessere Ressourcenauslastung durch das Wissen, wer woran arbeitet und noch Kapazitäten hat
• Schnellere Projektstarts durch bessere Transparenz zur Ressourcenverfügbarkeit und Szenarien im Portfolio
• Bessere interne Kommunikation vermeidet kostspielige Fehler und redundantes Arbeiten
• Dokumentation im System und zentrale Datenverfügbarkeit sorgen für bessere Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen und sind wichtig für Compliance-Fragen
• Wegfall obsoleter Softwarelizenzen (z.B. für in die Jahre gekommene Desktop-Tools, die keine zentrale Datenbank haben)

Unser Praxistipp: Berechnen Sie zusätzlich zur ROI-Kennzahl auch die Amortisationsdauer („Payback Period“). Diese zeigt, ab wann sich das Tool wirtschaftlich trägt – oft schon nach 6 bis 12 Monaten.

So berechnen Sie den ROI für Ihr Projektmanagement-Tool: Ein Praxisbeispiel

Um die ROI-Berechnung für ein beliebiges PPM-Tool greifbar zu machen, nehmen wir ein Beispielunternehmen. Dieses definieren wir wie folgt:

• 1.000 Mitarbeitende, davon 150 in projektbasierten Rollen, die das neue Tool nutzen sollen
• Einführung eines integrierten PPM-Tools (z.B. auf Microsoft 365 Basis)
• Betrachtungszeitraum über drei Jahre (36 Monate)

Die folgende Tabelle stellt die Investitionen dar.

Unser Praxistipp: Verwenden Sie realistische, unternehmensspezifische Werte für Gehälter, Zeitaufwand und Projektvolumen. Bei Unsicherheiten lieber konservativ schätzen – so bleibt Ihr Business Case glaubwürdig.

Den wirtschaftlichen Nutzen des PPM-Tools zeigt die folgende Tabelle, die verschiedene Benefits berücksichtigt:

Nach der oben genannten Formel berechnet sich der ROI aus dem Nettonutzen und der Investition in unserem Beispiel wie folgt:

→ Gesamtinvestition über 3 Jahre: 582.000 €
→ Gesamtnutzen über 3 Jahre: 3.470.900 €
→ ROI = (3.470.900 – 582.000) / 582.000 × 100 = 496 %

Download-Tipp: Hier können Sie sich die > Excel-Datei herunterladen, aus der die Screenshots stammen. Geben Sie einfach Ihre Werte ein und berechnen Sie so schnell den ROI Ihrer geplanten PPM-Lösung.

Benchmark: So hoch ist der ROI von PPM-Tools laut Forrester

Viele Softwarehersteller lassen von unabhängigen Analysten wie Forrester Consulting sogenannte „Total Economic Impact“ Studien (TEI) erstellen. Dies sind häufig durch die entsprechenden Tool-Hersteller in Auftrag gegeben und daher unter Berücksichtigung des zu Grunde gelegten Bewertungsrahmens zu interpretieren.

Aber diese Studien geben einen Überblick über die Größenordnungen dieser standardisierten ROI-Berechnungen.

Studie / Lösung	Autor / Organisation (Veröffentlichung)	Berechneter ROI*	Link zur Quelle
The ROI of Project Portfolio Management Tools	Craig Symons, Forrester Research (2009)	> 250 %	PDF
The Total Economic Impact of Microsoft Project Online	Forrester Consulting, im Auftrag von Microsoft (2018)	387 % ROI über 3 Jahre	PDF
The Total Economic Impact of ValueOps by Broadcom (Clarity PPM + Rally)	Forrester Consulting, im Auftrag von Broadcom (Nov 2023)	471 % ROI über 3 Jahre	PDF
The Total Economic Impact of Planview (Tasktop) Viz	Forrester Consulting, im Auftrag von Planview (Feb 2021)	640 % ROI über 3 Jahre	Berichtsseite
Total Economic Impact Study – Cora PPM	Forrester Consulting, im Auftrag von Cora Systems (Sep 2023)	187 % ROI über 3 Jahre	Artikel

Tabelle 3: ROI-Vergleiche aus Forrester TEI-Studien zu PPM-Lösungen
(* Alle ROI-Angaben basieren auf dem Forrester-Framework Total Economic Impact (TEI) und beziehen sich, wenn nicht anders angegeben, auf eine dreijährige Modellrechnung bei einem „Composite-Unternehmen“.)

Das Forrester-Framework Total Economic Impact kalkuliert mit Netto-Barwerten von Nutzen und Kosten. Zudem berücksichtigt es Risiken und Diskontierung. Der Betrachtungszeitraum wird meist mit 3 Jahren festgelegt.

Hinweis: Alles Wichtige zum Project Online Ende 2026 und Migrationsoptionen

Die Bandbreite des ROI reicht bei den Beispielen oben von 187 % bis hin zu 640 %. Annahmen, die diese Unterschiede beeinflussen, sind u.a. der untersuchte Funktionsumfang, Implementierungskosten, Betriebsgröße, Lizenzmodell, Prozessreife etc.

Diese Zahlen zeigen: Die ROI-Berechnung für PPM-Tools liefert beeindruckende Resultate – vorausgesetzt, die Implementierung des Tools wird richtig aufgesetzt.

Unser Lese-Tipp: Einführung von Projektmanagement-Software – 9 Risiken zu scheitern

Fazit: Mit ROI-Berechnung zur strategischen Tool-Entscheidung

Die Einführung oder Ablösung eines PPM-Tools ist eine strategische Entscheidung – gerade in Zeiten knapper Budgets. Mit einer strukturierten ROI-Berechnung für PPM-Tools schaffen Sie eine fundierte Grundlage, um den wirtschaftlichen Nutzen Ihrer Investition transparent zu machen.

Der ROI dient als „Door-Opener“. Aber berücksichtigen Sie in Ihrer Argumentation für ein neues Tool auf jeden Fall auch die Auswirkungen auf den qualitativen Nutzen! Ein Beispiel dafür ist eine höhere Zufriedenheit mit der Tool-Umgebung, die sich auch auf die Projekterfolgsquote oder schnellere Entscheidungszyklen auswirkt.

