Die gute Nachricht: Egal, ob Sie weiterhin die volle Leistungsfähigkeit von Project Desktop benötigen, Ihre Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) mit der Microsoft Power Platform modernisieren möchten oder eine Hybrid-Lösung bevorzugen – es gibt drei klare Optionen, die wir Ihnen empfehlen können.

Lesen Sie weiter und entdecken Sie drei Optionen, wie Sie Ihre Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) zukunftssicher aufstellen – ohne Datenverlust und ohne Brüche für Ihre Teams. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Warum wird Project Online eingestellt?
• Option 1: Migration zu Microsoft Project Server SE mit Project Desktop
• Option 2: Migration zu PPRM-Tools auf Basis der Microsoft Power Platform
• Option 3: Migration zu einem hybriden Szenario
• Warum TPG als Partner für die Project Online Migration wählen?
• Kostenlose Sprechstunde zum Project Online Ende
• Fazit zum Ende von Project Online
• FAQ zum Project Online Ende

Legen wir los!

Warum wird Project Online eingestellt?

Microsoft hat die Project Online Einstellung beschlossen, weil dieser Dienst auf einer älteren, SharePoint-basierten Architektur fußt. Seine Lösungen für Projekt- und Aufgabenmanagement möchte das Unternehmen aber auf einer einheitlichen, modernen Plattform rund um den neuen Planner konsolidieren. Diese basiert auf Power Platform / Dataverse, Copilot / Project Manager Agent und der Integration von Microsoft Teams. Das alte Fundament begrenzt neue Funktionen sowie die aktuellen und künftig geplanten KI-Szenarien.

Achtung: Nach dem 30.09.2026 sind Ihre Projekte und Daten in Project Online nicht mehr zugänglich. Sichern Sie Ihre Daten daher rechtzeitig und migrieren Sie auf geeignete Plattformen wie Planner oder Project Server SE, um Datenverlust zu vermeiden.

Microsoft empfiehlt für die Migration der Daten aus Project Online, mit erfahrenen Partnern zusammenzuarbeiten, die bereits ausgereifte Lösungen auf Basis der Power Platform bereitstellen. TPG ProjectPowerPack ist eine davon.

Kommen wir jetzt zu den drei Optionen für die Migration auf andere Systeme.

Interesse an Alternativen? Lesen Sie: Microsoft Projektmanagement-Tool-Übersicht

Option 1: Migration zu Microsoft Project Server SE mit Project Desktop

Wenn Sie weiterhin die volle Leistungsfähigkeit Ihres Microsoft Project Desktop Client für Termin-, Kosten- und Ressourcenmanagement benötigen, dann ist die Migration auf die Project Server SE (Subscription Edition) die logische Wahl.

Project Server SE kann lokal, in Co-Location oder in Azure-VMs betrieben werden. So behalten Ihre Teams die gewohnten Funktionen und wechseln gleichzeitig auf eine langfristig unterstützte Plattform.

Zusätzlich ermöglicht die Middleware TPG PSLink in Kombination mit Project Desktop Client die Integration in Ihre Unternehmenssysteme. Das eröffnet neue Möglichkeiten für Datenautomatisierung.

Option 2: Migration zu PPRM-Tools auf Basis der Microsoft Power Platform

Für viele Unternehmen ist die Abkündigung von Project Online die Chance zur Modernisierung. TPG ProjectPowerPack basiert auf der Microsoft Power Platform. Dieses Produkt für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) ist vollständig in Microsoft Teams und Microsoft 365 integriert.

Mit TPG ProjectPowerPack erhalten Sie:

• Erweiterte Termin- und Ressourcenplanung mit TPG Scheduler und Resource Planner
• Integrierte Zeiterfassung
• Flexible Architektur mit Power Apps, Power BI und Teams
• Unternehmensintegration (SAP, Primavera P6, Oracle, Azure DevOps, Jira u.v.m.) über TPG PSLink
• Skalierbare Governance und Reporting für PMOs, Abteilungen und Portfolios
• KI-gestützte Unterstützung mit Copilot und Automatisierung

TPG ProjectPowerPack kombiniert die moderne Nutzererfahrung von Microsoft-Tools mit Enterprise-PPRM-Funktionen. Somit kann es als der natürliche Nachfolger von Project Online gesehen werden – eine zukunftssichere Lösung.

Option 3: Migration zu einem hybriden Szenario mit Project Server SE und Microsoft Power Platform

Manche Organisationen benötigen das Beste aus beiden Welten. Dafür schlagen wir das hybride Szenario vor. Hier kommt Project Server SE für Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung zum Einsatz. Zusätzlich sorgt TPG ProjectPowerPack für Funktionen wie Risikomanagement, Issue Tracking, Zeiterfassung und vieles mehr.

So sichern Sie die Kontinuität für erfahrene Projektmanagerinnen und Projektmanager. Gleichzeitig führen Sie eine moderne Plattform für breitere User-Kreise ein – mit Teams, Power Apps und intuitiven Dashboards.

„Die Einstellung von Project Online bedeutet mehr als nur eine technologische Veränderung. Sie ist eine Chance, Projektmanagement-Praktiken weiterzuentwickeln, alte Einschränkungen abzulegen und modernere, intelligente sowie kollaborative Tools einzuführen. TPG steht an der Spitze dieses Wandels.“
Christopher Pond, Head of Client Solutions, TPG UK & Ireland

Warum TPG als Partner für die Project Online Migration wählen?

TPG The Project Group ist seit über 27 Jahren im Bereich Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement ein Name, der fundiertes Expertenwissen verspricht. Als Microsoft Partner verbinden unsere Software-Lösungen tiefe Microsoft Expertise mit bewährten eigenen PPRM- und Integrations-Produkten sowie jahrzehntelanger Erfahrung in Transformationsprojekten.

Wir migrieren nicht nur Ihre Daten – wir entwickeln Ihre PPRM-Prozesse weiter, modernisieren Ihre Tools und liefern messbaren Geschäftsnutzen.

Kostenlose Sprechstunde zum Project Online Ende

In Anbetracht der auf die Ankündigung von Microsoft zu erwartenden großen Verunsicherung bei Unternehmen mit Project Online, bieten wir ab sofort eine kostenlose Sprechstunde an. Hier besprechen wir Ihre aktuelle individuelle Situation und Möglichkeiten der Migration. So bekommen Sie eine Idee, wie Sie weiter vorgehen können.

Bei Interesse schreiben Sie eine E-Mail an info@theprojectgroup.com mit dem Betreff „POL Retirement Sprechstunde“.

Project Online Migration – Optionen im Video

Sehen Sie sich hier die Aufzeichnung des Webinars vom 09. September 2025 zu diesem Thema an, mit technischen Erklärungen und Details zu den Migrations-Optionen:

Der Beitrag Project Online Ende – Abschaltung in 2026 ist jetzt sicher! Optionen und was Unternehmen dazu jetzt wissen müssen erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

• Unterschied Microsoft Planner und Project Online
• MS Planner verknüpfen mit MS Project Server
• Wann macht die Integration MS Planner mit Project Online Sinn?
• Die Einschränkungen der Integration „out of the box“
• Verbinden von Project Online Vorgängen mit einem MS Planner Plan
• Bearbeiten der Aufgaben im MS Planner Plan
• Keine Datenübertragung von MS Planner nach Project Online
• Zusammenfassung MS Project mit Planner verknüpfen

Unterschied Microsoft Planner und Project Online

Microsoft Planner ist ein cloudbasiertes und einfaches Tool für Aufgabenmanagement in Microsoft 365. Hiermit können Sie effizient Zeiten und Aufgaben zuteilen und organisieren. Zudem lassen sich Deadlines festsetzen und Dateien teilen.

Microsoft Planner eignet sich hervorragend für Teams, die einfache Aufgaben koordinieren, To-dos visuell in Boards organisieren und ohne viel Aufwand zusammenarbeiten möchten. Er ist ideal für kleinere Projekte oder operative Teams.

Für die agile Projektplanung ist MS Planner nur bedingt geeignet. Hierfür fehlen wichtige Funktionen, die etwa für die Aufwandsplanung nötig wären. Wenn Sie diese benötigen, dann sollten Sie etwa über eine Integration von Project Online mit Jira nachdenken.

Die Version Planner Premium (ehemals Project for the Web) umfasst auch Möglichkeiten der Gantt-Planung.

Im Vergleich zu Microsoft Planner ist Project Online seit vielen Jahren ein leistungsfähiges Werkzeug für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) in der Cloud. Es stellt weitgehend dieselben Funktionen wie der Microsoft Project Server (on premises) zur Verfügung. Projektleitende können damit komplexe Projekte planen und managen.

Wichtiger Hinweis: Alles zum Project Online Ende 2026 und Migrationsoptionen

Unser Lese-Tipp: Microsoft Projektmanagement-Tool-Übersicht: Projekt-, Portfolio- & Ressourcenmanagement (To Do, Planner, Planner Premium, Project, Project Online etc.)

MS Planner Integration mit MS Project Server

„Out of the box“ können Sie die MS Planner Integration nur mit Project Online durchführen. Wenn Sie MS Planner nicht an Project Online, sondern an einen lokal laufenden Microsoft Project Server anbinden möchten, dann ist dies nicht so einfach möglich. Hierfür brauche Sie eine zusätzliche Integration Middleware  wie z.B. TPG PSLink.

Wann macht die Integration MS Planner mit Project Online Sinn?

Microsoft Project lässt das Editieren von Projekten gleichzeitig immer nur durch einen User zu. Normalerweise ist dies die Projektleiterin, der Projektleiter oder eine Assistenz. Oft sind die Projektpläne recht umfangreich, weil darin viele Details untergebracht sind.

Ist es Ihr Ziel, Ihre Projektpläne eher schlank zu halten, so können Sie die Teammitglieder einfach ihre Aufgaben via MS Planner im Detail selbst planen lassen. Hierfür mach die Integration von MS Planner mit Project Online Sinn. Die Zusammenarbeit zwischen den Projektleitenden und den Projektteams wird dadurch sehr viel einfacher und effizienter.

Hinweis: Sollten Sie die Struktur, Vorgänge und Aufgaben in einem Projektplan gemeinsam mit Ihrem Team editieren wollen, so prüfen Sie den Einsatz von Planner Premium (ehem. Project for the Web). Als viel leistungsfähigere PPM-Lösung empfehlen wir aber den Blick auf das TPG ProjectPowerPack auf Basis von Microsoft 365 und Power Platform.

Bei der Aufteilung in beide Tools können Sie Ihr Projekt in MS Project grob strukturieren und die Details dazu in MS Planner auslagern. Erstellen Sie dazu jeweils einen Vorgang in Project Online für ein Aufgabenpaket und hängen Sie an diesen Vorgang dann einen Link zum passenden Plan in MS Planner. In diesem Plan können Sie dann die Details als Aufgaben individuell von Ihrem Team planen lassen und Sie selbst bleiben alleiniger Besitzer Ihres Projektes in MS Project.

