In der neuesten Episode des TPG Podcasts tauchen wir tief in das Thema Altsystem-Ablösung im Projektmanagement ein – und dabei geht diesmal eben nicht um technische Details, sondern vor allem um die menschlichen und organisatorischen Aspekte.

Dr. Stefan Barth und Johann Strasser teilen ihre Erfahrungen und Herausforderungen bei der Erneuerung von Altsystemen und zeigen, wie wichtig Stakeholder-Management, Kommunikation und Change Management sind. Ein großes Thema: Wie gewinnt man die Mitarbeiter für Veränderungen und wie geht man mit Widerständen um?

Sie erfahren, u.a. inwiefern Transparenz und der Return on Investment (ROI) bei der Einführung neuer Systeme ausschlaggebend sind. Besonders spannend: Wie verändern neue Systeme die Aufgaben der Mitarbeiter und warum ist es so wichtig, die betroffenen Experten einzubinden?

Außerdem kommen psychologische Sicherheit und das Gefühl der Überforderung zu Sprache, die bei vielen Mitarbeitern im Zusammenhang mit Veränderungen auftreten. Unternehmen müssen Wege finden, ihre Mitarbeiter zu unterstützen und sie resilienter gegen Veränderungen zu machen. Denn Fakt ist: Die Veränderung verstetigt sich.

Hören Sie am besten gleich rein und erfahren Sie, wie der Mensch im Mittelpunkt erfolgreicher IT-Projekte steht!

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Stefan Barth

Dr. Stefan Barth war Berater, Start-Up Mitgründer, Mitglied der Geschäftsleitung eines TecDAX-Unternehmens, Einzelunternehmer. Aus der Welt des klassischer Führung kommend veränderte er seine Haltung und fand seine neue Rolle in der Unterstützung agiler Transformationen und der Steuerung von agilen Organisationen. Seit 2013 ist er COO des Digitalisierungsdienstleisters Qvest Digital AG. Hier treibt er die agile Transformation der Organisation voran und trägt sein Know-How nach außen.

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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

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Podcast-Zusammenfassung: IT-Altsysteme erneuern – Der Mensch als Schlüssel zum Erfolg

Die Ablösung von IT-Altsystemen wird in vielen Unternehmen häufig als eine rein technische Herausforderung angesehen. Tatsächlich sind es aber die Menschen hinter den Systemen, die über Erfolg oder Misserfolg solcher Projekte entscheiden. Veränderungen in der IT betreffen nicht nur Hardware und Software – sie betreffen vor allem die Mitarbeitenden, die tagtäglich mit diesen Systemen arbeiten und in der Lage sein müssen, den Wandel mitzutragen. Dieser Artikel zeigt, warum der Mensch bei der IT-Ablösung im Mittelpunkt stehen sollte und wie Unternehmen diesen Prozess erfolgreich gestalten können.

Warum der Mensch im Mittelpunkt steht

In vielen Unternehmen steht früher oder später die Ablösung von IT-Altsystemen an. Die Gründe sind vielfältig: steigende Kosten, ineffiziente Prozesse, Sicherheitsrisiken oder schlichtweg technische Notwendigkeiten. Die Einführung neuer Systeme ist unvermeidlich, wenn Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Doch was oft vergessen wird: Hinter den technischen Systemen stehen Menschen, die mit ihnen arbeiten. Diese Menschen haben sich über Jahre oder Jahrzehnte Expertenwissen in den bestehenden Systemen aufgebaut und ihre Arbeitsweise daran angepasst. Wenn diese Systeme ersetzt werden, wird nicht nur die IT-Landschaft verändert – auch die Rollen, Verantwortungen und das Selbstverständnis der Mitarbeitenden werden neu definiert. Wird dieser Faktor ignoriert, sind die Chancen groß, dass das Projekt auf Widerstände stößt und das neue System nicht die erhofften Vorteile bringt.

Ein Beispiel aus einem Podcast-Gespräch verdeutlicht, wie entscheidend die menschliche Komponente in solchen Projekten ist. In einem Fall ging es um die Ablösung eines alten IT-Systems, das über Jahre im Einsatz war. Die Mitarbeitenden, die dieses System nutzten, hatten sich tief in dessen Prozesse und Eigenheiten eingearbeitet. Der Wechsel zum neuen System wurde jedoch nicht nur als technologische Umstellung, sondern als Verlust der eigenen Bedeutung und Expertise empfunden. Der Widerstand war groß.

Die menschlichen Herausforderungen bei der Ablösung von IT-Systemen

1. Verlust von Expertenstatus: Die Angst vor dem Unbekannten

Einer der größten Stolpersteine bei der Ablösung von IT-Altsystemen ist die Angst der Mitarbeitenden, ihre Rolle und ihren Expertenstatus zu verlieren. Über viele Jahre haben sie sich tief in die alten Systeme eingearbeitet, sich Wissen angeeignet, das sie zu unersetzlichen Spezialisten gemacht hat. Mit der Einführung eines neuen Systems fühlen sie sich plötzlich entwertet – ihr Wissen über das alte System scheint überflüssig geworden zu sein.

Diese Sorge betrifft nicht nur die eigentlichen Anwender, sondern auch Administratoren und andere Mitarbeitende, die täglich mit dem System arbeiten. Die Unsicherheit, die daraus entsteht, kann schnell zu Widerständen führen, die den Fortschritt des Projekts erheblich verzögern.

Tipp: Um diese Angst zu mindern, ist es wichtig, den Mitarbeitenden zu kommunizieren, dass ihr bisheriges Wissen wertgeschätzt wird und dass sie eine zentrale Rolle im Veränderungsprozess spielen. Regelmäßige Updates und transparente Kommunikation über die Vorteile des neuen Systems helfen, die Unsicherheiten zu verringern. Es ist entscheidend, klar zu machen, dass der Wechsel nicht den Verlust von Kompetenz bedeutet, sondern die Möglichkeit bietet, neues Wissen und Fähigkeiten zu entwickeln.

2. Technologiewechsel bedeutet Wissenswechsel

Mit einem neuen IT-System kommen neue Technologien und damit auch neue Anforderungen an das Wissen der Mitarbeitenden. Der Technologiewechsel erfordert, dass die Mitarbeitenden bereit sind, ihre bisherigen Gewohnheiten und Arbeitsweisen zu überdenken und neue Fähigkeiten zu erlernen. Doch der Wunsch nach Routine und Sicherheit führt oft dazu, dass sie sich gegen diese Veränderung sträuben.

Tipp: Eine gezielte Schulungsstrategie ist hier unverzichtbar. Mitarbeitende sollten frühzeitig und kontinuierlich in den Umgang mit dem neuen System eingeführt werden. Gleichzeitig sollten die Schulungen praxisnah gestaltet werden, damit sie das neue Wissen sofort anwenden können. Unternehmen sollten zudem die Gelegenheit bieten, das neue System in einem sicheren, „geschützten“ Umfeld zu erproben, bevor es in den Live-Betrieb geht.

3. Die psychologische Komponente: Sinnverlust und Identität

Menschen schöpfen häufig einen großen Teil ihres Selbstbewusstseins und ihrer Identität aus ihrer Arbeit. Sie sind Experten in ihrem Fachgebiet und wissen, dass sie in der Organisation als zentrale Ansprechpartner für ein bestimmtes System oder Thema geschätzt werden. Wenn dieses Wissen durch den Wechsel des Systems an Bedeutung verliert, führt das häufig zu einem Gefühl des Identitätsverlusts. Mitarbeitende fühlen sich weniger wertgeschätzt und sehen sich in ihrer Existenz bedroht.

Tipp: Führungskräfte müssen die Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen und sie aktiv unterstützen. Dabei geht es nicht nur um das Vermitteln von neuem Wissen, sondern auch darum, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass sie weiterhin eine wichtige Rolle im Unternehmen spielen. Ein sinnvoller Ansatz könnte es sein, ihnen konkrete Perspektiven aufzuzeigen, wie sie ihre Expertise im neuen System weiterentwickeln und neue Verantwortlichkeiten übernehmen können.

