In der neuesten Episode des TPG Podcasts tauchen wir tief in das Thema Altsystem-Ablösung im Projektmanagement ein – und dabei geht diesmal eben nicht um technische Details, sondern vor allem um die menschlichen und organisatorischen Aspekte.

Dr. Stefan Barth und Johann Strasser teilen ihre Erfahrungen und Herausforderungen bei der Erneuerung von Altsystemen und zeigen, wie wichtig Stakeholder-Management, Kommunikation und Change Management sind. Ein großes Thema: Wie gewinnt man die Mitarbeiter für Veränderungen und wie geht man mit Widerständen um?

Sie erfahren, u.a. inwiefern Transparenz und der Return on Investment (ROI) bei der Einführung neuer Systeme ausschlaggebend sind. Besonders spannend: Wie verändern neue Systeme die Aufgaben der Mitarbeiter und warum ist es so wichtig, die betroffenen Experten einzubinden?

Außerdem kommen psychologische Sicherheit und das Gefühl der Überforderung zu Sprache, die bei vielen Mitarbeitern im Zusammenhang mit Veränderungen auftreten. Unternehmen müssen Wege finden, ihre Mitarbeiter zu unterstützen und sie resilienter gegen Veränderungen zu machen. Denn Fakt ist: Die Veränderung verstetigt sich.

Hören Sie am besten gleich rein und erfahren Sie, wie der Mensch im Mittelpunkt erfolgreicher IT-Projekte steht!

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Stefan Barth

Dr. Stefan Barth war Berater, Start-Up Mitgründer, Mitglied der Geschäftsleitung eines TecDAX-Unternehmens, Einzelunternehmer. Aus der Welt des klassischer Führung kommend veränderte er seine Haltung und fand seine neue Rolle in der Unterstützung agiler Transformationen und der Steuerung von agilen Organisationen. Seit 2013 ist er COO des Digitalisierungsdienstleisters Qvest Digital AG. Hier treibt er die agile Transformation der Organisation voran und trägt sein Know-How nach außen.

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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

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Podcast-Zusammenfassung: IT-Altsysteme erneuern – Der Mensch als Schlüssel zum Erfolg

Die Ablösung von IT-Altsystemen wird in vielen Unternehmen häufig als eine rein technische Herausforderung angesehen. Tatsächlich sind es aber die Menschen hinter den Systemen, die über Erfolg oder Misserfolg solcher Projekte entscheiden. Veränderungen in der IT betreffen nicht nur Hardware und Software – sie betreffen vor allem die Mitarbeitenden, die tagtäglich mit diesen Systemen arbeiten und in der Lage sein müssen, den Wandel mitzutragen. Dieser Artikel zeigt, warum der Mensch bei der IT-Ablösung im Mittelpunkt stehen sollte und wie Unternehmen diesen Prozess erfolgreich gestalten können.

Warum der Mensch im Mittelpunkt steht

In vielen Unternehmen steht früher oder später die Ablösung von IT-Altsystemen an. Die Gründe sind vielfältig: steigende Kosten, ineffiziente Prozesse, Sicherheitsrisiken oder schlichtweg technische Notwendigkeiten. Die Einführung neuer Systeme ist unvermeidlich, wenn Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben wollen.

Doch was oft vergessen wird: Hinter den technischen Systemen stehen Menschen, die mit ihnen arbeiten. Diese Menschen haben sich über Jahre oder Jahrzehnte Expertenwissen in den bestehenden Systemen aufgebaut und ihre Arbeitsweise daran angepasst. Wenn diese Systeme ersetzt werden, wird nicht nur die IT-Landschaft verändert – auch die Rollen, Verantwortungen und das Selbstverständnis der Mitarbeitenden werden neu definiert. Wird dieser Faktor ignoriert, sind die Chancen groß, dass das Projekt auf Widerstände stößt und das neue System nicht die erhofften Vorteile bringt.

Ein Beispiel aus einem Podcast-Gespräch verdeutlicht, wie entscheidend die menschliche Komponente in solchen Projekten ist. In einem Fall ging es um die Ablösung eines alten IT-Systems, das über Jahre im Einsatz war. Die Mitarbeitenden, die dieses System nutzten, hatten sich tief in dessen Prozesse und Eigenheiten eingearbeitet. Der Wechsel zum neuen System wurde jedoch nicht nur als technologische Umstellung, sondern als Verlust der eigenen Bedeutung und Expertise empfunden. Der Widerstand war groß.

Die menschlichen Herausforderungen bei der Ablösung von IT-Systemen

1. Verlust von Expertenstatus: Die Angst vor dem Unbekannten

Einer der größten Stolpersteine bei der Ablösung von IT-Altsystemen ist die Angst der Mitarbeitenden, ihre Rolle und ihren Expertenstatus zu verlieren. Über viele Jahre haben sie sich tief in die alten Systeme eingearbeitet, sich Wissen angeeignet, das sie zu unersetzlichen Spezialisten gemacht hat. Mit der Einführung eines neuen Systems fühlen sie sich plötzlich entwertet – ihr Wissen über das alte System scheint überflüssig geworden zu sein.

