La première tentative avec un autre outil avait échoué quelque temps auparavant en raison d’un manque d’acceptation de la part des utilisateurs. Pour la deuxième tentative, Euronics a choisi TPG The Project Group comme partenaire et l’outil moderne TPG ProjectPowerPack basé sur la technologie Microsoft. Grâce à cet outil, l’entreprise dispose désormais d’une solution PPM intégrée largement adoptée. Grâce à une excellente facilité d’utilisation, son niveau de performance peut être pleinement exploité

Pratique : Obtenez votre copie de l’étude de cas Euronics en PDF – Téléchargez le PDF ici.

Gestion de projet à partir de MS Teams – Pas de période d’ajustement pour les collaborateurs

« La facilité d’utilisation l’emporte sur la diversité des fonctionnalités » déclare Martin Sprenger. Le responsable de la Stratégie, de l’Expansion et de la Transformation d’Euronics Deutschland eG insiste sur le fait qu’un logiciel performant n’apporte une valeur ajoutée que si les équipes l’utilisent réellement.

Sprenger a pu constater que cela ne va pas de soi. En 2021, il a réalisé une étude complète de la situation PPM d’Euronics. Ce faisant, il s’est rapidement rendu compte que « Euronics avait besoin d’une nouvelle solution. »

Depuis, cette nouvelle solution a été mise en œuvre et acceptée par tous les membres de l’équipe. TPG ProjectPowerPack est entièrement intégré à Microsoft Teams et s’est avéré aussi convivial que Sprenger l’avait souhaité. « C’est particulièrement important pour nos équipes travaillant dans l’entrepôt qui ont tendance à être peu exposées aux logiciels informatiques », explique Sprenger.

Profil du projet

L’entreprise :

Euronics Deutschland eG est une coopérative de détaillants spécialisés dans l‘électronique grand public. Sous l‘égide du groupe, plus de 1200 détaillants de différentes tailles, allant de points de vente spécialisés à des magasins spécialisés complets, ont uni leurs forces. Les membres de la coopérative bénéficient de conditions d‘achat optimales ainsi que de divers services. Euronics Deutschland est un partenaire de l‘association européenne Euronics International, dont le siège est à Amsterdam et qui est présente dans 34 pays.

Le défi :

Face aux exigences croissantes dans le cadre du programme stratégique nouvellement lancé, le contrôle des mesures de projet avec Excel s‘est avéré insuffisant. Lors de la mise en œuvre du puissant logiciel de gestion de projets et de portefeuilles, l‘accent a été mis sur la convivialité. Il était important de disposer d‘un outil pleinement accepté par les utilisateurs et utilisé au quotidien, notamment dans le cadre de la collaboration en ligne requise par la pandémie.

La solution :

Avec TPG ProjectPowerPack, Euronics Allemagne a reçu une solution issue des meilleures pratiques basée sur la technologie moderne de Microsoft avec Project for the Web, Power Apps, Power Automate et Dataverse. Cette solution répond à toutes les exigences en matière de convivialité et de flexibilité. En outre, elle est entièrement intégrée à Microsoft Teams, ce qui facilite également la collaboration à distance et donne un aperçu complet de l‘état de traitement des tâches en attente. Par ailleurs, Power BI fait partie de la solution mise en œuvre en tant qu‘outil supplémentaire pour la création de rapports.

Les bénéfices :

Grâce à ses fonctionnalités étendues, la nouvelle application PPM peut être facilement adaptée à une grande variété de tailles de projets. L‘intégration avec Microsoft Teams et la convivialité optimale garantissent que le logiciel est utilisé par tous les participants au projet. Les rapports pertinents sont également faciles à comprendre et offrent en même temps un large éventail d‘options de contrôle. La convivialité de la solution PPM permet ainsi à l‘entreprise de profiter pleinement de la puissance du logiciel PPM.

Un outil PPM avec tout l’aspect et la convivialité de l’univers MS Office

Avec environ 330 collaborateurs au siège de la société à Ditzingen, Allemagne, Euronics est une entreprise de taille moyenne malgré le grand nombre de détaillants spécialisés qui lui sont affiliés.

« Dans les différentes divisions, nous avons peu de chefs de projet formés. C’est souvent le cas dans les entreprises de taille moyenne. C’est pourquoi le nouveau logiciel n’est pas la seule variable d’ajustement que nous utilisons. Le changement au sein de l’entreprise fait partie du jeu si l’on veut réussir », déclare Martin Sprenger, ancien consultant en gestion.

Auparavant, les projets étaient gérés dans Excel. Les collaborateurs du siège de la coopérative sont familiarisés avec les programmes de Microsoft Office. C’est précisément ce qui fait que l’acceptation d’une solution PPM avec l’aspect et la convivialité de l’univers Microsoft Office est particulièrement élevée.

L’intégration complète de la solution PPM dans Microsoft Teams est un grand avantage pour nous », illustre le responsable de la stratégie. « L’outil PPM peut être géré directement dans Microsoft Teams sans qu’il soit nécessaire de passer sur un navigateur ou une autre application.

• Martin Sprenger, Head of Strategy, Expansion and Transformation at Euronics Deutschland eG

Microsoft Teams cartographie les 12 programmes stratégiques dans sa structure. Ils contribuent aux trois lignes de programme stratégiques globales d’Euronics :

• création de valeur
• orientation client
• optimisation des processus

Les projets associés sont organisés au sein de ces programmes. La structure familière de Microsoft Teams, composée d’équipes et de canaux, est utilisée à cette fin. Chaque programme est une « équipe Teams » et chaque projet un « canal ».

Pour les utilisateurs habitués à travailler avec Microsoft Teams, il ne s’agit pas seulement d’une transition transparente et presque entièrement explicite de leur environnement de travail vers la manipulation du nouvel outil. Il facilite également la collaboration à distance, ce qui s’est avéré particulièrement important au moment de la transition vers PPM.

Kantonsspital Aarau est un autre client qui a bénéficié de l’intégration de Microsoft Teams de TPG PPP. Lisez cette étude de cas sur la gestion de projets modulaires.

Outre la transition logicielle, d’autres changements sont en cours dans l’entreprise. « Bien sûr, que cela ne s’arrête pas au logiciel. C’est le seul moyen de rester performant », déclare Martin Sprenger, ancien consultant en gestion.

L’option pour collaborer en ligne necessaire du fait de la pandémie

« Nous avons commencé la transition à l’été 2021 », se souvient M. Sprenger. « À l’époque, le Covid était un problème de taille ». En raison des restrictions imposées par la pandémie, de nombreux collaborateurs travaillaient à domicile et coopéraient entre eux via Microsoft Teams. C’est pourquoi il était d’autant plus logique que le nouvel outil PPM fasse également partie de Microsoft Teams.

Matthias Jäger, responsable du projet Euronics pour TPG, ajoute : « Il était important pour le client d’impliquer des collaborateurs externes en plus des collaborateurs internes. À cette fin, les autorisations d’accès dans le concept de sécurité étendu de l’outil PPM ont dû être adaptées en conséquence.

Les collaborateurs externes peuvent utiliser Microsoft Teams pour accéder aux listes de questions ouvertes qui les concernent. D’autres informations, telles que les coûts, ne sont accessibles qu’au personnel interne disposant du niveau d’autorisation approprié.