Mit dem vorgestellten Praxisbeispiel und der > Excel-Tabelle zum Download können Sie nun Ihre eigenen Berechnungen anstellen. Um Ihre internen Entscheider zu überzeugen, orientieren Sie sich zusätzlich an den aufgeführten unabhängigen Marktstudien wie von Forrester.

Folgend noch ein paar wichtige Fragen und Antworten (FAQ) um Thema.

Wichtige Fragen und Antworten zum ROI bei PPM-Systemen

1) Wie beeinflusst der Projektmanagement-Reifegrad meines Unternehmens den erwarteten ROI?

Eine Studie des PMI kommt zu folgendem Ergebnis: Je höher die PPM-Prozess-Reife, desto besser die Projekt­kosten- und Termin­performance – und desto höher der erzielbare ROI. (Quelle)

2) Wie beeinflusst die Unternehmenskultur den ROI eines PPM-Tools?

Die Unternehmenskultur spielt eine entscheidende Rolle bei der Implementierung eines PPM-Systems. Eine kulturbedingte Widerstandshaltung gegenüber Veränderungen kann den ROI negativ beeinflussen, während eine offene und adaptive Kultur die Vorteile eines PPM-Tools maximieren kann. (Quelle)

3) Welche Rolle spielen Schulungen und Change Management beim ROI von PPM-Systemen?

Schulungen und effektives Change Management sind essenziell, um sicherzustellen, dass Mitarbeitende das PPM-Tool effizient nutzen. Ohne angemessene Schulung kann der ROI durch ineffiziente Nutzung und mangelnde Akzeptanz erheblich sinken. (Quelle)

4) Wie kann die Integration eines PPM-Tools mit bestehenden Systemen den ROI beeinflussen?

Eine nahtlose Integration eines PPM-Tools mit bestehenden Systemen wie ERP oder CRM kann den ROI steigern, indem sie Datenkonsistenz gewährleistet und redundante Prozesse eliminiert. Schwierigkeiten bei der Integration können hingegen zusätzliche Kosten verursachen und den ROI mindern. (Quelle)

5) Inwiefern beeinflusst die Auswahl des richtigen PPM-Tools den langfristigen ROI?

Die Auswahl eines PPM-Tools, das auf die spezifischen Bedürfnisse und Prozesse eines Unternehmens zugeschnitten ist, ist entscheidend für einen positiven langfristigen ROI. Ein ungeeignetes Tool kann zu ineffizienten Prozessen und zusätzlichen Kosten führen. (Quelle)

6) Wie berücksichtige ich qualitative Benefits bei der ROI-Berechnung eines PPM-Tools?

Weisen Sie „weiche“ Nutzen wie höhere Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit mithilfe von Bewertungs­-Scores oder geldwerten Schätzungen (z.B. geringere Fluktuations­kosten) aus und addieren Sie sie als Bonus-Cashflows zum harten, messbaren Nutzen. (Quelle)

7) Welchen Einfluss hat Cloud vs. On-Premise auf den ROI eines PPM-Systems?

Cloud-Lösungen erzeugen meist niedrigere Anfangs­investitionen und schnellere Time-to-Value, während On-Premises mehr Kontrolle, aber höhere CapEx & IT-Betriebskosten bedeutet – damit sinkt oft der kurzfristige ROI. (Quelle)

8) Wie oft sollte der ROI nach der Einführung eines PPM-Tools überprüft werden?

Führen Sie nach 6–12 Monaten eine erste Post-Implementation-Review (PIR) durch und danach im Jahresrhythmus; so erfassen Sie tatsächliche Nutzeneffekte und können Optimierungen ableiten. (Quelle)

9) Welche Finanzkennzahlen ergänzen den ROI bei der Bewertung eines PPM-Investments am besten?

Nutzen Sie zusätzlich Net Present Value (NPV) und Internal Rate of Return (IRR), um Zeitwert des Geldes und Kapitalkosten abzubilden; Payback-Periode und Cost-Benefit-Analyse runden den Business Case ab. (Quelle)

10) Welche Risiken birgt eine ungenaue ROI-Berechnung bei PPM-Systemen?

Eine ungenaue ROI-Berechnung kann zu Fehlentscheidungen führen, indem sie den tatsächlichen Nutzen oder die Kosten eines PPM-Tools falsch einschätzt. Dies kann Ressourcenverschwendung oder verpasste Chancen zur Effizienzsteigerung zur Folge haben. (Quelle)

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Über den Autor
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

Der Beitrag ROI-Berechnung für PPM-Tools: So entscheiden Sie fundiert über Investitionen (mit Rechenbeispiel und Excel-Download) erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Was bedeutet das konkret? Was sollten Sie jetzt zu tun? Und warum sollten Sie jetzt auf eine zukunftssichere Lösung auf der Power Platform umsteigen? In diesen Kapiteln finden Sie Antworten:

• Abschaltung SharePoint-Workflows und Auswirkung auf Project Online
• Kein Grund zur Panik: schrittweiser Übergang
• Die Lösung: TPG ProjectPowerPack als Project Online Nachfolger
• Zusammenfassung: Jetzt handeln – aber mit Weitblick

Legen wir los!

Abschaltung SharePoint Workflows und Auswirkung auf Project Online

Die Bekanntgabe des Endes von Project Online mit einer relativ kurzen Übergangszeit bis 30. September 2026 zeigt: Microsoft setzt eindeutig auf seine modernen Lösungen auf der Microsoft Power Platform und Modern Work Tools.

Ein konkretes Datum für die Abschaltung der SharePoint Workflows steht jedoch bereits fest: Ab dem 2. April 2026 werden die SharePoint 2013 Workflows nicht mehr funktionieren.

Hinweis: Wenn Sie hier auf dem Laufenden bleiben möchten, sollten Sie regelmäßig einen Blick auf den Microsoft Product Lifecycle werfen.

Das Abschalten der SharePoint 2013 Workflows hat weitreichende Konsequenzen für Unternehmen, die Project Online als unternehmensweite Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement im Einsatz haben:

• Das Anlegen und Steuern von Projekten über Phasenmodelle und Genehmigungsstufen ist ab dann mit Project Online nicht mehr möglich, sofern diese Workflows im Einsatz sind.
• Auch Add-ins auf Basis der klassischen SharePoint Technologie werden nicht mehr unterstützt.

