In der neuesten Episode des TPG Podcasts tauchen wir tief in das Thema Altsystem-Ablösung im Projektmanagement ein – und dabei geht diesmal eben nicht um technische Details, sondern vor allem um die menschlichen und organisatorischen Aspekte.

Dr. Stefan Barth und Johann Strasser teilen ihre Erfahrungen und Herausforderungen bei der Erneuerung von Altsystemen und zeigen, wie wichtig Stakeholder-Management, Kommunikation und Change Management sind. Ein großes Thema: Wie gewinnt man die Mitarbeiter für Veränderungen und wie geht man mit Widerständen um?

Sie erfahren, u.a. inwiefern Transparenz und der Return on Investment (ROI) bei der Einführung neuer Systeme ausschlaggebend sind. Besonders spannend: Wie verändern neue Systeme die Aufgaben der Mitarbeiter und warum ist es so wichtig, die betroffenen Experten einzubinden?

Außerdem kommen psychologische Sicherheit und das Gefühl der Überforderung zu Sprache, die bei vielen Mitarbeitern im Zusammenhang mit Veränderungen auftreten. Unternehmen müssen Wege finden, ihre Mitarbeiter zu unterstützen und sie resilienter gegen Veränderungen zu machen. Denn Fakt ist: Die Veränderung verstetigt sich.

Hören Sie am besten gleich rein und erfahren Sie, wie der Mensch im Mittelpunkt erfolgreicher IT-Projekte steht!

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Stefan Barth

Dr. Stefan Barth war Berater, Start-Up Mitgründer, Mitglied der Geschäftsleitung eines TecDAX-Unternehmens, Einzelunternehmer. Aus der Welt des klassischer Führung kommend veränderte er seine Haltung und fand seine neue Rolle in der Unterstützung agiler Transformationen und der Steuerung von agilen Organisationen. Seit 2013 ist er COO des Digitalisierungsdienstleisters Qvest Digital AG. Hier treibt er die agile Transformation der Organisation voran und trägt sein Know-How nach außen.

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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

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Podcast-Zusammenfassung: IT-Altsysteme erneuern – Der Mensch als Schlüssel zum Erfolg

Die Ablösung von IT-Altsystemen wird in vielen Unternehmen häufig als eine rein technische Herausforderung angesehen. Tatsächlich sind es aber die Menschen hinter den Systemen, die über Erfolg oder Misserfolg solcher Projekte entscheiden. Veränderungen in der IT betreffen nicht nur Hardware und Software – sie betreffen vor allem die Mitarbeitenden, die tagtäglich mit diesen Systemen arbeiten und in der Lage sein müssen, den Wandel mitzutragen. Dieser Artikel zeigt, warum der Mensch bei der IT-Ablösung im Mittelpunkt stehen sollte und wie Unternehmen diesen Prozess erfolgreich gestalten können.

Warum der Mensch im Mittelpunkt steht

In vielen Unternehmen steht früher oder später die Ablösung von IT-Altsystemen an. Die Gründe sind vielfältig: steigende Kosten, ineffiziente Prozesse, Sicherheitsrisiken oder schlichtweg technische Notwendigkeiten. Die Einführung neuer Systeme ist unvermeidlich, wenn Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Doch was oft vergessen wird: Hinter den technischen Systemen stehen Menschen, die mit ihnen arbeiten. Diese Menschen haben sich über Jahre oder Jahrzehnte Expertenwissen in den bestehenden Systemen aufgebaut und ihre Arbeitsweise daran angepasst. Wenn diese Systeme ersetzt werden, wird nicht nur die IT-Landschaft verändert – auch die Rollen, Verantwortungen und das Selbstverständnis der Mitarbeitenden werden neu definiert. Wird dieser Faktor ignoriert, sind die Chancen groß, dass das Projekt auf Widerstände stößt und das neue System nicht die erhofften Vorteile bringt.

Ein Beispiel aus einem Podcast-Gespräch verdeutlicht, wie entscheidend die menschliche Komponente in solchen Projekten ist. In einem Fall ging es um die Ablösung eines alten IT-Systems, das über Jahre im Einsatz war. Die Mitarbeitenden, die dieses System nutzten, hatten sich tief in dessen Prozesse und Eigenheiten eingearbeitet. Der Wechsel zum neuen System wurde jedoch nicht nur als technologische Umstellung, sondern als Verlust der eigenen Bedeutung und Expertise empfunden. Der Widerstand war groß.