Lesen Sie den Artikel zur Abschaltung der Project Online Workflows im April 2026.

Die Einschränkungen der Verknüpfung „out of the box“

Bitte beachten Sie bei dieser Lösung:

• Zu den Vorgängen in Ihrem Projekt können Sie immer nur einen Link zu einem MS Planner Plan auf oberster Ebene erstellen.
• Die Details innerhalb eines Planner Planes lassen sich nicht direkt verlinken.
• Einen MS Planner Plan können Sie immer nur zu einem einzigen Vorgang in einem einzigen Project Online Projekt verbinden.
• Es also nicht möglich, denselben Plan mit verschiedenen Vorgängen im selben Projekt zu verbinden.

Zusammengefasst: Im Standard gibt es keine Möglichkeit, einen Vorgang im Project Online Projekt mit einem Teil eines Planes in MS Planner z.B. zu einem Bucket zu verbinden. Sie müssen also zu jedem detailliert zu planenden Arbeitspaket einen eigenen Plan in MS Planner anlegen.

Wie Sie dabei vorgehen, das erfahren Sie folgend.

Project Online Vorgänge mit einem MS Planner Plan verbinden

1. Öffnen Sie ein Projekt in Project Online und  wählen Sie den Vorgang aus, den Sie mit einem Plan in MS Planner verbinden wollen.
2. Klicken Sie dann im Menüband Task auf die Schaltfläche Planner.

   

3. Als nächstes öffnet sich links ein neuer Bereich „Link to plan“.

   

4. Mit Klick auf den Link öffnet sich eine Textbox, in die Sie den Anfang des Namens des Teams eingeben können, das den jeweiligen Plan beinhaltet. Aus der damit angebotenen Liste können Sie das gewünschte Team selektieren.
5. Wählen Sie den passenden Plan aus den zuvor angelegten MS Planner Plänen. (Hinweis: Benennen Sie Ihre MS Planner Pläne zuvor so eindeutig und sprechend, dass Ihnen das Auswählen des richtigen einfach möglich ist.)
   

   Unser Tipp: Die uneingeschränkte Freigabe von Microsoft Teams und Planner führt in der Regel dazu, dass es sehr viele Gruppen mit sehr vielen Plänen gibt. Hier geht die Übersicht schnell verloren. Beugen Sie dem vor, indem Sie Ihren Administrator die Rechte so vergeben lassen, dass nur wenige Berechtigte neue Teams und Pläne anlegen dürfen. Den sonst entstehenden Wildwuchs wieder einzufangen ist schwer.

   

6. Klicken Sie dann am Fuße der grauen Fläche links auf den Button „Create link“.
7. Darauf erscheint neben dem zuvor ausgewählten Vorgang ein MS Planner Symbol.

   

8. Bei Klick auf dieses Planner Symbol öffnet sich der verlinkte MS Planner Plan in Ihrem Browser. (Ggf. müssen Sie sich beim späteren Öffnen des Links zuerst noch in Ihrer Microsoft 365 Umgebung anmelden.)

   

Bearbeiten der Aufgaben im MS Planner Plan

Im geöffneten MS Planner Plan können Sie nun die zugehörigen Aufgaben planen und managen.

Zu beachten ist, dass Sie beim MS Planner keine individuelle Einschränkung der Rechte vornehmen können: Entweder haben die User Rechte auf alles oder nichts.

Bei den Aufgaben lassen sich verschiedene Eingaben vornehmen:

• Zuweisen der Aufgabe an eine oder mehrere Personen
• Zuweisen von Labels
• Zuweisen zu einem Bucket
• Festlegen des Fortschritts (not started, in progress, completed)
• Setzen der Priorität (urgent, important, medium, low)
• Start-/Enddatum
• Details als Checklisten
• Attachments
• Kommentar

Was im MS Planner bislang noch schmerzlich ist, ist das Fehlen von benutzerdefinierten Feldern. Diese wären im agilen Umfeld nötig, um z.B. mit Story Points zu arbeiten, Prozent Fertigstellung anzugeben oder Soll- und Ist-Stunden auf diese Aufgabe einzugeben.

Microsoft arbeitet derzeit nur sehr schleppend an der Fortentwicklung von Planner. Die benutzerdefinierten Felder werden von den Anwendenden in User Voice zwar stark eingefordert, bis jetzt ist aber noch nicht bekannt, ob und wann diese kommen sollen.

Keine Datenübertragung von MS Planner nach Project Online

Mit dem Standard der Microsoft Tools lassen sich keine Informationen von MS Planner nach Project Online übertragen. Sie können nur einen Vorgang in Project Online mit einem MS Planner Plan verlinken. Durch Klicken dieses Links öffnen Sie später „one way“ den verlinkten MS Planner Plan zum Nachsehen, was dort steht – mehr geht out-of-the-box leider nicht.

Wenn Sie Daten zwischen Project Online und MS Planner in beide Richtungen austauschen wollen, dann brauchen Sie hierfür eine zusätzliche Integration Middleware wie z.B. TPG PSLink.

Zusammenfassung MS Project mit Planner verknüpfen

Um eine To-Do-Liste zu pflegen ist MS Planner ein passendes Tool. Wenn Sie die Daten im Sinne einer Meldung zur Fertigstellung aber genau haben wollen, aus der die Punkte oder Ist-Stunden hervorgehen, dann geht das mit MS Planner aufgrund der fehlenden benutzerdefinierten Felder nicht.

Auch gibt es Einschränkungen dadurch, dass sich immer nur ein MS Planner Plan mit einem Vorgang eines Project Online Projekts verbinden lässt. Zudem ist die Verbindung von MS Planner zurück zu Project Online nicht möglich ohne eine zusätzliche Integration Middleware.

Unsere Empfehlung lautet daher: Wenn Sie Project Online professionell mit einem Tool für Aufgabenmanagement verbinden wollen, dann integrieren Sie leistungsfähige Tools wie DevOps oder Jira.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen Ihr Projektmanagement-Umfeld optimieren und integrieren? Dann finden Sie hier Videos und PDFs zur Integration von Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) Systemen mit ERP, Workmanagement, Ressourcenmanagement und vielen anderen IT-Systemen.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Der Beitrag MS Project mit Planner verknüpfen – was ist möglich und was geht aber nicht? erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Das ist seit Microsoft Project Professional 2016 bzw. Project Online anders.

Seit diesen Versionen haben Sie mit Ressourcenanforderungen (in der englischen Version Resource Engagements genannt) ein neues Feature. Dies stellt einen direkten Kommunikationskanal zwischen den Projektleitenden und den ressourcenverantwortlichen Team- bzw. Abteilungsleitenden zur Verfügung.

In diesem Artikel lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie dieses Feature für Ihre Abstimmung von Ressourcen zwischen Projekt und Line nutzen können und worauf Sie achten sollten.

• Ressourcenanforderungen in Microsoft Project ab Version 2016
• So stellen Sie Ihre Ressourcenanfrage als Projektleitung
• Ressourcenanforderung beantworten
• Limitierungen der Funktion Einsätze / Ressourcenanfrage
• Tipp: So planen Sie vollständig
• Zustimmungen zu Ressourcenanforderungen einsehen
• TPG TeamManager App – das bessere Ressourcenplanungstool
• Zusammenfassung

Wichtig zu wissen: Das Feature Ressourcenanforderungen (Resource Engagements) ist in Microsoft Project Server 2016, 2019 und auch über Project Online erhältlich. Es ersetzt die bisher vorhandene Funktionalität Ressourcenpläne in früheren Versionen.

Informationen zur Abschaltung der Project Online Workflows im April 2026 hier.

Ressourcenanforderung in MS Project ab Version 2016

Das Feature der Ressourcenanforderung folgt der logischen Abfolge im Abstimmungsprozess:

1. Der/die Projektleitende macht seine Planung mit generischen oder auch namentlich bekannten Ressourcen.
2. Daraus leitet er/sie eine Ressourcenanfrage ab und übermittelt diese an den/die jeweilige:n Linienvorgesetzte:n.
3. Der/die Linienvorgesetzte sieht die Ressourcenanforderungen als Vorschläge und kann diese akzeptieren, ändern oder auch ablehnen.
4. Diese Information wird auf Projektebene zurückgespielt.

Was ist eine generische Ressource in MS Project?

Generische Ressourcen können als Platzhalter für eine reale Person bezeichnet werden. Sie werden beispielsweise verwendet, wenn in einer frühen Planungsphase noch keine namentliche Ressource bekannt ist. Eine generische Ressource erkennen Sie schnell durch das in der Indikatorspalte angezeigte Symbol. Im Unterschied zu namentlichen Ressourcen haben generische Ressourcen jedoch keine Verfügbarkeit, daher Max. Einheiten 0%. Nur so kann sichergestellt werden, dass die gesamte Kapazität des Projekt-Teams richtig dargestellt wird.

Wichtig zu wissen: Ressourcenanforderungen in Microsoft Project werden nicht je Vorgang, sondern projektbezogen erstellt. Sie existieren damit parallel zur Detailplanung und müssen extra gepflegt werden. Was zunächst als großer Vorteil erscheint, zeigt sich in der Praxis jedoch häufig als aufwändige Doppelplanung. Denn die Planungshoheit verbleibt so alleinig beim Projektleitenden – insbesondere bei Verschiebungen im Projektablauf, welche manuell mit den Ressourcenanfragen abgeglichen werden müssen.

Anhand des folgenden Beispiels sehen Sie, welche Schritte auf Seiten der Projekt- bzw. Teamleitenden zu tun sind.

So stellen Sie Ihre Ressourcenanfrage als Projektleitung

Nachdem Sie als Projektleitung den Projektplan erstellt und Ressourcen zugeordnet haben, können Sie sich der Anfrage von Ressourcen widmen.

Um eine neue Ressourcenanforderung zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Wechseln Sie zur Ansicht Ressourcenplan. Hier steht Ihnen nun die Registerkarte Einsätze zur Verfügung.

Öffnen Sie auf der Registerkarte Einsätze über die Schaltfläche Einsatz hinzufügen das Dialogfenster Einsatzinformationen. Die im Projektplan den Vorgängen zugewiesenen Ressourcen werden automatisch dargestellt.

Geben Sie Anfang und Ende des Einsatzzeitraums an. Wählen Sie die gewünschte Größe Maßeinheiten oder Arbeit. Tragen Sie den entsprechenden Wert für die Anforderung ein oder kopieren Sie diese aus der Planung.

Dazu müssen Sie über die rechte Maustaste die Arbeits- oder Einheitswerte einblenden. Optional können Sie eine Beschreibung und einen Kommentar ergänzen.