• Matthias Jäger, Director TPG Switzerland

Une solution pour les moyennes et grandes enterprises

Outre sa facilité d’utilisation, le deuxième avantage clé de la nouvelle solution est sa flexibilité. « Le système peut être adapté à n’importe quelle taille de projet », explique M. Sprenger. Les filtres réglables individuellement permettent d’adapter l’affichage aux exigences du projet.

Matthias Jäger souligne : « TPG ProjectPowerPack convient aussi bien aux moyennes qu’aux grandes entreprises. La solution, qui est basée sur la nouvelle plateforme Microsoft Power avec Power Apps, Automate, Power BI et Dataverse comme base de données, peut être adaptée relativement facilement. »

es adaptations incluent par exemple l’option d’une matrice de dépendance. Cette dernière permet d’afficher les relations prédécesseur-successeur entre les différents projets du portefeuille. En raison d’autres exigences spécifiques d’Euronics Allemagne, plusieurs fonctions de l’outil PPM ont même été entièrement redéveloppées. « La collaboration a été très coopérative et constructive », se souvient Martin Sprenger.

Sunfire, client de TPG, a également salué la collaboration avec TPG comme étant « très professionnelle dans le domaine concerné et facile à vivre dans l’interaction personnelle ». Lire l’étude de cas Sunfire.

L’application « MyTasks » donne un apercu complet à tout moment

Sprenger considère que l’application MyTask dans Microsoft Teams est le résultat clé de cette démarche. « Nous voulions un système de gestion des tâches standardisé pour l’ensemble de l’entreprise. Tous les collaborateurs doivent être en mesure de voir leurs tâches – qu’il s’agisse de travaux d’équipe réguliers ou de projets – d’un seul coup d’œil et à tout moment. »

« Il s’agit essentiellement de listes de points d’action, c’està-dire de questions en suspens, pour l’ensemble du portefeuille de projets et des tâches des équipes régulières », explique M. Jäger. « Cela permet à chacun des responsables des 12 programmes stratégiques de l’entreprise d’avoir une vue d’ensemble de toutes les questions en suspens. Ces questions sont ramenées au niveau des chefs de projet, puis au niveau de chaque collaborateur. »

La présentation peut se faire à la fois sous forme de liste et sous forme de tableau Kanban, couramment utilisé chez Euronics. Au cours du processus, les questions en suspens se déplacent de gauche à droite à chaque étape du traitement, à travers une série de catégories disposées verticalement. Horizontalement, les projets individuels ou les départements avec des collborateurs sont séparés les uns des autres par ce que l’on appelle des Swimlanes.

Les nouvelles tâches sont remontées activement à l’utilisateur

« Une autre exigence du client que nous avons mise en œuvre, concernait la flexibilité des notifications », poursuit M. Jäger. Au lieu d’une « obligation d’aller chercher » pour les collaborateurs, il y a maintenant une « obligation de fournir » pour l’outil : vous recevez une notification lorsqu’une nouvelle tâche vous est assignée et vous n’avez pas besoin de la chercher activement ».

Un autre élément nouveau est la ligne de temps, une sorte de journal avec les questions en suspens. Il permet d’avoir une vue d’ensemble continue de l’évolution des statuts de traitement et de visualiser, par exemple, les différentes vitesses et le dernier statut dans le traitement des questions en suspens.

La facilité d’utilisation permet de limiter l’effort de formation

« La facilité d’utilisation de la solution mise en œuvre a permis de réduire l’effort de formation des utilisateurs », explique M. Sprenger. « Nous avons pu le faire nousmêmes ». Il n’a pas été nécessaire d’organiser des sessions en personne, ce qui aurait de toute façon été impossible en raison de la situation liée à la pandémie. Les sessions Microsoft Teams n’ont pas non plus été nécessaires. « Nous avons pu couvrir la plupart des sujets à l’aide de courtes vidéos, ce qui était suffisant », souligne M. Sprenger. « Un outil seul, n’est pas la solution miracle », résume Martin Sprenger. « Pour que l’outil soit accepté et utilisé, il faut le rendre aussi simple que possible pour les utilisateurs.

Grâce à l’acceptation par les utilisateurs, les caractéristiques de la nouvelle solution contribuent au succès de l’entreprise :

• fonctionnalités étendues
• flexibilité
• rapports pertinents

Le verdict de Sprenger : « Maintenant, nous pouvons contrôler notre gestion de projets et de portefeuilles de manière saine. »

Pensez-vous que l’intégration de la solution de gestion de projets et de portefeuilles à Microsoft Teams peut contribuer à son acceptation ? Veuillez laisser un commentaire ci-dessous.

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L’esprit d’innovation de l’entreprise s’est avéré être un avantage clé dans la réorientation de la gestion des projets et des ressources. L’ouverture à de nouvelles solutions, à tous les niveaux de gestion ainsi que parmi les utilisateurs, a facilité et accéléré la mise en œuvre des nouveaux logiciels et des processus associés. Avec la solution packagée et personnalisable TPG QuickStart basée sur Microsoft Project Online, Sunfire a posé en avril 2022 les bases d’une gestion fluide des projets et des ressources dans un environnement très dynamique et en pleine croissance.

Pratique : Obtenez votre copie de l’étude de cas Sunfire en PDF – Téléchargez le PDF ici.

Rapide aperçu de l’étude de cas Sunfire

L’entreprise

L’entreprise allemande Sunfire est un leader mondial dans le domaine des électrolyseurs industriels. Elle développe et produit des électrolyseurs industriels hautement efficaces générant de l’hydrogène et du gaz de synthèse renouvelables. Sunfire permet ainsi la transformation durable de secteurs à forte consommation d’énergie tels que les industries chimique, pétrolière et sidérurgique. L’entreprise s’appuie sur des électrolyseurs SOEC innovants à haute température et sur une technologie alcaline à haute pression qui a fait ses preuves depuis des décennies.

Le défi 

En tant qu’entreprise à la croissance dynamique, Sunfire devait relever le défi d’aligner ses outils et processus existants sur l’augmentation rapide du nombre de collaborateurs sans toutefois perturber ses activités courantes. Cela comprenait l’introduction d’une gestion de projet professionnelle avec la mise en place d’un Project Management Office (PMO) et la mise en œuvre d’un logiciel puissant pour la gestion des projets, des portefeuilles et des ressources.

La Solution

Avec TPG QuickStart, l’entreprise a opté pour une solution packagée personnalisable permettant la mise à disposition rapide d’un système de gestion de projet basé sur Microsoft Project Online. Le pack de rapports Power BI (Business Intelligence), ainsi qu’un atelier de travail et une formation pour les utilisateurs font également partie du package TPG QuickStart. De plus, Sunfire a choisi TPG TeamManager, un outil puissant pour la gestion des ressources.