Die menschlichen Herausforderungen bei der Ablösung von IT-Systemen

1. Verlust von Expertenstatus: Die Angst vor dem Unbekannten

Einer der größten Stolpersteine bei der Ablösung von IT-Altsystemen ist die Angst der Mitarbeitenden, ihre Rolle und ihren Expertenstatus zu verlieren. Über viele Jahre haben sie sich tief in die alten Systeme eingearbeitet, sich Wissen angeeignet, das sie zu unersetzlichen Spezialisten gemacht hat. Mit der Einführung eines neuen Systems fühlen sie sich plötzlich entwertet – ihr Wissen über das alte System scheint überflüssig geworden zu sein.

Diese Sorge betrifft nicht nur die eigentlichen Anwender, sondern auch Administratoren und andere Mitarbeitende, die täglich mit dem System arbeiten. Die Unsicherheit, die daraus entsteht, kann schnell zu Widerständen führen, die den Fortschritt des Projekts erheblich verzögern.

Tipp: Um diese Angst zu mindern, ist es wichtig, den Mitarbeitenden zu kommunizieren, dass ihr bisheriges Wissen wertgeschätzt wird und dass sie eine zentrale Rolle im Veränderungsprozess spielen. Regelmäßige Updates und transparente Kommunikation über die Vorteile des neuen Systems helfen, die Unsicherheiten zu verringern. Es ist entscheidend, klar zu machen, dass der Wechsel nicht den Verlust von Kompetenz bedeutet, sondern die Möglichkeit bietet, neues Wissen und Fähigkeiten zu entwickeln.

2. Technologiewechsel bedeutet Wissenswechsel

Mit einem neuen IT-System kommen neue Technologien und damit auch neue Anforderungen an das Wissen der Mitarbeitenden. Der Technologiewechsel erfordert, dass die Mitarbeitenden bereit sind, ihre bisherigen Gewohnheiten und Arbeitsweisen zu überdenken und neue Fähigkeiten zu erlernen. Doch der Wunsch nach Routine und Sicherheit führt oft dazu, dass sie sich gegen diese Veränderung sträuben.

Tipp: Eine gezielte Schulungsstrategie ist hier unverzichtbar. Mitarbeitende sollten frühzeitig und kontinuierlich in den Umgang mit dem neuen System eingeführt werden. Gleichzeitig sollten die Schulungen praxisnah gestaltet werden, damit sie das neue Wissen sofort anwenden können. Unternehmen sollten zudem die Gelegenheit bieten, das neue System in einem sicheren, „geschützten“ Umfeld zu erproben, bevor es in den Live-Betrieb geht.

3. Die psychologische Komponente: Sinnverlust und Identität

Menschen schöpfen häufig einen großen Teil ihres Selbstbewusstseins und ihrer Identität aus ihrer Arbeit. Sie sind Experten in ihrem Fachgebiet und wissen, dass sie in der Organisation als zentrale Ansprechpartner für ein bestimmtes System oder Thema geschätzt werden. Wenn dieses Wissen durch den Wechsel des Systems an Bedeutung verliert, führt das häufig zu einem Gefühl des Identitätsverlusts. Mitarbeitende fühlen sich weniger wertgeschätzt und sehen sich in ihrer Existenz bedroht.

Tipp: Führungskräfte müssen die Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen und sie aktiv unterstützen. Dabei geht es nicht nur um das Vermitteln von neuem Wissen, sondern auch darum, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass sie weiterhin eine wichtige Rolle im Unternehmen spielen. Ein sinnvoller Ansatz könnte es sein, ihnen konkrete Perspektiven aufzuzeigen, wie sie ihre Expertise im neuen System weiterentwickeln und neue Verantwortlichkeiten übernehmen können.

4. Blockaden und Widerstände überwinden

In jedem Veränderungsprozess gibt es Mitarbeitende, die sich begeistern und die Veränderung mit offenen Armen annehmen. Aber ebenso gibt es diejenigen, die sich mit Händen und Füßen dagegen wehren. Diese Blockaden können sich in offener Ablehnung oder subtiler Sabotage äußern und den gesamten Prozess ins Stocken bringen.

Tipp: Um solche Widerstände zu minimieren, sollte ein strukturiertes Change-Management in den Prozess integriert werden. Regelmäßige Feedbackrunden, in denen Mitarbeitende ihre Sorgen und Ängste äußern können, sind ein wichtiger Baustein. Gleichzeitig sollten Führungskräfte gezielte Maßnahmen entwickeln, um Widerstände zu identifizieren und abzubauen – sei es durch zusätzliche Schulungen, individuelle Betreuung oder die klare Vermittlung der langfristigen Vorteile des neuen Systems.

5. Die Rolle der Führungskräfte: Unterstützung von oben

Veränderungen können nur erfolgreich sein, wenn sie von der Unternehmensführung aktiv unterstützt werden. Wenn das Management den Wandel nicht konsequent mitträgt und vorlebt, ist es schwer, die Mitarbeitenden zu überzeugen. Die Führungskräfte müssen nicht nur die Vorteile des neuen Systems vermitteln, sondern auch die Herausforderungen offen ansprechen und klar machen, dass sie bereit sind, den Mitarbeitenden bei diesem Prozess zur Seite zu stehen.

