Haben Sie keine PM-Standards und passenden Prozesse? Nutzen Sie vielleicht verschiedene Tools parallel? Sind Sie nicht wirklich zufrieden mit den Tools? Oder haben Ihre Projektleiter:innen keine PM-Ausbildung?

Dann ist es Zeit für Veränderung. Doch welches Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) passt zu Ihnen und Ihren Usern, bzw. was sollten Sie bei der Auswahl einer neuen PPM-Software beachten, damit Sie für die Zukunft gerüstet sind und die Nutzerakzeptanz stimmt?

In einer 4-teiligen Podcastreihe zur „PPM-Tooleinführung“ liefern Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann viele praktische Tipps für jede Phase der Tooleinführung – von der Orientierung, über die Auswahl und Implementierung bis zur kontinuierlichen Optimierung.

In dieser ersten Folge #118 geht es darum, wie Sie einen Fahrplan entwickeln und eine Analyse Ihrer bestehenden PM-Landschaft durchführen:

• Was läuft gut?
• Was muss sich ändern?
• Welche Stakeholder sollten unbedingt mit eingebunden werden?

Nach dieser Podcast-Folge kennen Sie die nötigen Voraussetzungen für die Durchführung einer konkreten PPM-Toolauswahl.

Jetzt reinhören!

P.S. In den Folgen #119-121 geht es dann um die nächsten Schritte:

• Wie Sie von der Longlist über die Shortlist letztendlich Ihr Tool auswählen.
• Was Sie bei der Implementierung des neuen PPM-Tools beachten müssen.
• Wie Sie Ihr PPM-System immer weiter ausbauen bzw. optimieren können.

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/dr-thomas-henkelmann-1263222/

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Relevante Links / Downloads

TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf 

Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

Zusammenfassung des Podcasts (Teil 1/4):  
Projektmanagement-Tool Orientierung – Wenn‘s so nicht weitergeht

Warum ein neues Tool?

Viele Unternehmen beginnen ihre Projektmanagementreise mit einfachen Tools wie Excel oder PowerPoint. Diese Werkzeuge sind in Bereichen zwar leistungsstark, stoßen jedoch bei wachsender Projektkomplexität schnell an ihre Grenzen. Ein zentrales Problem bei vielen Unternehmen ist die Unzufriedenheit mit der aktuellen Projektmanagement-Lösung. Doppelarbeit, inkonsistente Daten und mangelnde Übersichtlichkeit führen zu Frust und Ineffizienz bei der Arbeit. 

Das Verlangen nach einem besser passenden Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) ist vorhanden. Doch bevor Sie sich an die Auswahl eines neuen Tools machen, sollten Sie einige wesentliche Punkte beachten. Darum geht es in dieser Zusammenfassung des Podcasts. 

Die Ausgangslage analysieren: Wo liegen die Schwachstellen?

Der erste Schritt auf dem Weg zu einem neuen PPM-Tool ist die Analyse der Ausgangslage. Bevor Sie ein neues Tool auswählen, müssen Sie genau verstehen, was an der aktuellen Arbeitsweise nicht funktioniert. Welche Probleme versuchen Sie zu lösen? Wo genau liegen die Schwachstellen in Ihrem aktuellen Projektumfeld?  

Diese Analyse ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das neue Tool wirklich einen Mehrwert bietet und die bestehenden Probleme löst. Erstellen Sie eine detaillierte Liste der Anforderungen und Wünsche, die das neue Tool erfüllen soll. Diese Anforderungen sollten auf den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens basieren und realistische Erwartungen widerspiegeln, um spätere Enttäuschungen zu vermeiden. 

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools ist es, die bestehenden Systeme und Prozesse nicht vollständig über den Haufen zu werfen. Es ist wichtig, dass Sie gut funktionierende Systeme beibehalten.  

Dabei spielt auch die Integration bestehender Systeme eine wichtige Rolle. Beispielsweise kann es sinnvoll sein, bestehende Finanzsysteme wie SAP oder IT-Systeme wie Jira in das neue Projektmanagement-Tool zu integrieren, anstatt diese vollständig zu ersetzen. 

Dieses Vorgehen vermeidet unnötige Störungen und erleichtert den Übergang zu neuen Arbeitsweisen.  