4. Blockaden und Widerstände überwinden

In jedem Veränderungsprozess gibt es Mitarbeitende, die sich begeistern und die Veränderung mit offenen Armen annehmen. Aber ebenso gibt es diejenigen, die sich mit Händen und Füßen dagegen wehren. Diese Blockaden können sich in offener Ablehnung oder subtiler Sabotage äußern und den gesamten Prozess ins Stocken bringen.

Tipp: Um solche Widerstände zu minimieren, sollte ein strukturiertes Change-Management in den Prozess integriert werden. Regelmäßige Feedbackrunden, in denen Mitarbeitende ihre Sorgen und Ängste äußern können, sind ein wichtiger Baustein. Gleichzeitig sollten Führungskräfte gezielte Maßnahmen entwickeln, um Widerstände zu identifizieren und abzubauen – sei es durch zusätzliche Schulungen, individuelle Betreuung oder die klare Vermittlung der langfristigen Vorteile des neuen Systems.

5. Die Rolle der Führungskräfte: Unterstützung von oben

Veränderungen können nur erfolgreich sein, wenn sie von der Unternehmensführung aktiv unterstützt werden. Wenn das Management den Wandel nicht konsequent mitträgt und vorlebt, ist es schwer, die Mitarbeitenden zu überzeugen. Die Führungskräfte müssen nicht nur die Vorteile des neuen Systems vermitteln, sondern auch die Herausforderungen offen ansprechen und klar machen, dass sie bereit sind, den Mitarbeitenden bei diesem Prozess zur Seite zu stehen.

Tipp: Führungskräfte sollten eine klare Vision entwickeln, die alle Ebenen des Unternehmens erreicht. Sie sollten nicht nur technische Vorteile in den Vordergrund stellen, sondern die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens verdeutlichen und aufzeigen, wie das neue System dazu beitragen kann. Regelmäßige Updates und „Town-Hall-Meetings“ können eine Plattform bieten, um das Commitment des Managements zu demonstrieren und Fragen offen zu beantworten.

6. Veränderungen als ständigen Prozess verstehen

Der Wechsel von einem Altsystem zu einem neuen System ist nicht das Ende des Veränderungsprozesses, sondern oft nur der Anfang. Moderne IT-Systeme entwickeln sich ständig weiter, und Unternehmen müssen lernen, mit dieser ständigen Veränderung umzugehen. Das bedeutet auch, dass Mitarbeitende kontinuierlich neue Funktionen und Updates erlernen müssen.

Tipp: Unternehmen sollten eine Kultur der ständigen Weiterbildung fördern. Mitarbeitende müssen sich regelmäßig mit den neuesten Entwicklungen des Systems auseinandersetzen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Hier können Online-Schulungen, interne Workshops oder die Bereitstellung von Lernressourcen helfen, den Wandel zu verstetigen und die Mitarbeitenden fit für die Zukunft zu machen.

Fazit: Veränderung als Chance begreifen

Die Ablösung von IT-Altsystemen ist weit mehr als ein technisches Projekt. Sie ist ein tiefgreifender Veränderungsprozess, der das gesamte Unternehmen betrifft – und vor allem die Menschen, die täglich mit diesen Systemen arbeiten. Nur wenn es gelingt, diese Menschen mitzunehmen, ihre Ängste und Sorgen ernst zu nehmen und ihnen die nötige Unterstützung zu bieten, wird der Wandel erfolgreich sein.

Veränderung muss als ständiger Begleiter in der modernen Arbeitswelt verstanden werden. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden frühzeitig in diesen Prozess einbinden und ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, um mit der Veränderung umzugehen, werden langfristig erfolgreicher sein. Es geht darum, die Organisation und die Menschen resilient gegen Veränderungen zu machen, sodass jeder Wandel als Chance und nicht als Bedrohung wahrgenommen wird.

Abschließender Tipp: Technische Systeme können jederzeit ausgetauscht werden, aber das Vertrauen und Engagement der Mitarbeitenden sind der wahre Motor für eine erfolgreiche IT-Transformation. Indem Unternehmen den Menschen in den Mittelpunkt stellen, schaffen sie die Grundlage für eine zukunftsfähige Organisation.

Weitere PPM-Infos

The post #122 IT-Altsysteme erneuern: Der Mensch als Schlüssel zum Erfolg appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Sie haben bereits ein gut etabliertes PPM-System. Jetzt möchten Sie dieses schrittweise ausbauen und immer weiter verbessern. Doch in welche Bereiche lohnt es sich zu investieren?

Im letzten und 4. Teil der Podcastreihe zur „PPM-Tool-Einführung“ geben Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann eine Reihe von Empfehlungen für den Ausbau und die Optimierung eines bestehenden PPM-Systems:

• Die PPM-Tool-Optimierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Auch in dieser Phase gilt: Changemanagement bleibt wichtig
• Setzen Sie auf ein flexibles System
• Optimieren Sie nach wirklichem Bedarf, nicht nach Lehrbuch

Nach dieser Folge kennen Sie die wichtigsten Möglichkeiten und Wege, um Ihr bestehendes PPM-System erfolgreich zu erweitern und zu optimieren.

P.S.: Haben Sie die ersten drei Teile unserer Podcast-Reihe schon gehört? In Folge #118 ging es um die grundlegende Orientierung, in #119 um wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl und in #120 um die Einführung.

Hat Ihnen die Reihe gefallen? Dann abonnieren Sie unseren Podcast und holen Sie sich weiterhin wertvolles Praxiswissen direkt auf die Ohren!

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

So geht die Optimierung von Projektmanagement-Software: Ein Leitfaden für nachhaltigen Erfolg 

Eine passende Projektmanagement-Software ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihre Projekte erfolgreicher abwickeln möchten. Doch nach der erfolgreichen Einführung beginnt oft die eigentliche Herausforderung: der Ausbau und die Optimierung der Lösung. Es ist nötig, dass Sie die Lösung kontinuierlich an die wachsenden Bedürfnisse und neuen Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen.  

Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser letzten Episode der Reihe (#121) viele Empfehlungen mit praktischen Tipps für die Optimierung einer laufenden Projektmanagement-Software.  

Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.  

Treiber für die Optimierung von Projektmanagement-Software

Einer der Hauptgründe für den Ausbau einer Projektmanagement-Software ist das kontinuierliche Wachstum und die Weiterentwicklung der Organisation. Anfangs basieren die Anforderungen oft auf dem aktuellen Wissensstand und den bestehenden Prozessen. Doch sobald das Tool in der Praxis genutzt wird, treten neue Bedürfnisse auf.  

Beispielsweise könnte die Einführung einer zentralen Projektliste den Wunsch wecken, auch neue Projekte und Ideen effizient zu erfassen. 

Die Treiber für den Ausbau bzw. die Optimierung von Projektmanagement-Software sind vielfältig: 

1. Neue Anforderungen: Organisationen entwickeln sich weiter, und mit ihnen auch die Bedürfnisse. Sorgen Sie für ein flexibles System, das mit diesen Veränderungen Schritt halten kann. Oftmals entstehen neue Anforderungen aus der täglichen Nutzung des Systems – Teams erkennen nötige zusätzlichen Funktionen für effizienteres Arbeiten. 

2. Verbesserung der Datenqualität: Die Qualität der Daten spielt eine zentrale Rolle für fundierte Entscheidungen. Sorgen Sie für eine Anbindung / Integration anderer Systeme (z.B. das ERP-System), die eine entscheidende Verbesserungen bringt. Daten sollten stets aktuell, vollständig und korrekt sein. So vermeiden Sie Fehlentscheidungen und es stärkt das Vertrauen der User in das System. 

3. Integration neuer Funktionen: Sei es das Ressourcenmanagement, Workmanagement oder das Reporting – berücksichtigen Sie beim Ausbau der Software stets die aktuellen Bedürfnisse der Organisation. Zusätzliche Module oder Tools nahtlos in das bestehende System integrieren zu können, bietet Flexibilität und unterstützt Ihr Unternehmen dabei, auf Veränderungen schnell zu reagieren. 

4. Nutzerzufriedenheit und Akzeptanz: Ein oft unterschätzter Treiber für die Optimierung ist die Nutzerzufriedenheit. Ein System, das nicht den Bedürfnissen der User entspricht oder umständlich zu bedienen ist, wird wenig Akzeptanz finden. Daher ist es wichtig, dass Sie das Feedback der User regelmäßig einholen und Verbesserungen basierend auf ihren Erfahrungen vornehmen. 