Tipp: Führungskräfte sollten eine klare Vision entwickeln, die alle Ebenen des Unternehmens erreicht. Sie sollten nicht nur technische Vorteile in den Vordergrund stellen, sondern die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens verdeutlichen und aufzeigen, wie das neue System dazu beitragen kann. Regelmäßige Updates und „Town-Hall-Meetings“ können eine Plattform bieten, um das Commitment des Managements zu demonstrieren und Fragen offen zu beantworten.

6. Veränderungen als ständigen Prozess verstehen

Der Wechsel von einem Altsystem zu einem neuen System ist nicht das Ende des Veränderungsprozesses, sondern oft nur der Anfang. Moderne IT-Systeme entwickeln sich ständig weiter, und Unternehmen müssen lernen, mit dieser ständigen Veränderung umzugehen. Das bedeutet auch, dass Mitarbeitende kontinuierlich neue Funktionen und Updates erlernen müssen.

Tipp: Unternehmen sollten eine Kultur der ständigen Weiterbildung fördern. Mitarbeitende müssen sich regelmäßig mit den neuesten Entwicklungen des Systems auseinandersetzen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Hier können Online-Schulungen, interne Workshops oder die Bereitstellung von Lernressourcen helfen, den Wandel zu verstetigen und die Mitarbeitenden fit für die Zukunft zu machen.

Fazit: Veränderung als Chance begreifen

Die Ablösung von IT-Altsystemen ist weit mehr als ein technisches Projekt. Sie ist ein tiefgreifender Veränderungsprozess, der das gesamte Unternehmen betrifft – und vor allem die Menschen, die täglich mit diesen Systemen arbeiten. Nur wenn es gelingt, diese Menschen mitzunehmen, ihre Ängste und Sorgen ernst zu nehmen und ihnen die nötige Unterstützung zu bieten, wird der Wandel erfolgreich sein.

Veränderung muss als ständiger Begleiter in der modernen Arbeitswelt verstanden werden. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden frühzeitig in diesen Prozess einbinden und ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, um mit der Veränderung umzugehen, werden langfristig erfolgreicher sein. Es geht darum, die Organisation und die Menschen resilient gegen Veränderungen zu machen, sodass jeder Wandel als Chance und nicht als Bedrohung wahrgenommen wird.

Abschließender Tipp: Technische Systeme können jederzeit ausgetauscht werden, aber das Vertrauen und Engagement der Mitarbeitenden sind der wahre Motor für eine erfolgreiche IT-Transformation. Indem Unternehmen den Menschen in den Mittelpunkt stellen, schaffen sie die Grundlage für eine zukunftsfähige Organisation.

Weitere PPM-Infos

The post #122 IT-Altsysteme erneuern: Der Mensch als Schlüssel zum Erfolg appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Sie haben bereits ein gut etabliertes PPM-System. Jetzt möchten Sie dieses schrittweise ausbauen und immer weiter verbessern. Doch in welche Bereiche lohnt es sich zu investieren?

Im letzten und 4. Teil der Podcastreihe zur „PPM-Tool-Einführung“ geben Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann eine Reihe von Empfehlungen für den Ausbau und die Optimierung eines bestehenden PPM-Systems:

• Die PPM-Tool-Optimierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Auch in dieser Phase gilt: Changemanagement bleibt wichtig
• Setzen Sie auf ein flexibles System
• Optimieren Sie nach wirklichem Bedarf, nicht nach Lehrbuch

Nach dieser Folge kennen Sie die wichtigsten Möglichkeiten und Wege, um Ihr bestehendes PPM-System erfolgreich zu erweitern und zu optimieren.

P.S.: Haben Sie die ersten drei Teile unserer Podcast-Reihe schon gehört? In Folge #118 ging es um die grundlegende Orientierung, in #119 um wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl und in #120 um die Einführung.

Hat Ihnen die Reihe gefallen? Dann abonnieren Sie unseren Podcast und holen Sie sich weiterhin wertvolles Praxiswissen direkt auf die Ohren!

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

So geht die Optimierung von Projektmanagement-Software: Ein Leitfaden für nachhaltigen Erfolg 

Eine passende Projektmanagement-Software ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihre Projekte erfolgreicher abwickeln möchten. Doch nach der erfolgreichen Einführung beginnt oft die eigentliche Herausforderung: der Ausbau und die Optimierung der Lösung. Es ist nötig, dass Sie die Lösung kontinuierlich an die wachsenden Bedürfnisse und neuen Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen.  

Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser letzten Episode der Reihe (#121) viele Empfehlungen mit praktischen Tipps für die Optimierung einer laufenden Projektmanagement-Software.  

Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.  

Treiber für die Optimierung von Projektmanagement-Software

Einer der Hauptgründe für den Ausbau einer Projektmanagement-Software ist das kontinuierliche Wachstum und die Weiterentwicklung der Organisation. Anfangs basieren die Anforderungen oft auf dem aktuellen Wissensstand und den bestehenden Prozessen. Doch sobald das Tool in der Praxis genutzt wird, treten neue Bedürfnisse auf.  

Beispielsweise könnte die Einführung einer zentralen Projektliste den Wunsch wecken, auch neue Projekte und Ideen effizient zu erfassen. 

Die Treiber für den Ausbau bzw. die Optimierung von Projektmanagement-Software sind vielfältig: 

1. Neue Anforderungen: Organisationen entwickeln sich weiter, und mit ihnen auch die Bedürfnisse. Sorgen Sie für ein flexibles System, das mit diesen Veränderungen Schritt halten kann. Oftmals entstehen neue Anforderungen aus der täglichen Nutzung des Systems – Teams erkennen nötige zusätzlichen Funktionen für effizienteres Arbeiten. 

2. Verbesserung der Datenqualität: Die Qualität der Daten spielt eine zentrale Rolle für fundierte Entscheidungen. Sorgen Sie für eine Anbindung / Integration anderer Systeme (z.B. das ERP-System), die eine entscheidende Verbesserungen bringt. Daten sollten stets aktuell, vollständig und korrekt sein. So vermeiden Sie Fehlentscheidungen und es stärkt das Vertrauen der User in das System. 

3. Integration neuer Funktionen: Sei es das Ressourcenmanagement, Workmanagement oder das Reporting – berücksichtigen Sie beim Ausbau der Software stets die aktuellen Bedürfnisse der Organisation. Zusätzliche Module oder Tools nahtlos in das bestehende System integrieren zu können, bietet Flexibilität und unterstützt Ihr Unternehmen dabei, auf Veränderungen schnell zu reagieren. 

4. Nutzerzufriedenheit und Akzeptanz: Ein oft unterschätzter Treiber für die Optimierung ist die Nutzerzufriedenheit. Ein System, das nicht den Bedürfnissen der User entspricht oder umständlich zu bedienen ist, wird wenig Akzeptanz finden. Daher ist es wichtig, dass Sie das Feedback der User regelmäßig einholen und Verbesserungen basierend auf ihren Erfahrungen vornehmen. 

Priorisierung und Umsetzung von Ideen 

Eine der größten Herausforderungen bei der Optimierung von Projektmanagement-Software ist die Priorisierung der vielen Ideen, die im Laufe der Zeit zusammenkommen. Hierfür empfiehlt es sich, dass Sie systematisch vorgehen und die Ideen nach Dringlichkeit und Nutzen bewerten. Dabei ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen und den Prozess transparent zu gestalten. 

Tipp: Nutzen Sie eine Priorisierungsmatrix, mit der Sie Ideen nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten. So stellen Sie sicher, dass die relevantesten Ideen zuerst umgesetzt werden. Eine klare Priorisierung verhindert auch, dass Sie Ressourcen auf weniger wichtige Aufgaben verschwenden und ermöglicht eine fokussierte Umsetzung. 

Die Bedeutung des Change Managements 

Bei der Optimierung einer Projektmanagement-Software geht es nicht nur um technische Anpassungen. Wichtig ist vielmehr auch, die User mit an Bord zu holen. Frühzeitiges Change Management  / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) spielt hier eine entscheidende Rolle. Damit schaffen Sie Akzeptanz für die Neuerungen und optimieren die Nutzung der Lösung. Dies umfasst sowohl die Kommunikation der Vorteile neuer Funktionen als auch die Schulung der Mitarbeitenden. 

Flexibilität des Systems

Eine flexible Projektmanagement-Software ist das A und O für eine erfolgreiche Optimierung. Sie sollte in der Lage sein, sich schnell an neue Anforderungen anzupassen und dabei skalierbar bleiben. Besonders in großen Organisationen, die häufig mit unterschiedlichen Softwarelösungen arbeiten, ist die Möglichkeit zur Integration neuer Tools und Funktionen ein entscheidender Erfolgsfaktor. 

Beispiel: Die Integration von SAP für ein verbessertes Reporting oder die Anbindung von Workmanagement-Tools wie JIRA kann den Nutzen der Projektmanagement-Software erheblich steigern. Die Flexibilität einer Lösung zeigt sich auch darin, wie einfach und kostengünstig Sie Erweiterungen und Anpassungen durchführen können. 