Les bénéfices tirés

En l’espace de quelques semaines seulement, Sunfire a pu pérenniser sa gestion de projet dans le cadre d’une activité continue avec une utilisation élevée des ressources. Grâce à l’évolutivité de la solution, l’entreprise est également positionnée pour une croissance future. En outre, Sunfire dispose désormais d’un outil de gestion des ressources holistique pour le département d’ingénierie grâce à TPG TeamManager. Power BI analyse les processus et fournit des données traitées et des indicateurs clés de performance (KPI) qui servent de base à des décisions commerciales pertinentes.

L’esprit d’innovation fait toute la différence

Les processus, les outils et les ressources forment un triangle magique dans les entreprises. Tous les côtés doivent être proportionnés les uns aux autres – si le nombre de collaborateurs augmente rapidement, les trois composants ne s’emboîtent plus. Lorsque Sunfire s’est rendu compte que ses anciennes méthodes de gestion de projet ne permettraient plus de suivre le rythme de ses ressources et de ses tâches, l’entreprise a réagi à temps. Le défi consistait à professionnaliser entièrement la planification des capacités.

Cependant, un environnement de projet dynamique avec une forte utilisation des ressources peut exiger la mise en œuvre de nouveaux outils et processus – mais peut aussi constituer un obstacle. Après tout, il est loin d’être facile de hiérarchiser ce qui est important et d’assurer la capacité d’un processus de changement interne tout en travaillant à plein régime avec des projets clients et de développement urgents dans le cadre des activités courantes.

Sunfire a non seulement vu la nécessité d’une solution professionnelle de gestion de projets, de portefeuilles et de ressources au bon moment, mais l’a aussi résolument mise en œuvre. « Notre tout premier entretien a eu lieu en septembre 2021, et dès novembre, nous avons pu commencer le projet », se souvient Michael Nicholson, chef de projet chez TPG. « Ensuite, tout est allé extrêmement vite – fin avril 2022, les projets existants avaient été migrés et le go-live avait eu lieu. »

Trouver des réponses aux questions essentielles

En 2021, Sunfire comptait environ 400 collaborateurs répartis sur trois sites en Allemagne et en Suisse. À ce moment-là, le système existant de planification des projets et des ressources avait atteint ses limites. Stefan Linke, responsable PMO chez Sunfire, se souvient : « À l’époque, nous avions une solution MS Project auto-installée qui n’était plus idéale pour nous. Cela s’appliquait également à la gestion des ressources que les chefs de projet géraient via des fichiers Excel individuels. »

Linke poursuit : « Chaque année, nous gérons 15 à 30 projets de tailles très différentes. Cela va de l’installation d’un banc d’essai en quelques semaines à des projets de plusieurs millions d’euros d’une durée de trois à cinq ans. » Pour pouvoir gérer tout cela et nous préparer à une nouvelle croissance, « nous voulions réorganiser notre gestion des projets et des ressources, la rendre économiquement meilleure, plus efficace et plus rapide », explique le responsable du PMO.

“Les conseils de TPG sur les meilleures pratiques nous ont été extrêmement précieux.”

“TPG fait un très bon travail de relations publiques. Je participe régulièrement à leurs webinaires. Cela a porté ses fruits, des deux côtés.”

Stefan Linke, Responsable PMO, Sunfire GmbH

« Dans le passé, nous ne tenions pas compte des absences ni des opérations », explique Linke. « Nous avions besoin d’un système qui réponde à trois questions : De combien de collaborateurs aurons-nous besoin à l’avenir ? Quelles tâches devons-nous externaliser ? Avec les ressources disponibles, qu’est-ce que nous ne sommes pas en mesure de gérer actuellement ? »

La solution définie par Linke était TPG QuickStart (incluant Power BI pour les rapports) basée sur MS Project Online, avec l’ajout de TPG TeamManager. « J’étais régulièrement invité aux webinaires organisés par TPG », rapporte Stefan Linke. « C’est ainsi que j’ai connu l’entreprise et ses services ».

« Le client savait exactement ce qu’il voulait et où il voulait aller », confirme Michael Nicholson. « Le résultat direct de cela : Sunfire s’est empressé de mettre en place TPG QuickStart. Étape par étape, ils ont d’abord abordé la planification, puis la gestion des ressources et enfin les rapports de Business Intelligence ».

“ L’équipe jeune et dynamique de Sunfire est ouverte à l’innovation et a accueilli favorablement les conseils ainsi que les modèles de meilleures pratiques. C’est pourquoi la mise en œuvre de la nouvelle solution a si bien fonctionné. »

“La réussite du projet est également due au client – car Sunfire a utilisé et mis en œuvre les connaissances que nous lui avons transmises. »

Michael Nicholson, TPG

“La solution TPG a rendu notre situation en matière de ressources plus transparente, ce qui nous permet d’identifier à temps les surcharges et les sous-charges des collaborateurs et d’y réagir », explique M. Linke. « Les fonctions spéciales de TPG TeamManager nous permettent de travailler avec les disponibilités réelles du projet. C’est le seul moyen de déterminer la durée réelle d’un lot de travail ou d’un projet. Linke : « Même si cela implique parfois un décalage du calendrier du projet, nous sommes désormais en mesure de représenter une situation réaliste.

Au niveau tactique et opérationnel, cela signifie que Sunfire a une vue d’ensemble pour savoir si un travail imprévu s’intègrera dans l’utilisation actuelle. Stefan Linke : « Les recommandations des meilleures pratiques de TPG nous ont permis de lisser nos besoins de coordination. Nous disposons désormais d’une situation constante des ressources pour plusieurs semaines à l’avance. »

Tout savoir sur la gestion des resources dans les projets

Potentiel identifié, valeur ajoutée appréhendée

“Il y a une grande volonté d’innover dans toute l’entreprise. On prêche à des convertis », a pu constater Nicholson. Selon lui, cela s’est manifesté lorsque le potentiel des nouvelles solutions a été reconnu immédiatement et que la valeur ajoutée a été appréhendée. L’entreprise a notamment profité de la formation des administrateurs et des utilisateurs, incluse dans les packages pour se faire rapidement une idée des possibilités de la gestion optimisée des projets et des ressources.

Avec le budget de conseil inclus, les processus de l’entreprise et la solution logicielle ont été adaptés l’un à l’autre dans des ateliers de travail efficaces et en un minimum de temps. « Ce qui a aussi profité au projet, c’est le souhait de Sunfire de faire beaucoup de choses par eux-mêmes lors de la mise en place des outils », rapporte Nicholson.

« Dans chaque cas, nous avions démontré ce qui fonctionnait et de quelle manière, afin de permettre au client de s’impliquer lui-même. En tant qu’entreprise de contenu ouvert, chez TPG nous ne souhaitons pas créer de dépendances en général. Nous préférons accompagner et soutenir les clients dans la mise en œuvre des changements et des améliorations par eux-mêmes. C’est le moyen le plus rapide pour eux d’apprendre, et nous pouvons garantir le meilleur fonctionnement possible de la solution. »

Le client KSA (Kantonsspital Aarau) a également largement accueilli la possibilité de mettre en œuvre des changements par eux-mêmes grâce à leur solution de gestion de projet modulaire utilisant TPG ProjectPowerPack.