Nach der Erstellung von Ressourceneinsätzen werden diese in der Ansicht Ressourcenplan dargestellt. Sie sehen dabei in der Tabelle im linken Fenster Informationen wie Anfang, Ende und die Max. Einheiten Ihrer Anfrage. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie die Max. Einheiten auf der Zeitleiste.

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Herausforderung für PMO, Projekt und Linie

Nach der Erstellung von Ressourceneinsätzen werden diese in der Ansicht Ressourcenplan dargestellt. Sie sehen dabei in der Tabelle im linken Fenster Informationen wie Anfang, Ende und die Max. Einheiten Ihrer Anfrage. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie die Max. Einheiten auf der Zeitleiste.

Nachdem Sie alle erforderlichen Ressourceneinsätze erstellt haben, sind diese zur Genehmigung zu senden. Sie finden diesen Menüpunkt auf der Registerkarte Einsätze.

Ressourcenanforderung beantworten

Nach dem Senden können Sie als Linienvorgesetzte:r die Ressourcenanforderungen im Ressourcencenter der Project Web App (PWA) aufrufen und beantworten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wählen Sie die gewünschten Ressourcen durch Anhaken aus und wählen Sie die Schaltfläche Ressourcenanforderungen.

   

2. Nun sehen Sie alle Ressourcenanforderungen zu den zuvor selektierten Ressourcen. Sie erkennen in der Spalte Zustand, ob Sie die Anforderung bereits angenommen, abgelehnt oder noch nicht bearbeitet haben.
3. Um die Anforderungen auf der Zeitachse zu analysieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Daten mit Zeitphasen. Auch in dieser Ansicht sehen Sie Informationen zum Status der Anforderung, wie beispielsweise Zustand, Anfangs- und Endtermine., Einheiten, oder Arbeit. Wählen Sie entsprechende Ansichten, Filter oder Gruppierungen aus, um die erforderlichen Informationen anzuzeigen.

   

   Wichtig zu wissen: Ansichten und Gruppierungen können in den PWA Settings angepasst werden oder auch neue Ansichten hinzugefügt werden.

4. Um neue oder geänderte Anforderung mit der bestehenden Kapazitätsplanung abzugleichen empfiehlt sich die Funktion Kapazitätsplanung welche die Ressourcenauslastung als „Heatmap“ visualisiert.

   

   Aktivieren Sie in der Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild die Checkbox Vorgesehene Buchungen einschließen, um die noch nicht genehmigten Ressourcenanforderungen zur Analyse anzuzeigen. Nehmen Sie weitere Einstellungen bei Bedarf vor.

   

5. Wechseln Sie zurück zum Bereich Ressourcenanforderungen. Wählen Sie die gewünschte Ressourcenanforderungen aus um Sie anzunehmen oder abzulehnen. Beim Annehmen oder Ablehnen einer Ressourcenanforderung, haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar einzugeben.

   

Mit den Standardeinstellungen werden Unterlastungen, die den Wert von 10% überschreiten, blau dargestellt. Überlastungen über 10% sind rot.

Entspricht die Summe der Anforderung der verfügbaren Kapazität mit einer Toleranz von 10% nach oben und unten, wird der entsprechende Zeitraum für die Ressource grün angezeigt.

Die Toleranzgrenzen können Sie beliebig verändern, die Farben nicht. Sie können auch keine weiteren Schwellwerte und Farben hinzufügen.

Limitierungen der Funktion Einsätze / Ressourcenanfrage

Ressourcenanforderungen und -zusagen sind unabhängig von der Detailplanung im Projektplan. Daher können Sie in der Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild keine Zuordnung zu den Vorgängen in Projekten sehen. Das Gleiche gilt für andere Ansichten, Ressourcenverwendung, Ressourcenverwendung nach Projekt, Restverfügbarkeit und Arbeit nach Ressource.

Wichtig zu wissen: Da die Einsatzplanung und Projektplanung unabhängig voneinander sind, ist es zwingend erforderlich, diese bei Änderungen im Terminplan oder der Ressourcenverfügbarkeit aufeinander abzustimmen. Generell gilt: Ändern sich Termine im Projekt oder werden ganze Projekte verschoben, müssen Projektleitende konsequent die Ressourcenanforderung gemäß ihrer geänderten Detailplanung aktualisieren und diese erneut zur Genehmigung senden.

Eine Möglichkeit sicherzustellen, dass der Abstimmungsprozess eingehalten wird, ist die Kennzeichnung einer Ressource mit „Ressource erfordert für alle Projektzuordnungen eine Genehmigung“. Ist diese Option aktiviert, wird die Projektleitung dazu gezwungen erst eine Ressource zugewiesen zu bekommen, bevor sie diese entsprechend einplanen kann.

Tipp: So planen Sie vollständig

Eine fundierte Kapazitätsplanung im Projektmanagement erfordert die Berücksichtigung aller Tätigkeiten einer Ressource. Daher ist es unerlässlich, Urlaube, Krankheiten und sonstige Abwesenheiten genauso zu berücksichtigen, wie allgemeine Tätigkeiten, Linientätigkeiten und administrative Aufgaben.

Um eine vollständige Kapazitätsplanung in MS Project zu erzielen, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Zuordnung von 100 % vermeiden

Um eine realitätsnahe Planung zu erzielen, sollten Sie eine Zuordnung von 100 % der verfügbaren Kapazität einer Ressource zu einem Vorgang vermeiden. Tagesgeschäft und Altlasten lassen in den seltensten Fällen eine vollständige Zuordnung der Ressource zu einem Vorgang zu.

Generell gilt daher der Grundsatz Dauer > Arbeit. Um dies bei der Planung automatisiert zu berücksichtigen, können Sie für eine Ressource die maximale Kapazität auf den zu erwartenden Prozentsatz für Projektarbeit setzen. In diesem Fall wird dieser Höchstwert in der Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild, als auch in den Ansichten Ressourcenverwendung, Ressourcenverwendung nach Projekt, Restverfügbarkeit und Arbeit nach Ressource berücksichtigt.

2. Abwesenheitsprojekte und Projekte für Linientätigkeiten

Sie legen Projektpläne mit Detailplanung und Ressourcenanforderung für die Linientätigkeiten an und aktualisieren regelmäßig. Dies erfordert aber, dass die Teamleitenden mit MS Project Professional arbeiten. Dieses Tool stößt jedoch in der Regel nicht auf hohe Akzeptanz bei Teamleitenden.

3. Pflege der Abwesenheiten Ressourcenkalender

Mittels der Schaltfläche Arbeitszeit ändern in MS Project können Sie für Ressourcen einen individuellen Kalender organisieren. Hier können Sie Urlaube und anderen Abwesenheiten verwalten, welche die Verfügbarkeit einer Ressource für Projekte beeinflussen.

Der wesentlichste Unterschied der drei oben beschriebenen Methoden besteht darin, dass bei der Pflege der Abwesenheiten im Ressourcenkalender Ressourcen an Abwesenheitstagen tatsächlich nicht verplant werden können. Wird eine Ressource in einem Abwesenheitszeitraum zugeordnet, so wird die Arbeit so verteilt, dass keine Arbeit an Abwesenheitstagen liegt. Pflegen Sie die Abwesenheiten und Linientätigkeiten in einem Projektplan oder pauschal über den Höchstwert, erscheint die Ressource als überlastet, sobald dieser zusätzliche Vorgänge im selben Zeitraum zugewiesen werden.

Zustimmungen zu Ressourcenanforderungen einsehen

In der Rolle der Projektleitung sehen Sie die Zustimmungen zu Ihren Ressourcenanforderungen beim nächsten Öffnen des Projektplans.

Alternativ können Sie den aktuellen Genehmigungszustand jederzeit auch über die Schaltfläche Aktualisieren auf der Registerkarte Einsätze abrufen. Genehmigte Einsätze sind am Wert Zugesichert in der Spalte Einsatzstatus in der Ansicht Ressourcenplan erkennbar.

Zudem werden in der Zeile Max. Einheiten zugesichert die von den Linienvorgesetzten genehmigten Daten angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Einsatz sehen Sie alle für die Kommunikation verwendeten Kommentare.

Was Sie aber vergeblich suchen werden, ist die Gegenüberstellung der Einheiten oder der Arbeit der Detailplanung mit den Anfragen bzw. Zusicherungen. Diese Information steht dem/der Projektleitenden leider nur in verschiedenen Zeilen zur Verfügung, aber nicht als Differenz oder als Heatmap.

Das bessere Ressourcenplanungstool

Wie oben bereits beschrieben: Die Verwendung der Ressourcenanforderungen in MS Project erfordert die parallele Pflege der Detailplanung und der Ressourcenanforderungen. Das ist unpraktisch und wird daher nicht wirklich genutzt. Viel besser ist hier die TPG CoReSuite TeamManager App, das übersichtliche Team-Planungswerkzeug für Teramleiter:innen. In dieser eleganten App ergibt sich der Bedarf für ein Projekt direkt aus der Detailplanung. Diese wird auf Projektebene aggregiert.

TPG CoReSuite TeamManager App läuft wahlweise mit oder ohne Project Server bzw. Project Online. Sie können also sofort mit dem Ressourcenmanagement beginnen, indem Sie die Daten der Teamleitenden vorerst manuell pflegen.

Erst später verbinden Sie diese Information mit Project Server oder Project Online. Dabei werden Projekte und Ressourcen über deren Namen zusammengeführt.

TPG CoReSuite TeamManager App im Überblick

• Ressourcenanfragen müssen nicht extra angelegt werden.
• Teamleitende müssen Linienprojekte nicht in MS Project Professional pflegen.
• Ressourcen und Projekte aus Project Server oder Project Online können unter Berücksichtigung der Berechtigungen eingelesen werden.
• Verschiebungen in Projekten werden beim nächsten Aktualisieren übernommen und zur besseren Sichtbarkeit markiert.
• Abwesenheiten sowie allgemeine und individuelle Linientätigkeiten können manuell eingegeben oder aus anderen Quellen importiert werden.
• Die Anforderungen werden in farblich konfigurierbaren Übersichten den Zusicherungen gegenübergestellt.
• Dabei werden die Zustände der Ressourcenauslastung und der Projektzusicherungen auf demselben Bildschirm dargestellt, sodass die Teamleitung eine optimale Übersicht für ihre Entscheidungen zur Verfügung hat.
• Auslastungsgrafiken, in denen Projekte und Ressourcen beliebig aktiviert werden können, unterstützen bei der Analyse.
• Außerdem können die Summen der Teams „bottom-up“ auf Abteilungen zusammengefasst und von dort zurück „top-down“ analysiert werden.