Der Wert von Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz 

Während technische Fähigkeiten und Systemflexibilität wichtig sind, sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit nicht vernachlässigen. Ein System, das zwar mächtig, aber schwer zu bedienen ist, wird nur wenig Akzeptanz finden. Hier sind einige Maßnahmen, mit der Sie die Benutzerfreundlichkeit erhöhen und die Akzeptanz im Unternehmen fördern können: 

1. Intuitive Benutzeroberfläche: Eine moderne Projektmanagement-Software sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die es den Usern ermöglicht, ohne lange Einarbeitungszeit produktiv zu sein.  

2. Regelmäßiges Feedback einholen: Binden Sie die User frühzeitig in den Optimierungsprozess ein und holen Sie regelmäßig Feedback ein. Dies hilft nicht nur, Probleme frühzeitig zu erkennen, sondern auch, die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen. 

3. Erfolgsgeschichten teilen: Teilen Sie innerhalb des Unternehmens Geschichten über erfolgreiche Projekte und Optimierungen, die auf die neue Projektmanagement-Software zurückzuführen sind. Dies schafft Vertrauen in das System und motiviert andere Teams, es ebenfalls aktiv zu nutzen. 

Überblick über die Optionen zur Optimierung 

Die Möglichkeiten zur Optimierung und zum Ausbau Ihrer Projektmanagement-Software sind vielfältig und hängen stark von den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation ab. Hier eine Übersicht der häufigsten Optimierungsoptionen: 

1. SAP-Integration: Sie dient einer verbesserten Datenqualität und einem nahtlosen Reporting. Die Anbindung an SAP ermöglicht es Ihnen, Finanzdaten bidirektional mit dem Projektmanagement-Tool auszutauschen und so eine umfassendere Sicht auf die Projekte, Kosten etc. zu erhalten. 

2. Workmanagement-Integration: Tools wie JIRA oder Microsoft Planner ermöglichen eine bessere Aufgabenverteilung und -verfolgung. Durch die Integration solcher Tools mit dem Projektmanagement-Werkzeug können Sie die Zusammenarbeit im Team verbessern und die Effizienz steigern. 

3. Programmmanagement: Die Verwaltung mehrerer zusammenhängender Projekte als Programme können Sie den Überblick und die Steuerung erheblich verbessern. Dies ist besonders wichtig in großen Organisationen, wo Projekte oft voneinander abhängig sind und eine koordinierte Steuerung erforderlich ist. 

4. Ressourcenmanagement: Die optimale Zuteilung von Ressourcen ist entscheidend für den Projekterfolg. Durch ein erweitertes Ressourcenmanagement-Modul ermöglichen Sie, Engpässe zu vermeiden und die Auslastung der Mitarbeitenden zu optimieren. 

5. Ideen- und Portfoliomanagement: Die systematische Bewertung und Priorisierung von Ideen sowie die strategische Planung des Projektportfolios stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte vorangetrieben werden. Die weniger dringenden Vorhaben können Sie so zurückstellen oder streichen lassen. 

6. Reporting: Ein flexibles Reporting-System, das an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepasst ist, ist unverzichtbar. Damit ermöglichen Sie eine bessere Entscheidungsfindung und Transparenz im gesamten Unternehmen. 

Strategische Planung für den langfristigen Erfolg 

Der Ausbau und die Optimierung Ihrer Projektmanagement-Lösung sollten stets im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen. Hier einige Überlegungen, wie Sie dies erreichen können: 

1. Langfristige Roadmap erstellen: Entwickeln Sie eine langfristige Roadmap für die Optimierung und Erweiterung der Projektmanagement-Lösung. Diese sollte auf den Unternehmenszielen basieren und regelmäßig überprüft und angepasst werden. 

2. Priorisierung strategischer Projekte: Stellen Sie sicher, dass Sie Projekte priorisieren, die einen direkten Einfluss auf die strategischen Ziele des Unternehmens haben. Durch die Einführung eines strukturierten Portfoliomanagements kann Ihr Unternehmen seine Ressourcen auf die wertvollsten Projekte konzentrieren. 

3. Kontinuierliches Monitoring und Anpassung: Implementieren Sie ein System zur kontinuierlichen Überwachung der Leistungskennzahlen (KPIs) Ihrer Projektmanagement-Lösung. Damit können Sie Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen und das System proaktiv anpassen. 

Fallstricke und Lösungsansätze

Trotz aller Bemühungen gibt es beim Ausbau und der Optimierung von Projektmanagement-Software typische Fallstricke, die Sie vermeiden sollten: 

1. Unklare Zielsetzung: Ohne klare Ziele besteht die Gefahr, dass Optimierungsmaßnahmen ins Leere laufen. Definieren Sie von Anfang an, was Sie mit der Erweiterung erreichen wollen. 