Une autre preuve de l’esprit d’innovation est la volonté des administrateurs et des utilisateurs à adopter de nouveaux processus et à apprendre rapidement. Il s’agit là d’un véritable défi : « Lors de la formation de deux jours, destinée aux administrateurs, par exemple, les participants reçoivent un apport très intensif », reconnaît Nicholson. « Mais TPG nous a beaucoup aidés à nous préparer à utiliser les nouveaux outils », rapporte Stefan Linke. « En particulier, les dix règles d’or nous ont beaucoup aidés. Il s’agit de conseils clairs et pratiques que TPG fournit et explique d’ailleurs également sous forme de vidéos sur son site Internet.

“Cela n’aurait pas pu mieux se passer.”

Stefan Linke, Sunfire

 

« Qui plus est, les conseils sur les meilleures pratiques que nous avons reçus de l’équipe de TPG ont été inestimables », souligne Linke. « Non seulement ils facilitent l’adaptation au nouveau logiciel, mais ils vous aident aussi à exploiter précisément tout son potentiel. »

La confiance est la base d’une collaboration réussie

La base de cette bonne collaboration, soulignent Linke et Nicholson, est la confiance. « Nous avons un état d’esprit similaire des deux côtés », observe Nicholson. « Pour ce qui est du dynamisme, de l’orientation client mais aussi l’appréciation réciproque du point de vue personnel lors de la collaboration. » Stefan Linke voit également les choses de cette façon : « La coopération a également été très agréable sur le plan personnel. C’était très professionnel mais aussi très décontracté au niveau de l’interaction personnelle. »

Cela a porté ses fruits une fois de plus dans la dernière phase du projet, lors de la mise en œuvre du composant Power BI. « Nous avions organisé un court atelier de travail sur ce sujet, et il a remporté un succès immédiat », se souvient Nicholson. « Tout au long du projet, nous avons préparé le client de manière exhaustive et ciblée au système global avec ses options d’évaluation de niveau supérieur. Ainsi, une vision globale s’est formée à un stade précoce, permettant un travail efficace et ciblé. Par exemple, l’alignement nécessaire des indicateurs clés de performance (KPI) sur les besoins de l’entreprise a été effectué de la meilleure façon possible. »

Grâce à la solution facilement extensible, Sunfire est désormais idéalement positionné pour poursuivre la croissance de son activité. « Le système va durer un certain temps, même si nous nous développons rapidement », affirme Linke.

De plus, les outils installés pourraient faire beaucoup plus que ce qui est actuellement nécessaire, ajoute le responsable PMO.

Un environnement systèmes de bout en bout facilite une croissance dynamique

Néanmoins, des mesures d’accompagnement sont prévues pour lier encore mieux la nouvelle gestion des projets et des ressources aux autres outils de gestion. « Un environnement systèmes de bout en bout est pertinent, notamment en cas de croissance dynamique, afin d’éviter les sources d’erreurs et d’alléger au maximum la charge de travail des chefs de projet. Si une information est déjà disponible dans un autre système, cela n’a pas de sens de demander à quelqu’un de la ressaisir. Malheureusement, cette pratique est encore courante dans de nombreuses entreprises. En règle générale, les investissements dans un environnement des systèmes de bout en bout s’amortissent rapidement et sont très appréciés des utilisateurs finaux », explique Nicholson. Stefan Linke annonce : « Par la suite, nous voulons mettre en place une interface avec notre système de gestion du personnel. »

Il est pleinement satisfait de la collaboration entre les équipes de Sunfire et de TPG : « Cela n’aurait pas pu mieux se passer », résume Stefan Linke.

Le mot “Sunfire” et le logo “Flame” sont des marques enregistrées de Sunfire GmbH.

Avez-vous également lutté contre des systèmes obsolètes dans un environnement de croissance dynamique ? La solution utilisée par Sunfire vous plaît-elle ?

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Kantonsspital Aarau (KSA Group) est l’un des plus grands établissements de soins de santé de Suisse. Plus de 5600 employés effectuent 33 741 interventions hospitalières et 787 199 interventions ambulatoires par an. Cela comprend les soins de santé de base pour la population ainsi que des services médicaux spécialisés de haute qualité.

De plus, KSA est actif sur le plan de la recherche médicale grâce à ses nombreuses cliniques, instituts et départements spécialisés. KSA offre également aux médecins la possibilité de se former en tant que spécialistes dans de nombreux domaines.

Pour garantir son excellent niveau de service, le Kantonsspital continue d’évoluer. Cela passe par un vaste programme de nouvelles constructions sur le campus même de l’hôpital. La transformation numérique est toute aussi importante. Elle comprend par exemple la collaboration numérique, les systèmes d’information clinique, le dossier électronique du patient et les systèmes comptables.

« Il est important pour nous de pouvoir évaluer nous-mêmes les données et de les garder ainsi sous contrôle… En tant qu’utilisateur, vous avez la possibilité de personnaliser vous-même une partie considérable de l’outil. Ce qui nous plait particulièrement”.

Dr. med. Martin Urban, IT Business Analyst KSA

L’étude de cas Microsoft 365 & Power Platform en bref

L’entreprise

Kantonsspital Aarau (KSA Group) est un centre de soins de santé national doté d’une infrastructure médicale de premier ordre répondant à tous les besoins, des soins de santé basiques à la médecine hautement spécialisée. C’est le plus grand hôpital du canton d’Argovie et, avec les hôpitaux universitaires, l’un des plus grands de toute la Suisse. Le département de médecine interne a le statut de clinique universitaire. À KSA, les futurs spécialistes ont la possibilité de se former à de nombreux titres de spécialistes.

Le défi

Le département informatique de KSA avait besoin d’un nouvel outil puissant pour la gestion des projets, de portefeuille et de la demande. L’objectif était que d’autres départements de KSA puissent également gérer leurs projets avec TPG ProjectPowerPack. Il existe un paysage hétérogène de différents systèmes informatiques dans les différents départements de KSA. Pour normaliser la collaboration numérique en interne, Microsoft Teams avait déjà été déployé sur la plateforme Microsoft 365 basée sur le cloud.

La Solution

Avec TPG ProjectPowerPack basé sur la plateforme Microsoft 365 Power Platform, KSA a opté pour une technologie innovante. Le développement propriétaire de TPG intègre Microsoft Project pour le Web avec Power Apps, Power Automate et Power BI. Il transforme ces composants en un système de gestion de portefeuille de projets modulaire et polyvalent. Il est également possible d’intégrer TPG ProjectPowerPack aux normes Microsoft 365. Par exemple, il offre un accès au système de gestion de projets directement depuis Microsoft Teams.

Les bénéfices

Kantonsspital Aarau a reçu une solution modulaire prête à l’emploi, rapidement opérationnelle, qui peut être personnalisée de manière très flexible pour répondre aux besoins spécifiques de l’hôpital. Cette technologie très avancée soutient le programme de transformation numérique orienté vers l’avenir de KSA. Solution basée sur un navigateur web, le nouvel outil PPT nécessite peu de formation. Enfin, TPG ProjectPowerPack offre des avantages considérables en termes de coûts par rapport aux solutions traditionnelles basées sur Microsoft Project Online / Project Server.

Rapide, Personnalisé, Economique

Chaque client a des besoins et exigences qui lui sont propres. Ce qui a des conséquences complexes sur la façon dont on personnalise la gestion de projet et le portefeuille digital.