Zusammenfassung

Beim Nutzen der MS Project Ressourcenanforderungen handelt es sich um eine erweiterte Funktion zur Unterstützung der Kommunikation in einer Matrix-Organisation. In diesem Artikel haben Sie gelernt, was Sie als Projekt- und Teamleitung jeweils tun müssen, um die Funktion für Ihren Abstimmungsprozess einzusetzen:

Rolle Projektleitung

• planen Sie mit generischen oder auch namentlich bekannten Ressourcen und
• leiten daraus Ihre Ressourcenanfrage ab,
• die Sie dann an die jeweiligen Linienvorgesetzten übermitteln.

Rolle Linienvorgesetzte:r

• sehen Sie diese Ressourcenanforderungen als Vorschläge und
• können diese akzeptieren, ändern oder auch ablehnen.
• Dann spielen Sie diese Information wieder an die Projektleitung zurück.

Gleichzeitig haben Sie erfahren, dass dieses Microsoft Feature aufgrund einer fehlenden Durchgängigkeit zwischen Ressourcenanfrage und Genehmigung mit der Terminplanung einen hohen administrativen Aufwand in sich birgt.

Um diese Lücke zu schließen, sind Projektleitung und Ressourcenverantwortliche in der Pflicht, die aus Ressourcenanforderungen und Detailplanungen resultierenden Ergebnisse konsequent abzugleichen, um diese möglichst synchron zu halten. Nur so lässt sich eine zuverlässige Informationsquelle zur Ressourcenverfügbarkeit und Projektplanung sicherstellen.

Zum Schluss haben Sie das Wichtigste über TPG CoReSuite TeamManager App erfahren, eine praktische Alternative zu MS Project Ressourcenanforderungen.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Microsoft Project Seminar (Grundlagen).

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Michael Nicholson, MBA, PMP, IPMA-Level D, MCP

Michael Nicholson ist als Microsoft zertifizierter Senior Consultant spezialisiert auf Beratung, Planung, Installation, Konfiguration und Schulung kundenspezifischer Portfolio- und Projektmanagementlösungen. Insbesondere Ressourcen- und Risikomanagement sowie die Automatisierung von Unternehmensprozessen gehören mit zu seiner Expertise – neben PMO Beratung und Aufbau. Mit über 10 Jahren Erfahrung im internationalen Projektmanagement begeistert er Kunden während Trainings durch einen sehr hohen Praxisbezug und viele Best Practice Tipps. Von seinen Seminarteilnehmer:innen erhält Herr Nicholson stets beste Bewertungen

Mehr über Michael Nicholson auf LinkedIn

Der Beitrag MS Project Ressourcenanforderungen – was ist das, wie arbeiten Sie damit und was ist eine bessere Alternative? erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Hier erfahren Sie, wie Sie Microsoft Project hier „ein Schnippchen“ schlagen. Wenn Sie diesen Tipp gelesen haben, dann wissen Sie, wie Sie mit Formeln in der Vorgangsansicht interne und externe Ressourcenkosten in Microsoft Project separat darstellen können. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Das richtige Ressourcenfeld in MS Project einsetzen
• Unterschiedliche Ressourcenkosten in Vorgangsansichten
• Schritt 1: Ressourceneigenschaften definieren
• Schritt 2: Formelfelder anlegen
• Bevor Sie loslegen: wichtige Tipps zu Ressourcenkosten
• Zusammenfassung – MS Project Ressourcenkosten

Legen wir los!

Das richtige Ressourcenfeld in MS Project einsetzen

In Vorgangsansichten stehen leider nicht alle Felder von Ressourcen zur Verfügung, sondern nur folgende:

• Ressourcenname
• Ressourcenart
• Ressourcenkürzel
• Ressourcengruppe
• Ressourcen Phonetics

Alle anderen eingebauten oder benutzerdefinierten Felder von Ressourcen können in Vorgangsansichten nicht eingeblendet und daher auch nicht zur Unterscheidung herangezogen werden.

Für die Eingabe eines Unterscheidungskriteriums eignet sich nur das Feld Ressourcengruppe. Denn dieses zeigt es auch bei mehreren zugeordneten Ressourcen den jeweiligen Gruppennamen nur einmal am Vorgang an.

Auch das Feld Ressourcenart bezieht sich auf Arbeits-, Material- oder Kostenressourcen und eignet sich zur Unterscheidung. Leider bleibt es aber auf Ebene von Vorgängen leer und wird nur auf Ebene von Zuordnungen gefüllt (Ansicht Vorgang: Einsatz). Der Nachteil: hier gibt es keine Formeln.

Unser Tipp: Nutzen Sie das Feld Ressourcengruppe, um Ressourcen in den Vorgangsansichten zu unterscheiden.

Unterschiedliche Ressourcenkosten in Vorgangsansichten

Doch beginnen wir mit unserem Beispiel für die verschiedenen Ressourcenkosten.

Nehmen wir an, Sie haben:

• das Projekt mit Ressourcen durchgeplant,
• für jede Ressource einen Stundensatz hinterlegt und
• keine festen Kosten an Vorgängen geplant.

Sie können dann die Gesamtkosten pro Vorgang in der Spalte Kosten in Vorgangsansichten darstellen.

Wollen Sie nun die Kosten für unterschiedliche Ressourceneigenschaften auf Ebene der Vorgänge bzw. Zuordnungen unterscheiden (z.B. zwischen internen Kosten und externen Kosten), so können Sie das unter Einsatz von Formelfeldern erreichen.

Die Formeln müssen die Kosten entsprechend den Ressourceneingenschaften differenzieren.

Dazu müssen Sie diese Eigenschaften definieren und die Formel anlegen.

Schritt 1: Ressourceneigenschaften definieren

Um in der Vorgangsansicht interne und externe Ressourcen getrennt anzuzeigen, müssen Sie als erstes hinterlegen, welche Ressourcen intern und welche extern sind.

Wenden Sie dazu die Ansicht Ressource Tabelle an und tragen Sie in der Spalte Gruppe Ihre Unterscheidungskriterien ein. In unserem Beispiel ist dies also der Wert „Intern“ bzw. „Extern“.

Schritt 2: Formelfelder anlegen

Um die Kosten des Projekts differenziert nach internen und externen zu berechnen, werden zwei Formelfelder benötigt.

Achtung: Wenn Sie mehr als zwei Unterscheidungsmerkmale einsetzen möchten, ist die entsprechende Anzahl von Feldern zu erstellen.

Das erste Formelfeld berechnet die internen Kosten.

1. Klicken Sie auf der Registerkarte Projekt auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Felder. Wählen Sie aus der Nachschlagetabelle Typ den Wert Kosten aus.
2. Markieren Sie das Feld Kosten1 klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf OK. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Formel.

Geben Sie im Formelfeld die Formel „IIf( [Ressourcengruppe] = „Intern“; [Kosten] ; 0 )“ ein und schließen Sie das Dialogfenster mit Klick auf OK.

Bestätigen Sie die folgende Warnmeldung mit Klick auf OK.

Diese Warnmeldung weist Sie darauf hin, dass alle möglicherweise zuvor manuell eingegebenen Werte im Feld Kosten1 bzw. Interne Kosten durch die über die neu erstellte Formel berechneten Werte überschrieben werden.

Gehen Sie im Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder in den Bereich Berechnung für Sammelvorgangs- und Gruppenkopfzeilen. Dort wählen Sie in der Auswahlliste Rollup den Eintrag Summe aus (siehe folgende Grafik) und schließen das Dialogfenster durch Klick auf die Schaltfläche OK.

Wiederholen Sie die Schritte für das Feld Kosten2, um externe Kosten darzustellen.

• Benennen Sie das Feld Kosten2 in Externe Kosten um,
• hinterlegen Sie die Formel „IIf( [Ressourcengruppe] = „Extern“; [Kosten] ; 0 )“und
• stellen Sie die Berechnung für Sammelvorgangs- und Gruppenkopfzeilen auf Rollup: Summe.
• Fügen Sie anschließend die Spalten Interne Kosten (Kosten1) und Externe Kosten (Kosten2) in die aktuelle Ansicht ein, um die Berechnung der Formel zu prüfen.

Bevor Sie loslegen: wichtige Tipps zu Ressourcenkosten

Bitte beachten Sie: Dieser Lösungsweg ist nur dann erfolgreich, wenn Sie jedem Vorgang nur Ressourcen mit dem gleichen Wert für das Unterscheidungskriterium zuweisen. In unserem Beispiel müssen also alle Ressourcen an einem Vorgang denselben Wert in der Ressourcengruppe haben. Ein Vorgang kann damit nur interne oder externe Ressourcen haben, nicht beide.

Der Grund: die Berechnung findet auf Ebene der Vorgänge und nicht auf Ebene der Zuordnungen statt. Hier werden in den Ressourcenfeldern alle an dem Vorgang vorkommenden Werte aufgezählt.

Das Ergebnis ist dann im Feld Ressourcengruppe z.B. „Intern; Extern“ oder je nach Reihenfolge der Zuordnung auch „Extern; Intern“ zu sehen.

Außerdem werden die Kosten des Vorgangs behandelt, nicht die der einzelnen Zuordnungen der Ressourcen.

Selbst Gruppierungen von Vorgängen funktionieren damit nicht, denn die Grundlage dafür sind immer noch dieselben Ressourcenfelder mit den denselben Problemen.

Zusammenfassung – MS Project Ressourcenkosten

In diesem Tipp haben Sie gelernt, dass die Differenzierung von Kosten an Vorgängen in Microsoft Project nur über Vorgangsfelder funktioniert.

Das ist zwar nicht ganz zufriedenstellend, aber es stellt die einzige Möglichkeit dar, wie Sie ohne Programmieren eine Differenzierung über Ressourceneingenschaften erreichen können.

Leider gibt es in Microsoft Project keine benutzerdefinierten Felder und Formeln auf Ebene von Zuordnungen, deren Ergebnisse Sie auf Vorgänge summieren könnten.

Und Sie haben die notwendigen Schritte kennengelernt, um die Differenzierung der Ressourceneingenschaften in der Vorgangsansicht darzustellen. Sie können:

1. in der Ressourcenansicht die zu unterscheidenden Eigenschaften in dem Feld Ressourcengruppe definieren
2. die entsprechenden Formeln in benutzerdefinierten Feldern im Projekt anlegen und
3. die Spalten in der aktuellen Ansicht einfügen.

Unser Tipp: Flexibler ist die einfache Programmierung einer Routine in Visual Basic. In einer Schleife durch alle Vorgänge und deren Zuordnungen summiert sie die Kosten nach den gewünschten Kriterien auf und schreibt sie in das jeweilige Kostenfeld.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Der Autor:
Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Der Beitrag Wie Sie verschiedene Ressourcenkosten in Microsoft Project differenziert darstellen erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Dafür können Sie die MS Project Kostenressourcen einsetzen, die allerdings im Standard dafür nicht nutzbar sind. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie MS Project für den oben beschriebenen Anwendungsfall austricksen.

