Die Vorarbeit ist geschafft: Sie haben Ihre neue Software für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) mit zentraler Datenhaltung ausgewählt. Jetzt geht es um die eigentliche Einführung dieses PPM-Tools. Doch auf was ist hierbei zu achten, damit die Akzeptanz hoch ist und der erwartete Nutzen des Tools auch tatsächlich eintritt?

In Teil 3 der 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tool-Einführung“ beleuchten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann den Implementierungsprozess genau:

• Warum sollten Sie die Erwartungen von Stakeholdern, Sponsoren und Entscheider kennen?
• Mit welchen Features macht es Sinn zu starten?
• Was soll bis wann erreicht werden?
• Warum sollten Sie sich nicht zu viel auf einmal vornehmen?

Nach dieser Folge haben Sie einen soliden Überblick über die wichtigsten Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche PPM-Tool-Einführung. Jetzt anhören!

P.S. In den ersten beiden Teilen der Reihe ging es um eine grundlegende Orientierung bei der PPM-Tool-Auswahl (#118) und wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl (#119).

In der kommenden und letzten Episode der Reihe (#121) erfahren Sie, wie Sie Ihr PPM-System nach Bedarf schrittweise weiter ausbauen bzw. optimieren können.

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/dr-thomas-henkelmann-1263222/

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Relevante Links / Downloads

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9 Risiken bei der Einführung von PPM-Software zu scheitern (die Sie kennen sollten)

Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

So klappt die Einführung einer Projektmanagement-Software erfolgreich: (Leitfaden mit Praxistipps)

Gute und passende Projektmanagement-Software bietet eine zentrale Übersicht über alle laufenden Projekte, fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Transparenz. Viele Unternehmen wollen daher mit einem modernen Tool „aufrüsten“. 

Doch die Einführung einer Projektmanagement-Software ist mehr als nur die Installation eines Tools. Das Vorgehen erfordert eine sorgfältige Planung, eine iterative Herangehensweise und das Engagement aller Beteiligten. Unternehmen, die die Einführung gut meistern, schaffen eine solide Grundlage für ihren langfristigen Erfolg.  

Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode (#120) viele praktische Tipps, mit denen Sie die Einführung einer neuen Projektmanagement-Software erfolgreich abschließen.  

Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.  

Klein anfangen und Quick Wins erzielen  

Oft wollen die Verantwortlichen im Unternehmen sofort die gesamte Funktionsbandbreite einer neuen Software einführen. Das schafft jedoch meist nur Überforderung und Frustration bei den Usern.  

Stattdessen sollten Sie zunächst mit einem reduzierten und gut verständlichen Funktionsumfang des Tools kleine, überschaubare Projekte umsetzen. Diese werden mit höherer Wahrscheinlichkeit erfolgreich sein und Sie können damit schnell Erfolge nachweisen – sogenannte „Quick Wins“. 

Beispiel: Stellen Sie sich ein mittelständisches Unternehmen vor, das eine neue Projektmanagement-Software einführt. Anstatt alle Mitarbeitenden sofort in sämtliche Funktionen einzuweisen, könnte das Unternehmen zunächst eine zentrale Projektliste erstellen. Diese Liste enthält alle aktuellen Projekte des Unternehmens und ist innerhalb von wenigen Wochen verfügbar. Die Vorteile sind sofort sichtbar: Alle Beteiligten können nun auf eine einheitliche Datenquelle zugreifen. Das verbessert die Transparenz und die Zusammenarbeit deutlich. 

Diese Quick Wins schaffen Vertrauen in die neue Software. Zudem motivieren diese Erfolge die Mitarbeitenden, sich stärker mit dem Tool auseinanderzusetzen. Und durch den frühen Einsatz der Software minimieren Sie das Risiko, dass das weitere Implementierungsprojekt für das neue Tool ins Stocken gerät. 

Vier Erfolgsfaktoren für die Einführung einer Projektmanagement-Software

Um die Implementierung erfolgreich zu gestalten, sollten Sie vier zentrale Erfolgsfaktoren beachten: 

1. Technik und Organisation: Die technische Implementierung ist nur die halbe Miete. Ebenso wichtig ist es, dass Sie die organisatorischen Rahmenbedingungen schaffen, die eine erfolgreiche Nutzung der Software ermöglichen. Dies bedeutet, dass die Prozesse im Unternehmen auf die Software abzustimmen und gegebenenfalls anzupassen sind. Dazu gehört auch, dass Sie die User frühzeitig in den Prozess einbeziehen. 