Diese Sorge betrifft nicht nur die eigentlichen Anwender, sondern auch Administratoren und andere Mitarbeitende, die täglich mit dem System arbeiten. Die Unsicherheit, die daraus entsteht, kann schnell zu Widerständen führen, die den Fortschritt des Projekts erheblich verzögern.

Tipp: Um diese Angst zu mindern, ist es wichtig, den Mitarbeitenden zu kommunizieren, dass ihr bisheriges Wissen wertgeschätzt wird und dass sie eine zentrale Rolle im Veränderungsprozess spielen. Regelmäßige Updates und transparente Kommunikation über die Vorteile des neuen Systems helfen, die Unsicherheiten zu verringern. Es ist entscheidend, klar zu machen, dass der Wechsel nicht den Verlust von Kompetenz bedeutet, sondern die Möglichkeit bietet, neues Wissen und Fähigkeiten zu entwickeln.

2. Technologiewechsel bedeutet Wissenswechsel

Mit einem neuen IT-System kommen neue Technologien und damit auch neue Anforderungen an das Wissen der Mitarbeitenden. Der Technologiewechsel erfordert, dass die Mitarbeitenden bereit sind, ihre bisherigen Gewohnheiten und Arbeitsweisen zu überdenken und neue Fähigkeiten zu erlernen. Doch der Wunsch nach Routine und Sicherheit führt oft dazu, dass sie sich gegen diese Veränderung sträuben.

Tipp: Eine gezielte Schulungsstrategie ist hier unverzichtbar. Mitarbeitende sollten frühzeitig und kontinuierlich in den Umgang mit dem neuen System eingeführt werden. Gleichzeitig sollten die Schulungen praxisnah gestaltet werden, damit sie das neue Wissen sofort anwenden können. Unternehmen sollten zudem die Gelegenheit bieten, das neue System in einem sicheren, „geschützten“ Umfeld zu erproben, bevor es in den Live-Betrieb geht.

3. Die psychologische Komponente: Sinnverlust und Identität

Menschen schöpfen häufig einen großen Teil ihres Selbstbewusstseins und ihrer Identität aus ihrer Arbeit. Sie sind Experten in ihrem Fachgebiet und wissen, dass sie in der Organisation als zentrale Ansprechpartner für ein bestimmtes System oder Thema geschätzt werden. Wenn dieses Wissen durch den Wechsel des Systems an Bedeutung verliert, führt das häufig zu einem Gefühl des Identitätsverlusts. Mitarbeitende fühlen sich weniger wertgeschätzt und sehen sich in ihrer Existenz bedroht.

Tipp: Führungskräfte müssen die Sorgen der Mitarbeitenden ernst nehmen und sie aktiv unterstützen. Dabei geht es nicht nur um das Vermitteln von neuem Wissen, sondern auch darum, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass sie weiterhin eine wichtige Rolle im Unternehmen spielen. Ein sinnvoller Ansatz könnte es sein, ihnen konkrete Perspektiven aufzuzeigen, wie sie ihre Expertise im neuen System weiterentwickeln und neue Verantwortlichkeiten übernehmen können.

4. Blockaden und Widerstände überwinden

In jedem Veränderungsprozess gibt es Mitarbeitende, die sich begeistern und die Veränderung mit offenen Armen annehmen. Aber ebenso gibt es diejenigen, die sich mit Händen und Füßen dagegen wehren. Diese Blockaden können sich in offener Ablehnung oder subtiler Sabotage äußern und den gesamten Prozess ins Stocken bringen.

Tipp: Um solche Widerstände zu minimieren, sollte ein strukturiertes Change-Management in den Prozess integriert werden. Regelmäßige Feedbackrunden, in denen Mitarbeitende ihre Sorgen und Ängste äußern können, sind ein wichtiger Baustein. Gleichzeitig sollten Führungskräfte gezielte Maßnahmen entwickeln, um Widerstände zu identifizieren und abzubauen – sei es durch zusätzliche Schulungen, individuelle Betreuung oder die klare Vermittlung der langfristigen Vorteile des neuen Systems.

5. Die Rolle der Führungskräfte: Unterstützung von oben

Veränderungen können nur erfolgreich sein, wenn sie von der Unternehmensführung aktiv unterstützt werden. Wenn das Management den Wandel nicht konsequent mitträgt und vorlebt, ist es schwer, die Mitarbeitenden zu überzeugen. Die Führungskräfte müssen nicht nur die Vorteile des neuen Systems vermitteln, sondern auch die Herausforderungen offen ansprechen und klar machen, dass sie bereit sind, den Mitarbeitenden bei diesem Prozess zur Seite zu stehen.