Diese Kapitel warten auf Sie:

• Einschränkungen bei Kosten in MS Project
• MS Project Kostenressourcen anlegen für manuelle Verteilung
• Kostenressource zuweisen
• Eintragen der Kosten in MS Project
• Manuelle Kostenverteilung variabler Kosten auf einen Vorgang
• Kosten in MS Project manuell verteilen
• Zusammenfassung – MS Project Kostenplanung

Los geht’s!

Einschränkungen bei Kosten in MS Project

Eine Einschränkung bei Kosten in MS Project ist, dass sich bei den Kostenressourcen die Fälligkeit der Kosten standardmäßig:

• nur an den Anfang oder das Ende des Vorgangs legen lässt
• oder gleichmäßig über den Verlauf des Vorgangs verteilen lassen.

Wenn Sie aber die Fälligkeit der Kosten beim Einsatz von Kostenressourcen genau nach Ihrem Bedarf manuell verteilen wollen, dann brauchen Sie den folgend beschriebenen Trick. So können Sie z.B. genau Ihre Zahlungsmeilensteine abbilden und haben jederzeit den Überblick, welche Kosten wann und in welcher Höhe anfallen.

Und so gehen Sie vor…

MS Project Kostenressourcen anlegen für manuelle Verteilung

In der Ansicht Ressource: Tabelle geben Sie den Ressourcennamen ein. Wählen Sie dann die Art Kosten aus und setzen Sie die Fälligkeit in der Spalte Fällig am erstmals auf „anteilig„.

Achtung: Bei der Auswahl Anfang oder Ende werden die Kosten stets am Anfang bzw. am Ende der jeweils zugeordneten Vorgänge ausgewiesen. Die Möglichkeit der manuellen Verteilung ist daher deaktiviert. Wenn Sie Anfang oder Ende auswählen, können Sie die Verteilung später nicht manuell anpassen.

Kostenressource zuweisen

Für das Zuordnen einer Kostenressource zu einem Vorgang haben Sie mehrere Wege zur Verfügung. In diesem Fall benutzen wir die Ansicht Vorgang: Einsatz für Folgendes:

• In Kombination mit dem Dialogfenster Ressource zuweisen für die Ressourcenzuordnung
• Nach einer Anpassung der sichtbaren Spalten und Reihen für die Kostenverteilung.

In der Zeitphasentabelle rechts selektieren Sie die Reihe Kosten aus dem Kontextmenü mit der rechten Maustaste.

Anschließend selektieren Sie den betroffenen Vorgang.

Rufen Sie das Dialogfeld Ressourcen zuweisen auf dem Reiter Ressource aus und ordnen Sie dem Vorgang die benötigten Kostenressourcen zu.

Klicken Sie anschließend auf Schließen.

Eintragen der Kosten in MS Project

Passen Sie eventuell den Zoom-Faktor für die Zeitphasentabelle an. Wählen Sie z.B. auf dem Reiter Ansicht in der Gruppe Zoom/Zeitskala den Zeitraum Wochen aus.

Geben Sie nun die Summen entsprechend der Rechnungsplanung in die Reihe Kosten ein. Beachten Sie dabei, dass Sie innerhalb der geplanten Dauer des Vorgangs bleiben.

In der Ansicht Vorgang: Einsatz fügen Sie die Spalte Gesamtkosten in die Tabelle links ein. Somit werden die Einzelsummen aus den Zeilen in der Spalte Gesamtkosten addiert. Dies können Sie zur Kontrolle einsetzen.

Hinweis: Sie können die aktuellen Kosten während der Projektdurchführung auf ähnliche Art und Weise eingeben. Hierzu benötigen Sie die Spalte Aktuelle Kosten (Version 2010) bzw. Ist-Kosten (Version 2013 ff) und die Reihe Akt. Kosten.

Manuelle Kostenverteilung variabler Kosten auf einen Vorgang

Kommen wir jetzt zur manuellen Verteilung von variablen Kosten in MS Project auf einen Vorgang.

Hinweis: Die folgende Beschreibung gilt für Microsoft Project 2019 / 2016 / 2013 / 2010 sowie Microsoft Project Pro für Office 365.

Für die Kostenverteilung wechseln Sie in die Ansicht Vorgang: Einsatz und passen Sie diese wie folgt an:

• Fügen Sie die Spalte Kosten in die Tabelle links ein.
• In der Zeitphasentabelle rechts blenden Sie die Reihe Kosten ein.
  Unser Tipp: Sie können die Reihen mittels Kontextmenü mit der rechten Maustaste ein- und ausblenden bzw. weitere Anpassungen vornehmen.
• Passen Sie eventuell den Zoom-Faktor für die Zeitphasentabelle an z.B. wählen Sie auf dem Reiter Ansicht in der Gruppe Zoom / Zeitskala den Zeitraum Wochen oder Monate aus.

Nun ordnen Sie die Kostenressourcen den Vorgängen nach Bedarf zu.

Dafür nutzen Sie z.B. das Dialogfeld Ressourcen zuordnen mit dem Reiter Ressource oder die Teilansicht Vorgang: Maske.

Hinweis: Im Gegensatz zu der Zuordnung von Material- und Arbeitsressourcen müssen Sie zuerst die Kostenressource zuordnen und dann die Kostenhöhe eingeben und bestätigen.

Wenn Sie nun die Kosten eingeben, würden sich diese anteilig über den Verlauf des Vorgangs verteilen.

Was also tun, wenn Sie diese gleichmäßige Kostenverteilung nicht wollen? Verteilen Sie diese manuell!

Kosten in MS Project manuell verteilen

Bei einer manuellen Verteilung empfiehlt es sich, die zu erwartenden Summen nicht als Gesamtsumme einzugeben.

Besser fügen Sie diese entsprechend der zeitlichen Fälligkeit direkt in die einzelnen Kostenfelder der Zeitphasentabelle rechts ein. Beachten Sie dabei, dass Sie innerhalb der geplanten Dauer des Vorgangs bleiben.

Kontrollieren Sie die Gesamtsummen je Kostenressource (rot) und Vorgang (blau) sowie des Projekts (Zeile 0), die nach der Eingabe automatisch in die Spalte Kosten übertragen und addiert werden.

Zusammenfassung – MS Project Kostenplanung

In diesem kurzen Tipp zu Microsoft Project haben Sie gelernt, wie Sie die Grundeinstellungen in Microsoft Project umgehen und die Fälligkeit der Kosten beim Einsatz von Kostenressourcen manuell verteilen.

Damit können Sie in Ihren Projekten jetzt Rechnungen eintragen, die während der Projektlaufzeit zu klaren Zeitpunkten fällig sind. Jederzeit haben Sie so den Überblick, welche Kosten wann und in welcher Höhe anfallen. Zahlungsmeilensteine können Sie so perfekt abbilden.

Außerdem wissen Sie jetzt, wie Sie die zu erwartenden Kosten über den Verlauf eines Vorgangs manuell verteilen.

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Die Autorin:
Kathryn Dixon

Der Beitrag MS Project variable Kostenplanung – mit einem Kostenressourcen-Trick den realen Cashflow-Überblick behalten erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Das ist immer der Fall, wenn Vorgänge oder Sammelvorgänge samt Teilvorgängen kopiert und an eine andere Stelle im Plan oder in einen neuen Plan eingefügt werden. Dies kann lästig sein.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie in MS Project beim Kopieren und Einfügen von Vorgängen mit Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen zu beachten haben. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Kopieren und Einfügen innerhalb eines Plans
• Kopieren und Einfügen zwischen MS Project Projekten
• Zusammenfassung – MS Project Kopieren & Einfügen

Legen wir los!

Kopieren und Einfügen innerhalb eines Plans

Sie haben ein Arbeitspaket mit einem Sammelvorgang und mehreren Teilvorgängen definiert. Sie möchten aus Bequemlichkeit das Arbeitspaket samt internen Verknüpfungen kopieren und in einer anderen Projektphase nochmals benutzen. Das neue Arbeitspaket hat aber keinen Bezug zur ursprünglichen Phase.

Nach dem Einfügen des Arbeitspakets (z.B. mit STR-V) an die neue Stelle gibt es in Microsoft Project 2013 Verlinkungen zum Vorgänger sowie zum Nachfolger des ursprünglichen Arbeitspakets.

In unserem Beispiel sind diese neu entstandenen Verlinkungen nicht erwünscht und müssen vor den weiteren Planungsschritten entfernt werden. Dies können Sie z.B. durch Entfernen der entsprechenden Vorgangs-Nr. aus den Feldern in der Spalte Vorgänger erreichen.

Kopieren und Einfügen zwischen MS Project Projekten

Wenn Sie Vorgänge, wie in unserem Beispiel, kopieren und in ein neues Projekt einfügen, bekommen Sie folgende Fehlermeldung.

Es stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung:

• Abbrechen: Das Einfügen wird abgebrochen.
• Ja: Sie setzen das Einfügen trotz weiterer Fehlermeldungen fort (immer wieder mit „ja“ bestätigen). Dabei wird anschließend der Sammelvorgang samt Teilvorgängen und ohne Verlinkungen zu Vorgängern aus dem ursprünglichen Projekt eingefügt. (Achtung: Wenn Sie eine der Fehlermeldungen mit “nein” bestätigen, wird der Kopierprozess an dieser Stelle abgebrochen und nur ein Teil des kopierten Bereichs eingefügt.)
• Nein: Der Sammelvorgang wird samt Teilvorgängen, ohne weitere Fehlermeldungen, ohne Verlinkungen zu Vorgängern aus dem ursprünglichen Projekt eingefügt. Also dasselbe Ergebnis wie oben auf dem „kurzen Weg“.

Hinweis: Keine der Vorgehensweisen ermöglicht eine Verlinkung zwischen den eingefügten Vorgängen und dem ursprünglichen Projekt.

Zusammenfassung – MS Project Kopieren & Einfügen

In diesem MS Project Tipp haben Sie erfahren, wie Sie ab der MS Project Version 2013 Vorgänge mit Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen kopieren und einfügen.

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Die Autorin:
Kathryn Dixon

Kathryn Dixon ist seit Anfang der Neunziger im internationalen Projektmanagement tätig und hat bislang vom Projektteammitglied, über Projektleiterin bis hin zur Operations Managerin verschiedenste Rollen ausgeführt. Darüber hinaus verfügt sie über mehrere Jahre Erfahrung in Human Resources.