Priorisierung und Umsetzung von Ideen 

Eine der größten Herausforderungen bei der Optimierung von Projektmanagement-Software ist die Priorisierung der vielen Ideen, die im Laufe der Zeit zusammenkommen. Hierfür empfiehlt es sich, dass Sie systematisch vorgehen und die Ideen nach Dringlichkeit und Nutzen bewerten. Dabei ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen und den Prozess transparent zu gestalten. 

Tipp: Nutzen Sie eine Priorisierungsmatrix, mit der Sie Ideen nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten. So stellen Sie sicher, dass die relevantesten Ideen zuerst umgesetzt werden. Eine klare Priorisierung verhindert auch, dass Sie Ressourcen auf weniger wichtige Aufgaben verschwenden und ermöglicht eine fokussierte Umsetzung. 

Die Bedeutung des Change Managements 

Bei der Optimierung einer Projektmanagement-Software geht es nicht nur um technische Anpassungen. Wichtig ist vielmehr auch, die User mit an Bord zu holen. Frühzeitiges Change Management  / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) spielt hier eine entscheidende Rolle. Damit schaffen Sie Akzeptanz für die Neuerungen und optimieren die Nutzung der Lösung. Dies umfasst sowohl die Kommunikation der Vorteile neuer Funktionen als auch die Schulung der Mitarbeitenden. 

Flexibilität des Systems

Eine flexible Projektmanagement-Software ist das A und O für eine erfolgreiche Optimierung. Sie sollte in der Lage sein, sich schnell an neue Anforderungen anzupassen und dabei skalierbar bleiben. Besonders in großen Organisationen, die häufig mit unterschiedlichen Softwarelösungen arbeiten, ist die Möglichkeit zur Integration neuer Tools und Funktionen ein entscheidender Erfolgsfaktor. 

Beispiel: Die Integration von SAP für ein verbessertes Reporting oder die Anbindung von Workmanagement-Tools wie JIRA kann den Nutzen der Projektmanagement-Software erheblich steigern. Die Flexibilität einer Lösung zeigt sich auch darin, wie einfach und kostengünstig Sie Erweiterungen und Anpassungen durchführen können. 

Der Wert von Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz 

Während technische Fähigkeiten und Systemflexibilität wichtig sind, sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit nicht vernachlässigen. Ein System, das zwar mächtig, aber schwer zu bedienen ist, wird nur wenig Akzeptanz finden. Hier sind einige Maßnahmen, mit der Sie die Benutzerfreundlichkeit erhöhen und die Akzeptanz im Unternehmen fördern können: 

1. Intuitive Benutzeroberfläche: Eine moderne Projektmanagement-Software sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die es den Usern ermöglicht, ohne lange Einarbeitungszeit produktiv zu sein.  

2. Regelmäßiges Feedback einholen: Binden Sie die User frühzeitig in den Optimierungsprozess ein und holen Sie regelmäßig Feedback ein. Dies hilft nicht nur, Probleme frühzeitig zu erkennen, sondern auch, die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen. 

3. Erfolgsgeschichten teilen: Teilen Sie innerhalb des Unternehmens Geschichten über erfolgreiche Projekte und Optimierungen, die auf die neue Projektmanagement-Software zurückzuführen sind. Dies schafft Vertrauen in das System und motiviert andere Teams, es ebenfalls aktiv zu nutzen. 

Überblick über die Optionen zur Optimierung 

Die Möglichkeiten zur Optimierung und zum Ausbau Ihrer Projektmanagement-Software sind vielfältig und hängen stark von den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation ab. Hier eine Übersicht der häufigsten Optimierungsoptionen: 

1. SAP-Integration: Sie dient einer verbesserten Datenqualität und einem nahtlosen Reporting. Die Anbindung an SAP ermöglicht es Ihnen, Finanzdaten bidirektional mit dem Projektmanagement-Tool auszutauschen und so eine umfassendere Sicht auf die Projekte, Kosten etc. zu erhalten. 

2. Workmanagement-Integration: Tools wie JIRA oder Microsoft Planner ermöglichen eine bessere Aufgabenverteilung und -verfolgung. Durch die Integration solcher Tools mit dem Projektmanagement-Werkzeug können Sie die Zusammenarbeit im Team verbessern und die Effizienz steigern. 

3. Programmmanagement: Die Verwaltung mehrerer zusammenhängender Projekte als Programme können Sie den Überblick und die Steuerung erheblich verbessern. Dies ist besonders wichtig in großen Organisationen, wo Projekte oft voneinander abhängig sind und eine koordinierte Steuerung erforderlich ist. 

4. Ressourcenmanagement: Die optimale Zuteilung von Ressourcen ist entscheidend für den Projekterfolg. Durch ein erweitertes Ressourcenmanagement-Modul ermöglichen Sie, Engpässe zu vermeiden und die Auslastung der Mitarbeitenden zu optimieren. 

5. Ideen- und Portfoliomanagement: Die systematische Bewertung und Priorisierung von Ideen sowie die strategische Planung des Projektportfolios stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte vorangetrieben werden. Die weniger dringenden Vorhaben können Sie so zurückstellen oder streichen lassen. 

6. Reporting: Ein flexibles Reporting-System, das an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepasst ist, ist unverzichtbar. Damit ermöglichen Sie eine bessere Entscheidungsfindung und Transparenz im gesamten Unternehmen. 

Strategische Planung für den langfristigen Erfolg 

Der Ausbau und die Optimierung Ihrer Projektmanagement-Lösung sollten stets im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen. Hier einige Überlegungen, wie Sie dies erreichen können: 

1. Langfristige Roadmap erstellen: Entwickeln Sie eine langfristige Roadmap für die Optimierung und Erweiterung der Projektmanagement-Lösung. Diese sollte auf den Unternehmenszielen basieren und regelmäßig überprüft und angepasst werden. 

2. Priorisierung strategischer Projekte: Stellen Sie sicher, dass Sie Projekte priorisieren, die einen direkten Einfluss auf die strategischen Ziele des Unternehmens haben. Durch die Einführung eines strukturierten Portfoliomanagements kann Ihr Unternehmen seine Ressourcen auf die wertvollsten Projekte konzentrieren. 

3. Kontinuierliches Monitoring und Anpassung: Implementieren Sie ein System zur kontinuierlichen Überwachung der Leistungskennzahlen (KPIs) Ihrer Projektmanagement-Lösung. Damit können Sie Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen und das System proaktiv anpassen. 

Fallstricke und Lösungsansätze

Trotz aller Bemühungen gibt es beim Ausbau und der Optimierung von Projektmanagement-Software typische Fallstricke, die Sie vermeiden sollten: 

1. Unklare Zielsetzung: Ohne klare Ziele besteht die Gefahr, dass Optimierungsmaßnahmen ins Leere laufen. Definieren Sie von Anfang an, was Sie mit der Erweiterung erreichen wollen. 

2. Mangelnde Einbindung der User: Oft wird die Bedeutung des Feedbacks der User unterschätzt. Beziehen Sie diese frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass die Anpassungen ihren Bedürfnissen entsprechen. 

3. Technische Komplexität: Die Integration neuer Tools kann technisch herausfordernd sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die nötige technische Expertise entweder intern oder extern zur Verfügung haben. 

4. Kostenexplosion: Optimierungen können teuer werden, wenn sie nicht gut geplant sind. Behalten Sie die Kosten im Blick und legen Sie ein klares Budget fest. 

5. Überforderung: Nicht selten versuchen Unternehmen zu viele Funktionen gleichzeitig zu implementieren. Dies kann schnell zu Überforderung, die Qualität der Ergebnisse beeinträchtigen und Ablehnung erzeugen. Planen Sie daher den Ausbau schrittweise und setzen Sie sich realistische Ziele. 

Fazit: Ein kontinuierlicher Prozess 

Der Ausbau und die Optimierung einer Projektmanagement-Software sind keine einmaligen Aufgaben, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten diesen Prozess als Teil ihrer langfristigen Strategie betrachten und regelmäßig überprüfen, ob das System noch den aktuellen Anforderungen entspricht. Durch den gezielten Ausbau und die regelmäßige Optimierung Ihrer Projektmanagement-Lösung schaffen Sie die Grundlage für langfristigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit. Bleiben Sie agil, denken Sie strategisch und setzen Sie auf eine moderne, flexible Projektmanagement-Software, die an Ihre Bedürfnisse angepasst ist – Ihr Weg zum Erfolg wird umso nachhaltiger sein. 