Tipp: Führungskräfte sollten eine klare Vision entwickeln, die alle Ebenen des Unternehmens erreicht. Sie sollten nicht nur technische Vorteile in den Vordergrund stellen, sondern die langfristigen strategischen Ziele des Unternehmens verdeutlichen und aufzeigen, wie das neue System dazu beitragen kann. Regelmäßige Updates und „Town-Hall-Meetings“ können eine Plattform bieten, um das Commitment des Managements zu demonstrieren und Fragen offen zu beantworten.

6. Veränderungen als ständigen Prozess verstehen

Der Wechsel von einem Altsystem zu einem neuen System ist nicht das Ende des Veränderungsprozesses, sondern oft nur der Anfang. Moderne IT-Systeme entwickeln sich ständig weiter, und Unternehmen müssen lernen, mit dieser ständigen Veränderung umzugehen. Das bedeutet auch, dass Mitarbeitende kontinuierlich neue Funktionen und Updates erlernen müssen.

Tipp: Unternehmen sollten eine Kultur der ständigen Weiterbildung fördern. Mitarbeitende müssen sich regelmäßig mit den neuesten Entwicklungen des Systems auseinandersetzen, um nicht den Anschluss zu verlieren. Hier können Online-Schulungen, interne Workshops oder die Bereitstellung von Lernressourcen helfen, den Wandel zu verstetigen und die Mitarbeitenden fit für die Zukunft zu machen.

Fazit: Veränderung als Chance begreifen

Die Ablösung von IT-Altsystemen ist weit mehr als ein technisches Projekt. Sie ist ein tiefgreifender Veränderungsprozess, der das gesamte Unternehmen betrifft – und vor allem die Menschen, die täglich mit diesen Systemen arbeiten. Nur wenn es gelingt, diese Menschen mitzunehmen, ihre Ängste und Sorgen ernst zu nehmen und ihnen die nötige Unterstützung zu bieten, wird der Wandel erfolgreich sein.

Veränderung muss als ständiger Begleiter in der modernen Arbeitswelt verstanden werden. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden frühzeitig in diesen Prozess einbinden und ihnen die Werkzeuge an die Hand geben, um mit der Veränderung umzugehen, werden langfristig erfolgreicher sein. Es geht darum, die Organisation und die Menschen resilient gegen Veränderungen zu machen, sodass jeder Wandel als Chance und nicht als Bedrohung wahrgenommen wird.

Abschließender Tipp: Technische Systeme können jederzeit ausgetauscht werden, aber das Vertrauen und Engagement der Mitarbeitenden sind der wahre Motor für eine erfolgreiche IT-Transformation. Indem Unternehmen den Menschen in den Mittelpunkt stellen, schaffen sie die Grundlage für eine zukunftsfähige Organisation.

Weitere PPM-Infos

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Sie haben bereits ein gut etabliertes PPM-System. Jetzt möchten Sie dieses schrittweise ausbauen und immer weiter verbessern. Doch in welche Bereiche lohnt es sich zu investieren?

Im letzten und 4. Teil der Podcastreihe zur „PPM-Tool-Einführung“ geben Ihnen Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann eine Reihe von Empfehlungen für den Ausbau und die Optimierung eines bestehenden PPM-Systems:

• Die PPM-Tool-Optimierung ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess
• Auch in dieser Phase gilt: Changemanagement bleibt wichtig
• Setzen Sie auf ein flexibles System
• Optimieren Sie nach wirklichem Bedarf, nicht nach Lehrbuch

Nach dieser Folge kennen Sie die wichtigsten Möglichkeiten und Wege, um Ihr bestehendes PPM-System erfolgreich zu erweitern und zu optimieren.

P.S.: Haben Sie die ersten drei Teile unserer Podcast-Reihe schon gehört? In Folge #118 ging es um die grundlegende Orientierung, in #119 um wichtige Aspekte bei der Tool-Auswahl und in #120 um die Einführung.

Hat Ihnen die Reihe gefallen? Dann abonnieren Sie unseren Podcast und holen Sie sich weiterhin wertvolles Praxiswissen direkt auf die Ohren!

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Tina Ciotola

Mit Johann Strasser

Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Hier geht es zum LinkedIn-Profil:
https://www.linkedin.com/in/johann-strasser/

und Dr. Thomas Henkelmann

Dr. Thomas Henkelmann war seit Mai 2004 Associate Partner bei TPG The Project Group. Seit Januar 2019 ist er geschäftsführender Gesellschafter. Seminare, Schulungen und Implementierungskonzepte für Enterprise Project Management mit Microsoft Project waren die Schwerpunkte der Tätigkeit von Dr. Thomas Henkelmann in den letzten Jahren. Jetzt liegt dieser auf Consulting und Vertrieb.