Aus diesem Grund müssen sich Unternehmen nach Alternativen umsehen – entweder über individuell entwickelte Workarounds oder durch den Wechsel auf eine moderne Plattformlösung, die auch in Zukunft von Microsoft unterstützt und weiterentwickelt wird.

Kein Grund zur Panik: schrittweiser Übergang

Viele Unternehmen, die mit TPG The Project Group zusammenarbeiten, entscheiden sich jetzt für eine Hybridstrategie: Sie behalten Project Online so lange wie möglich oder den Project Desktop für das Ressourcen- und Terminmanagement bei – kombiniert mit moderner Workflow- und Portfoliofunktionalität auf der Power Platform.

Die Lösung: TPG ProjectPowerPack als Project Online Nachfolger

Wenn Sie heute eine zukunftssichere Lösung für Ihr Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) suchen, die noch viel mehr bietet als Project Online, dann sollten Sie TPG ProjectPowerPack kennenlernen.

TPG ProjectPowerPack basiert vollständig auf der Microsoft „low-code / no-code“ Power Platform und bietet:

• Unterstützung vieler praxisbewährter Methoden wie Statusberichte, Risikomanagement, Stakeholder-Analysen, Ressourcenauslastung und viele mehr
• Integrierte, frei konfigurierbare Workflows ohne Entwicklungsaufwand
• Unterstützung mehrerer Planungstools – derzeit sind dies: Planner Premium, Microsoft Project / Project Online oder TPG Scheduler.
• Bidirektionale Integration von Plattformen wie Jira, DevOps und SAP. Bei Bedarf lassen sich auch weitere Systeme anbinden.
• Reporting-Funktionen auf Basis von Power BI
• Beste Grundlagen für Künstliche Intelligenz zur Planung und Auswertung

Mit dieser Architektur ist das TPG ProjectPowerPack ein logischer Nachfolger von Project Online – mit voller Flexibilität für zukünftige Anforderungen.

Der modulare Methoden-Aufbau von TPG ProjectPowerPack im Zusammenspiel mit mehreren Planungstools ermöglicht noch Weiteres: Je nach Bedarf, Projektart und -umfang, können Sie auch kleinere und vielleicht besser geeignete Tools wie Microsoft Planner Premium (ehemals Project for the Web) oder TPG Scheduler einsetzen. Kleine und kurzlaufende Projekte müssen so nicht mit dem komplexen Project Online / Project Server angelegt werden.

Sehen Sie sich die Aufzeichnung unseres Webinars zu diesem Thema an und erfahren Sie:

• Was das Ende der SharePoint-Workflows ab 2026 für Sie und Ihre Organisation bedeutet
• Wie Sie erfolgreich auf die Power Platform umsteigen
• Wie Sie Ihre bestehende PM-Umgebung weiterhin nutzen können – ohne Funktionsverluste
• Warum TPG ProjectPowerPack eine Next-Generation-PPM-App ist

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Zusammenfassung: Jetzt handeln – aber mit Weitblick

Project Online geht schnell dem Ende seines Lebenszyklus entgegen. Ab 1. Oktober 2026 ist Schluss, weil Microsoft die Unternehmen auf die moderne Power Platform Technologie bringen möchte.

Beachten Sie daher: Unternehmen, die jetzt handeln, sichern sich einen strategischen Vorsprung.

Mit dem TPG ProjectPowerPack steht Ihnen eine bewährte, skalierbare und vollintegrierte Lösung auf der Power Platform Technologie zur Verfügung. Diese kann auch als hybride Lösung (gemeinsam mit Project Online oder Project Desktop Client als Planungstool) genutzt werden. Das erleichtert unter Umständen die schnelle Umstellung auf eine zukunftsfähige Projektmanagement-Umgebung mit Microsoft Technologie.

Haben Sie Fragen oder wollen Sie TPG ProjectPowerPack live erleben bzw. selbst testen? Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert. Oder nutzen Sie unser Kontaktformular.

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Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn.

Der Beitrag Project Online Workflows laufen 2026 aus – was Sie jetzt über das Ende der SharePoint Workflows wissen müssen erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die berufliche Situation von Frauen im Projektmanagement (Statistiken und Erlebtes). Und Sie erfahren mehr über konkrete Maßnahmen, wie sich der Anteil von Frauen im Projektmanagement erhöhen ließe.

• Die Projektmanagerin – eine Bestandsaufnahme
• „Männerdomäne“ Projektmanagement?
• Der Gehaltsvergleich von Frauen im Projektmanagement
• Frauen tun Projekten und Unternehmen gut
• Mehr Diversität im Projektmanagement
• Tipps für mehr Frauen im Projektmanagement
• Zusammenfassung

Los geht’s!

Definition Womenomics

Womenomics ist der Gedanke, dass die wirtschaftliche Förderung von Frauen die Wirtschaft insgesamt verbessern wird.

Der japanische Premierminister Shinzō Abe hat diesen Begriff 2013 geprägt: Er erklärte als Ziel der politischen Führung Japans, die Gleichberechtigung von Frauen ins Zentrum der japanischen Wirtschafts- und Wachstumsstrategie zu rücken. 30 % der Führungspositionen sollten mit Frauen zu besetzen sein. Zudem sollte die weibliche Erwerbsquote im Alter von 25 – 44 Jahren von 68 % auf 73 % bis zum Jahr 2020 gesteigert werden. Oder kurz: Die schlummernden Reserven des Produktionsfaktors „weibliche Erwerbskraft“ sollte für die Wirtschaftsleistung und -entwicklung nutzbar werden.

Es geht jedoch um Mehr als nur Potenziale zu nutzen: Gleichberechtigung auf dem Arbeitsmarkt und vor allem die Karrieremöglichkeiten sind nicht nur eine volks- und betriebswirtschaftliche Frage, sondern ebenso sehr eine gesellschaftliche. Kaum ein Staat und kaum ein Unternehmen kann es sich leisten, auf 50 % der Arbeitskräfte zu verzichten – die zudem meist sehr gut ausgebildet sind.

Und keine Gesellschaft kann verantworten, dass der Hälfte ihrer Bevölkerung die gleichen Entwicklungschancen wie der anderen Hälfte vorenthalten werden. Gender Diversity ist damit längst kein Nischenthema mehr. Das Thema ist im politischen und wirtschaftlichen Mainstream und in den Entscheidungsprozessen als wichtige Größe angekommen.