Vor Ihrem Wechsel zu TPG Sales Mitte 2015 war Kathryn Dixon bei TPG The Project Group GmbH als Trainerin und Consultant sowie Autorin im Bereich der TPG Produktdokumentation und Social Media Content tätig. Als IHK-zertifizierte Trainerin leitete sie u.a. Anwenderseminare zu Microsoft Project und Microsoft Project Server sowie zu Projektmanagement-Methodik in deutscher und englischer Sprache.

Mehr zu Kathryn Dixon auf Xing und LinkedIn

Der Beitrag MS Project Kopieren und Einfügen von Vorgängen mit Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Wie geben Sie ein Datum also richtig und für alle verständlich an? Die Lösung: ISO 8601. Microsoft Project bietet die Möglichkeit, das Datumsformat mittels benutzerdefinierter Felder anzupassen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie das MS Project Datumsformat ändern. Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Was ist die ISO 8601
• Definition der Datumswerte in Microsoft Project 
• Erstellen der Gruppierung nach Monaten
• Zusammenfassung – MS Project Datenformat ändern

Los geht’s zum Einstieg mit der Definition der ISO 8601.

Was ist die ISO 8601

Die ISO 8601 ist ein internationaler Standard der ISO, der Datumsformate und Zeitangaben beschreibt und Empfehlungen für den Gebrauch im internationalen Kontext ausspricht. Der Titel der Norm ist „Data elements and interchange formats — Information interchange — Representation of dates and times“, was übersetzt im Deutschen „Datenelemente und Austauschformate; Informationsaustausch; Darstellung von Datum und Uhrzeit“ bedeutet.

Datums- und Zeitangaben gemäß ISO 8601:1988 sind auch in Deutschland, Österreich und der Schweiz durch die Übernahme in EN 28 601:1992 gültig. Außerdem ist die Norm auch in DIN 5008 eingeflossen.

Die Norm empfiehlt eine einheitliche Schreibweise des Datums und der Uhrzeit: Ein Beispiel für das Datum ist dabei 2020-07-28, für die Uhrzeit 22:15:20. Ein Einsatz dieser Formate ist vor allem im Bereich der Softwareentwicklung und Dokumentation empfohlen, da hier das größte Fehlerpotential durch länderspezifische Formate besteht.

Diese Datumsdarstellung wird von Microsoft Project nicht direkt unterstützt, aber die Umsetzung der Norm in Microsoft Project lässt sich durch den Einsatz von benutzerdefinierten Feldern einfach realisieren und in Folge können die neuen Datumsformate für übersichtlich gruppierte Darstellungen genutzt werden.

Neues MS Project Datumsformat festlegen

Schritt 1:

Legen Sie ein benutzerdefiniertes Feld unter „Text1“ an. Benennen Sie das Feld in „DIN Anfang (Text1)“ um.

Schritt 2:

Im zweiten Schritt wird das DIN-Datenformat unter „Formel“ wie folgt beschrieben: Format([Anfang];“YYYY-MM-DD“).

Mit dieser „Formel“ wird der Anfang eines Vorgangs jetzt im Format YYYY(Jahr)-MM(Monat)-DD(Tag) dargestellt (englische Bezeichnungen nur in der Formel).

Schritt 3:

Ein weiteres benutzerdefiniertes Feld unter „Text2“ benennen Sie in „DIN Ende (Text2)“ um.

Schritt 4:

Fügen Sie mit der rechten Maustaste „Spalte einfügen“ die beiden benutzerdefinierten Felder („DIN Anfang (Text 1)“ und „DIN Ende (Text 2)“) an die gewünschte Stelle in der Tabelle ein.

Schritt 5:

Die benutzerdefinierten Felder können Sie unter dem ursprünglichen Namen („Text1“, „Text2“) oder über „DIN Anfang“ bzw. „DIN Ende“ aus der Liste auswählen.

Schritt 6:

Jetzt wird das Datumsformat in MS Project korrekt nach der ISO 8601 dargestellt.

Tipp: Für eine bessere Übersicht können Sie die „Standard“-Datumswerte (Anfang, Ende) ausblenden (rechte Maustaste auf den Spaltenkopf von Ende und Anfang, dann Spalte ausblenden).

Schritt 7:

Durch die Darstellung der Datumswerte gemäß der ISO Norm lässt sich jetzt eine sehr interessante Gruppierung erstellen, die eine Darstellung der Vorgänge nach Beginn eines Monats zeigt. Die Lösung sieht dann so aus und wird anschließend beschrieben. Durch die neue Gruppierung können Sie Monate kompakt als Sammelvorgang wie „alle Vorgänge, die im November anfangen (DIN Anfang: 2020-11*)“ oder detailliert wie „alle Vorgänge mit DIN Anfang: 2020-10*“ anzeigen und drucken.

MS Project Datumsformat Gruppierung nach Monaten

Um diese Gruppierung mittels des neu angelegten MS Project Datumsformats umzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:

Schritt 1:

Rufen Sie über den Menüpunkt „Ansicht“ die Funktion „Gruppieren nach“ auf. Wählen Sie unten die Funktion „Neue Gruppe nach“ aus.

Schritt 2:

Geben Sie nun der neuen Gruppe in dem sich öffnenden Fenster einen „sprechenden“ Namen. Standardmäßig sollte „Im Menü anzeigen“ angeklickt sein, so dass die neue Gruppe direkt im Auswahlfenster „Gruppieren nach“ erscheint.

Schritt 3:

Öffnen Sie danach in der Zeile „Gruppieren nach“ in „Feldname“ das Dropdown-Menü. Wählen Sie das benutzerdefinierte Feld „Text1 (DIN Anfang)“ aus.

Tipp: Passen Sie ggf. noch die Schriftart und die Hintergrundfarbe an.

Schritt 4:

Die eigentliche Gruppierung nach „Anfang im Monat xx“ wird dadurch erreicht, dass das Gruppenintervall definiert wird. Wählen Sie hier bei „Gruppieren nach“ „Präfixzeichen“ aus und stellen Sie das Gruppenintervall auf 7. Damit wird nach dem 7. Zeichen gruppiert, nach ISO Datumsformat ist das der Monat.

Schritt 5:

Im nächsten Schritt können Sie die Balkenbeschriftungen der Gruppenzeilen (Format / Balkenarten / Gruppenkopf) mit dem Anfang und Beginn in Form von Kalenderwochen beschriften.

Schritt 6:

Damit das ISO Datum auch in den Gruppenzeilen angezeigt wird, muss in beiden benutzerdefinierten Feldern „DIN Anfang“ und „DIN Ende“ Formel für die Berechnung von Sammelvorgangs- und Gruppenkopfzeilen ausgewählt sein.

Zusammenfassung: MS Project Datumsformat ändern

In diesem Artikel haben Sie gelernt, wie Sie

• In Microsoft Project ein Datumsformat gem. ISO 8601 definieren
• Daraus eine übersichtliche Gruppierung der Vorgänge nach Monaten erstellen

Mit benutzerdefinierten Feldern und einer einfachen Formel lässt sich das internationale Datumsformat in Microsoft Project realisieren und bietet dann eine Gruppierungsmöglichkeit nach Monaten, die eine übersichtliche Darstellung der in Zukunft beginnenden Vorgänge darstellt. Somit können große Projektpläne in Zeitphasen für alle Projektbeteiligten bereitgestellt werden.

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Über den externen Autor:
Klaus Oberbörsch

Klaus Oberbörsch ist seit 47 Jahren im Projektumfeld aktiv und zertifiziert nach GPM, Prince2 und CPPM. Sein Kerngebiet umfasst u.a. Projektmanagement sowie Einführung und Anpassungen von Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard. Herr Oberbörsch ist Buchautor von Handbüchern für Microsoft Project und Softwaretests nach ISTQB Standard. Seit über 10 Jahren ist er zudem akkreditierter ISTQB Trainer für die Zertifizierungen im Bereich Certified Tester und Testmanager.

Mehr über Klaus Oberbörsch auf LinkedIn oder Xing 

Der Beitrag MS Project Datumsformat ändern nach DIN – einheitliche Datumswerte und übersichtliche Gruppierung erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Aber, jede:r Benutzer:in benötigt zum Öffnen eines MS Project Projektplans eine Lizenz, die mit Kosten verbunden ist. Eine Lösung zum Umgehen der Lizenzkäufe lernen Sie in diesem Artikel kennen: SharePoint Aufgabenlisten synchronisieren mit MS Project Projektplänen. SharePoint Lizenzen sind in vielen Organisationen ohnehin vorhanden und die Anwendung solcher Listen ist kinderleicht sowie oft bereits im Einsatz.

Diese Kapitel warten auf Sie:

• SharePoint Aufgabenliste synchronisieren in MS Project
• Aufgabenliste in SharePoint anlegen
• Ansichten in SharePoint Aufgabenliste nutzen
• Aufgabenliste mit MS Project öffnen
• Planung in MS Project
• Bestehende Projektpläne mit SharePoint synchronisieren
• Besonderheiten bei der Synchronisation
• Zusammenfassung – Aufgabenlisten synchronisieren in MS Project

Wenn Sie Daten aus MS Project teilen wollen, dann bietet das Tool im Standard natürlich einige Möglichkeiten des Datenexports wichtiger Informationen. Das Problem ist aber, dass sich ein Projektplan naturgemäß regelmäßig ändert. Damit also immer alle auf dem neuesten Stand sind, müssen Sie die Informationen bei jeder Änderung erneut an den entsprechenden Personenkreis senden. Außerdem sind nach dem Export natürlich keine Änderungen an den Daten mehr möglich.

SharePoint Aufgabenliste synchronisieren in MS Project

Um Ihnen lästige Updates oder unnötige Lizenzkäufe zu ersparen, können Sie Ihre MS Project Projektpläne ganz einfach mit SharePoint Aufgabenlisten verbinden und synchronisieren. Der Vorteil: SharePoint Lizenzen sind in vielen Organisationen ohnehin vorhanden.

Die Synchronisation der Daten erfolgt bi-direktional. Das heißt konkret: Ändert der/die Projektmanager:in etwas in MS Project, werden die Daten nach dem Speichern in die verbundene SharePoint Liste synchronisiert. Ändert jemand etwas innerhalb der SharePoint Liste, wird die Änderung beim nächsten Öffnen in MS Project gespiegelt.

Damit können die Teammitglieder den aktuellen Projektplan jederzeit einsehen und gleichzeitig einen Fortschritt zu den Vorgängen / Arbeitspaketen zurückmelden. Extrem praktisch.

Damit Sie in Zukunft auch auf diese praktische Möglichkeit zurückgreifen können, erfahren Sie hier, wie Sie:

• eine Verbindung zwischen einem MS Project Projektplan und einer SharePoint Aufgabenliste herstellen und
• mit der SharePoint Aufgabenliste umgehen.