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Wie Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software richtig vorgehen (Tipps + Checklisten) (youtube.com) 

Auswahl von Projektmanagement-Software (viele Praxis-Tipps) (theprojectgroup.com) 

Projektmanagement-Tools – das sind die Software-Trends in 2024 (theprojectgroup.com) 

PMO-Tools: Software-Tipps für Multiprojektmanagement (theprojectgroup.com) 

User Adoption: Der Prozess für erfolgreiche Tool-Akzeptanz (theprojectgroup.com) 

So geht die Optimierung von Projektmanagement-Software: Ein Leitfaden für nachhaltigen Erfolg 

Eine passende Projektmanagement-Software ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, die ihre Projekte erfolgreicher abwickeln möchten. Doch nach der erfolgreichen Einführung beginnt oft die eigentliche Herausforderung: der Ausbau und die Optimierung der Lösung. Es ist nötig, dass Sie die Lösung kontinuierlich an die wachsenden Bedürfnisse und neuen Anforderungen in Ihrem Unternehmen anpassen.  

Im Rahmen unserer Podcastreihe „PPM-Toolauswahl“ erhalten Sie von Hans Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser letzten Episode der Reihe (#121) viele Empfehlungen mit praktischen Tipps für die Optimierung einer laufenden Projektmanagement-Software.  

Folgend haben wir für Sie die wichtigsten Schritte und Tipps dieser Episode im Text zusammengefasst.  

Treiber für die Optimierung von Projektmanagement-Software

Einer der Hauptgründe für den Ausbau einer Projektmanagement-Software ist das kontinuierliche Wachstum und die Weiterentwicklung der Organisation. Anfangs basieren die Anforderungen oft auf dem aktuellen Wissensstand und den bestehenden Prozessen. Doch sobald das Tool in der Praxis genutzt wird, treten neue Bedürfnisse auf.  

Beispielsweise könnte die Einführung einer zentralen Projektliste den Wunsch wecken, auch neue Projekte und Ideen effizient zu erfassen. 

Die Treiber für den Ausbau bzw. die Optimierung von Projektmanagement-Software sind vielfältig: 

1. Neue Anforderungen: Organisationen entwickeln sich weiter, und mit ihnen auch die Bedürfnisse. Sorgen Sie für ein flexibles System, das mit diesen Veränderungen Schritt halten kann. Oftmals entstehen neue Anforderungen aus der täglichen Nutzung des Systems – Teams erkennen nötige zusätzlichen Funktionen für effizienteres Arbeiten. 

2. Verbesserung der Datenqualität: Die Qualität der Daten spielt eine zentrale Rolle für fundierte Entscheidungen. Sorgen Sie für eine Anbindung / Integration anderer Systeme (z.B. das ERP-System), die eine entscheidende Verbesserungen bringt. Daten sollten stets aktuell, vollständig und korrekt sein. So vermeiden Sie Fehlentscheidungen und es stärkt das Vertrauen der User in das System. 

3. Integration neuer Funktionen: Sei es das Ressourcenmanagement, Workmanagement oder das Reporting – berücksichtigen Sie beim Ausbau der Software stets die aktuellen Bedürfnisse der Organisation. Zusätzliche Module oder Tools nahtlos in das bestehende System integrieren zu können, bietet Flexibilität und unterstützt Ihr Unternehmen dabei, auf Veränderungen schnell zu reagieren. 

4. Nutzerzufriedenheit und Akzeptanz: Ein oft unterschätzter Treiber für die Optimierung ist die Nutzerzufriedenheit. Ein System, das nicht den Bedürfnissen der User entspricht oder umständlich zu bedienen ist, wird wenig Akzeptanz finden. Daher ist es wichtig, dass Sie das Feedback der User regelmäßig einholen und Verbesserungen basierend auf ihren Erfahrungen vornehmen. 

Priorisierung und Umsetzung von Ideen 

Eine der größten Herausforderungen bei der Optimierung von Projektmanagement-Software ist die Priorisierung der vielen Ideen, die im Laufe der Zeit zusammenkommen. Hierfür empfiehlt es sich, dass Sie systematisch vorgehen und die Ideen nach Dringlichkeit und Nutzen bewerten. Dabei ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder einzubeziehen und den Prozess transparent zu gestalten. 

Tipp: Nutzen Sie eine Priorisierungsmatrix, mit der Sie Ideen nach den Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit bewerten. So stellen Sie sicher, dass die relevantesten Ideen zuerst umgesetzt werden. Eine klare Priorisierung verhindert auch, dass Sie Ressourcen auf weniger wichtige Aufgaben verschwenden und ermöglicht eine fokussierte Umsetzung. 

Die Bedeutung des Change Managements 

Bei der Optimierung einer Projektmanagement-Software geht es nicht nur um technische Anpassungen. Wichtig ist vielmehr auch, die User mit an Bord zu holen. Frühzeitiges Change Management  / User Adoption (Link: https://www.theprojectgroup.com/de/projektmanagement-beratung-consulting/user-adoption) spielt hier eine entscheidende Rolle. Damit schaffen Sie Akzeptanz für die Neuerungen und optimieren die Nutzung der Lösung. Dies umfasst sowohl die Kommunikation der Vorteile neuer Funktionen als auch die Schulung der Mitarbeitenden. 