Doch wie steht es nun um Gender Diversity und Womenomics im Projektmanagement?

Die Projektmanagerin – eine Bestandsaufnahme

Die Datenlage zur Situation von Frauen im Projektmanagement ist lückenhaft – vorsichtig ausgedrückt. Verfügbare Statistiken des Project Management Institute (PMI) gehen beim Thema Frauen im Projektmanagement von einem weltweiten Anteil von ca. 20 – 30 % aus.

Eine weitere Studie der in Deutschland ansässigen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) aus dem Jahr 2014 kommt zu einem ähnlichen Ergebnis: demnach sind nur ca. 30 % der deutschen Projektmanager weiblich.

Dabei gibt es eine gute Nachricht: Die Tendenz ist steigend: Im Jahr 2024 fand die GPM heraus, dass der Anteil der Frauen im Projektmanagement im Vergleich zur letzten Studie von 2019 um 44 % gewachsen war.

Die meisten weiblichen Karrieren im Projektmanagement entstehen „zufällig“. Oder anders gesagt: die wenigsten Hochschulabsolventinnen strebten ursprünglich eine Projektmanagementkarriere an. Die überwiegende Mehrzahl hat zunächst in Fachpositionen begonnen und ist mit der Zeit in den Beruf der Projektmanagerin hineingewachsen.

Dieser Perspektiv- und Verantwortungswechsel geht regelmäßig mit Weiterbildungsmaßnahmen einher: Mit Übernahme der ersten Projektverantwortung beginnen Frauen zunehmend, sich für das neue Tätigkeitsfeld auch formal zu qualifizieren, z.B. durch zertifizierte Fortbildungen.

Die berufliche Zufriedenheit ist dabei durchaus gegeben: Projektmanagerinnen schätzen

• die Einzigartigkeit von Projekten
• an der Erreichung eines Ziels gemeinsam mit anderen Menschen zu arbeiten und dadurch konkrete Ergebnisse zu erzielen
• die Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams und Kunden.

„Männerdomäne“ Projektmanagement?

Geschlechtsspezifische Herausforderungen – ja Hürden – gehören damit jedoch keineswegs gänzlich der Vergangenheit an. Projektmanagement ist nach wie vor eine „Männerdomäne“.

Entsprechend häufig berichten weibliche Führungskräfte davon, sich erst einmal durchsetzen und mit gängigen Stereotypen aufräumen zu müssen.

Auch fehlt es an weiblichen Vorbildern. Schließlich stehen Frauen immer noch in stärkerem Maße als Männer vor der Herausforderung, Beruf und Privatleben im Projektalltag miteinander zu vereinbaren.

Der Gehaltsvergleich von Frauen im Projektmanagement

Die Arbeit im Projektmanagement ist auch für Frauen durchaus lukrativ – allerdings nicht so, wie für männliche Kollegen. Erst 2024 hat die GPM die 8. GPM Studie zu Gehalt und Karriere im Projektmanagement veröffentlicht.

Im Durchschnitt verdient ein Projektmanager rund 112 T € (87 T € im Jahr 2019) in Deutschland; sein weibliches Pendant rund 21% (11% im Jahr 2024) weniger.

Der PMI Salary Report von 2020 kommt auf ein Gap von satten 16 % in Deutschland.

Dabei wächst der Gender Pay Gap mit der Verantwortung bzw. Seniorität: In den höchsten Projektmanagementstufen liegt er bei sage und schreibe 26,3 %, während Frauen im Einstiegslevel „nur“ eine Gehaltslücke von 4,7 % hinnehmen müssen.

Hier bietet sich die intuitive Erklärung an, dass Frauen und Männer mit zunächst gleichen Voraussetzungen und Qualifikationen ins Berufsleben starten. Das danach aufklaffende Gehaltsgefälle könnte sowohl Folge der Entscheidung für eine Familie der Frauen und damit einhergehend auch die Entscheidung sein, weniger Zeit für den Beruf aufzubringen.

Denkbar sind aber auch andere Hintergründe, die Frauen an einem Aufstieg hindern, wie die Scheu vor zunehmender Sichtbarkeit und Verantwortung, die mit der Übernahme von Leitungspositionen einhergeht.

Zum internationalen Vergleich: der Gender Pay Gap im Projektmanagement liegt in

• Großbritannien bei ca. 14 %,
• 11,5 % in Frankreich,
• 10 % in den USA und
• bei 5,5% in der Schweiz, welches das Land mit den höchsten Gehältern für Projektmanager und Projektmanagerinnen ist.

Frauen tun Projekten und Unternehmen gut

Die Arbeitswelt wandelt sich weiter und setzt dabei ihre Entwicklung hin zu einer „Project Economy“ fort.

Der Anteil von Projektarbeit an der Gesamtwertschöpfung betrug in Deutschland bereits im Jahr 2019 ca. 40 %. Bis zum Jahr 2027 soll der Bedarf an Projektmanager:innen weltweit um 33 % steigen.

Der Schlüssel zum Wettbewerbsvorteil in dieser neuen Arbeitswelt ist leistungsfähiges und -williges Personal. Nur so lassen sich Projekte erfolgreich abschließen.

Frauen im Projektmanagement werden daher weiter an Bedeutung gewinnen. Dabei bringen sie schon längst Mehrwert und sind deshalb für Projekte kein nice-to-have, sondern ein Business Case.

Mehr Diversität im Projektmanagement

Es ist allgemein bekannt: Diversität und Gender Balance führen zu besseren Projektergebnissen und einer nachhaltigen Verankerung des Projektes in den betreffenden Unternehmen und Organisationen.

In Projekten können Frauen ihre Stärken ausspielen. Sie können:

• Menschen zusammenbringen und die Arbeit an einem gemeinsamen Ergebnis vorantreiben.
• schnelle und pragmatische Lösungen für komplexe Fragestellungen finden
• gut kommunizieren.

Gerade letzteres, die gute Kommunikationsfähigkeit, ist ein kritisches Asset im Projektmanagement.