L’une des caractéristiques spécifiques dans le cas de Kantonsspital Aarau (KSA Group) est la grande importance de la gestion du cycle de vie des projets. En particulier, les premières étapes du cycle de vie d’un projet prennent plus de temps que d’habitude, c’est-à-dire la création de la demande de projet, les demandes de ressources et les approbations.

Avec la solution PPM TPG ProjectPowerPack, TPG a développé un outil beaucoup plus flexible dans l’adaptation aux besoins spécifiques des clients que les solutions précédentes. Au cours des deux dernières décennies, la base et la norme étaient Microsoft Project Server ou Microsoft Project Online.

Pourtant, avec l’avènement de Microsoft 365 et de la Power Platform, Microsoft a complètement revu l’ensemble de son univers logiciel. « C’est la technologie de l’avenir », affirme Matthias Jäger, directeur de TPG en Suisse. « Plus personne ne peut passer à côté de ça ».

Une solution packagée pour les utilisateurs professionnels

La Power Platform de Microsoft 365 est entièrement basée sur le cloud et repose sur la base de données Dataverse (anciennement CDS). L’outil dédié à la gestion de projet s’appelle désormais Microsoft « Project for the Web ». Cette solution, dont la taille a été considérablement réduite par rapport aux versions précédentes de Microsoft Project, permet aux utilisateurs de planifier et de gérer facilement et rapidement des projets simples.

Cependant, l’outil manque de fonctions importantes pour les applications complexes telles que celles requises par Kantonsspital Aarau. C’est pourquoi TPG propose sa propre solution packagée distincte, basée sur Microsoft 365 Power Platform – pour la gestion du portefeuille de projets, la planification des ressources et des finances, les rapports d’état des projets et diverses fonctions de collaboration sur les projets.

La solution intègre Project for the Web et d’autres éléments de la Power Platform : Power Apps, Power Automate et Power BI, un puissant outil de business intelligence pour la visualisation et l’analyse des données. Il existe également des interfaces vers d’autres applications, telles que Teams du package Microsoft 365.

Plus d’indépendance, moins de coûts

C’est précisément cette flexibilité qui revêt une grande importance pour KSA, comme le souligne le Dr Martin Urban, analyste commercial informatique de l’hôpital cantonal. « Si nécessaire, vous pouvez rapidement mettre en œuvre des changements », explique-t-il. « Actuellement, beaucoup de choses changent dans notre organisation. Les processus sont en train de changer. Dans ce contexte, il est important de pouvoir adapter rapidement nos outils aux nouvelles exigences. »

Le Dr Martin Urban observe que les autres outils informatiques étaient souvent comparativement peu flexibles et nécessitaient une programmation complexe en cas de modification. « Ici, nous pouvons définir nous-mêmes ce que nous souhaitons. Cela nous rend moins dépendants du fournisseur. »

Cette indépendance implique également un avantage en termes de coûts. « Avec d’autres fournisseurs et systèmes informatiques, les modifications coûtent toujours très cher », explique le Dr Martin Urban. « Les modifications de notre solution, en revanche, n’entraînent pas de coûts énormes ».

Matthias Jäger précise que cela ne vaut pas seulement pour les personnalisations, mais pour l’ensemble du cadre de coûts du TPG ProjectPowerPack : « Par rapport aux solutions standard basées sur Microsoft Project Server ou Project Online, mais aussi par rapport aux autres solutions de gestion de projet, le client a payé deux fois moins cher. »

Une boîte à outils numérique

Ce haut niveau de flexibilité est possible parce que TPG ProjectPowerPack a été conçu comme une boîte à outils numérique composée de modules représentant différentes caractéristiques et fonctions. Ces modules couvrent l’ensemble du cycle de vie d’un projet, depuis l’idée du projet, la demande et le flux d’approbation jusqu’à la planification du budget et des coûts, en passant par la planification des ressources et des capacités et les rapports d’état.

La combinaison et la pondération des modules permettent de nombreuses variations. « Pour KSA, par exemple, l’intégration d’éléments de planification des ressources et des capacités dans le flux de travail de demande et d’approbation a constitué un enjeu majeur », explique Matthias Jäger. « Par ailleurs, la plateforme offre de bonnes options pour l’évaluation des données », est un autre aspect ajouté par le Dr Martin Urban. « Il est important pour nous de pouvoir faire ça nous-mêmes et de garder ainsi le contrôle. »

Un avantage supplémentaire est l’intégration du nouvel outil PPM dans Teams. L’interface Teams dans le navigateur peut servir de page d’entrée pour accéder aux structures de niveau supérieur dans TPG ProjectPowerPack. « Dans certains domaines, nous avons déjà déployé Microsoft Teams », rapporte le Dr Martin Urban. Le déploiement complet est imminent.

« Avec Microsoft Teams, nous utilisions déjà la Power Platform de Microsoft 365 avant de mettre en œuvre TPG ProjectPowerPack. » Matthias Jäger est conscient que Teams a gagné en importance en raison de la pandémie de COVID-19 : « Beaucoup de nos clients misent désormais sur la collaboration numérique et ont besoin de fonctionnalités correspondantes pour la communication et le traitement des projets. »

Le nouvel outil PPM évolue avec les besoins

Même à l’avenir, la flexibilité et l’indépendance restent des aspects importants pour la gestion du portefeuille et des projets chez Kantonsspital Aarau. « Nous aurons toujours des demandes de changement », annonce le Dr Martin Urban. « À cela s’ajoutent des idées toujours nouvelles, par exemple la révision et la hiérarchisation des exigences ou la collecte de métadonnées supplémentaires pour une meilleure évaluation. »

“Le client a la possibilité de définir chaque fonction librement. Presque tous les souhaits peuvent être réalisés.”

 Matthias Jäger, Directeur TPG Suisse

Pour la poursuite de l’expansion de l’outil PPM, la bonne collaboration avec TPG est importante, comme le souligne le Dr Martin Urban. Cela inclut une délimitation claire des responsabilités. Les changements majeurs restent la responsabilité de TPG, mais : « beaucoup de choses dans l’outil peuvent également être réalisées par nous-mêmes », explique le Dr Martin Urban. « Ce qui nous plait particulièrement ».

Cette solution de gestion de projet modulaire basée sur Microsoft 365 et Power Platform vous intéresse ? N’hésitez pas à laisser des questions ou des commentaires ci-dessous.

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Le département concerné devait migrer de MS Project Server à Planisware Enterprise avec l’aide de TPG. Cette initiative a réussi en tout juste six mois, et ce malgré les restrictions imposées par la pandémie de Covid 19 en 2020. Une large quantité de données, dont certaines sensibles en termes de sécurité, a été migrée d’une manière qui a pu conserver leur qualité tout en les nettoyant et en les rationalisant. Lisez cette étude de cas du secteur aéronautique pour en savoir plus.

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Vue d’ensemble de cette étude de cas du secteur aéronautique

L’entreprise

En tant que leader du marché dans son secteur, le client développe et produit des solutions innovantes pour l’industrie aérospatiale. Le portefeuille de l’unité commerciale concernée par la migration PM comprend des avions et des systèmes de défense complexes. Pour l’industrie spatiale, l’entreprise fournit des produits allant des composants électroniques à des plateformes complètes de relais de télécommunication, des satellites et des engins spatiaux.