Flexibilität des Systems

Eine flexible Projektmanagement-Software ist das A und O für eine erfolgreiche Optimierung. Sie sollte in der Lage sein, sich schnell an neue Anforderungen anzupassen und dabei skalierbar bleiben. Besonders in großen Organisationen, die häufig mit unterschiedlichen Softwarelösungen arbeiten, ist die Möglichkeit zur Integration neuer Tools und Funktionen ein entscheidender Erfolgsfaktor. 

Beispiel: Die Integration von SAP für ein verbessertes Reporting oder die Anbindung von Workmanagement-Tools wie JIRA kann den Nutzen der Projektmanagement-Software erheblich steigern. Die Flexibilität einer Lösung zeigt sich auch darin, wie einfach und kostengünstig Sie Erweiterungen und Anpassungen durchführen können. 

Der Wert von Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz 

Während technische Fähigkeiten und Systemflexibilität wichtig sind, sollten Sie die Benutzerfreundlichkeit nicht vernachlässigen. Ein System, das zwar mächtig, aber schwer zu bedienen ist, wird nur wenig Akzeptanz finden. Hier sind einige Maßnahmen, mit der Sie die Benutzerfreundlichkeit erhöhen und die Akzeptanz im Unternehmen fördern können: 

1. Intuitive Benutzeroberfläche: Eine moderne Projektmanagement-Software sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die es den Usern ermöglicht, ohne lange Einarbeitungszeit produktiv zu sein.  

2. Regelmäßiges Feedback einholen: Binden Sie die User frühzeitig in den Optimierungsprozess ein und holen Sie regelmäßig Feedback ein. Dies hilft nicht nur, Probleme frühzeitig zu erkennen, sondern auch, die Nutzerzufriedenheit zu erhöhen. 

3. Erfolgsgeschichten teilen: Teilen Sie innerhalb des Unternehmens Geschichten über erfolgreiche Projekte und Optimierungen, die auf die neue Projektmanagement-Software zurückzuführen sind. Dies schafft Vertrauen in das System und motiviert andere Teams, es ebenfalls aktiv zu nutzen. 

Überblick über die Optionen zur Optimierung 

Die Möglichkeiten zur Optimierung und zum Ausbau Ihrer Projektmanagement-Software sind vielfältig und hängen stark von den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation ab. Hier eine Übersicht der häufigsten Optimierungsoptionen: 

1. SAP-Integration: Sie dient einer verbesserten Datenqualität und einem nahtlosen Reporting. Die Anbindung an SAP ermöglicht es Ihnen, Finanzdaten bidirektional mit dem Projektmanagement-Tool auszutauschen und so eine umfassendere Sicht auf die Projekte, Kosten etc. zu erhalten. 

2. Workmanagement-Integration: Tools wie JIRA oder Microsoft Planner ermöglichen eine bessere Aufgabenverteilung und -verfolgung. Durch die Integration solcher Tools mit dem Projektmanagement-Werkzeug können Sie die Zusammenarbeit im Team verbessern und die Effizienz steigern. 

3. Programmmanagement: Die Verwaltung mehrerer zusammenhängender Projekte als Programme können Sie den Überblick und die Steuerung erheblich verbessern. Dies ist besonders wichtig in großen Organisationen, wo Projekte oft voneinander abhängig sind und eine koordinierte Steuerung erforderlich ist. 

4. Ressourcenmanagement: Die optimale Zuteilung von Ressourcen ist entscheidend für den Projekterfolg. Durch ein erweitertes Ressourcenmanagement-Modul ermöglichen Sie, Engpässe zu vermeiden und die Auslastung der Mitarbeitenden zu optimieren. 

5. Ideen- und Portfoliomanagement: Die systematische Bewertung und Priorisierung von Ideen sowie die strategische Planung des Projektportfolios stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte vorangetrieben werden. Die weniger dringenden Vorhaben können Sie so zurückstellen oder streichen lassen. 

6. Reporting: Ein flexibles Reporting-System, das an die spezifischen Bedürfnisse der Organisation angepasst ist, ist unverzichtbar. Damit ermöglichen Sie eine bessere Entscheidungsfindung und Transparenz im gesamten Unternehmen. 

Strategische Planung für den langfristigen Erfolg 

Der Ausbau und die Optimierung Ihrer Projektmanagement-Lösung sollten stets im Einklang mit den strategischen Zielen des Unternehmens stehen. Hier einige Überlegungen, wie Sie dies erreichen können: 

1. Langfristige Roadmap erstellen: Entwickeln Sie eine langfristige Roadmap für die Optimierung und Erweiterung der Projektmanagement-Lösung. Diese sollte auf den Unternehmenszielen basieren und regelmäßig überprüft und angepasst werden. 