Tipps für mehr Frauen im Projektmanagement

Auch Sie können eventuell dazu beitragen, den Frauenanteil im Projektmanagement weiter zu steigern. Hier finden Sie abschließend einige plakative Beispiele als Best-practice:

Sichtbarkeit des Tätigkeitsfeldes „Projektmanagerin“ erhöhen

Tätigkeitsfelder und die positiven Beiträge, die besonders Frauen leisten können, sollten klar kommuniziert werden. Folgende Fragen sind für viele (junge) Frauen noch nicht ausreichend geklärt:

• Wie sieht der Alltag einer Projektmanagerin aus?
• Was sind die guten Seiten und was die Herausforderungen?
• Wie wird frau Projektmanagerin?

Neben den Bemühungen des PMI, der IPMA und der GPM ist hier vor allem die „Celebrating Women in Project Management“ Initiative der australischen Autorin Elise Stevens als Vorbild zur Nachahmung zu empfehlen. Stevens portraitierte über 150 Tage im Jahr erfolgreiche Frauen im Projektmanagement. Sie stellte diese in den sozialen Medien vor.

Auch das Buch von Autorin Sarah Ipek Ozguler, die 29 Projektmanagerinnen weltweit interviewt hat, zeigt exemplarische Karrierepfade erfolgreicher Projektmanagerinnen auf.

Aber auch Aspirantinnen selbst können über Personal Branding in sozialen Netzwerken auf sich und ihren Beruf aufmerksam machen.

Schaffung und Förderung von Vernetzungsmöglichkeiten

Projektmanagerinnen wollen und müssen sich mit anderen Vertreterinnen des Berufsstandes austauschen und vernetzen. So können sie voneinander lernen und sich einander unterstützen.

In Deutschland bietet bisher vor allem die GPM mit den PM-Expertinnen ein Forum für Projektmanagerinnen.

Unternehmen können und sollten auch innerhalb der eigenen Organisation ähnliche Foren für den Austausch und die interne Netzwerkpflege etablieren.

Neben der reinen Vernetzung können Projektmanagerinnen in eine Mentoring-Beziehung eintreten (das funktioniert übrigens auch geschlechterübergreifend). Beim Mentoring geht es, noch viel mehr als beim reinen Netzwerken, darum, gegenseitig neue Möglichkeiten des Lernens und Wachsens zu ermöglichen.

Mittlerweile gibt es in Deutschland einige Mentoring-Programme, von denen Mentorme sicherlich die größte und erfolgreichste Community ist.

Zusammenfassung

Auch wenn es beim Thema „mehr Frauen im Projektmanagement“ erfolgversprechende Ansätze gibt – hier ist noch deutlich Luft nach oben.

Es bleibt zu hoffen, dass die bisher bei Weitem noch nicht ausgeschöpften Reserven der „Womenomics“ erkannt und genutzt werden.

Nur so kann dieser Megatrend das schlummernde Potenzial für die wirtschaftliche und gesellschaftliche Entwicklung – auch weit über das Projektmanagement hinaus – voll zur Entfaltung zu bringen.

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Was sind Ihre Erfahrungen mit Womenomics im Projektumfeld? Sind Sie davon betroffen und was sehen Sie als besonderen Vor- und Nachteil? Bitte sagen Sie uns Ihre Meinung im Kommentar.

Verwendete Quellen

Artikel:

• Womanomics: Frauen erobern die Arbeitswelt
• Womenomics und die japanische Realität
• Women in Project Management: Future Perspectives
• Women Project Managers: the exploration of their job challenges and issue selling behaviors

Studien:

• PMI: Earning power, Salary Report 2020
• GPM Gehaltsstudie (2024)
• PMI: A case for diversity (2020)
• Studie zur aktuellen Situation von Frauen im Projektmanagement der GPM (2014)
• PMI: Pulse of the profession (2020)

Bücher:

• Ozguler, Sarah Ipek (2019): The Perspective of Women Project Management Professionals

Der Beitrag Womenomics: Gender Pay Gap und die Rolle von Frauen im Projektmanagement erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Microsoft Software für Projektmanagement
• Microsoft To Do – Einstieg ins Aufgabenmanagement
• Microsoft Planner Basic – einfaches Aufgabenmanagement
• Microsoft Planner Premium – Einzelprojekt mit Struktur und Gantt
• Microsoft Project Standard – die bewährte PM-Einzelplatzlösung
• Microsoft Project Server (on premises) und Project Online (in der Cloud)
• Projektmanagement auf der Microsoft Power Platform (TPG ProjectPowerPack)
• Unternehmensweites Ressourcenmanagement (TPG CoReSuite)
• Zusammenfassung – Microsoft Projektmanagement-Tool-Übersicht

Legen wir los!

Microsoft Software für Projektmanagement

Die Auswahl des passenden Microsoft Projektmanagement-Tools ist strategisch entscheidend für Ihren Projekterfolg. Im breiten Angebot finden Sie hier reichlich Auswahl. Diese reicht von Tools wie Microsoft To Do als einfache persönliche Aufgabenübersicht, über Microsoft Planner, nützlich für die Aufgabenverwaltung kleiner Teams, bis zu komplexen Lösungen wie Microsoft Project und Planner Premium (ehem. Project for the Web) für Projektleitende.

Wenn es in Richtung Multiprojekt- und Portfoliomanagement gehen soll, stehen Microsoft Project Server (on premises), seine Cloud-Version Project Online sowie Lösungen auf Microsoft 365 bzw. der Power Platform wie TPG ProjectPowerPack zur Auswahl.

Da verschiedene Projekte und Teams sehr unterschiedliche Anforderungen haben, passt selten eine einzige Microsoft Projektmanagement-Software für alle. Eine integrierte Landschaft, die sich zum Beispiel über Microsoft Teams als Kommunikationshub verbinden lässt, ist eine effektive und akzeptierte Lösung. Zudem macht oft die Integration des PPM-Tools mit anderen Systemen wie z.B. SAP oder Jira Sinn. Damit kann der Datenaustausch im Hintergrund reibungslos ablaufen und alle arbeiten mit aktuellen Daten.

Unser Praxistipp: Bevor Sie sich auf die Suche nach einem neuen Microsoft Projektmanagement-Tool machen, definieren Sie klar die Anforderungen verschiedener Abteilungen und Projektarten. Hier hilft Ihnen dieser Artikel „9 Schritte zur Auswahl von Projektmanagement-Software und hoher User-Akzeptanz (mit PDF-Download)“

Zu Beginn finden Sie folgend eine Übersicht der unten detaillierter dargestellten Microsoft Tools zum Vergleich.