Le défi

En 2018, l’entreprise a pris la décision stratégique d’uniformiser la gestion de projet à l’échelle de l’entreprise. Après une analyse interne des différentes options, le client a choisi Planisware Enterprise V6, une solution sur site basée sur Planisware. Jusque-là, différents outils étaient utilisés. Le passage à un outil unique nécessitait la migration de données importantes, complexes et parfois très sensibles. Le lancement du projet en 2020 a coïncidé avec le début de la pandémie de COVID-19.

La solution

Tout d’abord, un plan de relation commerciale a été mis en place. TPG a pu résoudre rapidement toutes les questions qui se sont posées en travaillant en étroite collaboration avec les personnes contact dans les communautés d’utilisateurs respectives. Les données provenant d’environ 500 projets, dont certains de très grande taille, ont été soigneusement préparées pour le nouveau système et migrées progressivement par lots. Malgré les restrictions imposées par la situation liée au COVID-19, la totalité de la migration a été réalisée en six mois seulement, de mai à octobre 2020.

Les bénéfices

Le client a harmonisé son environnement hétérogène de gestion de projet à l’échelle de l’entreprise dans un laps de temps relativement court. La grande quantité de données, dont certaines étaient liées à la sécurité, a été migrée avec succès d’une manière qui a préservé leur qualité tout en les nettoyant et en les rationalisant soigneusement. Malgré le changement complet des systèmes, l’entreprise peut continuer à compter sur TPG pour un support supplémentaire.

Une préparation minutieuse, une migration réussie

Le client est un leader global du marché de l’aéronautique (produits et services). Beaucoup de ses projets sont de grande envergure et doivent être gérés depuis différents pays, ou impliquent des données sensibles en termes de sécurité.

L’harmonisation à l’échelle de l’entreprise des différents systèmes de gestion de projet vers un ensemble d’outils communs a nécessité d’importants changements systémiques. L’objectif était de migrer de nombreuses données depuis plusieurs départements en étroite collaboration avec les utilisateurs. Un facteur majeur de la réussite du projet s’est avéré être la clarification en amont de quelles données devaient être migrées (selon plusieurs critères spécifiques), vers où et à quel moment. Ce travail préliminaire a énormément facilité la migration. L’harmonisation très complexe du système a été brillamment réalisée en six mois.

En sélectionnant TPG, l’entreprise client a choisi un fournisseur de service ayant une expertise sur les deux technologies concernées : Microsoft Project Server comme système source et Planisware comme système cible pour la migration des données. De plus, TPG étant un partenaire de longue date avait non seulement l’expertise du secteur mais également l’expérience pour traiter des données ayant des exigences de sécurité très strictes.

Un travail de préparation minutieux a posé les bases pour une migration des systèmes réussie

Des environnements logiciels hétérogènes qui ont évolué avec le temps ne sont pas chose rare dans une société multinationale, diversifiée et ayant une longue histoire. Cela peut aussi se produire quand par exemple la consolidation de différents départements engendre des changements dans le système de gestion de projet du client. Chacun de ces départements possède son propre ensemble d’outils de gestion de projet.

En 2018, la direction de l’entreprise a pris la décision stratégique de remplacer les différents systèmes par un système commun à toute l’entreprise. Après une comparaison approfondie de différents produits, Planisware Enterprise V6 a été sélectionné. Cet outil était déjà utilisé par l’un des départements de l’entreprise depuis plus de 10 ans. L’objectif était de promouvoir l’efficacité en normalisant et en harmonisant les processus de planification des projets à l’échelle de l’entreprise grâce à Planisware Enterprise V6.

TPG avait déjà installé Microsoft Project Server en tant qu’outil complet de gestion de projet dans l’entreprise précédente du département concerné en 2008 et était resté à bord depuis pour fournir un service de support. « Nous devions maintenant relever le défi de conserver l’entreprise en tant que client important et de grande valeur et ce, malgré le changement de système », se souvient Martin Hespe, responsable grands comptes chez TPG.

Lors de l’appel d’offres, TPG a fait valoir non seulement son expertise de longue date de Microsoft, mais aussi sa connaissance approfondie de Planisware. « Cette combinaison d’expertise a convaincu le client de nous choisir », souligne M. Hespe.

Adaptation optimale des données au nouveau système cible

Lorsque le projet a été lancé au printemps 2020, des responsables de la relation commerciale distincts ont été nommés pour chacune des communautés d’utilisateurs concernées de l’ancien système PM. Ils ont mené des discussions au sein des réseaux d’utilisateurs et ont également servi de points de contact pour TPG.

« Le passage à un outil entièrement nouveau a constitué un saut dans l’inconnu pour de nombreux utilisateurs et a nécessité une communication étroite entre les communautés d’utilisateurs et nos experts pour répondre rapidement aux questions dès qu’elles se posaient. »

Martin Hespe, Responsable Grands Comptes TPG

« L’une des questions clés était de savoir quels projets devaient être transférés vers le nouveau système et lesquels n’étaient plus nécessaires », explique M. Hespe. Lors du nettoyage des données pour éliminer les éléments devenus inutiles, les membres du projet précédemment responsables ont également été consultés, certains d’entre eux travaillant désormais ailleurs. « Nous avons activement recherché ces personnes afin d’obtenir toutes les informations nécessaires », précise Hespe.

Le besoin de nettoyer le système et d’enlever les données inutiles s’est aussi fait sentir chez HENSOLDT. Notre étude de cas montre comment le nettoyage des bases de données a augmenté la performance de plus de 30%.

Beaucoup d’efforts et d’attention ont été portés à la cartographie des champs. Avant la migration, il a été décidé quelles données héritées seraient transférées et comment et où elles allaient s’intégrer au nouveau système. La précision de la préparation de ces listes a assuré une migration sans soucis et a rendu inutiles les corrections fastidieuses généralement effectuées a posteriori.

« Dans le cadre de nombreux ateliers de travail étalés sur plusieurs semaines, nous avons passé en revue des listes de champs et comparé chaque champ de l’ancien système aux champs du nouveau système » raconte Hespe. Planisware inclut déjà des centaines de champs préconfigurés et des champs personnalisés sont ajoutés au système sur la base des besoins du client.

« Nous avions bien sûr une très grande expérience du système source, Microsoft Project Server. Pour adapter de façon optimale les données au nouveau système, nous avons utilisé l’expertise des experts Planisware et avons travaillé très étroitement avec eux » se souvient Hespe. « Ensemble, nous nous sommes plongés dans les différents modèles de données des systèmes PM ».

Utilisant ceci comme base, d’autres étapes ont été suivies telles que : élaboration d’un prototype, modélisation et extraction des données en utilisant des requêtes complexes. A des fins d’assurance qualité, les données ont été importées de façon répétée dans le système pour vérifier qu’elles avaient été préparées correctement.

« Les listes de champs ont été méticuleusement préparées, ce qui a pris beaucoup de temps, et les éléments et les données de configuration qu’il n’était pas nécessaire de migrer, ont été soigneusement archivées puis effacées. Cela a permis de poser les bases d’une migration des données efficace et sans complications ».