2. Priorisierung strategischer Projekte: Stellen Sie sicher, dass Sie Projekte priorisieren, die einen direkten Einfluss auf die strategischen Ziele des Unternehmens haben. Durch die Einführung eines strukturierten Portfoliomanagements kann Ihr Unternehmen seine Ressourcen auf die wertvollsten Projekte konzentrieren. 

3. Kontinuierliches Monitoring und Anpassung: Implementieren Sie ein System zur kontinuierlichen Überwachung der Leistungskennzahlen (KPIs) Ihrer Projektmanagement-Lösung. Damit können Sie Optimierungspotenziale frühzeitig erkennen und das System proaktiv anpassen. 

Fallstricke und Lösungsansätze

Trotz aller Bemühungen gibt es beim Ausbau und der Optimierung von Projektmanagement-Software typische Fallstricke, die Sie vermeiden sollten: 

1. Unklare Zielsetzung: Ohne klare Ziele besteht die Gefahr, dass Optimierungsmaßnahmen ins Leere laufen. Definieren Sie von Anfang an, was Sie mit der Erweiterung erreichen wollen. 

2. Mangelnde Einbindung der User: Oft wird die Bedeutung des Feedbacks der User unterschätzt. Beziehen Sie diese frühzeitig ein, um sicherzustellen, dass die Anpassungen ihren Bedürfnissen entsprechen. 

3. Technische Komplexität: Die Integration neuer Tools kann technisch herausfordernd sein. Stellen Sie sicher, dass Sie die nötige technische Expertise entweder intern oder extern zur Verfügung haben. 

4. Kostenexplosion: Optimierungen können teuer werden, wenn sie nicht gut geplant sind. Behalten Sie die Kosten im Blick und legen Sie ein klares Budget fest. 

5. Überforderung: Nicht selten versuchen Unternehmen zu viele Funktionen gleichzeitig zu implementieren. Dies kann schnell zu Überforderung, die Qualität der Ergebnisse beeinträchtigen und Ablehnung erzeugen. Planen Sie daher den Ausbau schrittweise und setzen Sie sich realistische Ziele. 

Fazit: Ein kontinuierlicher Prozess 

Der Ausbau und die Optimierung einer Projektmanagement-Software sind keine einmaligen Aufgaben, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Unternehmen sollten diesen Prozess als Teil ihrer langfristigen Strategie betrachten und regelmäßig überprüfen, ob das System noch den aktuellen Anforderungen entspricht. Durch den gezielten Ausbau und die regelmäßige Optimierung Ihrer Projektmanagement-Lösung schaffen Sie die Grundlage für langfristigen Erfolg und Wettbewerbsfähigkeit. Bleiben Sie agil, denken Sie strategisch und setzen Sie auf eine moderne, flexible Projektmanagement-Software, die an Ihre Bedürfnisse angepasst ist – Ihr Weg zum Erfolg wird umso nachhaltiger sein. 

Weitere Informationen zum Thema  

Damit sind wir am Ende dieser Serie zu Projektmanagement-Tools.  

Sie möchten in dieses Thema tiefer reinhören? Dann setzen Sie Ihre Kopfhörer auf und lauschen Sie den Experten Johann Strasser und Dr. Thomas Henkelmann in dieser Podcast-Serie Teil 1-4:   

Teil 1: PPM-Tool Orientierung: Wenn‘s so nicht weitergeht (theprojectgroup.com)   

Teil 2: PPM-Tool-Auswahl: Wenn Sie ein PPM-Tool suchen, das passt (theprojectgroup.com)   

Teil 3: PPM-Tool-Implementierung: So führen Sie Ihr Tool erfolgreich ein (theprojectgroup.com)   

Teil 4: PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr Tool optimieren wollen (+Tipps) (theprojectgroup.com)   

Was Sie jetzt tun können, um keine Praxistipps rund um das Projektmanagement zu verpassen   

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• Abonnieren Sie den TPG Podcast „Projektmanagement für Unternehmen“ (www.theprojectgroup.com/podcast) auf Ihrer Lieblingsplattform   

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Weitere PPM-Infos

The post #121 PPM-Tool Ausbau: Wenn Sie Ihr PPM-Tool optimieren wollen – für noch mehr Nutzen appeared first on Podcast Projektmanagement & PMO.

In dieser Episode widmen sich Johann Strasser und Martin Rudolph einem besonders hartnäckigen Mythos im agilen Projektumfeld: Agil = Anarchie. Ein Blick in die Praxis zeigt jedenfalls, dass agile Rollen und Arbeitsweisen oft sehr „frei“ interpretiert werden. Doch stimmt das? Ist Agilität ein „Wünsch-dir-was“-Paket für jedermann oder gibt es auch hier eine klare Verteilung von Kompetenzen und Entscheidungsebenen? Jetzt reinhören!

Und noch eine Bitte zum Schluss: Wir freuen uns, wenn Sie unseren Podcast mit 5 Sternen Bewerten und in Ihrem Netzwerk weiterempfehlen. Vielen Dank!