Microsoft To Do – Einstieg ins Aufgabenmanagement

Microsoft To Do ist eine einfache Auf­gaben‑App: Sie können alle Ihre Aufgaben auflisten und sortieren. Das Tool enthält eine My Day-Liste für Ihre täglichen Aufgaben und ermöglicht Ihnen, zusätzliche Listen zu erstellen, um Ihre Arbeit, Projekte, Lebensmittel usw. zu organisieren. Es sammelt alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben – etwa aus markierten Outlook‑Mails oder Action‑Items in MS Teams – automatisch an einem Ort.

To Do ist jedoch auf persönliche oder sehr einfache Team‑Szenarien beschränkt. Das Tool ist ein praktikabler Einstieg ins Aufgaben­management, aber kein vollwertiger Ersatz für professionelle Projektmanagement‑Tools. Microsoft selbst empfiehlt To Do deshalb ausdrücklich für Solo‑Aufgaben – für Projekte sollten besser geeignete Tools genutzt werden, über die Sie im Folgenden mehr erfahren.

Microsoft Planner Basic – für einfaches Aufgabenmanagement

Als Microsoft Projektmanagement-Tool für den Einstieg dient Microsoft Planner Basic. Dieses Werkzeug unterstützt effektiv die Zusammenarbeit in kleineren Teams sowie die persönliche Planung. Oft als guter Startpunkt für „kleine Projekte“ angesehen, kann dieses Tool entweder als Webanwendung oder integriert in Microsoft Teams genutzt werden.

Microsoft Planner Basic stellt Ihnen verschiedene nützliche Ansichten zur Verfügung. Dazu gehören:

• eine filterbare Tabellenansicht der Vorgänge als flache Liste, ohne Gliederung
• einen Kalender
• ein Kanban Board
• eine Grafik-Ansicht (z.B. Visualisierung der Anzahl an Vorgängen je Person)

Eine mobile App ermöglicht den Zugriff von überall.

Ein Vorgang in Microsoft Planner Basic kann:

• eine Checkliste haben
• einem Bucket zugeordnet werden (Buckets sind pro Plan zu definieren)
• Labels haben (Labels sind pro Plan zu definieren)
• einer oder mehreren Personen zugeordnet sein
• Kommentare von verschiedenen Personen haben
• Dokumente und Hyperlinks beinhalten

Wichtige Einschränkung: Die Informationen gelten immer nur für den jeweiligen Plan mit der Anzahl der Aufgaben, die darin geplant werden. Eine gemeinsame Auswertung über mehrere Pläne lässt sich nicht erstellen.

Bei den Vorgangsdetails sind Sie auf feste Felder beschränkt, denn neben dem Tasknamen können Sie lediglich diese Informationen eingeben:

• Anfang / Ende
• Erinnerung
• Status
• Priorität
• Wiederholung

Benutzerdefinierte Felder für zusätzliche spezifische Informationen, wie extra Zahlenwerte, Texte oder Flags, stehen in Microsoft Planner Basic nicht zur Verfügung.

Unsere Bewertung: Der Planner bietet in der Basic-Variante Möglichkeiten für ein sehr eingeschränktes „Mini-Projektmanagement“. Er ermöglicht die Zusammenarbeit im Team, dient aber eher für die persönliche Aufgabenplanung.

Lesetipp: Hier beschreiben wir, wie Sie MS Project mit Planner verknüpfen können.

Microsoft Planner Premium – Einzelprojekt mit Struktur und Gantt

Als weiterführendes Microsoft Projektmanagement-Tool ist Planner Premium (Planner Plan 1, ehemals „Project for the Web“) für gemeinsames Planen in kleineren Teams und das Einzelprojektmanagement konzipiert. Dieses browserbasierte Werkzeug ist passend für einfache Projekte, deren Komplexität über die grundlegenden Möglichkeiten von Planner Basic hinausgeht. Die parallele Bearbeitung der Inhalte ist problemlos möglich.

Planner Premium basiert auf der Microsoft Power Platform, was die Integration in ein Microsoft 365 Projektmanagement-Umfeld erleichtert.

Gegenüber der Basic-Version bietet Ihnen Planner Premium deutliche Erweiterungen für ein strukturiertes Projektmanagement. Dazu zählen z.B.:

• ein Board, das auch Sprints unterstützt, sowie
• ein Gantt-Diagramm zur visuellen Terminplanung mit Zeitachse

Eine hierarchische Struktur lässt sich abbilden, indem Sie Sammelvorgänge, einzelne Vorgänge und Meilensteine verwenden. Sie können Abhängigkeiten durch Verknüpfungen zwischen Vorgängen und Meilensteinen definieren.

Zur Nachverfolgung von Änderungen gibt es eine Historie der Vorgänge. Ein integrierter Chat erleichtert die Kommunikation direkt am Vorgang.

Für detailliertere Informationen können Sie benutzerdefinierte Felder für Vorgänge anlegen und Zellen in der Vorgangstabelle bedingt formatieren.

Im Bereich des Ressourcenmanagements erlaubt Planner Premium eine einfache Definition von Kapazitäten für Personen über Kalender und das Zuordnen von Personen zu Vorgängen mit Arbeitsstunden.

Darüber hinaus können Sie Ziele definieren und diese mit Vorgängen verknüpfen.

Über die Nutzung von Microsoft Copilot lassen sich KI-basiert ganze Projektpläne mit Vorgängen und Untervorgängen erzeugen.

Wichtige Einschränkung: Bei der Terminplanung sollten Sie beachten, dass das Tool nur über ein fixes Gantt-Diagramm verfügt, das keine zusätzlichen Spalten direkt im Chart anzeigt. Es zeigt nur die Namen der Vorgänge an.

Hinweis: Einen weiteren Feature-Vergleich Planner Basic / Premium finden Sie als Tabelle auch auf dieser Microsoft Seite.

Unsere Bewertung: Planner Premium auf der Basis von Microsoft Power Platform bietet eine gemeinsame Planbearbeitung für kleine Teams und kleine Pläne im Einzelprojektmanagement sowie ein einfaches Ressourcenmanagement. Als alleiniges Tool für unternehmensweites PPM ist das Tool nicht geeignet, kann aber Teilaufgaben in einer PPM-Lösung übernehmen.