Wichtige erste Gedanken in Richtung Toolauswahl 

Sobald die Ausgangslage klar ist, beginnt die Phase der Toolauswahl. Dabei ist es von großer Bedeutung, dass Sie klare Kriterien für die Auswahl des Tools festlegen. Diese Kriterien sollten sowohl funktionale Aspekte, wie die Fähigkeit des Tools zur Projektplanung und zum Ressourcenmanagement, als auch technische Anforderungen umfassen. Dazu gehört zum Beispiel:  

• die Integration in bestehende Systeme,  
• die Benutzerfreundlichkeit und  
• die Flexibilität des Tools.  

Ein gutes Projektmanagement-Tool sollte in der Lage sein, sowohl kleine als auch große Projekte zu unterstützen.  

Unser Tipp: Versuchen Sie nicht, alle erdenklichen Funktionen gleich abzudecken und auf sogenannte „Monster-Tools“ zurückzugreifen. Diese sind oft schwer zu bedienen und in der Praxis nicht effizient. 

Darüber hinaus sollten Sie den Einführungsprozess als ein Projekt betrachten, das sorgfältig geplant und gesteuert werden muss. Dies umfasst die Festlegung von Verantwortlichkeiten, die Definition von Meilensteinen und die regelmäßige Überprüfung des Fortschritts. 

(Hinweis: Wie Sie zur finalen Toolauswahl kommen erfahren Sie in der Podcast-Folge #119 oder zusammengefasst in der nächsten Ausgabe unseres NL) 

Stakeholder-Management: Den Wandel gemeinsam gestalten

Die Einführung des neuen Tools erfordert eine sorgfältige Planung und die Einbeziehung aller relevanten Stakeholder von Anfang an. Es ist wichtig, eine umfassende Stakeholder-Analyse durchzuführen, um zu verstehen, wer in welchem Maße vom neuen Tool betroffen ist und wie Sie diese Personen am besten ins Boot holen.

Aber auch während des gesamten Einführungsprojekts sollten Sie die Stakeholder mit einbinden und ihre Meinungen und Bedürfnisse berücksichtigen. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Tools, sondern trägt auch dazu bei, das Tool optimal an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.  

Die Einführung durch Changemanagement begleiten

Dabei sollte besonderes Augenmerk auf das Thema Changemanagement / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) gelegt werden. Die Einführung eines neuen Tools ist immer auch ein Veränderungsprozess, der bei den Mitarbeitenden Unsicherheiten und Widerstände hervorrufen kann. Daher ist es entscheidend, dass Sie die Mitarbeitenden frühzeitig auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten und ein positives Umfeld für diesen Wandel schaffen. 

Schulung & Coaching als fortlaufendes Angebot

Ein weiterer wichtiger Aspekt der Tool-Einführung ist die Schulung und das Coaching der Mitarbeitenden. Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das neue Tool effizient nutzen können, sollten Schulungen und Coaching-Angebote bereitgestellt werden. Diese sollten nicht nur einmalig angeboten werden, sondern ein fortlaufendes Angebot darstellen, das die Mitarbeitenden in ihrem Arbeitsalltag unterstützt. Dies fördert nicht nur die Akzeptanz des neuen Tools, sondern trägt auch dazu bei, dass die Mitarbeitenden das Tool gerne nutzen und die damit verbundenen Vorteile voll ausschöpfen können. 

Langfristige Perspektive: Kontinuierliche Verbesserung durch ein PMO

Nach der erfolgreichen Einführung des Tools ist es wichtig, dass Sie eine langfristige Perspektive einnehmen und kontinuierliche Verbesserungen umsetzen. Ein Project Management Office (PMO) (Link: https://www.theprojectgroup.com/blog/pmo-project-management-office/) kann hierbei eine entscheidende Rolle spielen. Das PMO sollte nicht nur die technische Einführung des Tools begleiten, sondern auch die inhaltliche Nutzung unterstützen und sicherstellen, dass das Tool im täglichen Betrieb optimal genutzt wird.  

Dies umfasst auch die regelmäßige Überwachung der Tool-Nutzung und das Sammeln von Feedback. Damit können Sie kontinuierlich Verbesserungen vornehmen und sicherstellen, dass das PPM-Tool langfristig einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet. 