Zum Schluß finden Sie noch eine Auflistung der technischen Voraussetzungen sowie einen Überblick über wichtige Bedingungen bei der Synchronisation zwischen MS Project Vorgängen / Arbeitspaketen und SharePoint Aufgabenlisten.

Aufgabenliste in SharePoint anlegen

Sofern Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie SharePoint Listen mit wenigen Mausklicks anlegen. Zum Erstellen der Aufgabenliste öffnen Sie die SharePoint Website, auf der Sie die Aufgabenliste anlegen möchten und klicken Sie auf das kleine Zahnrad am rechten oberen Bildschirmrand. Hier klicken Sie nun auf die Schaltfläche App hinzufügen und wählen anschließend die Vorlage Aufgaben.

Geben Sie nun einen Namen für die Liste ein. Passenderweise könnte man hier zum Beispiel den Projektnamen wählen. Bestätigen Sie mit Erstellen. Anschließend taucht die Liste in der Schnellstartleiste der Website auf.

Die Erstellung von Vorgängen kann direkt über die Liste erfolgen. Anfangs- und Fälligkeitsdatum müssen Sie jedoch manuell eingeben, da der automatische Planungsmodus nicht zur Verfügung steht. Die Eingabe einer Dauer ist nicht möglich. Über das Feld Zugewiesen an können Sie den Vorgang zuordnen. Zugeordnete Personen müssen aber SharePoint / AD Benutzer:innen sein.

Ansichten in SharePoint Aufgabenliste nutzen

Ähnlich wie in MS Project bieten SharePoint Aufgabenlisten verschiedene vordefinierte Ansichten. Weitere Ansichten, wie beispielsweise das Gantt-Diagramm, finden Sie oberhalb der Liste – in der Navigation unter den drei Punkten (…).

Im Gantt-Diagramm können Vorgänge eingezogen, ausgerückt, oder in die Zeitachse aufgenommen werden.

SharePoint Aufgabenliste mit MS Project öffnen

Um die SharePoint Aufgabenliste mit MS Project zu öffnen, wechseln Sie im Menüband in die Registerkarte Liste. Dort finden wir die Schaltfläche Mit Project öffnen.

Planung in MS Project

Nachdem Sie die SharePoint Aufgabenliste in MS Project geöffnet haben, können Sie wie gewohnt Ihr Projekt planen. Sie können Vorgänge hinzufügen, Dauern eingeben, Verknüpfungen ändern, Ressourcen zuordnen (Ressourcen müssen dabei SharePoint Benutzer:in sein) und die Zeitachse anpassen.

Anschließend haben Sie die Möglichkeit die Planung mit der SharePoint Liste zu synchronisieren. Klicken Sie dazu auf Datei. Im Info Bereich finden Sie die Schaltfläche Speichern, mit welcher Sie das Speichern bzw. die Synchronisation starten können. Außerdem können Sie hier die Feldzuordnungen vornehmen (Schaltfläche Felder zuordnen).

Bestehende MS Project Projektpläne mit SharePoint synchronisieren

Für die Synchronisation vorhandener MS Project Projektpläne mit SharePoint Aufgabenlisten bietet MS Project standardmäßig ebenfalls eine Funktion. Wechseln Sie dazu erneut in die Registerkarte Datei und klicken Sie auf Speichern unter. Dort finden Sie die Schaltfläche mit SharePoint synchronisieren.

Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Synchronisation mit einer vorhandenen Website / Liste durchzuführen, oder aus Project heraus eine neue Website / Liste anzulegen.

Übrigens kann das Erstellen einer neuen Website für jedes Projekt durchaus sinnvoll sein. Das ermöglicht den Benutzer:innen, über den Projektplan hinaus Dokumente hochzuladen, zu kommunizieren oder mit weiteren SharePoint Listen zu arbeiten.

Nachdem Sie Ihren Projektplan gespeichert haben, können Sie diesen auf der zuvor definierten SharePoint Website im Web aufrufen. Die Vorgänge sind sichtbar und lassen sich im Gantt-Diagramm anzeigen. Falls Sie in MS Project eine Timeline definiert haben, wird diese ebenfalls auf der Weboberfläche dargestellt.

Voraussetzungen und Besonderheiten der Synchronisation

Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Fakten zur Synchronisation von MS Project und SharePoint Aufgabenlisten im Überblick.

Die technischen Voraussetzungen

• MS Project Professional 2013/2016/2019 oder MS Pro für Office 365 (Project Standard wird nicht unterstützt).
• MS SharePoint Server 2013/2016/2019 oder SharePoint Online.
• Eine SharePoint Website, auf der die Aufgabenliste bereitgestellt werden kann.
• Projektleitende, Projektteam und ggf. Stakeholder müssen Zugriff auf die Website haben.

Wichtig: Die Synchronisation erfolgt zwischen MS Project Professional / Online und SharePoint Server / Online und kann nicht in einer MS Project Server Umgebung durchgeführt werden.

Besonderheiten bei der SharePoint Synchronisation mit MS Project

• Die Synchronisation ist bidirektional.
• Vorgänge / Aufgaben in den Listen sind immer manuell geplant.
• In MS Project kann automatisch und manuell geplant werden.
• Automatisch geplante Vorgänge werden bei der Synchronisation mit SharePoint auf manuell geplant gesetzt. Sie sind in MS Project bei der nächsten Synchronisation jedoch wieder automatisch geplant.
• Das Projektstartdatum wird das aktuelle Datum.
• Standard-Termineinschränkung ist So früh wie möglich.
• Es sind nur Ende-Anfang Verknüpfungen möglich.
• Stichtage können im Projektplan verwendet werden.
• Ressourcen im Projektplan müssen exakt der Bezeichnung des SharePoint Users entsprechen.
• Zuweisung mehrerer Ressourcen je Vorgang ist möglich.
• In Project kann die Arbeit je Ressource vorgegeben werden.
• Es können keine generischen Ressourcen verwendet werden (da kein SharePoint User).
• Die Zeitachse (Timeline) wird bidirektional synchronisiert.
• Falls vorhanden, können neben den Standardfeldern weitere Werte synchronisiert werden.
• Die Ansicht der SharePoint Liste muss über Ansicht ändern entsprechend angepasst werden.

Zusammenfassung – SharePoint Aufgabenliste sysnchronisieren

Sie haben nun alle wesentlichen Schritte kennengelernt, um bestehende MS Project Projektpläne mit SharePoint Aufgabenlisten zu synchronisieren. Sie wissen, wie Sie:

• Aufgabenlisten in SharePoint anlegen
• Ansichten in SharePoint Aufgabenlisten nutzen
• SharePoint Aufgabenlisten in MS Project öffnen
• Ihre Planung mit der SharePoint Liste synchronisieren.

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Über den externen Autor:
Klaus Oberbörsch

Klaus Oberbörsch ist seit 47 Jahren im Projektumfeld aktiv und zertifiziert nach GPM, Prince2 und CPPM. Sein Kerngebiet umfasst u.a. Projektmanagement sowie Einführung und Anpassungen von Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard. Herr Oberbörsch ist Buchautor von Handbüchern für Microsoft Project und Softwaretests nach ISTQB Standard. Seit über 10 Jahren ist er zudem akkreditierter ISTQB Trainer für die Zertifizierungen im Bereich Certified Tester und Testmanager.

Mehr über Klaus Oberbörsch auf LinkedIn oder Xing 

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Lesen Sie in diesem Artikel folgende Kapitel:

• Meilensteintrendanalyse: Kombination aus Historie und Prognose
• Erklärung der Meilensteintrendanalyse-Grafik
• Eine Meilensteintrendanalyse erstellen für MS Project
• Voraussetzung für aussagekräftige Ergebnisse der MTA
• Zusammenfassung: Meilensteintrendanalyse erstellen für MS Project

Meilensteintrendanalyse: Kombination aus Historie und Prognose

Die Meilensteintrendanalyse ist eine übersichtliche Kombination aus Historie und Prognose ausgewählter Meilensteine eines Projekts. Sie dient der grafischen Darstellung von zeitlichen Abweichungen und wird von der Projektleitung zur Steuerung des Projekts eingesetzt.

Die MTA unterstützt die Projektleitung bei der Steuerung, weil:

• mit übersichtlichen Grafiken einfache Berichte bereitgestellt werden
• schon in frühen Projektphasen Terminengpässe durch eine klare Trendübersicht zu erkennen sind
• der Projektablauf recht realistisch zu prognostizieren ist.

Erklärung der Meilensteintrendanalyse-Grafik

In einer MTA-Grafik bilden Sie den Projektzeitraum auf der vertikalen Achse ab und den Berichtszeitraum auf der horizontalen Achse. Jeder Meilenstein ist zu Projektbeginn auf der vertikalen Achse dargestellt. Je früher ein Meilenstein geplant ist, desto tiefer steht er auf der vertikalen Achse.

Wenn Sie den Projektplan regelmäßig aktualisieren und dabei auch den nächsten Meilensteinstatus speichern, dann erhalten Sie durch die Meilensteinverschiebungen im Projektverlauf die bekannten MTA-Kurven. Dabei bedeutet:

• eine horizontale Linie, dass ein Meilensteintermin sich im Vergleich zum vorhergehenden Berichtszeitraum nicht verändert hat
• eine fallende Linie, dass ein Meilenstein vorgezogen wurde und nun früher geplant ist
• eine steigende Linie eine Verschiebung nach hinten und stellt einen Terminverzug dar

Wichtiger Hinweis: Wenn Sie eine Meilensteintrendanalyse erstellen, dann stellt diese lediglich eine Historie über die vergangenen Berichtszeiträume dar. Die Ableitung der Prognose für die Zukunft der Meilensteintrendentwicklung liegt dann aber ausschließlich in Ihrem Ermessen als Projektleitung.

Doch auch die Analyse der Vergangenheit ist sehr hilfreich. Hier erkennen Sie, wenn Meilensteine sehr häufig verschoben wurden. Diese Verschiebungen wirken sich irgendwann auf das Projektende aus, wenn Sie als Projektleitung nicht rechtzeitig Maßnahmen zum Ausgleich des Terminverzugs ergreifen.

Sie können die MTA somit perfekt als Frühwarnsystem für die Terminplanung einsetzen.

Eine Meilensteintrendanalyse erstellen für MS Project

TPG The Project Group stellt eine Meilensteintrendanalyse für MS Project (Standard / Professional Client) als kostenloses Add-in zur Verfügung. Hier können Sie die kostenlose MS Project Meilensteintrendanalyse herunterladen.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie die passende bit-Version herunterladen. Ihre MS Project bit-Version ist dafür entscheidend (nicht die Windows Version!): wählen Sie z.B. TPG MTA Client in 64 bit, wenn Sie Ihr MS Project mit 64 bit installiert haben.