Im Gespräch

Martin Rudolph                                    Johann Strasser

Martin Rudolph, Dipl.-Ing., ist seit 1997 geschäftsführender Gesellschafter der Tiba Technologieberatung GmbH. Seit 1989 ist Rudolph als Berater, Trainer sowie in der Konzeption und Implementierung von Lösungen für das Tool-gestützte Projektmanagement unterwegs.

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Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Seine langjährige Expertise fließt in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

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Podcast-Zusammenfassung: Erfolgsrezepte für agiles Multiprojektmanagement

Agiles Arbeiten ist mittlerweile in den meisten Unternehmen gelebte Praxis. Doch was passiert, wenn man agile Prinzipien nicht nur in einem einzigen Projekt, sondern in mehreren parallellaufenden Projekten anwendet? Das sogenannte agile Multiprojektmanagement bietet zahlreiche Vorteile, stellt aber auch besondere Herausforderungen dar. Im TPG Podcast sprechen die PM-Experten Johann Strasser und Martin Rudolph darüber, wie Unternehmen durch die Vermeidung von Multitasking, einer klaren Priorisierung und einer neuen Herangehensweise an das Management der Teams ihre Projekte effizienter und erfolgreicher gestalten können. In diesem Artikel fassen haben wir für Sie die wichtigsten Erkenntnisse und Tipps aus einem Podcast zu diesem Thema zusammengefasst. Viel Spaß beim Lesen!

Die Fallstricke des Multitaskings vermeiden

Multitasking ist ein Begriff, der in vielen Unternehmen immer noch positiv belegt ist. Doch in der Welt des agilen Multiprojektmanagements gilt er als ineffizient und kontraproduktiv.  Der Grund liegt auf der Hand: Wenn eine Ressource, sei es eine Mitarbeiterin, ein Mitarbeiter oder ein Team, gleichzeitig an mehreren Projekten arbeitet, leidet die Qualität. Dies führt zu Verzögerungen und erhöhter Nacharbeit. Ein zentrales Prinzip agiler Methoden ist es, den „Work in Progress“ minimal zu halten. In der Praxis bedeutet dies, dass eine Person / ein Team sich auf eine Aufgabe konzentriert, diese abschließt und dann zur nächsten übergeht.

Beispiel:

Ein Unternehmen mit 100 Projektmitarbeitenden und zehn Projekten sollte nicht mehr als diese zehn Projekte gleichzeitig starten. Dadurch wird vermieden, dass Ressourcen überlastet werden und die Projekte sich unnötig in die Länge ziehen. Es zeigt sich, dass der Durchsatz über die Zeit höher ist, wenn Projekte nacheinander und nicht parallel bearbeitet werden.

Die Kunst der Priorisierung

Eine weitere Schlüsselkomponente des agilen Multiprojektmanagements ist die Priorisierung. In einem Umfeld, in dem mehrere Projekte gleichzeitig laufen, ist es entscheidend, welche Aufgaben und Projekte zuerst angegangen werden. Hierbei geht es nicht nur um die Priorisierung innerhalb eines einzelnen Projekts, sondern auch um die übergeordnete Priorisierung von Projekten selbst.

Ein hilfreiches Instrument ist der Einsatz von Projekt-Backlogs. Neben dem bekannten Produkt-Backlog können Sie ein Projekt-Backlog anlegen, um die Aufgaben auf einer höheren Ebene zu organisieren und zu priorisieren. Dies erleichtert es Ihnen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die wichtigsten Projekte und Aufgaben zuerst abgeschlossen werden.

Tipps zur Priorisierung:

• Projekte nach Unternehmenszielen ausrichten: Stellen Sie sicher, dass die Projekte, die den größten Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten, priorisiert sind.
• Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig die Priorisierung der Projekte und passen Sie sie bei Bedarf an.
• Klare Kriterien festlegen: Definieren Sie klare Kriterien für die Priorisierung, wie z.B. Geschäftswert, Dringlichkeit und Ressourcenverfügbarkeit.
• Transparente Kommunikation: Sorgen Sie dafür, dass alle Beteiligten über die Priorisierungen und deren Gründe informiert sind, um Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.
• Flexibilität bewahren: Auch wenn Priorisierungen festgelegt sind, sollte Raum für Flexibilität bleiben, um auf unvorhergesehene Änderungen oder dringende Anforderungen reagieren zu können.

So arbeiten Ihre Projektteams am besten

Ein grundlegender Perspektivenwechsel im agilen Multiprojektmanagement ist der Fokus auf Teams anstatt auf Projekte. Im klassischen Projektmanagement stehen die Projekte im Vordergrund und die Ressourcen werden je nach Bedarf zugeteilt.Im agilen Management hingegen geht es darum, feste Teams zu etablieren, die konstant zusammenarbeiten. Diese Teams arbeiten dann an verschiedenen Projekten, jedoch immer sequenziell und nicht parallel.