Fazit: Erfolgreiche Tool-Einführung als Gemeinschaftsprojekt 

Die Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools ist ein bedeutendes Projekt, das nicht allein von der IT-Abteilung durchgeführt werden sollte. Es erfordert die Zusammenarbeit aller Stakeholder und eine sorgfältige Planung, um sicherzustellen, dass das Tool nicht nur technisch, sondern auch kulturell in das Unternehmen passt.  

Letztendlich hängt der Erfolg der Tool-Einführung maßgeblich davon ab, wie gut die späteren User in den Prozess eingebunden sind. Ihre Akzeptanz und ihr Engagement sind entscheidend für den langfristigen Erfolg des Tools. Daher sollte der Fokus nicht nur auf der Technologie selbst, sondern auch auf den Menschen liegen, die damit arbeiten werden.  

Durch eine klare Analyse der Ausgangslage, eine durchdachte Toolauswahl, ein effektives Changemanagement und eine langfristige Optimierung können Sie sicherstellen, dass die Einführung erfolgreich verläuft und das Tool einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet. 

In der nächsten Stufe, dem nächsten der Podcast-Serie (2/4) geht es um den erfolgreichen Auswahlprozess für ein PPM-Tool. (PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com) 

Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung unter www.theprojectgroup.com/kontakt .  

Weitere Informationen zum Thema 

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:  

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)  

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)  

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)  

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)  

Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen  

• Abonnieren Sie den TPG Newsletter (www.theprojectgroup.com/newsletter)   

• Abonnieren Sie den TPG Podcast „Projektmanagement für Unternehmen“ (www.theprojectgroup.com/podcast) auf Ihrer Lieblingsplattform  

• Stöbern Sie in unseren kostenlosen Downloads mit aufgezeichneten Webinaren, eBooks, Präsentationen etc. (www.theprojectgroup.com/downlo

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Wenn Unternehmen aufhören, sich weiterzuentwickeln, stellt sich natürlich die Frage nach dem Warum. Das Spannende dabei ist: Bei der Ursachenforschung schafft es eines der wichtigsten Ursachen gar nicht auf die Agenda nämlich: wie gehen wir im Unternehmen mit „Fehlern“ um?

Fakt ist: eine destruktive Fehlerkultur ist der Fortschritts-Killer Nr.1. Gemeinsam mit meinem heutigen Podcast Gast Niko Single sprechen wir darüber, wie toxisch eine solche Fehlerkultur für Unternehmen ist, wie Sie „Fehler“ als wichtiges Signal für Weiterentwicklung nutzen und so eine Kultur schaffen, in der alle Potenziale gehoben werden können.

Viel Spaß beim Reinhören!

Mit Niko Single

Niko ist Führungskräfte-Coach und begleitet Unternehmen seit vielen Jahren bei Veränderungsprojekten und der Prozessoptimierung in der Produktion. Gerade bei der Einführung von Shop-Flor-Management hat Niko die Erfahrung gemacht, dass eine konstruktive Fehler-Kultur essentiell für den Unternehmenserfolg ist.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
linkedin.com/in/nikosingle

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Lese-Tipps:

Die angstfreie Organisation: Amy C. Edmondson (ISBN: 3800660679)

Was ist Lean Management? Definition und Methoden:
https://ifm-business.de/aktuelles/business-news/was-ist-lean-management-definition-methoden.html

Lean Thinking: Ballast abwerfen, Unternehmensgewinn steigern: James P. Womack und Daniel T. Jones (ISBN:3593398435)

Artikel von Niko Single auf LinkedIn:

https://www.linkedin.com/posts/nikosingle_fortschritt-fehlerkultur-innovation-activity-6808364655254224896-iUHM/

https://www.linkedin.com/posts/nikosingle_karriere-ideen-innovation-activity-6820951562010030080-kd9E/

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Ressourcenmanagement ist für viele Unternehmen DIE große Herausforderung – bei Ihnen auch? Wie erreichen Sie den optimalen Einsatz der Mitarbeitenden im Projektumfeld? Welche Projekte sind zusätzlich möglich? Für die vollständige Übersicht der Ressourcenauslastung müssen die Projektleiter, die Teamleiter und die Portfoliomanager richtig zusammenspielen.

Johann Strasser spricht in der heutigen Podcast Episode, wie Sie das schaffen können und gibt Ihnen eine Zusammenfassung der wichtigen Stellschrauben zur Optimierung Ihrer Ressourcenplanung:

• Was ist wichtig bei der Grobplanung, Bedarfsdeckung und Portfolio-Szenarien?
• Welche Rolle hat wann was zu tun?
• Wie wichtig ist die Genauigkeit bei der Planung?
• Wie sollte die Priorisierung erfolgen?