Microsoft Project Standard – die bewährte PM-Einzelplatzlösung

Microsoft Project in der Standard-Version ist eines der am meisten genutzten Tools für komplexes, klassisches Projektmanagement weltweit. Im Unterschied zum Microsoft Planner Basic ist MS Project jedoch kein integraler Bestandteil von Microsoft 365 / Office365 – d.h. jeder User benötigt eine zusätzliche Lizenz – entweder als Abonnement „Project Online Plan 3“ oder als Kauflizenz.

Als Einzelanwendung wird MS Project Standard lokal auf dem Desktop genutzt. Die Projektdateien werden im MPP-Format meist lokal oder auf File-Servern gespeichert. Was als lokale Nutzung im Einzelprojektmanagement einer Projektleiterin oder eines Projektleiters gut funktionieren kann, gilt allerdings nicht für das Multiprojekt-Umfeld.

Einige Nachteile der lokalen Nutzung sind:

• keine zentrale Datenbasis
• keine einheitliche Projektliste
• mangelnde Transparenz über alle Projekte hinweg
• erschwertes übergreifendes Ressourcenmanagement
• keine standardisierte Berichterstattung
• Probleme bei der Versionierung
• hoher manueller Aufwand für den Nachweis des Projektfortschritts

Das Arbeiten mit Einzeldateien, die hin und her geschickt werden, ähnelt dem bekannten „Excel Chaos“. Das sind Zustände, die Unternehmen mit höherem PM-Reifegrad durch das Implementieren eines datenbankbasierten zentralen PPM-Tools hinter sich gelassen haben.

Neben der Standard-Version gibt es auch die Version MS Project Professional (Project Plan 3). Diese bietet die gleichen Funktionalitäten wie Standard, kann sich als Client aber zusätzlich mit dem Microsoft Project Server / Project Online verbinden. Diese beiden datenbankbasierten Microsoft PPM-Tools lernen Sie folgend kennen.

Unsere Bewertung: Microsoft Project Professional ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die detaillierte Planung einzelner Projekte. Es konzentriert sich auf Funktionen wie das Gantt-Diagramm und die Vorgangsstrukturierung. Das Tool entfaltet sein Potenzial für unternehmensweites Projektmanagement aber erst im Verbund mit einer Serverlösung, d.h. mit zentraler Datenhaltung, ohne die verteilt gespeicherten MPP-Dateien.

Microsoft Project Server und Project Online

Project Server (on premises)

Microsoft Project Server wird innerhalb der eigenen IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens installiert und betrieben. Die Daten sind dabei auf Ihren eigenen Servern (on premises) gespeichert. Dies erfordert das Einrichten und Warten von Komponenten wie:

• Microsoft SQL Server
• SharePoint Server Subscription Edition
• Project Server Server Subscription Edition

Die aktuelle Version ist die Microsoft Project Server Abonnement-Edition (mehr dazu auf dieser Microsoft Seite).

Der Zugriff erfolgt typischerweise über den Microsoft Project Professional Client (Kauflizenz), den Project Online Desktop Client (Subscription) oder die Project Web App per Browser.

Project Server ist beliebig auf die Anforderungen von Unternehmen anpassbar. Seine zentrale Datenbasis bietet viele Funktionen für komplexe Projektplanung. Das sind z.B.:

• Multi-Projektmanagement
• Portfoliomanagement
• Ressourcenmanagement
• zentrale Projektliste
• Zeiterfassung
• Komplexe Terminplanung
• Planbearbeitung mit CheckIn / CheckOut (kein paralleles Bearbeiten)
• Planvorlagen je nach Projektgröße
• v.m.

Lesetipp: Microsoft Project Server – Das sind die Vorteile zur MS Project Einzelplatzlösung ohne zentrale Datenhaltung

Project Server wird von Microsoft zwar nicht mehr weiterentwickelt, läuft aber stabil und ist damit eine zuverlässige Lösung in der eigenen Infrastruktur. Weil sehr viele Unternehmen es nutzen, wird das Tool von Microsoft noch für viele weitere Jahre angeboten.

Unsere Bewertung: Microsoft Project Server on premises ist eine langjährig bewährte und leistungsstarke Lösung für umfassendes Multi-Projekt- und Portfoliomanagement. Sie lässt ich beliebig an alle Anforderungen anpassen. Im Vergleich zur Cloud-Variante Project Online ermöglicht die Lösung mehr Kontrolle, besonders bei der Datensicherheit durch lokale Datenspeicherung. Allerdings erfordert dies mehr internen Betriebs- und Wartungsaufwand. Das Tool ist sehr gut geeignet für unternehmensweites, komplexes Projekt- und Portfoliomanagement.

Microsoft Project Online (in der Cloud)

Microsoft Project Online (Project Plan 5) ist eine Cloud-basierte (SaaS) Lösung, die von der Funktionalität für die User weitestgehend identisch ist mit Project Server on premises. Die Datenhaltung in der Cloud reduziert im Vergleich den internen Infrastrukturaufwand.

Der Zugriff erfolgt, wie bei Project Server, über den Project Professional Client, Online Desktop Client oder die Project Web App.

Einige Vorteile von Project Online:

• Einfacher Einstieg: Es entstehen keine Kosten für die Projekt- und Portfoliomanagement-Infrastruktur. Die Abrechnung für User erfolgt auf einer einfachen Nutzerbasis und ist schon ab ca. 50 EUR pro User und Monat möglich, all inclusive! (aktuelle Microsoft Preise).
• Sicherheit: Microsoft 365 bietet Disaster-Recovery-Möglichkeiten, redundante Back-ups und intensiven Schutz der persönlichen Daten. Filter verhindern Spam und Viren.
• Garantierte Verfügbarkeit: Microsoft bietet garantierte Verfügbarkeit des Systems und telefonischen 24/7 Support.

Ein Umstieg von Project Online auf einen lokalen Microsoft Project Server ist jederzeit möglich und als Thema durch das Project Online Ende 2026 aktueller denn je.