2. Mangelnde Einbindung der User: Oft wird die Bedeutung des Feedbacks der User unterschätzt. Beziehen Sie diese frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass die Anpassungen ihren Bedürfnissen entsprechen. 

3. Technische Komplexität: Die Integration neuer Tools kann technisch herausfordernd sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die nötige technische Expertise entweder intern oder extern zur Verfügung haben. 

4. Kostenexplosion: Optimierungen können teuer werden, wenn sie nicht gut geplant sind. Behalten Sie die Kosten im Blick und legen Sie ein klares Budget fest. 

5. Überforderung: Nicht selten versuchen Unternehmen zu viele Funktionen gleichzeitig zu implementieren. Dies kann schnell zu Überforderung, die Qualität der Ergebnisse beeinträchtigen und Ablehnung erzeugen. Planen Sie daher den Ausbau schrittweise und setzen Sie sich realistische Ziele. 

Fazit: Ein kontinuierlicher Prozess 

Der Ausbau und die Optimierung einer Projektmanagement-Software sind keine einmaligen Aufgaben, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten diesen Prozess als Teil ihrer langfristigen Strategie betrachten und regelmäßig überprüfen, ob das System noch den aktuellen Anforderungen entspricht. Durch den gezielten Ausbau und die regelmäßige Optimierung Ihrer Projektmanagement-Lösung schaffen Sie die Grundlage für langfristigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit. Bleiben Sie agil, denken Sie strategisch und setzen Sie auf eine moderne, flexible Projektmanagement-Software, die an Ihre Bedürfnisse angepasst ist – Ihr Weg zum Erfolg wird umso nachhaltiger sein. 

Weitere Informationen zum Thema  

Damit sind wir am Ende dieser Serie zu Projektmanagement-Tools.  

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:   

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)   

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)   

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)   

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)   

Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen   

• Abonnieren Sie den TPG Newsletter (www.theprojectgroup.com/newsletter)    

• Abonnieren Sie den TPG Podcast „Projektmanagement für Unternehmen“ (www.theprojectgroup.com/podcast) auf Ihrer Lieblingsplattform   

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Weitere PPM-Infos

The post #121 PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr PPM-Tool optimieren wollen – für noch mehr Nutzen appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Die Vorarbeit ist geschafft: Sie haben Ihre neue Software für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) mit zentraler Datenhaltung ausgewählt. Jetzt geht es um die eigentliche Einführung dieses PPM-Tools. Doch auf was ist hierbei zu achten, damit die Akzeptanz hoch ist und der erwartete Nutzen des Tools auch tatsächlich eintritt?

In Teil 3 der 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tool-Einführung“ beleuchten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann den Implementierungsprozess genau:

• Warum sollten Sie die Erwartungen von Stakeholdern, Sponsoren und Entscheider kennen?
• Mit welchen Features macht es Sinn zu starten?
• Was soll bis wann erreicht werden?
• Warum sollten Sie sich nicht zu viel auf einmal vornehmen?

Nach dieser Folge haben Sie einen soliden Überblick über die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche PPM-Tool-Einführung. Jetzt anhören!

P.S. In den ersten beiden Teilen der Reihe ging es um eine grundlegende Orientierung bei der PPM-Tool-Auswahl (#118) und wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl (#119).

In der kommenden und letzten Episode der Reihe (#121) erfahren Sie, wie Sie Ihr PPM-System nach Bedarf schrittweise weiter ausbauen bzw. optimieren können.

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

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9 Risiken bei der Einführung von PPM-Software zu scheitern (die Sie kennen sollten)

Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

So klappt die Einführung einer Projektmanagement-Software erfolgreich: (Leitfaden mit Praxistipps)

Gute und passende Projektmanagement-Software bietet eine zentrale Übersicht über alle laufenden Projekte, fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Transparenz. Viele Unternehmen wollen daher mit einem modernen Tool „aufrüsten“. 

Doch die Einführung einer Projektmanagement-Software ist mehr als nur die Installation eines Tools. Das Vorgehen erfordert eine sorgfältige Planung, eine iterative Herangehensweise und das Engagement aller Beteiligten. Unternehmen, die die Einführung gut meistern, schaffen eine solide Grundlage für ihren langfristigen Erfolg.  

Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode (#120) viele praktische Tipps, mit denen Sie die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software erfolgreich abschließen.  

Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.  

Klein anfangen und Quick Wins erzielen  

Oft wollen die Verantwortlichen im Unternehmen sofort die gesamte Funktionsbandbreite einer neuen Software einführen. Das schafft jedoch meist nur Überforderung und Frustration bei den Usern.  