Tipp: Führen Sie vor der Einführung der Software eine Bedarfsanalyse durch. Diese hilft dabei, die spezifischen Anforderungen des Unternehmens zu identifizieren und die Software entsprechend zu konfigurieren. Es ist wichtig, die User von Anfang an einzubeziehen. Alle müssen das Gefühl haben, Teil des Prozesses zu sein und die neue Software zu ihrem eigenen Vorteil nutzen zu können. 

2. Iterative Entwicklung: Führen Sie die neue Projektmanagement-Software schrittweise ein und fragen Sie regelmäßig Feedback ab. So können Sie Anpassungen schnell vornehmen und die Software entwickelt sich in die richtige Richtung. Dieser Ansatz minimiert das Risiko, dass das System nicht den Anforderungen entspricht und ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen zu reagieren. 

3. Schulung und Changemanagement: Die Einführung einer Projektmanagement-Software erfordert Schulungen und ein aktives Change Management / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) . Nur so können Sie sicherstellen, dass die User die neue Software akzeptieren und effektiv nutzen. Dabei sollten Schulungen nicht nur die technischen Aspekte der Software abdecken, sondern auch die neuen Prozesse und Arbeitsweisen, die mit der Software einhergehen. 

Tipp: Planen Sie Schulungen in mehreren Stufen. Zunächst sollten Sie grundlegende Schulungen für alle User anbieten, gefolgt von fortgeschrittenen Schulungen für spezifische User-Gruppen. Ergänzend dazu kann es hilfreich sein, „Super-User“ oder „Key-User“ auszubilden, die als Unterstützung für ihre Kolleg:innen fungieren und bei Fragen und Problemen unterstützen. 

4. Regelmäßige Erfolgskontrolle: Überprüfen und messen Sie regelmäßig den Fortschritt, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden. Dies stärkt das Vertrauen in die neue Software und motiviert die User. Führen Sie Erfolgskontrollen nicht nur auf technischer Ebene durch, sondern berücksichtigen Sie auch die Akzeptanz und Nutzung der Software durch die User. 

Wann ist die Einführung einer Projektmanagement-Software abgeschlossen?

Eine häufige Frage in der Einführungsphase eines neuen Tools ist, wann dieses Projekt wirklich abgeschlossen ist. Die Antwort ist nicht immer eindeutig, denn in gewisser Weise entwickelt sich ein Projektmanagement-Werkzeug ständig weiter. Nach etwa sechs Monaten könne Sie jedoch eine erste Bilanz ziehen. In dieser Phase sollten Sie die Software „leben lassen“ und die ersten Ergebnisse bewerten.  

Auch wenn Sie das Tool in den ersten Monaten intensiv weiterentwickeln, sollten Sie nach einer gewissen Zeit eine Pause einlegen. Dadurch können Sie die bestehenden Funktionen ausreichend nutzen und gut evaluieren. 

Tipp: Planen Sie regelmäßige Review-Meetings, um den Fortschritt des Einführungsprojekts zu bewerten. In diesen Meetings können Sie sowohl Erfolge feiern als auch Probleme besprechen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern und Vorschläge für Verbesserungen einzubringen. 

Was ist der Reifegrad einer Projektmanagement-Software?  

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der Reifegrad der Software. Hierbei geht es nicht um möglichst viele Funktionen und Methoden. Es bedeutet, dass die Software entsprechend den spezifischen Bedürfnissen der User und des Unternehmens zum Einsatz kommt. Reife bedeutet, dass die User die ausgewählten Funktionen gut beherrschen und effektiv nutzen. Es ist besser, weniger Funktionen sehr gut zu beherrschen, als viele Funktionen nur oberflächlich einzusetzen. 

Tipp: Führen Sie regelmäßige Reifegradbewertungen durch, um zu überprüfen, wie gut die Software im Unternehmen genutzt wird. Diese Bewertungen können Ihnen helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren und sicherzustellen, dass die Software optimal zum Einsatz kommt. 