Unsere Bewertung: Project Online ist eine leistungsstarke Cloud-Lösung für umfassendes Multi-Projekt- und Portfoliomanagement, bei der alles dabei ist und die sehr schnell aufgesetzt ist. Von den Möglichkeiten ist es so gut wie identisch mit Project Server, hat seine zentrale Datenbasis aber in der Microsoft Cloud. Dies reduziert den internen Betriebs- und Wartungsaufwand. Geeignet für unternehmensweites, komplexes Projekt- und Portfoliomanagement.

Lesetipps:

• Informationen zur Abschaltung der Project Online Workflows 2026.
• Alles Wichtige zum Project Online Ende 2026 und Migrationsoptionen

Projektmanagement auf der Microsoft Power Platform (Beispiel TPG ProjectPowerPack)

Die Microsoft Power Platform ist eine integrierte No-Code- / Low-Code-Plattform, mit der Sie Anwendungen erstellen, Workflows automatisieren, Daten analysieren und Chatbots entwickeln können. Sie umfasst Power BI, Power Apps, Power Automate und Power Virtual Agents. Die Daten liegen in der cloudbasierten und zentralen Microsoft Datenbank (Dataverse).

TPG ProjectPowerPack basiert auf der modernen Microsoft Power Platform. Im Zentrum des Tools steht die große Sammlung bewährter Best-Practice-Methoden für Projekt-, Portfolio-, Ressourcen- und Aufgabenmanagement. Diese lassen sich flexibel mit Ihrem bevorzugten Tool zur Terminplanung kombinieren – etwa Planner Premium, TPG Scheduler, Microsoft Project etc. – das ist der wesentliche Unterschied zu Project Server / Online.

Das Tool lässt sich zudem einfach in die Kollaborationsplattform MS Teams einbinden.

Je nach eingebundenem Planungstool bietet TPG ProjectPowerPack Funktionen wie:

• Multiproject Gantt Chart
• konfigurierbare Ansichten
• projektübergreifende Verknüpfungen
• kombinierte Projekt- und Aufgabenplanung
• viele PM-Methoden und -Funktionen
• flexibles Ressourcenmanagement
• umfangreiche Sammlung an Berichten in Power BI

Die moderne Oberfläche von TPG ProjectPowerPack führt zu geringem Schulungsaufwand und schneller Adaption an neue Prozesse durch Konfiguration.

Das Tool ist MS Teams integrierbar und nutzt Komponenten wie Power BI für Berichte.

Unsere Bewertung: TPG ProjectPowerPack bietet eine moderne und leistungsfähige PPM-Lösung auf der Power Platform und nutzt deren zentrale Datenhaltung. Die geringere Komplexität in der Bedienung und die Integration in die moderne Microsoft 365 Welt (insbesondere in MS Teams) bieten Vorteile für Unternehmen, die einen schnellen Einstieg und hohe Benutzerakzeptanz suchen.

Unternehmensweites Ressourcenmanagement (TPG CoReSuite)

TPG CoReSuite konzentriert sich im Vergleich zu den oben genannten Tools auf das unternehmensweite Ressourcenmanagement. Der explizite Fokus soll die Akzeptanz in diesem Bereich erhöhen und macht TPG CoReSuite zu einer spezialisierten Lösung, die insbesondere für Organisationen mit ausgeprägten Ressourcenkonflikten relevant ist.

Taktische Ressourcenplanung – Abstimmung Projekt / Linie

TPG CoReSuite unterstützt im ersten Anwendungsfall als Teammanagement-Software den Abstimmungsprozess zur Ressourcenzuweisung zwischen Projektleitung und Teamleitung. Dies geschieht durch Abbilden der Anfrage und Zusage von Ressourcen. Durch Berücksichtigen von Abwesenheiten und Linientätigkeiten wird dem Teamleitenden die tatsächliche Ressourcenverfügbarkeit seiner Teammitglieder für Projekte transparent sichtbar.

Kapazitäts- und Portfolioplanung

Zudem bietet das Tool als zweiten Anwendungsfall die Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung in Portfolios. Dies dient der Portfoliooptimierung aus Sicht der unternehmensweiten Ressourcenverfügbarkeit und beinhaltet auch das Speichern von Szenarien zur Abstimmung in den Entscheidungsgremien.

TPG CoReSuite lässt sich wahlweise lokal in der eigenen Umgebung oder in der Microsoft Cloud installieren.

Unsere Bewertung: TPG CoReSuite ist eine spezialisierte Lösung für unternehmensweites Ressourcenmanagement, die die komplexe Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitung sowie die Portfoliooptimierung aus Ressourcensicht unterstützt. Das Tool ist besonders geeignet für Unternehmen, bei denen die Ressourcenplanung die primäre Herausforderung darstellt und eine spezialisierte, integrierte Lösung gesucht wird.

Zusammenfassung – Microsoft Projektmanagement-Tool-Übersicht

In diesem Artikel haben Sie einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Microsoft-Tools für Projekt- und Portfoliomanagement erhalten – von einfachen Aufgaben-Apps wie Microsoft To Do über Teamlösungen wie Planner Basic und Premium bis hin zu professionellen PPM-Lösungen wie Microsoft Project Desktop Client, Project Server / Online. Und Sie kennen jetzt die Vorteile moderner, integrierter Plattformen wie TPG ProjectPowerPack auf Basis der Microsoft Power Platform und der spezialisierten Lösung TPG CoReSuite für unternehmensweites Ressourcenmanagement.

Der Beitrag zeigt klar: Für jede Projektumgebung und jeden PM-Reifegrad gibt es passende Microsoft Projektmanagement-Tools. Entscheidend ist, dass Sie Ihre Anforderungen definieren und auf Integration, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit achten. Hierzu sollten Sie auch diesen Blogartikel lesen: Einführung von Projektmanagement-Software – 9 Risiken zu scheitern.

So gelingt Ihnen sicher der Einstieg in ein zukunftsfähiges Projektmanagement mit Microsoft-Technologie. Haben Sie Fragen zu Tool, Implementierung oder Optimierung? Dann freuen wir uns auf Ihren Kommentar unten oder die Kontaktaufnahme auf anderem Wege.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Der Beitrag Microsoft Projektmanagement-Tool-Übersicht: Projekt-, Portfolio- & Ressourcenmanagement – unternehmensweit erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.