Weitere Informationen zum Thema  

Damit sind wir am Ende dieser Serie zu Projektmanagement-Tools.  

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:   

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)   

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)   

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)   

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)   

Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen   

• Abonnieren Sie den TPG Newsletter (www.theprojectgroup.com/newsletter)    

• Abonnieren Sie den TPG Podcast „Projektmanagement für Unternehmen“ (www.theprojectgroup.com/podcast) auf Ihrer Lieblingsplattform   

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Weitere PPM-Infos

The post #121 PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr PPM-Tool optimieren wollen – für noch mehr Nutzen appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Die Vorarbeit ist geschafft: Sie haben Ihre neue Software für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) mit zentraler Datenhaltung ausgewählt. Jetzt geht es um die eigentliche Einführung dieses PPM-Tools. Doch auf was ist hierbei zu achten, damit die Akzeptanz hoch ist und der erwartete Nutzen des Tools auch tatsächlich eintritt?

In Teil 3 der 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tool-Einführung“ beleuchten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann den Implementierungsprozess genau:

• Warum sollten Sie die Erwartungen von Stakeholdern, Sponsoren und Entscheider kennen?
• Mit welchen Features macht es Sinn zu starten?
• Was soll bis wann erreicht werden?
• Warum sollten Sie sich nicht zu viel auf einmal vornehmen?

Nach dieser Folge haben Sie einen soliden Überblick über die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche PPM-Tool-Einführung. Jetzt anhören!

P.S. In den ersten beiden Teilen der Reihe ging es um eine grundlegende Orientierung bei der PPM-Tool-Auswahl (#118) und wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl (#119).

In der kommenden und letzten Episode der Reihe (#121) erfahren Sie, wie Sie Ihr PPM-System nach Bedarf schrittweise weiter ausbauen bzw. optimieren können.

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

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9 Risiken bei der Einführung von PPM-Software zu scheitern (die Sie kennen sollten)

Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

So klappt die Einführung einer Projektmanagement-Software erfolgreich: (Leitfaden mit Praxistipps)

Gute und passende Projektmanagement-Software bietet eine zentrale Übersicht über alle laufenden Projekte, fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Transparenz. Viele Unternehmen wollen daher mit einem modernen Tool „aufrüsten“. 

Doch die Einführung einer Projektmanagement-Software ist mehr als nur die Installation eines Tools. Das Vorgehen erfordert eine sorgfältige Planung, eine iterative Herangehensweise und das Engagement aller Beteiligten. Unternehmen, die die Einführung gut meistern, schaffen eine solide Grundlage für ihren langfristigen Erfolg.  

Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode (#120) viele praktische Tipps, mit denen Sie die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software erfolgreich abschließen.  

Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.  

Klein anfangen und Quick Wins erzielen  

Oft wollen die Verantwortlichen im Unternehmen sofort die gesamte Funktionsbandbreite einer neuen Software einführen. Das schafft jedoch meist nur Überforderung und Frustration bei den Usern.  

Stattdessen sollten Sie zunächst mit einem reduzierten und gut verständlichen Funktionsumfang des Tools kleine, überschaubare Projekte umsetzen. Diese werden mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein und Sie können damit schnell Erfolge nachweisen – sogenannte „Quick Wins“. 

Beispiel: Stellen Sie sich ein mittelständisches Unternehmen vor, das eine neue Projektmanagement-Software einführt. Anstatt alle Mitarbeitenden sofort in sämtliche Funktionen einzuweisen, könnte das Unternehmen zunächst eine zentrale Projektliste erstellen. Diese Liste enthält alle aktuellen Projekte des Unternehmens und ist innerhalb von wenigen Wochen verfügbar. Die Vorteile sind sofort sichtbar: Alle Beteiligten können nun auf eine einheitliche Datenquelle zugreifen. Das verbessert die Transparenz und die Zusammenarbeit deutlich. 

Diese Quick Wins schaffen Vertrauen in die neue Software. Zudem motivieren diese Erfolge die Mitarbeitenden, sich stärker mit dem Tool auseinanderzusetzen. Und durch den frühen Einsatz der Software minimieren Sie das Risiko, dass das weitere Implementierungsprojekt für das neue Tool ins Stocken gerät. 

Vier Erfolgsfaktoren für die Einführung einer Projektmanagement-Software

Um die Implementierung erfolgreich zu gestalten, sollten Sie vier zentrale Erfolgsfaktoren beachten: 

1. Technik und Organisation: Die technische Implementierung ist nur die halbe Miete. Ebenso wichtig ist es, dass Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen schaffen, die eine erfolgreiche Nutzung der Software ermöglichen. Dies bedeutet, dass die Prozesse im Unternehmen auf die Software abzustimmen und gegebenenfalls anzupassen sind. Dazu gehört auch, dass Sie die User frühzeitig in den Prozess einbeziehen. 

Tipp: Führen Sie vor der Einführung der Software eine Bedarfsanalyse durch. Diese hilft dabei, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren und die Software entsprechend zu konfigurieren. Es ist wichtig, die User von Anfang an einzubeziehen. Alle müssen das Gefühl haben, Teil des Prozesses zu sein und die neue Software zu ihrem eigenen Vorteil nutzen zu können. 

2. Iterative Entwicklung: Führen Sie die neue Projektmanagement-Software schrittweise ein und fragen Sie regelmäßig Feedback ab. So können Sie Anpassungen schnell vornehmen und die Software entwickelt sich in die richtige Richtung. Dieser Ansatz minimiert das Risiko, dass das System nicht den Anforderungen entspricht und ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. 

3. Schulung und Changemanagement: Die Einführung einer Projektmanagement-Software erfordert Schulungen und ein aktives Change Management / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) . Nur so können Sie sicherstellen, dass die User die neue Software akzeptieren und effektiv nutzen. Dabei sollten Schulungen nicht nur die technischen Aspekte der Software abdecken, sondern auch die neuen Prozesse und Arbeitsweisen, die mit der Software einhergehen. 

Tipp: Planen Sie Schulungen in mehreren Stufen. Zunächst sollten Sie grundlegende Schulungen für alle User anbieten, gefolgt von fortgeschrittenen Schulungen für spezifische User-Gruppen. Ergänzend dazu kann es hilfreich sein, „Super-User“ oder „Key-User“ auszubilden, die als Unterstützung für ihre Kolleg:innen fungieren und bei Fragen und Problemen unterstützen. 

4. Regelmäßige Erfolgskontrolle: Überprüfen und messen Sie regelmäßig den Fortschritt, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Dies stärkt das Vertrauen in die neue Software und motiviert die User. Führen Sie Erfolgskontrollen nicht nur auf technischer Ebene durch, sondern berücksichtigen Sie auch die Akzeptanz und Nutzung der Software durch die User. 

Wann ist die Einführung einer Projektmanagement-Software abgeschlossen?

Eine häufige Frage in der Einführungsphase eines neuen Tools ist, wann dieses Projekt wirklich abgeschlossen ist. Die Antwort ist nicht immer eindeutig, denn in gewisser Weise entwickelt sich ein Projektmanagement-Werkzeug ständig weiter. Nach etwa sechs Monaten könne Sie jedoch eine erste Bilanz ziehen. In dieser Phase sollten Sie die Software „leben lassen“ und die ersten Ergebnisse bewerten.  

Auch wenn Sie das Tool in den ersten Monaten intensiv weiterentwickeln, sollten Sie nach einer gewissen Zeit eine Pause einlegen. Dadurch können Sie die bestehenden Funktionen ausreichend nutzen und gut evaluieren. 

Tipp: Planen Sie regelmäßige Review-Meetings, um den Fortschritt des Einführungsprojekts zu bewerten. In diesen Meetings können Sie sowohl Erfolge feiern als auch Probleme besprechen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern und Vorschläge für Verbesserungen einzubringen. 

Was ist der Reifegrad einer Projektmanagement-Software?  