Optimierung: Der nächste Schritt nach der Einführung 

Nach der erfolgreichen Einführung und einer ersten Konsolidierungsphase sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie die Software weiter optimieren können. Dabei geht es nicht nur um die Einführung neuer Funktionen, sondern auch um die Integration der Software mit anderen Systemen im Unternehmen. So könnte beispielsweise die Anbindung an ein ERP-System oder eine Risiko-Datenbank sinnvoll sein. Mit einem bidirektionalen Datenaustausch zwischen Systemen können Sie den Informationsfluss im Unternehmen weiter verbessern, die Datenqualität erhöhen und Ineffizienzen reduzieren. 

Fazit: Schaffen Sie ein lebendes System!

Die erfolgreiche Einführung einer Projektmanagement-Software ist ein fortlaufender Prozess. Dieser erfordert Geduld, strategisches Denken und das Engagement aller Beteiligten. Durch eine schrittweise Einführung, die Fokussierung auf Quick Wins und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts können Sie sicherstellen, dass die Software letztendlich optimal genutzt wird und einen nachhaltigen Mehrwert bietet. 

Ein lebendes System zeichnet sich dadurch aus, dass es sich kontinuierlich weiterentwickelt und den sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpasst. Unternehmen, die diesen Ansatz verfolgen, werden langfristig von einer besseren Übersicht, effizienteren Prozessen und einer höheren Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden profitieren.  

Die Reise mag herausfordernd sein, aber mit der richtigen Strategie und dem nötigen Engagement ist Ihnen der Erfolg garantiert.  

Praktische Tipps für den Alltag 

• Kommunikation ist der Schlüssel: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig über den Fortschritt der Einführung der Projektmanagement-Software. Schaffen Sie eine offene Atmosphäre, in der Feedback willkommen ist. Dies trägt dazu bei, dass sich die User einbezogen fühlen und motiviert sind, die neue Software zu nutzen. 

• Vermeiden Sie die „Feature-Falle“: Es ist verlockend, alle Funktionen einer neuen Software sofort nutzen zu wollen. Konzentrieren Sie sich jedoch zunächst auf die Funktionen, die für Ihr Unternehmen den größten Mehrwert bieten. Erweitern Sie das System dann nach und nach. 

• Schaffen Sie „Super-User“: Bestimmen Sie in jeder Abteilung einen oder mehrere „Super-User“. Diese fungieren als interne Expert:innen für die Software und können bei Fragen und Problemen helfen. Dies erleichtert den Übergang zur neuen Software und stellt sicher, dass das Wissen intern verfügbar ist. 

• Messen Sie den Erfolg: Legen Sie von Anfang an klare Kriterien fest, anhand derer Sie den Erfolg der Implementierung messen können. Dazu können Zeit- und Kosteneinsparungen, die Zufriedenheit der Mitarbeitenden oder die Verbesserung von Arbeitsabläufen gehören. 

• Seien Sie geduldig: Eine erfolgreiche Implementierung braucht Zeit. Seien Sie geduldig und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich an das neue System zu gewöhnen. Denken Sie daran, dass eine schrittweise Einführung in der Regel erfolgreicher ist als ein „Big Bang“-Ansatz. 

Durch die Anwendung dieser Tipps und die Berücksichtigung der oben beschriebenen Erfolgsfaktoren können Sie die Einführung einer Projektmanagement-Software erfolgreich gestalten. Ein gut implementiertes System wird nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Zusammenarbeit und Transparenz im Unternehmen verbessern. Letztendlich wird es Ihrem Unternehmen helfen, Projekte effektiver zu planen und durchzuführen und somit langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.   

In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (4/4) geht es um die kontinuierliche Optimierung Ihrer Projektmanagement-Software. PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)      

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .     

Weitere Informationen zum Thema  

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:   

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)   

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)   

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)   

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)   

Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen   

• Abonnieren Sie den TPG Newsletter (www.theprojectgroup.com/newsletter)    

• Abonnieren Sie den TPG Podcast „Projektmanagement für Unternehmen“ (www.theprojectgroup.com/podcast) auf Ihrer Lieblingsplattform   

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Weitere PPM-Infos

The post #120 PPM-Tool-Implementierung: Wenn Sie ein PPM-Tool erfolgreich einführen wollen appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Sind Sie mit Ihrem PM-Tool unzufrieden? Vielleicht haben Sie eine Einzelplatzlösung ohne zentrale Datenhaltung, die sich für das Multiprojekt- und Ressourcenmanagement nicht wirklich eignet? Dann suchen Sie vermutlich gerade ein zukunftsfähiges Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM), das Ihre Anforderungen nachhaltig erfüllt.