Stattdessen sollten Sie zunächst mit einem reduzierten und gut verständlichen Funktionsumfang des Tools kleine, überschaubare Projekte umsetzen. Diese werden mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein und Sie können damit schnell Erfolge nachweisen – sogenannte „Quick Wins“. 

Beispiel: Stellen Sie sich ein mittelständisches Unternehmen vor, das eine neue Projektmanagement-Software einführt. Anstatt alle Mitarbeitenden sofort in sämtliche Funktionen einzuweisen, könnte das Unternehmen zunächst eine zentrale Projektliste erstellen. Diese Liste enthält alle aktuellen Projekte des Unternehmens und ist innerhalb von wenigen Wochen verfügbar. Die Vorteile sind sofort sichtbar: Alle Beteiligten können nun auf eine einheitliche Datenquelle zugreifen. Das verbessert die Transparenz und die Zusammenarbeit deutlich. 

Diese Quick Wins schaffen Vertrauen in die neue Software. Zudem motivieren diese Erfolge die Mitarbeitenden, sich stärker mit dem Tool auseinanderzusetzen. Und durch den frühen Einsatz der Software minimieren Sie das Risiko, dass das weitere Implementierungsprojekt für das neue Tool ins Stocken gerät. 

Vier Erfolgsfaktoren für die Einführung einer Projektmanagement-Software

Um die Implementierung erfolgreich zu gestalten, sollten Sie vier zentrale Erfolgsfaktoren beachten: 

1. Technik und Organisation: Die technische Implementierung ist nur die halbe Miete. Ebenso wichtig ist es, dass Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen schaffen, die eine erfolgreiche Nutzung der Software ermöglichen. Dies bedeutet, dass die Prozesse im Unternehmen auf die Software abzustimmen und gegebenenfalls anzupassen sind. Dazu gehört auch, dass Sie die User frühzeitig in den Prozess einbeziehen. 

Tipp: Führen Sie vor der Einführung der Software eine Bedarfsanalyse durch. Diese hilft dabei, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren und die Software entsprechend zu konfigurieren. Es ist wichtig, die User von Anfang an einzubeziehen. Alle müssen das Gefühl haben, Teil des Prozesses zu sein und die neue Software zu ihrem eigenen Vorteil nutzen zu können. 

2. Iterative Entwicklung: Führen Sie die neue Projektmanagement-Software schrittweise ein und fragen Sie regelmäßig Feedback ab. So können Sie Anpassungen schnell vornehmen und die Software entwickelt sich in die richtige Richtung. Dieser Ansatz minimiert das Risiko, dass das System nicht den Anforderungen entspricht und ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. 

3. Schulung und Changemanagement: Die Einführung einer Projektmanagement-Software erfordert Schulungen und ein aktives Change Management / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) . Nur so können Sie sicherstellen, dass die User die neue Software akzeptieren und effektiv nutzen. Dabei sollten Schulungen nicht nur die technischen Aspekte der Software abdecken, sondern auch die neuen Prozesse und Arbeitsweisen, die mit der Software einhergehen. 

Tipp: Planen Sie Schulungen in mehreren Stufen. Zunächst sollten Sie grundlegende Schulungen für alle User anbieten, gefolgt von fortgeschrittenen Schulungen für spezifische User-Gruppen. Ergänzend dazu kann es hilfreich sein, „Super-User“ oder „Key-User“ auszubilden, die als Unterstützung für ihre Kolleg:innen fungieren und bei Fragen und Problemen unterstützen. 

4. Regelmäßige Erfolgskontrolle: Überprüfen und messen Sie regelmäßig den Fortschritt, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Dies stärkt das Vertrauen in die neue Software und motiviert die User. Führen Sie Erfolgskontrollen nicht nur auf technischer Ebene durch, sondern berücksichtigen Sie auch die Akzeptanz und Nutzung der Software durch die User. 

Wann ist die Einführung einer Projektmanagement-Software abgeschlossen?

Eine häufige Frage in der Einführungsphase eines neuen Tools ist, wann dieses Projekt wirklich abgeschlossen ist. Die Antwort ist nicht immer eindeutig, denn in gewisser Weise entwickelt sich ein Projektmanagement-Werkzeug ständig weiter. Nach etwa sechs Monaten könne Sie jedoch eine erste Bilanz ziehen. In dieser Phase sollten Sie die Software „leben lassen“ und die ersten Ergebnisse bewerten.  

Auch wenn Sie das Tool in den ersten Monaten intensiv weiterentwickeln, sollten Sie nach einer gewissen Zeit eine Pause einlegen. Dadurch können Sie die bestehenden Funktionen ausreichend nutzen und gut evaluieren. 