Dieser agile Ansatz hat mehrere Vorteile:

• Verbesserung der Teamdynamik: Die konstante Zusammenarbeit in festen Teams stärkt die Teamdynamik nachhaltig. Die Mitglieder kennen sich besser, verstehen die Arbeitsweisen und Stärken ihrer Kolleg:innen und können so effektiver kommunizieren und kooperieren. Dies führt zu einer schnelleren Problemlösung und einer insgesamt höheren Produktivität. Ein festes Team entwickelt im Laufe der Zeit eigene Best Practices und Workflows, die sich kontinuierlich optimieren lassen. Dies ist ein entscheidender Vorteil gegenüber ständig wechselnden Projektteams, die sich immer wieder neu formieren und einarbeiten müssen.
• Effizienzsteigerung durch weniger Wechsel: Ein weiterer Vorteil des teamorientierten Ansatzes ist die Reduktion der Wechselkosten. Wechselkosten entstehen, wenn Mitarbeitende ständig zwischen verschiedenen Projekten und Aufgaben hin- und herwechseln müssen. Diese Wechsel kosten nicht nur Zeit, sondern führen auch zu einem Verlust an Fokus und Produktivität. Durch den sequenziellen Ansatz, bei dem Teams nacheinander an Projekten arbeiten, wird diese Art von Ineffizienz minimiert. Ein Team kann sich vollkommenauf das aktuelle Projekt konzentrieren und seine gesamte Energie in die Fertigstellung investieren, bevor es zum nächsten Projekt übergeht.  
• Bessere Qualität durch eingespielte Teams: Ein festes Team, das kontinuierlich zusammenarbeitet, kann über die Zeit eine höhere Qualität der Arbeit liefern. Die Mitglieder kennen die Qualitätsstandards und Erwartungen der Kolleg:innen und können so sicherstellen, dass die Arbeit diese Standards erfüllt oder sogar übertrifft. Im agilen Multiprojektmanagement wird daher auf die langfristige Zusammenarbeit von Teams gesetzt, um die Produktivität und die Qualität der Ergebnisse zu maximieren.

Tipps zur Umsetzung im Überblick:

1. Konstante Teams: Stellen Sie sicher, dass Teams konstant zusammenarbeiten und nicht ständig neu formiert werden.
2. Sprintplanung: Nutzen Sie Sprints, um die Arbeit klar zu strukturieren und den Fokus auf einzelne Projekte zu legen.
3. Engpässe identifizieren: Analysieren Sie regelmäßig, wo Engpässe entstehen, und arbeiten Sie daran, diese zu beheben, um den Workflow zu optimieren.
4. Sequenzielle Projektbearbeitung: Arbeiten Sie Projekte nacheinander ab, anstatt alle gleichzeitig zu starten.
5. Erfolgsmessung: Implementieren Sie Metriken, um den Erfolg der agilen Multiprojektmanagement-Strategie zu messen und kontinuierlich zu verbessern.

Fazit

Agiles Multiprojektmanagement erfordert ein Umdenken und eine Anpassung der bisherigen Arbeitsweisen. Die Vermeidung von Multitasking, eine klare Priorisierung und der Fokus auf feste Teams sind entscheidende Faktoren für den Erfolg. Indem Sie den Fokus von Projekten auf Teams verlagern und eine durchdachte Priorisierung vornehmen, können Sie nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden erhöhen. Agiles Multiprojektmanagement bietet somit eine zukunftsweisende Herangehensweise, die den Herausforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht wird.

Diese Einblicke und Tipps helfen Ihnen hoffentlich, Ihre eigenen Projekte erfolgreich zu managen und die Vorteile des agilen Multiprojektmanagements zu nutzen. Viel Erfolg!

Sie möchten das ganze Gespräch hören? Die Podcast-Episode zu diesem Artikel finden Sie hier: https://www.theprojectgroup.com/podcast-projektmanagement/agiles-multiprojektmanagement

Weitere Inhalte aus der TPG Bibliothek:

• So geht erfolgreiches Multiprojekt-/Programmmanagement mit Microsoft Technologie (Update 2023)
• 9 Tipps zu Microsoft Project Online – Multiprojektmanagement und Vorteile zu MS Project allein
• Das sind die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Multiprojektmanagement

Alle zu finden auf dieser Seite: https://www.theprojectgroup.com/de/download/programmmanagement-einfuehren

Download-Tipp: Kennen Sie schon „The PPM Paradise”? In diesem kostenlosen E-Book erfahren Sie, wie das „Paradies für ein unternehmensweites Projektumfeld“ aussehen könnte, in dem jede:r das beruhigende Gefühl hat, immer alles im Griff zu haben – völlig unabhängig von der Technologie. Hier direkt runterladen: https://www.theprojectgroup.com/data/Downloads_eBooks/TPG_PPM_Paradise_eBook_-_TPG_TheProjectGroup.pdf 

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Tina Ciotola (TPG Marketing)

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