Im 2. Teil der 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tooleinführung“ zeigen Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann einen erfolgserprobten Weg zur Tools-Auswahl:

• Welche Repräsentanten sind betroffen?
• Welche User Stories müssen von dem Tool abgedeckt sein?
• Welche Technologien können Sie ein- bzw. ausschließen?
• Und wie kommen Sie von der Longlist über die Shortlist zur finalen
Tool-Auswahl?

Nach dieser Folge kennen Sie viele wertvolle Praxistipps, die Sie bei der Tool-Auswahl direkt umsetzen können. Das sollten Sie sich nicht entgehen lassen und gleich reinhören!

P.S. Im ersten Teil der Reihe (#118) ging es um eine grundlegende Orientierung und die Voraussetzungen für die Auswahl eines PPM-Tools.

In den beiden kommenden Folgen erfahren Sie, was Sie bei der Implementierung beachten sollten (#120) und wie Sie Ihr PPM-System später immer weiter ausbauen oder optimieren können (#121).

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

Wie Sie die Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig gestalten (ein Leitfaden)

Die Landschaft an Projektmanagement-Software hat sich in den letzten Jahren erheblich erweitert. Früher gab es nur eine begrenzte Auswahl an Softwarelösungen, meist beschränkt auf grundlegende Funktionen wie Aufgabenverwaltung und Zeitplanung. Heute hingegen stehen Unternehmen eine Vielzahl spezialisierter Tools zur Verfügung. Diese decken sehr unterschiedliche Bedürfnisse ab – von agilen Methoden über Ressourcenmanagement bis hin zur kollaborativen Zusammenarbeit in verteilten Teams oder Branchenlösungen.  

Projekte lassen sich heute mit moderner Software effizienter planen und steuern. Aber die große Auswahl stellt Unternehmen auch vor die Herausforderung, das passende Werkzeug für ihre individuellen Anforderungen zu finden. Wie sollten Sie dabei vorgehen? 

Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Episode (#119) einen strukturierten Ansatz zur Auswahl der passenden Projektmanagement-Software.  

Folgen haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst. 

Die richtige Toolauswahl – mehr als nur Features

In vielen Unternehmen beginnt die Diskussion um eine neue Projektmanagement-Software direkt bei den Features. Man vergleicht Funktionen, erstellt endlose Listen und wählt das Tool mit den meisten Häkchen. Doch dieser Ansatz greift oft zu kurz. Die richtige Toolauswahl beginnt viel früher – bei den Anforderungen, dem Budget und vor allem bei den Bedürfnissen der Stakeholder. In unserem Podcast haben wir diesen Prozess in fünf Schritte unterteilt, die Sie folgend kennenlernen. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 1:
Anforderungen definieren und Budget festlegen 

Ihr erster Schritt bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software sollte das Klären der grundlegenden Anforderungen und des Budgets sein. Die Anforderungen können je nach Unternehmen und Projekt stark variieren. Hierbei sollten Sie nicht nur an die offensichtlichen Funktionen denken, sondern auch an weniger offensichtliche Themen wie Datenschutz, Schnittstellen zu anderen Systemen und die Flexibilität der Software. 

Beispiel für Anforderungen: 

Ein Unternehmen in der Finanzbranche wird wahrscheinlich besonderen Wert auf den Datenschutz legen. Hier könnte die Anforderung sein, dass die Software nicht nur DSGVO-konform ist, sondern auch eine ISO 27001-Zertifizierung aufweist. Ein anderes Unternehmen könnte hingegen eine Software suchen, die nahtlos mit einem bereits genutzten CRM-System integriert werden kann, um Kundendaten direkt in Projektpläne zu übernehmen. 

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Budget. Es gibt Tools, die zwischen 10 und 50 Euro pro User und Monat kosten. Aber die laufenden Betriebskosten und der Aufwand für die Implementierung können erheblich variieren. 

Budgetbeispiel: 

Wenn ein Tool 25 Euro pro User und Monat kostet und Sie 40 User haben, entstehen jährliche Kosten von 12.000 Euro. Doch das ist nur die Spitze des Eisbergs. Berücksichtigen Sie auch die Kosten für die Hardware (falls benötigt), die Schulung der Mitarbeitenden und den laufenden Support. Oftmals sind diese Kosten höher als die reinen Lizenzgebühren. 