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Reifegrad der Software. Hierbei geht es nicht um möglichst viele Funktionen und Methoden. Es bedeutet, dass die Software entsprechend den spezifischen Bedürfnissen der User und des Unternehmens zum Einsatz kommt. Reife bedeutet, dass die User die ausgewählten Funktionen gut beherrschen und effektiv nutzen. Es ist besser, weniger Funktionen sehr gut zu beherrschen, als viele Funktionen nur oberflächlich einzusetzen. 

Tipp: Führen Sie regelmäßige Reifegradbewertungen durch, um zu überprüfen, wie gut die Software im Unternehmen genutzt wird. Diese Bewertungen können Ihnen helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Software optimal zum Einsatz kommt. 

Optimierung: Der nächste Schritt nach der Einführung 

Nach der erfolgreichen Einführung und einer ersten Konsolidierungsphase sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die Software weiter optimieren können. Dabei geht es nicht nur um die Einführung neuer Funktionen, sondern auch um die Integration der Software mit anderen Systemen im Unternehmen. So könnte beispielsweise die Anbindung an ein ERP-System oder eine Risiko-Datenbank sinnvoll sein. Mit einem bidirektionalen Datenaustausch zwischen Systemen können Sie den Informationsfluss im Unternehmen weiter verbessern, die Datenqualität erhöhen und Ineffizienzen reduzieren. 

Fazit: Schaffen Sie ein lebendes System!

Die erfolgreiche Einführung einer Projektmanagement-Software ist ein fortlaufender Prozess. Dieser erfordert Geduld, strategisches Denken und das Engagement aller Beteiligten. Durch eine schrittweise Einführung, die Fokussierung auf Quick Wins und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts können Sie sicherstellen, dass die Software letztendlich optimal genutzt wird und einen nachhaltigen Mehrwert bietet. 

Ein lebendes System zeichnet sich dadurch aus, dass es sich kontinuierlich weiterentwickelt und den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, werden langfristig von einer besseren Übersicht, effizienteren Prozessen und einer höheren Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden profitieren.  

Die Reise mag herausfordernd sein, aber mit der richtigen Strategie und dem nötigen Engagement ist Ihnen der Erfolg garantiert.  

Praktische Tipps für den Alltag 

• Kommunikation ist der Schlüssel: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über den Fortschritt der Einführung der Projektmanagement-Software. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre, in der Feedback willkommen ist. Dies trägt dazu bei, dass sich die User einbezogen fühlen und motiviert sind, die neue Software zu nutzen. 

• Vermeiden Sie die „Feature-Falle“: Es ist verlockend, alle Funktionen einer neuen Software sofort nutzen zu wollen. Konzentrieren Sie sich jedoch zunächst auf die Funktionen, die für Ihr Unternehmen den größten Mehrwert bieten. Erweitern Sie das System dann nach und nach. 

• Schaffen Sie „Super-User“: Bestimmen Sie in jeder Abteilung einen oder mehrere „Super-User“. Diese fungieren als interne Expert:innen für die Software und können bei Fragen und Problemen helfen. Dies erleichtert den Übergang zur neuen Software und stellt sicher, dass das Wissen intern verfügbar ist. 

• Messen Sie den Erfolg: Legen Sie von Anfang an klare Kriterien fest, anhand derer Sie den Erfolg der Implementierung messen können. Dazu können Zeit- und Kosteneinsparungen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden oder die Verbesserung von Arbeitsabläufen gehören. 

• Seien Sie geduldig: Eine erfolgreiche Implementierung braucht Zeit. Seien Sie geduldig und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich an das neue System zu gewöhnen. Denken Sie daran, dass eine schrittweise Einführung in der Regel erfolgreicher ist als ein „Big Bang“-Ansatz. 

Durch die Anwendung dieser Tipps und die Berücksichtigung der oben beschriebenen Erfolgsfaktoren können Sie die Einführung einer Projektmanagement-Software erfolgreich gestalten. Ein gut implementiertes System wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Zusammenarbeit und Transparenz im Unternehmen verbessern. Letztendlich wird es Ihrem Unternehmen helfen, Projekte effektiver zu planen und durchzuführen und somit langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.   

In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (4/4) geht es um die kontinuierliche Optimierung Ihrer Projektmanagement-Software. PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)      

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .     

Weitere Informationen zum Thema  

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:   

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)   

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)   

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)   

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)   

Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen   

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Weitere PPM-Infos

The post #120 PPM-Tool-Implementierung: Wenn Sie ein PPM-Tool erfolgreich einführen wollen appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Sind Sie mit Ihrem PM-Tool unzufrieden? Vielleicht haben Sie eine Einzelplatzlösung ohne zentrale Datenhaltung, die sich für das Multiprojekt- und Ressourcenmanagement nicht wirklich eignet? Dann suchen Sie vermutlich gerade ein zukunftsfähiges Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), das Ihre Anforderungen nachhaltig erfüllt.

Im 2. Teil der 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tooleinführung“ zeigen Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann einen erfolgserprobten Weg zur Tools-Auswahl:

• Welche Repräsentanten sind betroffen?
• Welche User Stories müssen von dem Tool abgedeckt sein?
• Welche Technologien können Sie ein- bzw. ausschließen?
• Und wie kommen Sie von der Longlist über die Shortlist zur finalen
Tool-Auswahl?

Nach dieser Folge kennen Sie viele wertvolle Praxistipps, die Sie bei der Tool-Auswahl direkt umsetzen können. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen und gleich reinhören!

P.S. Im ersten Teil der Reihe (#118) ging es um eine grundlegende Orientierung und die Voraussetzungen für die Auswahl eines PPM-Tools.

In den beiden kommenden Folgen erfahren Sie, was Sie bei der Implementierung beachten sollten (#120) und wie Sie Ihr PPM-System später immer weiter ausbauen oder optimieren können (#121).

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/dr-thomas-henkelmann-1263222/

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Relevante Links / Downloads

TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf 

Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

Wie Sie die Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig gestalten (ein Leitfaden)

Die Landschaft an Projektmanagement-Software hat sich in den letzten Jahren erheblich erweitert. Früher gab es nur eine begrenzte Auswahl an Softwarelösungen, meist beschränkt auf grundlegende Funktionen wie Aufgabenverwaltung und Zeitplanung. Heute hingegen stehen Unternehmen eine Vielzahl spezialisierter Tools zur Verfügung. Diese decken sehr unterschiedliche Bedürfnisse ab – von agilen Methoden über Ressourcenmanagement bis hin zur kollaborativen Zusammenarbeit in verteilten Teams oder Branchenlösungen.  

Projekte lassen sich heute mit moderner Software effizienter planen und steuern. Aber die große Auswahl stellt Unternehmen auch vor die Herausforderung, das passende Werkzeug für ihre individuellen Anforderungen zu finden. Wie sollten Sie dabei vorgehen? 

Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode (#119) einen strukturierten Ansatz zur Auswahl der passenden Projektmanagement-Software.  

Folgen haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst. 

Die richtige Toolauswahl – mehr als nur Features

In vielen Unternehmen beginnt die Diskussion um eine neue Projektmanagement-Software direkt bei den Features. Man vergleicht Funktionen, erstellt endlose Listen und wählt das Tool mit den meisten Häkchen. Doch dieser Ansatz greift oft zu kurz. Die richtige Toolauswahl beginnt viel früher – bei den Anforderungen, dem Budget und vor allem bei den Bedürfnissen der Stakeholder. In unserem Podcast haben wir diesen Prozess in fünf Schritte unterteilt, die Sie folgend kennenlernen. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 1:
Anforderungen definieren und Budget festlegen 

Ihr erster Schritt bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollte das Klären der grundlegenden Anforderungen und des Budgets sein. Die Anforderungen können je nach Unternehmen und Projekt stark variieren. Hierbei sollten Sie nicht nur an die offensichtlichen Funktionen denken, sondern auch an weniger offensichtliche Themen wie Datenschutz, Schnittstellen zu anderen Systemen und die Flexibilität der Software. 