Tipp: Planen Sie regelmäßige Review-Meetings, um den Fortschritt des Einführungsprojekts zu bewerten. In diesen Meetings können Sie sowohl Erfolge feiern als auch Probleme besprechen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern und Vorschläge für Verbesserungen einzubringen. 

Was ist der Reifegrad einer Projektmanagement-Software?  

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Reifegrad der Software. Hierbei geht es nicht um möglichst viele Funktionen und Methoden. Es bedeutet, dass die Software entsprechend den spezifischen Bedürfnissen der User und des Unternehmens zum Einsatz kommt. Reife bedeutet, dass die User die ausgewählten Funktionen gut beherrschen und effektiv nutzen. Es ist besser, weniger Funktionen sehr gut zu beherrschen, als viele Funktionen nur oberflächlich einzusetzen. 

Tipp: Führen Sie regelmäßige Reifegradbewertungen durch, um zu überprüfen, wie gut die Software im Unternehmen genutzt wird. Diese Bewertungen können Ihnen helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Software optimal zum Einsatz kommt. 

Optimierung: Der nächste Schritt nach der Einführung 

Nach der erfolgreichen Einführung und einer ersten Konsolidierungsphase sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die Software weiter optimieren können. Dabei geht es nicht nur um die Einführung neuer Funktionen, sondern auch um die Integration der Software mit anderen Systemen im Unternehmen. So könnte beispielsweise die Anbindung an ein ERP-System oder eine Risiko-Datenbank sinnvoll sein. Mit einem bidirektionalen Datenaustausch zwischen Systemen können Sie den Informationsfluss im Unternehmen weiter verbessern, die Datenqualität erhöhen und Ineffizienzen reduzieren. 

Fazit: Schaffen Sie ein lebendes System!

Die erfolgreiche Einführung einer Projektmanagement-Software ist ein fortlaufender Prozess. Dieser erfordert Geduld, strategisches Denken und das Engagement aller Beteiligten. Durch eine schrittweise Einführung, die Fokussierung auf Quick Wins und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts können Sie sicherstellen, dass die Software letztendlich optimal genutzt wird und einen nachhaltigen Mehrwert bietet. 

Ein lebendes System zeichnet sich dadurch aus, dass es sich kontinuierlich weiterentwickelt und den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, werden langfristig von einer besseren Übersicht, effizienteren Prozessen und einer höheren Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden profitieren.  

Die Reise mag herausfordernd sein, aber mit der richtigen Strategie und dem nötigen Engagement ist Ihnen der Erfolg garantiert.  

Praktische Tipps für den Alltag 

• Kommunikation ist der Schlüssel: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über den Fortschritt der Einführung der Projektmanagement-Software. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre, in der Feedback willkommen ist. Dies trägt dazu bei, dass sich die User einbezogen fühlen und motiviert sind, die neue Software zu nutzen. 

• Vermeiden Sie die „Feature-Falle“: Es ist verlockend, alle Funktionen einer neuen Software sofort nutzen zu wollen. Konzentrieren Sie sich jedoch zunächst auf die Funktionen, die für Ihr Unternehmen den größten Mehrwert bieten. Erweitern Sie das System dann nach und nach. 

• Schaffen Sie „Super-User“: Bestimmen Sie in jeder Abteilung einen oder mehrere „Super-User“. Diese fungieren als interne Expert:innen für die Software und können bei Fragen und Problemen helfen. Dies erleichtert den Übergang zur neuen Software und stellt sicher, dass das Wissen intern verfügbar ist. 

• Messen Sie den Erfolg: Legen Sie von Anfang an klare Kriterien fest, anhand derer Sie den Erfolg der Implementierung messen können. Dazu können Zeit- und Kosteneinsparungen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden oder die Verbesserung von Arbeitsabläufen gehören. 

• Seien Sie geduldig: Eine erfolgreiche Implementierung braucht Zeit. Seien Sie geduldig und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich an das neue System zu gewöhnen. Denken Sie daran, dass eine schrittweise Einführung in der Regel erfolgreicher ist als ein „Big Bang“-Ansatz. 

Durch die Anwendung dieser Tipps und die Berücksichtigung der oben beschriebenen Erfolgsfaktoren können Sie die Einführung einer Projektmanagement-Software erfolgreich gestalten. Ein gut implementiertes System wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Zusammenarbeit und Transparenz im Unternehmen verbessern. Letztendlich wird es Ihrem Unternehmen helfen, Projekte effektiver zu planen und durchzuführen und somit langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.   

In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (4/4) geht es um die kontinuierliche Optimierung Ihrer Projektmanagement-Software. PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)      

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .     

Weitere Informationen zum Thema  

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:   

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)   

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)   

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)   

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)   

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Weitere PPM-Infos

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