Zusätzliche Kostenüberlegungen: 

Beispielsweise könnten die Schulungskosten für eine komplexe Projektmanagement-Software erheblich sein, insbesondere wenn es eine steile Lernkurve hat. Ein mittelständisches Unternehmen könnte hier mit Kosten von mehreren Tausend Euro für Schulungen rechnen. Das gilt insbesondere dann, wenn diese für verschiedene Abteilungen und in mehreren Sprachen angeboten werden müssen. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 2:
Infrastruktur und Betrieb berücksichtigen 

Ein weiterer entscheidender Faktor ist die Frage, ob Sie das Tool in der Cloud oder lokal („on premises“) betreiben möchten. Cloud-Lösungen bieten oft mehr Flexibilität und sind schneller implementierbar. Allerdings gibt es Branchen, in denen Cloud-Lösungen aus Sicherheitsgründen nicht zugelassen sind. Ein lokaler Betrieb bedeutet jedoch nicht nur Hardwarekosten, sondern auch laufende Wartungsaufwände. 

Cloud vs. On-Premises: 

• Cloud: Die Vorteile einer Cloud-Lösung liegen in der einfachen Skalierbarkeit und der geringeren Notwendigkeit für eigene IT-Infrastruktur. Ein Beispiel wäre ein Beratungsunternehmen, das schnell neue Projekte für verschiedene Kunden starten kann, ohne sich Gedanken über Hardware-Upgrades oder Software-Installationen machen zu müssen. 

• On-Premises: Hierbei wird die Software auf den eigenen Servern des Unternehmens installiert und betrieben. Dies bietet maximale Kontrolle und Sicherheit, erfordert jedoch auch einen erheblichen IT-Ressourcenaufwand, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Beispielsweise könnte sich ein Unternehmen im Finanzsektor für eine On-Premises-Lösung entscheiden, um sicherzustellen, dass alle Daten intern und unter strenger Kontrolle bleiben. 

Tipp: Wenn Sie sich für eine Cloud-Lösung entscheiden, achten Sie darauf, dass diese DSGVO-konform ist und dass Sie jederzeit Zugriff auf Ihre Daten haben. Und klären Sie, was mit den Daten passiert, wenn Sie das Tool irgendwann nicht mehr nutzen möchten. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 3:
Stakeholder einbeziehen und Anforderungen sammeln

Eine der häufigsten Fehlerquellen bei der Toolauswahl ist es, die relevanten Stakeholder nicht oder zu spät einzubeziehen. Zu den Stakeholdern zählen nicht nur die Projektleiter:innen, sondern auch die Leitenden von Teams und Abteilungen, die Geschäftsführung, die IT-Abteilung und sogar der Betriebsrat. Diese Gruppen haben oft sehr unterschiedliche Anforderungen an das Tool. Daher ist es wichtig, dass Sie diese frühzeitig sammeln und priorisieren. 

Beispiel für Stakeholder-Interessen: 

Ein Projektleiter möchte ein Tool mit detailliertem Gantt-Diagramm, um den Projektfortschritt visuell zu überwachen. Ein Teamleiter hingegen legt mehr Wert auf ein einfaches Dashboard, das die Arbeitsbelastung seines Teams anzeigt. Der Betriebsrat hat Bedenken hinsichtlich der Überwachung und Datensicherheit der Mitarbeitenden und achtet darauf, dass die Privatsphäre der User gewahrt bleibt. Das alles sollte frühzeitig in die Tool-Auswahl einfließen. 

Stakeholder-Analyse: 

Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Rollen in Ihrem Unternehmen identifizieren und in den Auswahlprozess einbeziehen. Die IT-Abteilung könnte zum Beispiel darauf bestehen, dass das Tool bestimmte Sicherheitsstandards erfüllt, während der Betriebsrat ein Mitspracherecht bei der Datennutzung haben möchte. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 4:
Eine Longlist erstellen und Tools vergleichen 

Sobald die Anforderungen und das Budget klar sind, können Sie eine Longlist potenzieller Tools erstellen. Diese Liste sollte nicht mehr als zehn Tools umfassen, die anhand der definierten Anforderungen ausgewählt wurden. Nehmen Sie sich Zeit, um diese Tools genauer anzusehen und sich gegebenenfalls von den Anbietern Demos zeigen zu lassen. 