Beispiel für Anforderungen: 

Ein Unternehmen in der Finanzbranche wird wahrscheinlich besonderen Wert auf den Datenschutz legen. Hier könnte die Anforderung sein, dass die Software nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch eine ISO 27001-Zertifizierung aufweist. Ein anderes Unternehmen könnte hingegen eine Software suchen, die nahtlos mit einem bereits genutzten CRM-System integriert werden kann, um Kundendaten direkt in Projektpläne zu übernehmen. 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Budget. Es gibt Tools, die zwischen 10 und 50 Euro pro User und Monat kosten. Aber die laufenden Betriebskosten und der Aufwand für die Implementierung können erheblich variieren. 

Budgetbeispiel: 

Wenn ein Tool 25 Euro pro User und Monat kostet und Sie 40 User haben, entstehen jährliche Kosten von 12.000 Euro. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Berücksichtigen Sie auch die Kosten für die Hardware (falls benötigt), die Schulung der Mitarbeitenden und den laufenden Support. Oftmals sind diese Kosten höher als die reinen Lizenzgebühren. 

Zusätzliche Kostenüberlegungen: 

Beispielsweise könnten die Schulungskosten für eine komplexe Projektmanagement-Software erheblich sein, insbesondere wenn es eine steile Lernkurve hat. Ein mittelständisches Unternehmen könnte hier mit Kosten von mehreren Tausend Euro für Schulungen rechnen. Das gilt insbesondere dann, wenn diese für verschiedene Abteilungen und in mehreren Sprachen angeboten werden müssen. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 2:
Infrastruktur und Betrieb berücksichtigen 

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Frage, ob Sie das Tool in der Cloud oder lokal („on premises“) betreiben möchten. Cloud-Lösungen bieten oft mehr Flexibilität und sind schneller implementierbar. Allerdings gibt es Branchen, in denen Cloud-Lösungen aus Sicherheitsgründen nicht zugelassen sind. Ein lokaler Betrieb bedeutet jedoch nicht nur Hardwarekosten, sondern auch laufende Wartungsaufwände. 

Cloud vs. On-Premises: 

• Cloud: Die Vorteile einer Cloud-Lösung liegen in der einfachen Skalierbarkeit und der geringeren Notwendigkeit für eigene IT-Infrastruktur. Ein Beispiel wäre ein Beratungsunternehmen, das schnell neue Projekte für verschiedene Kunden starten kann, ohne sich Gedanken über Hardware-Upgrades oder Software-Installationen machen zu müssen. 

• On-Premises: Hierbei wird die Software auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Dies bietet maximale Kontrolle und Sicherheit, erfordert jedoch auch einen erheblichen IT-Ressourcenaufwand, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Beispielsweise könnte sich ein Unternehmen im Finanzsektor für eine On-Premises-Lösung entscheiden, um sicherzustellen, dass alle Daten intern und unter strenger Kontrolle bleiben. 

Tipp: Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, achten Sie darauf, dass diese DSGVO-konform ist und dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben. Und klären Sie, was mit den Daten passiert, wenn Sie das Tool irgendwann nicht mehr nutzen möchten. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 3:
Stakeholder einbeziehen und Anforderungen sammeln

Eine der häufigsten Fehlerquellen bei der Toolauswahl ist es, die relevanten Stakeholder nicht oder zu spät einzubeziehen. Zu den Stakeholdern zählen nicht nur die Projektleiter:innen, sondern auch die Leitenden von Teams und Abteilungen, die Geschäftsführung, die IT-Abteilung und sogar der Betriebsrat. Diese Gruppen haben oft sehr unterschiedliche Anforderungen an das Tool. Daher ist es wichtig, dass Sie diese frühzeitig sammeln und priorisieren. 

Beispiel für Stakeholder-Interessen: 

Ein Projektleiter möchte ein Tool mit detailliertem Gantt-Diagramm, um den Projektfortschritt visuell zu überwachen. Ein Teamleiter hingegen legt mehr Wert auf ein einfaches Dashboard, das die Arbeitsbelastung seines Teams anzeigt. Der Betriebsrat hat Bedenken hinsichtlich der Überwachung und Datensicherheit der Mitarbeitenden und achtet darauf, dass die Privatsphäre der User gewahrt bleibt. Das alles sollte frühzeitig in die Tool-Auswahl einfließen. 

Stakeholder-Analyse: 

Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Rollen in Ihrem Unternehmen identifizieren und in den Auswahlprozess einbeziehen. Die IT-Abteilung könnte zum Beispiel darauf bestehen, dass das Tool bestimmte Sicherheitsstandards erfüllt, während der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Datennutzung haben möchte. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 4:
Eine Longlist erstellen und Tools vergleichen 

Sobald die Anforderungen und das Budget klar sind, können Sie eine Longlist potenzieller Tools erstellen. Diese Liste sollte nicht mehr als zehn Tools umfassen, die anhand der definierten Anforderungen ausgewählt wurden. Nehmen Sie sich Zeit, um diese Tools genauer anzusehen und sich gegebenenfalls von den Anbietern Demos zeigen zu lassen. 

Tipp: Verlassen Sie sich nicht nur auf Feature-Listen oder Anbieterpräsentationen. Testen Sie die Tools selbst und lassen Sie Ihre Teammitglieder, die später damit arbeiten sollen, ebenfalls damit experimentieren. Der erste Eindruck zählt, aber auch das „Bauchgefühl“ sollten Sie nicht unterschätzen. 

Erweiterte Auswahlkriterien: 

Denken Sie daran, dass Benutzerfreundlichkeit ein entscheidender Faktor ist. Ein Tool mag auf dem Papier alle benötigten Funktionen bieten – aber wenn es kompliziert und schwer verständlich ist, wird es wahrscheinlich nicht effektiv genutzt werden. Überlegen Sie auch, wie gut die neue Software mit anderen bereits vorhandenen Systemen in Ihrem Unternehmen integriert werden kann. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 5:
Hands-on Test und Evaluation durchführen 

Nachdem Sie die Longlist auf zwei oder drei Favoriten reduziert haben (Shortlist), sollten Sie diese Tools ausführlich testen. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur eine Demo anschauen, sondern die Tools selbst in Ihrem Arbeitsumfeld ausprobieren. Simulieren Sie echte Projekte, legen Sie Aufgaben an, planen Sie Ressourcen und testen Sie das Berichtswesen. 

Beispiel Hands-on Testing: 

Sie übertragen ein aktuelles Projekt in die neue Projektmanagement-Software und prüfen, ob sich Aufgaben leicht planen und der Fortschritt gut überwachen lassen. Verschiedene Abteilungen sollten das Tool dann ausprobieren, um sicherzustellen, dass es für alle relevanten Benutzergruppen geeignet ist. Die IT-Abteilung könnte sich z.B. darauf konzentrieren, wie gut sich das Tool mit bestehenden Systemen integrieren lässt. Das Marketing-Team könnte die Berichtsfunktionen für Projekte testen, um die Ergebnisse ihrer Kampagnen zu analysieren. 

Feedback sammeln: 

Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Testphase Feedback von allen Beteiligten einholen. Fragen Sie nach, was gut funktioniert hat und wo es Probleme gab. Dies hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass das gewählte Tool tatsächlich zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. 

Beispiel: 

Ein Test könnte ergeben, dass eines der möglichen Tools alle geforderten Funktionen bietet. Aber in der Benutzeroberfläche ist es unübersichtlich und wird daher von den Usern abgelehnt. Ein anderes Tool könnte weniger Funktionen haben, dafür aber eine intuitive Bedienung, die die Akzeptanz im Team erhöht. 

Fazit: Die richtige Software-Entscheidung treffen  

Die Auswahl der passenden Projektmanagement-Software ist ein komplexer Prozess. Dieser erfordert Zeit und Ressourcen. Es geht nicht nur darum, das Tool mit den meisten Funktionen auszuwählen, sondern die Software zu finden, die am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt und von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert wird. Mit einem gut durchdachten Auswahlprozess, bei dem Sie die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen, sorgen Sie nicht nur für eine erfolgreiche Implementierung. Sie sorgen auch dafür, dass das neue Tool langfristig akzeptiert und genutzt wird sowie die Investition sich damit bezahlt macht durch mehr erfolgreiche Projekte. Es lohnt sich also, in diesen Prozess zu investieren, ggf. externe Beratung hinzuzuziehen und die Entscheidung nicht überstürzt zu treffen. 

Mit diesen Schritten haben Sie eine solide Grundlage für die Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools geschaffen.  