Viel Spaß beim Zuhören!

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

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Relevante Links

Alle relevanten Artikel zum Thema Ressourcenmanagement im TPG Blog: https://www.theprojectgroup.com/blog/ressourcenmanagement/

Alle TPG Webinare zum Thema Ressourcennmanagement https://www.youtube.com/user/tpgtheprojectgroup/search?query=Ressourcenmanagement

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podcast@theprojectgroup.com

Tina Ciotola (TPG Marketing)

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Ideen sind wertvoller denn je. Ein Blick hinter die Kulissen zeigt jedoch, dass viele Unternehmen das Thema noch nicht konsequent angehen und Ideen über verschiedenste Kanäle einsammeln, aufbereiten und umsetzen. Das ist nicht nur schwer zu managen sondern auch noch ziemlich zeitaufwändig.

In der heutigen Episode spreche Ich mit Heinz Lanner, der als Senior Director Operations bei WeEn Semiconductors die Einführung einer Ideenmanagement-Lösung vorangetrieben und begleitet hat.

WeEn Semiconductors ist ein wichtiger Akteur in der Halbleiterindustrie und entwickelt z.B. Leistungsdioden oder Hochspannungstransistoren, die u.a. in der Automobil, Computerelektronik oder intelligenten Haushaltsgeräten und Beleuchtungssystemen weit verbreitet sind.

Viel Spaß beim Reinhören!

Heinz Lanner im Interview

Hier geht es zum LinkedIn-Profil
linkedin.com/in/heinzlanner

Heinz Lanner ist arbeitet seit mehr als 20 Jahren in der Halbleiter-Industrie. Als Diplom-Wirtschaftsingenieur und Lean Six Sigma Black Belt liegt sein Schwerpunkt im Bereich Operational Excellence und Change Management. Internationale und interkulturelle Führungs-Erfahrungen, konnte er durch mehrjährige Auslandsaufenthalte in Asien, USA und Frankreich machen.

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Interessante Links

Homepage WeEn Semiconductors:
https://www.ween-semi.com/en

Ideenmanagement Blog-Artikel: https://www.theprojectgroup.com/blog/ideenmanagement

Ideenmanagement-Tools auf Basis von Microsoft Office 365 (Demo von 2 professionellen Lösungen): https://www.youtube.com/watch?v=n1sx5nBwDuo

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Tina Ciotola (TPG Marketing)

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Ideenmanagement ist zentral, wenn man wettbewerbsfähig bleiben möchte. Schließlich sind Unternehmen auf effiziente Geschäftsprozesse und eine schlanke Kostenstruktur angewiesen. Auch geht es darum, die Produktivität zu steigern. Durch Ideenmanagement werden die Mitarbeiter in diesen wichtigen Prozess mit eingebunden.

TPG Senior Consultant Johannes Koschinski liefert Ihnen in dieser Episode die wichtigsten Erfolgsfaktoren und erklärt, warum es sich lohnt, Ideenmanagement professionell zu betreiben.

Viel Spaß beim Zuhören!

Johannes Koschinski im Interview

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https://www.linkedin.com/in/johannes-koschinski-803652161/

Johannes Koschinski ist ein von Microsoft zertifizierter Senior Consultant mit den Schwerpunkten klassisches / agiles / hybrides Projekt- und Portfoliomanagement sowie Prozessmanagement auf Basis von Microsoft Technologien. In den vergangenen Jahren unterstützte er zahlreiche Kunden als Trainer und Consultant für Lösungen mit Microsoft Project Server, SharePoint Server, Project Online und SharePoint Online in unterschiedlichen Branchen.

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Interessante Links

„Erfolgreiches Ideenmanagement in der Praxis“ von Hans-Dieter Schadt (ISBN-13: 9783658144920)

Ideenmanagement Blog-Beitrag: https://www.theprojectgroup.com/blog/ideenmanagement

Ideenmanagement-Tools auf Basis von Microsoft Office 365 (Demo von 2 professionellen Lösungen): https://www.youtube.com/watch?v=n1sx5nBwDuo

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Tina Ciotola (TPG Marketing)

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