Tipp: Verlassen Sie sich nicht nur auf Feature-Listen oder Anbieterpräsentationen. Testen Sie die Tools selbst und lassen Sie Ihre Teammitglieder, die später damit arbeiten sollen, ebenfalls damit experimentieren. Der erste Eindruck zählt, aber auch das „Bauchgefühl“ sollten Sie nicht unterschätzen. 

Erweiterte Auswahlkriterien: 

Denken Sie daran, dass Benutzerfreundlichkeit ein entscheidender Faktor ist. Ein Tool mag auf dem Papier alle benötigten Funktionen bieten – aber wenn es kompliziert und schwer verständlich ist, wird es wahrscheinlich nicht effektiv genutzt werden. Überlegen Sie auch, wie gut die neue Software mit anderen bereits vorhandenen Systemen in Ihrem Unternehmen integriert werden kann. 

Auswahl Projektmanagement-Software Schritt 5:
Hands-on Test und Evaluation durchführen 

Nachdem Sie die Longlist auf zwei oder drei Favoriten reduziert haben (Shortlist), sollten Sie diese Tools ausführlich testen. Dies bedeutet, dass Sie nicht nur eine Demo anschauen, sondern die Tools selbst in Ihrem Arbeitsumfeld ausprobieren. Simulieren Sie echte Projekte, legen Sie Aufgaben an, planen Sie Ressourcen und testen Sie das Berichtswesen. 

Beispiel Hands-on Testing: 

Sie übertragen ein aktuelles Projekt in die neue Projektmanagement-Software und prüfen, ob sich Aufgaben leicht planen und der Fortschritt gut überwachen lassen. Verschiedene Abteilungen sollten das Tool dann ausprobieren, um sicherzustellen, dass es für alle relevanten Benutzergruppen geeignet ist. Die IT-Abteilung könnte sich z.B. darauf konzentrieren, wie gut sich das Tool mit bestehenden Systemen integrieren lässt. Das Marketing-Team könnte die Berichtsfunktionen für Projekte testen, um die Ergebnisse ihrer Kampagnen zu analysieren. 

Feedback sammeln: 

Stellen Sie sicher, dass Sie nach der Testphase Feedback von allen Beteiligten einholen. Fragen Sie nach, was gut funktioniert hat und wo es Probleme gab. Dies hilft Ihnen, eine fundierte Entscheidung zu treffen und sicherzustellen, dass das gewählte Tool tatsächlich zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. 

Beispiel: 

Ein Test könnte ergeben, dass eines der möglichen Tools alle geforderten Funktionen bietet. Aber in der Benutzeroberfläche ist es unübersichtlich und wird daher von den Usern abgelehnt. Ein anderes Tool könnte weniger Funktionen haben, dafür aber eine intuitive Bedienung, die die Akzeptanz im Team erhöht. 

Fazit: Die richtige Software-Entscheidung treffen  

Die Auswahl der passenden Projektmanagement-Software ist ein komplexer Prozess. Dieser erfordert Zeit und Ressourcen. Es geht nicht nur darum, das Tool mit den meisten Funktionen auszuwählen, sondern die Software zu finden, die am besten zu Ihren spezifischen Anforderungen passt und von Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern akzeptiert wird. Mit einem gut durchdachten Auswahlprozess, bei dem Sie die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen, sorgen Sie nicht nur für eine erfolgreiche Implementierung. Sie sorgen auch dafür, dass das neue Tool langfristig akzeptiert und genutzt wird sowie die Investition sich damit bezahlt macht durch mehr erfolgreiche Projekte. Es lohnt sich also, in diesen Prozess zu investieren, ggf. externe Beratung hinzuzuziehen und die Entscheidung nicht überstürzt zu treffen. 

Mit diesen Schritten haben Sie eine solide Grundlage für die Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools geschaffen.  

In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (3/4) geht es um die erfolgreiche Implementierung einer Projektmanagement-Software. PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)  

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .  

Weitere Informationen zum Thema 

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:  

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)  

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)  

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)  

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)  

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Weitere PPM-Infos

The post #119 PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen – das wirklich passt appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

Haben Sie keine PM-Standards und passenden Prozesse? Nutzen Sie vielleicht verschiedene Tools parallel? Sind Sie nicht wirklich zufrieden mit den Tools? Oder haben Ihre Projektleiter:innen keine PM-Ausbildung?