In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (3/4) geht es um die erfolgreiche Implementierung einer Projektmanagement-Software. PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)  

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .  

Weitere Informationen zum Thema 

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:  

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)  

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)  

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)  

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)  

Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen  

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Weitere PPM-Infos

The post #119 PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen – das wirklich passt appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Haben Sie keine PM-Standards und passenden Prozesse? Nutzen Sie vielleicht verschiedene Tools parallel? Sind Sie nicht wirklich zufrieden mit den Tools? Oder haben Ihre Projektleiter:innen keine PM-Ausbildung?

Dann ist es Zeit für Veränderung. Doch welches Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) passt zu Ihnen und Ihren Usern, bzw. was sollten Sie bei der Auswahl einer neuen PPM-Software beachten, damit Sie für die Zukunft gerüstet sind und die Nutzerakzeptanz stimmt?

In einer 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tooleinführung“ liefern Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann viele praktische Tipps für jede Phase der Tooleinführung – von der Orientierung, über die Auswahl und Implementierung bis zur kontinuierlichen Optimierung.

In dieser ersten Folge #118 geht es darum, wie Sie einen Fahrplan entwickeln und eine Analyse Ihrer bestehenden PM-Landschaft durchführen:

• Was läuft gut?
• Was muss sich ändern?
• Welche Stakeholder sollten unbedingt mit eingebunden werden?

Nach dieser Podcast-Folge kennen Sie die nötigen Voraussetzungen für die Durchführung einer konkreten PPM-Toolauswahl.

Jetzt reinhören!

P.S. In den Folgen #119-121 geht es dann um die nächsten Schritte:

• Wie Sie von der Longlist über die Shortlist letztendlich Ihr Tool auswählen.
• Was Sie bei der Implementierung des neuen PPM-Tools beachten müssen.
• Wie Sie Ihr PPM-System immer weiter ausbauen bzw. optimieren können.

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

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Relevante Links / Downloads

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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

Zusammenfassung des Podcasts (Teil 1/4):  
Projektmanagement-Tool Orientierung – Wenn‘s so nicht weitergeht

Warum ein neues Tool?

Viele Unternehmen beginnen ihre Projektmanagementreise mit einfachen Tools wie Excel oder PowerPoint. Diese Werkzeuge sind in Bereichen zwar leistungsstark, stoßen jedoch bei wachsender Projektkomplexität schnell an ihre Grenzen. Ein zentrales Problem bei vielen Unternehmen ist die Unzufriedenheit mit der aktuellen Projektmanagement-Lösung. Doppelarbeit, inkonsistente Daten und mangelnde Übersichtlichkeit führen zu Frust und Ineffizienz bei der Arbeit. 

Das Verlangen nach einem besser passenden Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) ist vorhanden. Doch bevor Sie sich an die Auswahl eines neuen Tools machen, sollten Sie einige wesentliche Punkte beachten. Darum geht es in dieser Zusammenfassung des Podcasts. 

Die Ausgangslage analysieren: Wo liegen die Schwachstellen?

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem neuen PPM-Tool ist die Analyse der Ausgangslage. Bevor Sie ein neues Tool auswählen, müssen Sie genau verstehen, was an der aktuellen Arbeitsweise nicht funktioniert. Welche Probleme versuchen Sie zu lösen? Wo genau liegen die Schwachstellen in Ihrem aktuellen Projektumfeld?  

Diese Analyse ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das neue Tool wirklich einen Mehrwert bietet und die bestehenden Probleme löst. Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Anforderungen und Wünsche, die das neue Tool erfüllen soll. Diese Anforderungen sollten auf den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens basieren und realistische Erwartungen widerspiegeln, um spätere Enttäuschungen zu vermeiden. 

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools ist es, die bestehenden Systeme und Prozesse nicht vollständig über den Haufen zu werfen. Es ist wichtig, dass Sie gut funktionierende Systeme beibehalten.  

Dabei spielt auch die Integration bestehender Systeme eine wichtige Rolle. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, bestehende Finanzsysteme wie SAP oder IT-Systeme wie Jira in das neue Projektmanagement-Tool zu integrieren, anstatt diese vollständig zu ersetzen. 

Dieses Vorgehen vermeidet unnötige Störungen und erleichtert den Übergang zu neuen Arbeitsweisen.  

Wichtige erste Gedanken in Richtung Toolauswahl 

Sobald die Ausgangslage klar ist, beginnt die Phase der Toolauswahl. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass Sie klare Kriterien für die Auswahl des Tools festlegen. Diese Kriterien sollten sowohl funktionale Aspekte, wie die Fähigkeit des Tools zur Projektplanung und zum Ressourcenmanagement, als auch technische Anforderungen umfassen. Dazu gehört zum Beispiel:  

• die Integration in bestehende Systeme,  
• die Benutzerfreundlichkeit und  
• die Flexibilität des Tools.  

Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte in der Lage sein, sowohl kleine als auch große Projekte zu unterstützen.  

Unser Tipp: Versuchen Sie nicht, alle erdenklichen Funktionen gleich abzudecken und auf sogenannte „Monster-Tools“ zurückzugreifen. Diese sind oft schwer zu bedienen und in der Praxis nicht effizient. 

Darüber hinaus sollten Sie den Einführungsprozess als ein Projekt betrachten, das sorgfältig geplant und gesteuert werden muss. Dies umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Definition von Meilensteinen und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts. 

(Hinweis: Wie Sie zur finalen Toolauswahl kommen erfahren Sie in der Podcast-Folge #119 oder zusammengefasst in der nächsten Ausgabe unseres NL) 

Stakeholder-Management: Den Wandel gemeinsam gestalten

Die Einführung des neuen Tools erfordert eine sorgfältige Planung und die Einbeziehung aller relevanten Stakeholder von Anfang an. Es ist wichtig, eine umfassende Stakeholder-Analyse durchzuführen, um zu verstehen, wer in welchem Maße vom neuen Tool betroffen ist und wie Sie diese Personen am besten ins Boot holen.

Aber auch während des gesamten Einführungsprojekts sollten Sie die Stakeholder mit einbinden und ihre Meinungen und Bedürfnisse berücksichtigen. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Tools, sondern trägt auch dazu bei, das Tool optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.  

Die Einführung durch Changemanagement begleiten

Dabei sollte besonderes Augenmerk auf das Thema Changemanagement / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) gelegt werden. Die Einführung eines neuen Tools ist immer auch ein Veränderungsprozess, der bei den Mitarbeitenden Unsicherheiten und Widerstände hervorrufen kann. Daher ist es entscheidend, dass Sie die Mitarbeitenden frühzeitig auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten und ein positives Umfeld für diesen Wandel schaffen. 

Schulung & Coaching als fortlaufendes Angebot

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Tool-Einführung ist die Schulung und das Coaching der Mitarbeitenden. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das neue Tool effizient nutzen können, sollten Schulungen und Coaching-Angebote bereitgestellt werden. Diese sollten nicht nur einmalig angeboten werden, sondern ein fortlaufendes Angebot darstellen, das die Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Tools, sondern trägt auch dazu bei, dass die Mitarbeitenden das Tool gerne nutzen und die damit verbundenen Vorteile voll ausschöpfen können. 

Langfristige Perspektive: Kontinuierliche Verbesserung durch ein PMO

Nach der erfolgreichen Einführung des Tools ist es wichtig, dass Sie eine langfristige Perspektive einnehmen und kontinuierliche Verbesserungen umsetzen. Ein Project Management Office (PMO) (Link: https://www.theprojectgroup.com/blog/pmo-project-management-office/) kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen. Das PMO sollte nicht nur die technische Einführung des Tools begleiten, sondern auch die inhaltliche Nutzung unterstützen und sicherstellen, dass das Tool im täglichen Betrieb optimal genutzt wird.  

Dies umfasst auch die regelmäßige Überwachung der Tool-Nutzung und das Sammeln von Feedback. Damit können Sie kontinuierlich Verbesserungen vornehmen und sicherstellen, dass das PPM-Tool langfristig einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet. 

Fazit: Erfolgreiche Tool-Einführung als Gemeinschaftsprojekt 

Die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools ist ein bedeutendes Projekt, das nicht allein von der IT-Abteilung durchgeführt werden sollte. Es erfordert die Zusammenarbeit aller Stakeholder und eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass das Tool nicht nur technisch, sondern auch kulturell in das Unternehmen passt.  