So installieren Sie die kostenlose TPG MTA für MS Project

1. Laden Sie die Datei herunter
2. Starten Sie die Installation
3. Sobald Sie nach Abschluss der Installation Ihren MS Project Client starten, sehen Sie eine neue Registerkarte
4. Falls dies nicht der Fall ist, so prüfen Sie bitte, ob Sie die richtige bit-Version abhängig von Ihrem MS Project installiert haben

So erstellen Sie den ersten Projekt-Schnappschuss

1. Klicken Sie im Menüband The Project Group auf die Schaltfläche Anzeigen
2. Klicken Sie im Dialogfenster TPG MTA 2019 auf die Schaltfläche Speichern
3. Bestätigen Sie die Erstellung eines Berichtsdatensatzes durch Klick auf OK

Anschließend wird der gespeicherte Datensatz angezeigt.

Mit Klick auf die Schaltfläche Diagramm können Sie die MTA-Grafik anzeigen. Alle Meilensteine werden zu Projektbeginn auf der vertikalen Achse dargestellt.

Folgend führen wir das angefangene Beispiel weiter:

Zwei Wochen später haben wir den Projektplan geändert und speichern den aktuellen Planungszustand erneut in die MTA. Während des Berichtszeitraums gab es Änderungen am Terminplan, doch wurden keine Meilensteine verschoben. Erkennbar ist das an den horizontalen Linien für den letzten Berichtszeitraum.

Zwei Wochen später haben wir den Projektplan erneut aktualisiert und den aktuellen Planungszustand in das Meilensteintrendanalyse-Tool gespeichert. Während des Berichtszeitraums gab es Änderungen am Terminplan, die sich auf die Meilensteine ausgewirkt haben.

Erkennbar ist das an den steigenden Linien für die Meilensteine MS Planning completed, MS Executing / Controlling completed und MS End Project (schwarze, grüne und gelbe Linien in der Grafik) für den letzten Berichtszeitraum. Zudem sind die Meilensteine MS Start Project und MS Requirements specified (blaue und rote Linie in der Grafik) abgeschlossen, so dass sie auf der 45° Gradlinie angezeigt werden.

Zum Zeitpunkt dieser Speicherung von MTA-Daten gab es eine Verschiebung der nicht abgeschlossenen Meilensteine. Zu diesem Zeitpunkt wurde auch das Projektende verschoben.

Spätestens jetzt solle das Projektmanagement Maßnahmen ergreifen, um das Risiko für weitere Verzögerungen zu verringern und das Projekt nicht zu gefährden.

In den folgenden 2 Wochen wurde eine Korrektur am Projekt durchgeführt, vor der nächsten Speicherung der MTA Daten, erkennbar an den fallenden Linien.

Bei den weiteren Speicherungen von MTA-Daten führen jetzt alle Verbindungslinien des letzten Berichtszeitraums in die 45°-Linie. Somit wird deutlich, dass alle Meilensteine abgeschlossen sind.

Zum Projektende ist es der Projektleitung in diesem Beispiel gelungen die Verzögerung wieder aufzuholen.

Voraussetzung für aussagekräftige Ergebnisse der MTA

Bitte beachten Sie, dass die MTA nur aussagekräftige Informationen liefern kann, wenn die Daten immer aktuell sind. Das ist nur dann der Fall, wenn Sie vor dem regelmäßigen Erstellen eines Snapshots die Terminplanung für alle Vorgänge – und im Speziellen der Meilensteine – aktualisiert haben.

So kann die MTA auch zur Verbesserung des Terminbewusstseins bei den Projektbeteiligten führen.

Hinweis: Eine Meilensteintrendanalyse kann durch die einfach verständliche grafische Übersicht Verzögerungen sichtbar machen und damit zur Verbesserung des Terminbewusstseins bei den Projektbeteiligten führen.

Zusammenfassung: Meilensteintrendanalyse erstellen für MS Project

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie die Meilensteintrendanalyse erstellen und zur Projektsteuerung einsetzen. Damit können Sie potentielle Verzögerungen rechtzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen.

Am Beispiel der kostenlosen TPG Meilensteintrendanalyse für Microsoft Project haben Sie gelernt, wie Sie die Daten für die MTA-Grafik sammeln und wie diese zu lesen sind.

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Über den Autor:
Steffen Reister

Steffen Reister ist Dipl.-Ing. (FH) für Elektrotechnik und Autor von Handbüchern über Microsoft Project. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich mit Microsoft Project im unternehmensweiten Einsatz. 2004 begann er seine Tätigkeit für TPG The Project Group als Projektleiter und Berater und arbeitet jetzt als Product Manager und Solution Architect bei TPG.

Als Consultant, IT-Trainer und Berater verfeinerte er zuvor die Methode der prozessorientierten Software-Einführung von Microsoft Project und Primavera P3e. Dabei steht nicht die Funktionalität der Software im Vordergrund, sondern die Einbettung der Software in den funktionalen Ablauf des jeweiligen Unternehmens.

Mehr über Steffen Reister auf Linkedin

Der Beitrag Meilensteintrendanalyse erstellen und kostenlose MTA für MS Project erschien zuerst auf TPG Projektmanagement Blog für Profis.

Klar, mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen können Sie die Meilensteine zwar übersichtlicher anzeigen, aber Informationen über einen in Kürze anstehenden Termin erkennen Sie damit nicht so einfach.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie in drei Schritten Ihre eigene optische MS Project Meilenstein-Erinnerung via Ampel aufsetzen. Diese Ampel markiert dann in der Tabelle die betroffenen Meilenstein-Vorgänge anhand einer einstellbaren Vorlauffrist. Hier die drei Schritte zum Einrichten:

• Schritt 1: Erinnerungszeiträume festlegen (Dauer bis Meienstein)
• Schritt 2: Ampelfunktion festlegen (Hinweis x Tage vorher)
• Schritt 3: Individuelle Meilensteinansichten
• Zusammenfassung – MS Project Meilenstein-Erinnerung

So wird das Ergebnis aussehen: In der zusätzlichen Spalte „MS Ampel“ sind die bald fälligen Meilensteine mit einer Ampel markiert, wenn ein zeitlicher Schwellenwert überschritten wird.

Und so gehen Sie bei der Umsetzung in drei Schritten vor.

Schritt 1: Erinnerungszeiträume festlegen (Dauer bis MS)

Zu den Meilensteinen können Sie sich vordefinierte Erinnerungszeiträume einstellen, die auf die „bald“ fällige Meilensteine hinweisen.

Für die Eingabe der Erinnerungszeit habe ich eine benutzerdefinierte Spalte umbenannt und über die „Nachschlagetabelle“ die verschiedenen Erinnerungszeiten mit Hinweistexten eingetragen.

Die Berechnung der Tage bis zur Erreichung der Erinnerungsfrist ist über die Formel „Hinweis x Tage vorher (Zahl1)“ in einem ebenfalls benutzerdefinierten Feld umgesetzt (siehe Screenshot).

Die „IIf“ Abfrage prüft, ob der Vorgang das Attribut „Meilenstein“ hat, ansonsten erhält das Feld den Wert „Null“. Um Nachkommastellen bei der Dauer abzustellen, habe ich die ganze Formel mit Round () runden lassen.

Schritt 2: Ampelfunktion festlegen (Hinweis x Tage vorher)

Die Realisierung der Ampelfunktion erfolgt mit Hilfe des Wertes aus dem benutzerdefinierten Feld „Hinweis x Tage vorher“ wie folgt:

• Beachten Sie: Die Formel entspricht der Anzeige „Dauer bis MS“, jedoch wird bei „Anzuzeigende Werte“ die Funktion „Grafische Symbole“ ausgewählt.
• Das Rollup bei den Sammelvorgangzeilen habe ich auf „Maximum“ und die Ampeldarstellung auch für den Sammelvorgang und Projektsammelvorgang entsprechend eingestellt.
• Natürlich können Sie neben den klassischen Ampelfarben auch noch weitere Informationen abbilden. Das macht die Anzeige aber relativ unübersichtlich.
• Wenn Sie Ihre Ansichten später weiter reduzieren möchten, können Sie die Spalte „Hinweis x Tage vorher“ nach der Bearbeitung ausblenden. Sie dient nur zur Kontrolle der Ampelanzeige.

Sie haben die Möglichkeit, sich den Hinweis auf einen bald fälligen Meilenstein auf Sammelvorgangs- bzw. Projektsammelvorgangsebene anzeigen zu lassen. Die Einstellungen sehen Sie im folgenden Screenshot.

• Wenn der Wert gleich 1 ist, schaltet die Ampel rot,
• bei ungleich 1 wird keine Ampelfarbe angezeigt
• (die Symbole können auch individuell anders ausgewählt werden).

Schritt 3: Individuelle Meilensteinansichten

Mit Filter- oder Gruppierungsfunktionen können Sie über das selbstdefinierte Feld „Dauer bis MS“ auch Ansichten mit Meilensteinen generieren, die in einem bestimmten Zeitrahmen (hier zwischen 20 und 40 Tagen) liegen.

Natürlich lässt sich diese Lösung auch im Bereich Multiprojektmanagement einsetzen. Achten Sie dann bitte darauf, dass alle Teilprojekte die gleichen benutzerdefinierten Felder enthalten.

Letzter Tipp zum Schluss:  Wenn Sie Ihr Ansichten später weiter reduzieren möchten, dann können Sie die Spalte „Hinweis x Tage vorher“ nach der Bearbeitung ausblenden. Sie dient nur zur Kontrolle der Ampelanzeige.

Zusammenfassung – MS Project Meilenstein-Erinnerung

Sie wissen jetzt, wie Sie mit einfachen Bordmitteln aus Microsoft Project Erinnerungszeiträume für anstehende Meilensteintermine definieren, und diese farblich hervorheben. Das heißt Sie kennen jetzt die Formeln zur Berechnung:

• der Erinnerungszeiträume sowie
• der grafischen Anzeige des Meilensteinzeitpunkts.

Damit haben Sie einen genaueren Überblick über anstehenden Termine und sind in der Lage, rechtzeitig zu reagieren und Maßnahmen einzuleiten.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Der externe Autor: Klaus Oberbörsch

Klaus Oberbörsch ist seit 47 Jahren im Projektumfeld aktiv und zertifiziert nach GPM, Prince2 und CPPM. Sein Kerngebiet umfasst u.a. Projektmanagement sowie Einführung und Anpassungen von Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard.

Herr Oberbörsch ist Quality Manager, Projektmanagement-Trainer und Autor von Handbüchern zu Microsoft Project und Softwaretesten nach ISTQB Standard. Seit über 10 Jahren ist er zudem akkreditierter ISTQB Trainer für die Zertifizierungen im Bereich Certified Tester und Testmanager.

Mehr zu Klaus Oberbörsch auf Xing und LinkedIn 

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