Dann ist es Zeit für Veränderung. Doch welches Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) passt zu Ihnen und Ihren Usern, bzw. was sollten Sie bei der Auswahl einer neuen PPM-Software beachten, damit Sie für die Zukunft gerüstet sind und die Nutzerakzeptanz stimmt?

In einer 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tooleinführung“ liefern Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann viele praktische Tipps für jede Phase der Tooleinführung – von der Orientierung, über die Auswahl und Implementierung bis zur kontinuierlichen Optimierung.

In dieser ersten Folge #118 geht es darum, wie Sie einen Fahrplan entwickeln und eine Analyse Ihrer bestehenden PM-Landschaft durchführen:

• Was läuft gut?
• Was muss sich ändern?
• Welche Stakeholder sollten unbedingt mit eingebunden werden?

Nach dieser Podcast-Folge kennen Sie die nötigen Voraussetzungen für die Durchführung einer konkreten PPM-Toolauswahl.

Jetzt reinhören!

P.S. In den Folgen #119-121 geht es dann um die nächsten Schritte:

• Wie Sie von der Longlist über die Shortlist letztendlich Ihr Tool auswählen.
• Was Sie bei der Implementierung des neuen PPM-Tools beachten müssen.
• Wie Sie Ihr PPM-System immer weiter ausbauen bzw. optimieren können.

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/dr-thomas-henkelmann-1263222/

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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

Zusammenfassung des Podcasts (Teil 1/4):  
Projektmanagement-Tool Orientierung – Wenn‘s so nicht weitergeht

Warum ein neues Tool?

Viele Unternehmen beginnen ihre Projektmanagementreise mit einfachen Tools wie Excel oder PowerPoint. Diese Werkzeuge sind in Bereichen zwar leistungsstark, stoßen jedoch bei wachsender Projektkomplexität schnell an ihre Grenzen. Ein zentrales Problem bei vielen Unternehmen ist die Unzufriedenheit mit der aktuellen Projektmanagement-Lösung. Doppelarbeit, inkonsistente Daten und mangelnde Übersichtlichkeit führen zu Frust und Ineffizienz bei der Arbeit. 

Das Verlangen nach einem besser passenden Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) ist vorhanden. Doch bevor Sie sich an die Auswahl eines neuen Tools machen, sollten Sie einige wesentliche Punkte beachten. Darum geht es in dieser Zusammenfassung des Podcasts. 

Die Ausgangslage analysieren: Wo liegen die Schwachstellen?

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem neuen PPM-Tool ist die Analyse der Ausgangslage. Bevor Sie ein neues Tool auswählen, müssen Sie genau verstehen, was an der aktuellen Arbeitsweise nicht funktioniert. Welche Probleme versuchen Sie zu lösen? Wo genau liegen die Schwachstellen in Ihrem aktuellen Projektumfeld?  

Diese Analyse ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das neue Tool wirklich einen Mehrwert bietet und die bestehenden Probleme löst. Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Anforderungen und Wünsche, die das neue Tool erfüllen soll. Diese Anforderungen sollten auf den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens basieren und realistische Erwartungen widerspiegeln, um spätere Enttäuschungen zu vermeiden. 

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools ist es, die bestehenden Systeme und Prozesse nicht vollständig über den Haufen zu werfen. Es ist wichtig, dass Sie gut funktionierende Systeme beibehalten.  

Dabei spielt auch die Integration bestehender Systeme eine wichtige Rolle. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, bestehende Finanzsysteme wie SAP oder IT-Systeme wie Jira in das neue Projektmanagement-Tool zu integrieren, anstatt diese vollständig zu ersetzen. 

Dieses Vorgehen vermeidet unnötige Störungen und erleichtert den Übergang zu neuen Arbeitsweisen.  

Wichtige erste Gedanken in Richtung Toolauswahl 

Sobald die Ausgangslage klar ist, beginnt die Phase der Toolauswahl. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass Sie klare Kriterien für die Auswahl des Tools festlegen. Diese Kriterien sollten sowohl funktionale Aspekte, wie die Fähigkeit des Tools zur Projektplanung und zum Ressourcenmanagement, als auch technische Anforderungen umfassen. Dazu gehört zum Beispiel:  

• die Integration in bestehende Systeme,  
• die Benutzerfreundlichkeit und  
• die Flexibilität des Tools.  

Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte in der Lage sein, sowohl kleine als auch große Projekte zu unterstützen.  