Martin Hespe, Responsable Grands Comptes TPG

En parallèle aux cycles d’assurance qualité, TPG a développé des critères que le client pouvait utiliser pour vérifier que toutes les exigences de qualité des données étaient bien respectées. Hespe précise : « Le nouvel outil de gestion de projet était inconnu à de nombreux utilisateurs et TPG a donné les instructions et informations nécessaires pour aider les utilisateurs à valider les données ».

Enfin, la migration des données a eu lieu de façon progressive, par lots. Le fait de diviser par lots a rendu la progression bien plus gérable et a réduit les efforts nécessaires pour identifier et corriger toute incohérence dans les données. La migration s’est déroulée très facilement et il n’y a eu besoin que de très peu de corrections. En octobre 2020, environ 6 mois après le début du travail, tout le système de gestion de projet avait été migré avec succès dans Planisware Enterprise V6.

Intéressé(e) par des solutions pour le secteur de l’aéronautique ? ? Lire l’étude de cas Project Online (en anglais).

Des exigences complexes qui nécessitent une forte expertise du secteur

Les exigences du client pour ce nouvel outil très complet de gestion de projet (PM) étaient très fortes. Elles incluaient notamment :

• Gestion de projets multinationaux impliquant de nombreuses parties prenantes à travers différents pays
• Travail avec des réseaux et des données classifiés et sécurisés qui nécessitent une protection spéciale empêchant le transfert de données en dehors des frontières allemandes
• Gestion de projet dans le cadre d’un effort de coopération international impliquant l’Allemagne et trois autres pays de l’Union Européenne mais également des sociétés italiennes et françaises.

Afin de comprendre les structures et processus impliqués, il s’est avéré extrêmement utile que TPG possède non seulement une expertise aussi bien sur l’ancien que sur le nouvel outil de gestion de projet mais également une très bonne connaissance de ce secteur d’activité. Sans oublier le fait que TPG a également l’habitude de gérer des données particulièrement sensibles et pouvait donc répondre aux exigences du client sur la stricte protection des données.

Selon M. Hespe : « Grâce à nos nombreuses années d’expérience à servir ce client, nous comprenons comment l’entreprise organise et gère ses projets ».

Une communication gérée de façon flexible tout en respectant les règles liées au COVID-19

La migration du système au printemps 2020 a malheureusement coïncidé avec le début de la pandémie COVID-19, ce qui se révéla être un défi tout à fait imprévisible. Les restrictions en découlant concernant les contacts, la mobilité et la présence sur le lieu de travail ont demandé une grande flexibilité et un plus gros effort de gestion et d’administration de toutes les personnes impliquées.

Toutes les interactions pendant les phases de préparation de la migration et de mise en œuvre n’ont pas pu se faire complètement virtuellement. « Être physiquement présent était parfois nécessaire, pour des raisons de sécurité à minima » explique Hespe. Et quand cela était possible, les réunions se sont tenues virtuellement par visio-conférence, ce qui a aussi « bien fonctionné » selon Hespe.

« Un accès direct aux contacts clients était très important pour la réussite de la migration du système » ajoute-t-il. Sur le site client, des discussions avaient lieu une à trois fois par semaine avec les équipes d’utilisateurs ou leurs responsables respectifs. Les experts TPG étaient disponibles à tout moment pour répondre à toutes les questions qui se posaient. Et TPG a également travaillé en étroite collaboration avec d’autres services internes et des fournisseurs de services externes responsables par exemple d’installer et de configurer les serveurs.

Cette étude de cas du secteur aéronautique vous a-t-elle été utile ? Que pensez-vous de l’approche prise par TPG et la société client ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous.

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Court profil du projet  

L’entreprise

HENSOLDT est une entreprise de défense mondiale qui occupe une position de leader sur le marché européen. La technologie des capteurs, les solutions pour la guerre électronique ainsi que l’avionique figurent parmi les principaux domaines d’activité. En tant que leader technologique, HENSOLDT développe continuellement de nouveaux produits basés sur des approches innovantes de la gestion des données, de la robotique et de la cybersécurité. Le portefeuille de produits de la société couvre l’ensemble du spectre pour les missions aériennes, maritimes et terrestres.

Le défi

L’entreprise a été créée à partir de l’ancienne division de technologie des capteurs d’une société aérospatiale internationale. Dans le cadre de ce découpage, il a été nécessaire de séparer la gestion de projet de la nouvelle entreprise potentielle avec toutes les données requises du système existant pendant l’exploitation et de le déconnecter, d’abord virtuellement puis physiquement. Dans l’entreprise nouvellement créée, il s’agissait de moderniser le système de gestion de projets, de l’adapter et de le développer en fonction des besoins spécifiques.

La solution

En plus de l’installation existante du système de gestion de projet de l’entreprise aérospatiale – basée sur Microsoft Project Server – TPG a mis en place une deuxième installation parallèle avant la séparation. L’ensemble des données du projet y a été reproduit en miroir. Ensuite, les deux bases de données ont été soigneusement nettoyées et préparées pour les deux sociétés désormais distinctes. Puis la migration physique des données du centre de données de l’entreprise aérospatiale vers les propres serveurs de HENSOLDT a eu lieu. Et enfin, des fonctionnalités supplémentaires ont été ajoutées au système de gestion de projet.

Les bénéfices

Le jour de la création de l’entreprise, HENSOLDT disposait d’un environnement de gestion de projet entièrement opérationnel. Ainsi, le travail sur tous les projets a pu être repris sans interruption. Partenaire de longue date de l’entreprise aérospatiale dans le domaine de la technologie des capteurs, TPG avait une grande expérience des exigences de l’entreprise créée. Ainsi, HENSOLDT a pu bénéficier d’un haut niveau d’expertise en matière de conseil pour l’extension des fonctionnalités en fonction des besoins lors de la mise à jour de Microsoft Project Server.

L’initiative

HENSOLDT fournit un portefeuille de produits complet couvrant les capteurs de reconnaissance, les systèmes de combat électroniques et l’avionique pour les clients des domaines de la sécurité et de la défense. Le leader du marché européen est une émanation de l’ancienne division de technologie des capteurs d’une entreprise aérospatiale internationale. Le démembrement de la nouvelle société a rendu nécessaire la séparation minutieuse du système de gestion de projet des deux parties de la société, y compris toutes les données, sans interférer avec le travail en cours sur les projets.

La mise en place d’une deuxième installation du système de gestion de projets avant le découpage et la mise en miroir de l’ensemble des données se sont avérées efficaces. Cela a permis de nettoyer avec succès les bases de données sans perturber les opérations en cours et de répartir le matériel entre les deux sociétés qui allaient être divisées.

Avec TPG The Project Group, l’entreprise aérospatiale a bénéficié d’un partenaire qui fournissait des services à la division de technologie des capteurs depuis des années. L’expérience acquise – combinée aux objectifs clairement définis de l’entreprise et à l’étroite coordination avec les autres prestataires de services impliqués – a joué un rôle clé pour garantir que HENSOLDT ait accès à un système de gestion de projet entièrement fonctionnel dès le premier jour. TPG a également soutenu l’entreprise lors de la mise à jour ultérieure de Microsoft Project Server, a optimisé les performances et a configuré des logiciels supplémentaires pour les besoins spécifiques de l’entreprise.