Letztendlich hängt der Erfolg der Tool-Einführung maßgeblich davon ab, wie gut die späteren User in den Prozess eingebunden sind. Ihre Akzeptanz und ihr Engagement sind entscheidend für den langfristigen Erfolg des Tools. Daher sollte der Fokus nicht nur auf der Technologie selbst, sondern auch auf den Menschen liegen, die damit arbeiten werden.  

Durch eine klare Analyse der Ausgangslage, eine durchdachte Toolauswahl, ein effektives Changemanagement und eine langfristige Optimierung können Sie sicherstellen, dass die Einführung erfolgreich verläuft und das Tool einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet. 

In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (2/4) geht es um den erfolgreichen Auswahlprozess für ein PPM-Tool. (PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com) 

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .  

Weitere Informationen zum Thema 

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Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)  

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)  

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)  

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Würden Sie nach einer Projekt- und Portfoliomanagement-Lösung suchen um Ihre Produktionsplanung zu optimieren? Vermutlich eher nicht. Doch genau das war das Erfolgsgeheimnis des Energieunternehmens Končar Power Transformers (kurz KPT).

Končar Power Transformers Ltd. ist ein Joint Venture von Siemens Energy und Končar mit Sitz in Zagreb und hat sich auf die Konstruktion, Entwicklung, Produktion, den Verkauf, die Prüfung und den Service von Leistungstransformatoren spezialisiert. Mit der neuen Lösung wollte das Unternehmen seine Kleinserienproduktion für maßgeschneiderte komplexe Produkte rationalisieren.

In der heutigen Episode möchten wir Ihnen diesen ungewöhnlichen Use Case vorstellen. Zu Gast ist Lösungsexperte und TPG Key Account Manager Martin Hespe. Er hat das Projekt mit begleitet und gibt uns Einblicke auf Herausforderungen, Gründe und Vorteile der neuen Lösung für KPT.

Viel Spaß beim Zuhören!

Tina Ciotola

Mit Martin Hespe

Der Bau- und Wirtschaftsingenieur Martin Hespe leitet das TPG Key Accountmanagement Team und betreut selbst einige internationalen Key Accounts. Seinen beruflichen Weg begann er als Projektsteuerer im Bauwesen und ist seit 2005 bei TPG The Project Group als Berater und Lösungsarchitekt beschäftigt. Seit der Gründung im Jahr 2019 zeichnet er zudem als Geschäftsführer der TPG Tochtergesellschaft in Frankreich mitverantwortlich.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
linkedin.com/in/martinhespe

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PDF zur Case Study: https://www.theprojectgroup.com/de/fallstudie/produktionsplanung-kpt

Weitere PPM-Infos

The post #105 KPT: Produktionsplanung mit Microsoft Lösung (Case Study) appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Es gibt zahlreiche Bücher zum Thema Projektmanagement – mal mit allgemeinem Fokus, mal spezifisch auf bestimmte Fragestellungen zugeschnitten. Doch nicht immer holen die Bücher uns da ab, wo wir gerade stehen. Genau aus diesem Grund haben sich die beiden Projektexperten Michaela und Matthias Flick dazu entschieden, das Angebot um ein Einsteiger- und Nachschlagewerk zu bereichern.

Ihr Buch mit dem Titel „Projektmanagement verstehen“ ist im letzten Monat im Haufe Verlag erschienen und liefert auf 225 Seiten die Quintessenz aus 45 Jahren nationaler und internationaler Projekterfahrung, Methodenwissen, und wertvollen Insights aus der Praxis. In diesem Podcast stellt uns die Autorin Michaela Flick Ihr Werk vor.

Viel Spaß beim Zuhören!

Tina Ciotola

Mit Michaela Flick

Michaela Flick ist seit mehr als 20 Jahren im Projektgeschäft tätig. Sie trainiert Fach- und Führungskräfte, unterstützt Projektteams national wie international und brennt auch als Autorin für ihre Herzensthemen Führung und Projektmanagement. Gemeinsam mit ihrem Mann Mathias hat sie 2023 das Buch „Projektmanagement verstehen. Praxisnahe Tipps für die Arbeit in Projekten“ im Haufe Verlag publiziert.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/michaela-flick/

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Der Link zum Buch:
https://shop.haufe.de/prod/projektmanagement-verstehen

Weitere PPM-Infos

The post #98 Projektmanagement verstehen – Buchtipp für Einsteiger appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Mit Microsoft Project for the Web verfolgt Microsoft konsequent seine Strategie der letzten Jahre: leichtgewichtige Applikationen, die sich flexibel an unterschiedliche Anforderungen anpassen lassen. Möglich machen das die Lösungskomponenten der sogenannten Power Platform (Power BI, Power Automate, Power Apps) – sowie eine zentrale Datenhaltung in der Cloud.

Projektmanagement und Microsoft Lösungsexperte Matthias Jäger bringt Sie in dieser Episode auf den neuesten Stand: mit einem Überblick über aktuelle Funktionen der cloudbasierten Projektmanagement Lösung, Möglichkeiten der Erweiterung sowie einen Plan für morgen: was bietet Microsoft in Zukunft? Am besten gleich mal Reinhören!

Mit Matthias Jäger

Matthias Jäger ist Geschäftsführer von TPG The Project Group GmbH in der Schweiz. Er hat weit über 20 Jahre Erfahrung in der Implementierung und der Anwendung von Lösungen für Projektmanagement im Umfeld von Microsoft Project. Die Schwerpunkte der Beratung und Umsetzung lagen bislang auf den Branchen Pharma, IT, Energie, Telekommunikation, Bankwesen und Konsumgüter.

Hier geht’s zum LinkedIn-Profil von Matthias Jäger:
https://www.linkedin.com/in/matthiasjäger/

Shownotes

Mehr zu Projet for the Web:

Was bieten Project für das Web und PPM for Power Apps Accelerator für modernes Projektmanagement: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-tools/ms-project-for-the-web

Die Best-Practice-Lösung für Projekt- & Portfoliomanagement auf Basis von Microsoft 365 Standards:https://www.theprojectgroup.com/de/microsoft-cloud-projektmanagement/project-power-pack

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Microsoft Project for the Web Accelerator – was kann er im Multiprojekt- / Programmmanagement? https://www.youtube.com/watch?v=FQYRKu4tHyg&t=5s

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Neue PM-Tools schießen wie Pilze aus dem Boden und machen den „good old Classics“ mit schickem, schulungsarmen User Interface Konkurrenz. Die Devise: schnell und einfach. Doch Vorsicht: nicht immer erfüllen die schicken Newcomer die Anforderungen, die das Projektumfeld stellt. Die beiden Projektexperten Johann Strasser und Martin Rudolph geben Ihnen im aktuellen Podcast deshalb einen kompakten Überblick über Pro und Contra der neuen Cloud-Lösungen am Markt und geben Ihnen Kriterien zur Toolauswahl an die Hand. Viel Spaß!

Im Gespräch

Martin Rudolph

Johann Strasser

Martin Rudolph, Dipl.-Ing., ist seit 1997 geschäftsführender Gesellschafter der Tiba Technologieberatung GmbH. Seit 1989 ist Rudolph als Berater, Trainer sowie in der Konzeption und Implementierung von Lösungen für das Tool-gestützte Projektmanagement unterwegs.

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Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

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Der Wechsel von einem PPM-System ins andere stellt Projekt-Verantwortliche immer wieder vor Herausforderungen. Was gilt es hier zu berücksichtigen? Wie sind die technischen Rahmenbedingungen? In der aktuellen Episode gibt Ihnen Dr. Thomas Henkelmann einen „Walk-Through“ durch unterschiedliche Migrationsprojekte. Außerdem erfahren Sie, welche typischen Stolperfallen Sie erwarten. Jetzt reinhören!

Im Interview: Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

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Shownotes

Aufgezeichnetes Webinar: „Migration von Projekt- & Portfoliomanagement-Welten (mit Praxis-Beispiel Microsoft zu Planisware)“

Alles über die Migrationsmethode von TPG (PDF)

Unser Beratungsangebot zur Migration von MS Project Server

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