Unser Tipp: Versuchen Sie nicht, alle erdenklichen Funktionen gleich abzudecken und auf sogenannte „Monster-Tools“ zurückzugreifen. Diese sind oft schwer zu bedienen und in der Praxis nicht effizient. 

Darüber hinaus sollten Sie den Einführungsprozess als ein Projekt betrachten, das sorgfältig geplant und gesteuert werden muss. Dies umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Definition von Meilensteinen und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts. 

(Hinweis: Wie Sie zur finalen Toolauswahl kommen erfahren Sie in der Podcast-Folge #119 oder zusammengefasst in der nächsten Ausgabe unseres NL) 

Stakeholder-Management: Den Wandel gemeinsam gestalten

Die Einführung des neuen Tools erfordert eine sorgfältige Planung und die Einbeziehung aller relevanten Stakeholder von Anfang an. Es ist wichtig, eine umfassende Stakeholder-Analyse durchzuführen, um zu verstehen, wer in welchem Maße vom neuen Tool betroffen ist und wie Sie diese Personen am besten ins Boot holen.

Aber auch während des gesamten Einführungsprojekts sollten Sie die Stakeholder mit einbinden und ihre Meinungen und Bedürfnisse berücksichtigen. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Tools, sondern trägt auch dazu bei, das Tool optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.  

Die Einführung durch Changemanagement begleiten

Dabei sollte besonderes Augenmerk auf das Thema Changemanagement / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) gelegt werden. Die Einführung eines neuen Tools ist immer auch ein Veränderungsprozess, der bei den Mitarbeitenden Unsicherheiten und Widerstände hervorrufen kann. Daher ist es entscheidend, dass Sie die Mitarbeitenden frühzeitig auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten und ein positives Umfeld für diesen Wandel schaffen. 

Schulung & Coaching als fortlaufendes Angebot

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Tool-Einführung ist die Schulung und das Coaching der Mitarbeitenden. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das neue Tool effizient nutzen können, sollten Schulungen und Coaching-Angebote bereitgestellt werden. Diese sollten nicht nur einmalig angeboten werden, sondern ein fortlaufendes Angebot darstellen, das die Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Tools, sondern trägt auch dazu bei, dass die Mitarbeitenden das Tool gerne nutzen und die damit verbundenen Vorteile voll ausschöpfen können. 

Langfristige Perspektive: Kontinuierliche Verbesserung durch ein PMO

Nach der erfolgreichen Einführung des Tools ist es wichtig, dass Sie eine langfristige Perspektive einnehmen und kontinuierliche Verbesserungen umsetzen. Ein Project Management Office (PMO) (Link: https://www.theprojectgroup.com/blog/pmo-project-management-office/) kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen. Das PMO sollte nicht nur die technische Einführung des Tools begleiten, sondern auch die inhaltliche Nutzung unterstützen und sicherstellen, dass das Tool im täglichen Betrieb optimal genutzt wird.  

Dies umfasst auch die regelmäßige Überwachung der Tool-Nutzung und das Sammeln von Feedback. Damit können Sie kontinuierlich Verbesserungen vornehmen und sicherstellen, dass das PPM-Tool langfristig einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet. 

Fazit: Erfolgreiche Tool-Einführung als Gemeinschaftsprojekt 

Die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools ist ein bedeutendes Projekt, das nicht allein von der IT-Abteilung durchgeführt werden sollte. Es erfordert die Zusammenarbeit aller Stakeholder und eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass das Tool nicht nur technisch, sondern auch kulturell in das Unternehmen passt.  

Letztendlich hängt der Erfolg der Tool-Einführung maßgeblich davon ab, wie gut die späteren User in den Prozess eingebunden sind. Ihre Akzeptanz und ihr Engagement sind entscheidend für den langfristigen Erfolg des Tools. Daher sollte der Fokus nicht nur auf der Technologie selbst, sondern auch auf den Menschen liegen, die damit arbeiten werden.  

Durch eine klare Analyse der Ausgangslage, eine durchdachte Toolauswahl, ein effektives Changemanagement und eine langfristige Optimierung können Sie sicherstellen, dass die Einführung erfolgreich verläuft und das Tool einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet. 

In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (2/4) geht es um den erfolgreichen Auswahlprozess für ein PPM-Tool. (PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com) 

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .  

Weitere Informationen zum Thema 

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:  

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)  

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)  

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)  

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)  

Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen  

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Weitere PPM-Infos

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