Un système de gestion de projet entièrement opérationnel et une optimisation personnalisée pour l’entreprise nouvellement créée

Les systèmes logiciels d’une grande entreprise forment un réseau très dense. Comment en détacher une partie de manière à ce que les opérations continuent à se dérouler sans interférence tout en se retrouvant avec deux environnements informatiques distincts et entièrement fonctionnels ? C’est une question qui a préoccupé l’entreprise aérospatiale avant qu’elle ne scinde la division de la technologie des capteurs en une nouvelle société cotée en bourse appelée HENSOLDT. Il était nécessaire d’avoir des solutions pour des systèmes informatiques disparates et complexes. Il s’agissait notamment du système de gestion de projet (PM), mais aussi de logiciels financiers, tels que le système ERP de SAP.

La division technologie des capteurs utilisait Microsoft Project Server pour la gestion des projets, dont TPG s’occupait depuis des années. Cette collaboration et cette expertise de longue date ont également servi de base pour confier à TPG la tâche de séparer le système de gestion de projet de la jeune entreprise et de le mettre sur pieds.

Une séparation en douceur de systèmes interconnectés

Il était essentiel de ne pas interférer avec les activités de projet en cours de l’entreprise. Par ailleurs, il fallait veiller à ce que HENSOLDT puisse disposer d’un système de gestion de projet pleinement opérationnel dès le premier jour de son existence.

Un autre défi était posé par les liens multiples entre la gestion de projet et les systèmes informatiques financiers. La coordination étroite avec les chefs de projet de l’entreprise aérospatiale et de HENSOLDT, ainsi qu’avec les autres prestataires de services impliqués, a été une condition préalable au succès. « En un mot, il s’agissait de séparer le système de gestion de projet pour HENSOLDT », explique Manfred Janek, responsable de la conception et du développement, gestion de l’information chez HENSOLDT. « Et en même temps, il était important pour nous que l’accès en lecture aux données soit possible à tout moment pendant toute la durée de l’opération. »

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Duplication des ensembles de données comme dans une division cellulaire

La voie choisie par les participants a été de reproduire l’ensemble de l’informatique concernée dans un second système. De manière similaire à la division cellulaire dans laquelle l’ensemble des chromosomes contenant les informations génétiques est dupliqué, une deuxième version de l’installation avec les ensembles de données complets a été créée dans la division de la technologie des capteurs de l’entreprise. Elle fonctionnait séparément, mais en parallèle de l’installation originale.

Dans ce second système, les experts en informatique de TPG ont pu identifier et séparer les données de gestion de projet nécessaires à la nouvelle société, HENSOLDT, sans perturber le travail en cours sur les projets. Au cours de ce processus, ils ont travaillé en étroite collaboration avec leurs homologues de la société pour coordonner les projets et les données qui devraient appartenir à l’avenir au monde de la société aérospatiale et ceux qui devraient aller dans le monde de HENSOLDT. En même temps, c’était une excellente occasion de nettoyer les données et de libérer les bases de données de toute donnée inutile.

C’est ainsi que, progressivement, un système de gestion de projet distinct et indépendant a vu le jour pour la nouvelle entreprise. Au démarrage, il était encore installé dans le centre de données de l’entreprise aérospatiale. De même, et tout aussi préalablement à la scission, les groupes d’utilisateurs ont été séparés et initiés aux environnements de gestion de projet respectifs dans lesquels ils allaient travailler à l’avenir.

« Cette phase de préparation intensive a permis à la gestion de projet de HENSOLDT d’être pleinement opérationnelle dès le premier jour d’existence de la nouvelle société », résume Martin Hespe, responsable de la gestion des grands comptes chez TPG.

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Une amélioration de la performance de plus de 30 %

Un peu plus tard, la séparation physique des systèmes a été effectuée. La nouvelle entreprise a mis en place son propre parc de serveurs vers lequel les systèmes informatiques du centre de données de l’entreprise aérospatiale – qui étaient déjà pratiquement indépendants – ont été migrés. Les adaptations du système de gestion de projet spécifiques à l’entreprise ont eu lieu dans le cadre des mises à jour cycliques de Microsoft Project Server vers la dernière version. « Outre la mise à jour, nous cherchions à améliorer les performances », explique Manfred Janek de HENSOLDT. « Pour cela, nous avons défini l’objectif d’augmenter la vitesse de traitement de 30 % ».

« C’est pourquoi nous avons travaillé d’arrache-pied pour continuer à mettre de l’ordre et à nettoyer les bases de données et optimiser l’ensemble du système », rapporte Hespe. « Pour cela, nous avons également revu les codes et les avons partiellement modifiés ou réécrits. C’est ainsi que nous avons réussi non seulement à atteindre l’objectif de performance, mais à le dépasser largement. »

En savoir plus : Intégration JIRA avec Microsoft Project, SAP, etc.

« La migration des données a été réalisée en une semaine », déclare Martin Egle, directeur de HENSOLDT. « TPG a respecté le calendrier dans son intégralité. De plus, TPG a conseillé l’entreprise sur la question de savoir quelles fonctionnalités supplémentaires étaient nécessaires pour la gestion des projets et comment les intégrer. Avec notre ensemble d’outils, nous pouvons répondre aux exigences individuelles assez rapidement », explique Martin Hespe, « d’un lien Jira à une connexion SAP en passant par une planification projet à plusieurs niveaux. »

Avec Jira, HENSOLDT a opté pour un logiciel utilisé pour structurer les méthodes agiles et la planification détaillée du travail en équipe. « Il permet aux chefs de projet d’avoir une vue d’ensemble rapide et complète de l’état général de leur projet concernant les délais, l’avancement des travaux et le budget », illustre Martin Hespe.

Un autre nouvel outil dans la boîte à outils de HENSOLDT est Microsoft Power BI. Cette vaste plateforme de reporting permet notamment de visualiser, d’extraire, de modéliser et d’analyser les données d’un projet. « A l’avenir, nous allons supprimer les dernières fonctionnalités devenues obsolètes et en ajouter de nouvelles », commente Martin Egle. « Dans ce contexte, nous voulons aborder les questions de technologie moderne autour de la gestion de projet », annonce Manfred Janek. « L’un des mots-clés pour cela est l’IA. Il s’agira de soulager davantage les personnes qui utilisent et exploitent le système de gestion de projet, d’efforts inutiles. »

Nous avons pu dépasser l’objectif d’amélioration de la performance qui était de 30%.

Conclusion : Cas client Hensoldt

Le passage du système de gestion de projet intégré d’une division de l’entreprise aérospatiale à l’environnement de gestion de projet complètement indépendant, actualisé et optimisé de HENSOLDT a pris plusieurs années. La continuité du partenariat de service a permis à TPG de se familiariser avec les systèmes de gestion de projet ainsi qu’avec les exigences spécifiques des deux entreprises à toutes les phases. Cela s’est avéré être un facteur important pour le bon déroulement des processus et, en fin de compte, pour le succès global.

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